4 Chiến lược quản lý thời gian làm việc hiệu quả

 4 Chiến lược quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Mục lục

Thời gian là vốn quý mà bất cứ ai cũng muốn sở hữu chúng. Nắm được trong tay những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là cách giúp bạn thành công. 

Cải thiện quản lý thời gian làm việc là một trong những chiến lược nhanh nhất, dễ dàng nhất và hiệu quả nhất để nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu mong muốn của bạn.

Chiến lược quản lý thời gian làm việc hiệu quả

1. Lên kế hoạch trước cho công việc của bạn

Nghiên cứu tiết lộ việc biết những gì bạn muốn hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể đã giúp bạn đạt được thành công .

Lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày của bạn có thể đơn giản như việc tạo một danh sách việc cần làm bao gồm những việc phải làm và những việc cần làm. Tuy nhiên, khi lập kế hoạch cho một số dự án, có một kế hoạch dự án cấp cao sẽ cải thiện khả năng hiển thị các yêu cầu trong các nhiệm vụ khác nhau, nhưng cũng giúp thiết lập các mục tiêu và yêu cầu cho từng dự án.

Quản lý thời gian làm việc

Lên kế hoạch công việc

2. Đặt các ưu tiên rõ ràng

Đôi khi một danh sách những việc bạn cần làm có vẻ quá tải. Để dễ quản lý, tốt hơn bạn nên chia danh sách việc cần làm của mình thành nhiều phần nhỏ hơn. Việc thiết lập các ưu tiên rõ ràng sẽ giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp và nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng.

Để phân biệt các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp khỏi danh sách việc cần làm, bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower. Đó là một công cụ năng suất với trọng tâm rõ ràng là sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành bốn loại:

- Quan trọng và khẩn cấp - đây là những công việc bạn nên làm trước tiên

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp - những công việc bạn có thể lên lịch để thực hiện sau

- Không quan trọng nhưng khẩn cấp - nếu có thể, bạn có thể ủy quyền những nhiệm vụ này

- Không quan trọng và không khẩn cấp - bạn có thể bỏ qua các nhiệm vụ thuộc danh mục này.

>> Khám phá cách quản lý thời gian hiệu quả

>> Điểm mặt 4 kỹ năng “vàng” quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian làm việc

Đặt các ưu tiên rõ ràng cho công việc

3. Đặt cho mình thời gian ngắn hơn

Một trong những chiến lược quản lý thời gian làm việc hiệu quả là đặt cho mình thời gian ngắn hơn. 

Đã bao giờ bạn cảm thấy càng có nhiều thời gian cho một nhiệm vụ nhất định, thì khả năng bạn trì hoãn thay vì sử dụng thời gian đó để hoàn thành công việc sớm hơn càng lớn? Xu hướng gạt công việc sang một bên, được gọi là Định luật Parkinson , lần đầu tiên được giải thích trong bài báo của Economist vào năm 1955.

Parkinson nói rằng “The work expands as to fill the time available for its completion” (Tạm dịch: "công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành"). Vì vậy, nếu bạn có nhiều thời gian để hoàn thành một công việc hơn mức bạn thực sự cần, thì rất có thể bạn sẽ không làm việc đó nhanh hơn.

Quản lý thời gian làm việc

Quản lý thời gian giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc

4. Học cách nói không

Nghe có vẻ vô lý những “Học cách nói không” là một trong những tuyệt chiêu giúp bạn có thể quản lý thời gian làm việc mỗi ngày. 

Biết giới hạn của bạn khi nói đến khối lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một khung thời gian nhất định là rất quan trọng để không chỉ thực hiện những gì bạn đã cam kết. Nó cũng giúp tránh căng thẳng liên quan đến công việc và cuối cùng là cảm thấy kiệt sức .

Nói không với cấp trên, người quản lý hoặc thậm chí là sếp của bạn có thể khiến bạn sợ hãi, nhưng có những cách để làm điều đó một cách lịch sự và quyết đoán:

- Đưa ra lý do - giải thích những nhiệm vụ quan trọng khác mà bạn đang làm vào lúc này và việc đảm nhận những nhiệm vụ mới sẽ ảnh hưởng đến chúng như thế nào.

- Hãy để họ ưu tiên - nếu bạn đã có nhiều thứ trên đĩa và người giám sát của bạn yêu cầu bạn thực hiện một món khác, hãy trình bày họ với danh sách ưu tiên của bạn. Hãy để họ quyết định xem nhiệm vụ họ yêu cầu bạn thực hiện có ưu tiên cao hơn hay không.

- Đừng nói dối - những lời bào chữa giả tạo không phải là cách tốt để giải quyết các yêu cầu. Hãy cởi mở về lý do tại sao bạn không thể làm điều gì đó vào lúc này.

Hỏi xem nhiệm vụ có thể bị hoãn lại hay không - rất nhiều khi ngày đầu tiên ai đó yêu cầu bạn giao một nhiệm vụ không phải là ngày đến hạn nhất định. Hãy cho họ thấy rằng nếu có thể lên lịch cho nhiệm vụ mới sau này, bạn hoàn toàn có thể thực hiện nó.

Vì bạn không muốn bị coi là người từ chối làm việc, nên việc chỉ ra lý do tại sao bạn không thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn hoặc thương lượng về thời hạn có thể giúp bạn giảm bớt số lượng nhiệm vụ mới.

Ngoài 4 phương pháp mà Unica đã chia sẻ phía trên, bạn đọc có thể tham khảo thêm khóa học “Quản lý thời gian làm việc hiệu quả” của giảng viên Lại Thế luyện để nâng cao năng suất làm việc của mình. 

Tham khảo khóa học “Quản lý thời gian làm việc hiệu quả”

Khóa học bao gồm các nội dung chính như sau: Tầm quan trọng của quản lý thời gian, các công cụ quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Khóa học mua một lần sở hữu trọn đời. Bạn có thể học mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn thời gian và số lần học. Kết thúc khóa học, bạn sẽ biết cách quản lý thời gian hiệu quả để tăng năng suất công việc gấp 3-4 lần. 

Còn vô vàn những ưu đãi bất ngờ khác khi mua khóa học. Vậy còn chần chừ gì mà không nhanh tay Click để nắm được bí quyết giải tỏa stress nhờ biết cách quản lý thời gian hiệu quả nhé !

>> ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC <<

Đánh giá :

Tags: Quản lý thời gian