8 cách quản lý thời gian cá nhân hiệu quả nhất
Thời gian trôi qua rất nhanh và một khi thời gian mất đi thì sẽ không bao giờ lấy lại được. Với những ai làm kinh doanh thì thời gian mất đi tương đương với số đô la bị mất. Trong một môi trường kinh doanh nơi nhân viên và các chuyên gia lành nghề được thuê dựa trên đầu vào và năng suất của họ tại một thời điểm nhất định, đây là thời điểm tuyệt vời để dạy họ kỹ năng quản lý thời gian. Như vậy, cách quản lý thời gian cá nhân như nào để đạt hiệu quả.
Kỹ năng quản lý quản lý thời gian là gì?
Time là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian được xem là một tổ hợp các kỹ năng năng quan trọng, giúp bạn có thể quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của bản thân mỗi ngày.
Một số kỹ năng quản lý thời gian đó là:
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực và căng thẳng
Không chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân mà những người biết quản lý thời gian sẽ luôn được lòng các nhà tuyển dụng.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Nâng cao năng suất làm việc
Nâng cao năng suất làm việc
Một trong những lợi ích của việc quản lý thời gian chính là cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian của mình. Nhờ đó bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, để đạt được hiệu quả tốt hơn trong công việc.
Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.
Những cách quản lý thời gian cá nhân
1. Kiểm tra thời gian
Nếu bạn kiểm soát đượcthời gian nó sẽ là công cụ giúp cải thiện bản thân và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng. Điều đó luôn đúng trong công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
Biết chính xác cách bạn sử dụng thời gian của mình. Trong môi trường văn phòng, bạn nên biết những công việc đang đánh cắp thời gian của bạn. Sau đó, bạn có thể làm điều gì đó về nó. Ví dụ, bạn có thể dành một giờ cho email thay vì hoàn thành các dự án quan trọng. Biết chính xác thời gian của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về việc ủy quyền nhiệm vụ hoặc mua phần mềm để tăng tốc một số quy trình cấp thấp hơn.
Kiểm tra thời gian bạn có trong ngày
2. Đặt giới hạn thời gian
Đặt ra thời gian cụ thể cho từng công việc là cách quản lý thời gian cá nhân khá hiệu quả. Cụ thể, một số công ty chia nhân viên thành các nhóm , các phòng ban nào hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ trước tiên sẽ nhận được phần thưởng tương xứng. Đặt giới hạn thời gian nhất định, chẳng hạn như một hoặc hai giờ. Sau đó, hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định và cảm thấy hứng thú khi bạn làm việc đó.
3. Sử dụng công cụ phần mềm quản lý thời gian
Phần mềm quản lý thời gian
Công nghệ ngày càng phát triển và được ứng dụng rất nhiều vào công việc nên việc sử dụng công nghệ trong việc quản lý thời gian là cần thiết. Có hàng trăm, hàng nghìn ứng dụng khác nhau thậm chí còn giúp bạn theo dõi thời gian của nhân viên, của chính mình. Bạn có thể tham khảo các ứng dụng đó trên google. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện mọi công việc một cách hoàn thiện và nhanh chóng, không mất nhiều thời gian để tiến hành.
4. Tạo một danh sách việc cần làm
Tạo “to do list” sẽ giúp bạn quản lý thời gian rất tốt. Một danh sách it's about time luôn luôn giúp bạn biết cách tiết kiệm thời gian đó là cách quản lý thời gian cá nhân vô cùng chuyên nghiệp. Nếu bạn tạo cho bản thân một danh sách những việc cần làm, bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi hôm nay mình làm những gì hoặc những gì phải làm tiếp theo. Thật vậy, một danh sách được ghi lại theo trình tự sẽ giúp bạn tập trung và có động lực. Danh sách ghi chú đó cũng cho phép bạn xem - và theo dõi - tiến trình làm việc hiệu quả trong ngày như nào. Ngay cả khi bạn quá rất nhiều việc gây xao nhãng, danh sách của bạn sẽ giúp bạn đi đúng hướng.
Tạo danh sách những việc cần làm để quản lý thời gian
5. Lên kế hoạch trước
Lập kế hoạch trước là một phần quan trọng của quản lý thời gian. Tốt nhất, bạn nên lên kế hoạch trước cả tuần hoặc ít nhất là một ngày trước đó. Khi bạn biết chính xác bản thân cần làm những gì trong ngày hoặc trong tuần, bạn sẽ luôn cố gắng hoàn thành đúng deadline, ngăn nắp, kỷ luật và tập trung. Bạn có thể là việc thông minh bằng việc chia nhỏ công việc qua các ngày để biết trước, cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một dự án.
6. Bắt đầu với các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn
Nhiệm vụ quan trọng nhất
Làm những công việc quan trọng nhất khi thức dậy, đặc biệt bạn nên làm vào buổi sáng là cách quản lý thời gian cá nhân mà bạn nên học hỏi. Lý do rất đơn giản vì buổi sáng bạn có nhiều năng lượng nhất, bạn có thể giải quyết các công việc một cách hiệu quả và thành thạo. Ngoài ra, cảm giác hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên sẽ khiến thời gian còn lại của ngày tốt hơn nhiều. Do vậy hãy tự mình xác định đâu là mục tiêu quan trọng bạn cần thực hiện trước.
7. Làm ít nhưng tập trung
Làm ít nhưng tập trung
Nếu ngày hôm nay bạn cần xử lý hết đống tài liệu được giao thì hãy cố bắng làm từng nhiệm vụ nhỏ một, đừng tham lam mỗi công việc một chút.
Một ví dụ về công việc nửa vời là đang viết báo cáo, sau đó đột nhiên kiểm tra email mà không có lý do và viết thư trả lời. Điều đó không chỉ không tốt cho việc quản lý thời gian mà còn ảnh hưởng xấu đến sự tập trung của bạn. Chỉ khi bạn tập trung vào một việc cụ thể thì mới có thể đạt dược kêt quả tốt nhất, cho nên dù có hoàn thành công việc ít nhưng hiệu quả lại cao hơn rất nhiều so với việc bạn ôm nhiều việc cùng một lúc.
8. Học từ chuyên gia
Để nắm được cách quản lý thời gian hiệu quả bạn cần biết được nghệ thuật quản lý thời gian. Khóa học “Nghệ thuật quản trị thời gian” của giảng viên Phan Văn Trường sẽ giúp bạn tối ưu thời gian một cách hiệu quả.
Khóa học bao gồm 15 bài giảng và thời lượng học là 5 phần học. Đến với khóa học, bạn có thể nắm rõ tổng quan sự quan trọng của thời gian trong cuộc sống, biết được các yếu tố đang là kẻ cắp thời gian của bạn khiến bạn không thể quản lý được thời gian của mình. Bạn sẽ được phân bổ thời gian làm việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian học tập, giải trí và cách cân bằng trạng thái làm việc.
Xem ngay: Nghệ thuật quản trị thời gian
Tổng kết
Với 8 cách quản lý thời gian cá nhân hiệu quả mà chúng tôi đã bật mí ở trên, hy vọng rằng bạn không còn cảm thấy thời gian trôi qua một cách lãng phí. Có thể nói rằng kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc. Một người có kỹ năng mềm tốt họ sẽ thường gặt hái được nhiều thành công và tự tin hơn. Để làm được điều này bạn cần thường xuyên trau dồi học hỏi kiến thức thực tế hoặc tham gia các khoá học thay đổi bản thân tại các trung tâm hoặc học online.
Chúc bạn thành công!
