8 lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian là một thứ quý giá đối với mỗi chúng ta. Mỗi giây mỗi phút trôi qua bạn nên biết sử dụng một cách đúng đắn hiệu quả, tránh tình trạng gây lãng phí cho những việc khác. Vậy bạn đã biết kỹ năng quản lý thời gian chưa? Lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại là những gì? Những cách nào quản lý thời gian một cách hiệu quả tất cả sẽ có trong bài biết dưới đây của unica.vn. Cùng tìm hiểu nhé!

Quản lý thời gian là gì?

Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian? Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công cần làm và thời gian để hoàn thành công việc đó. Bạn lên lịch trình cụ thể cho công việc của mình theo các buổi ( sáng, chiều), theo ngày ( kế hoạch một ngày bạn hoàn thành số lương phần trăm công việc), theo tuần, theo tháng, theo năm tùy theo công việc đó là gì.

Lợi ích của việc có kỹ năng quản lý thời gian tốt là gì?

Thời gian nghe có vẻ như là một khái niệm trừu tượng và không thể quản lý được như tài sản hay nguồn nhân lực. Nhưng trên thực tế, thời gian cũng giống như những tài sản khác mà bạn sở hữu. Nếu muốn nhận được nhiều lợi ích từ nó thì chúng ta phải biết cách quản lý sao cho hiệu quả nhất. Quản lý thời gian tốt sẽ có những tác dụng gì cùng tìm hiểu tiếp nhé!

Lợi ích của quản lý thời gian

Quản lý thời gian tốt sẽ có những tác dụng gì? tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian cùng tìm hiểu cụ thể nhé.

Có thời gian phát triển bản thân

Vai trò của việc quản lý thời gian đầu tiên cần kể đến trong nhóm lợi ích của việc quản trị thời gian mang lại đó là bạn cần dành thời gian nhiều hơn để hoàn thiện bản thân. Thay vì việc bạn ngủ nướng trên chiếc giường đến tận trưa thì bạn cần dậy sớm vào mỗi buổi sáng, vừa tiết kiệm được thời gian vừa để bản thân có thể phát triển. 

Nếu bạn chưa từng tập thể dục vào buổi sáng thì bạn nên hoàn thiện hơn. Bạn có thể tập các bài tập thể dục tại nhà hoặc chạy bộ, đi bộ trong công viên. Bạn cũng có thể ngồi thiền, tập yoga.

Giảm căng thẳng, mệt mỏi

Lợi ích của thời gian biểu

Vai trò của việc làm chủ thời gian đầu tiên chính là giúp làm giảm căng thẳng, mệt mỏi. Khi những công việc bị tồn đọng và được giải quyết một cách nhanh chóng, những cơn stress kéo dài sẽ bị biến mất và không làm phiền bạn. Đây là một trong những lợi ích dễ thấy nhất mà kỹ năng này đem lại. Thay vì nhìn vào đống công việc này và tự hỏi không biết bao giờ mới có thể hoàn thành xong. Giờ đây, bạn chỉ cần lên một kế hoạch làm việc cụ thể với những mốc thời gian rõ ràng. Như vậy công việc của bạn sẽ trở nên suôn sẻ và dễ thở hơn rất nhiều.

Có tinh thần sẵn sàng cho các kế hoạch lớn

Bạn hãy tranh thủ làm những điều nhỏ nhặt vào buổi sáng để có đủ thời gian làm những công việc to lớn cho bản thân trong cả ngày. Khi đó, những việc nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến quỹ thời gian biểu của bạn. Khi đã đạt được kết quả nhất định thì các công việc và kế hoạch lớn cũng sẽ có thể hoàn thành được nhanh chóng và dễ dàng.

Làm việc thật hiệu quả

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Nếu bạn nghĩ rằng làm việc thật nhiều thì hiệu quả thì bạn đã sai lầm. Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn quản lý thời gian. Nếu mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn lập ra cho mình một bản kế hoạch cụ thể cho từng công việc mình, những công việc nhất định phải hoàn thành thì chỉ sau 1 tháng bạn sẽ thấy công việc mình thay đổi và năng suất lên rất nhiều.

 Không những thế, khi bạn biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc, bạn sẽ thấy cách làm việc của bản thân trở nên tư duy, sáng tạo và logic lên rất nhiều.

Liệt kê được chính xác việc mình cần làm

Quản lý thời gian có lợi ích gì? sẽ giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong một ngày là gì? Ngày tiếp theo bạn sẽ phải làm là gì và xa hơn thế là kế hoạch trong tuần đó là gì. Sau đó, bạn sẽ nhìn được những công việc mình cần làm ưu tiên là gì, công việc nào quan trọng sẽ làm trước, công việc nào chưa cần thiết sẽ để làm sau. Qua bảng phân chia thời gian, bạn sẽ đánh dấu lại và hoàn thành đúng thời gian, không gây ảnh hưởng đến công việc sau đó.

Giúp bạn bỏ được thói quen xấu

Lợi ích quản lý thời gian tiếp theo đó là bạn sẽ nhìn ra được những thói quen xấu đang tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và kiềm chế sự thành công của bạn. Ví dụ, khi bạn biết cách quản lý thời gian cá nhân của mình lúc làm việc thì việc bạn lướt Facebook hoặc vào xem các trang web là điều sẽ không bao giờ xảy ra. Thói quen trì trệ, chậm thời gian sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc rất nhiều do vậy mà hãy cố gắng xây dựng thời gian phù hợp và quản lý chúng thật tốt.

Giúp não bộ tập trung

Lợi ích của việc sắp xếp thời gian hợp lý

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian đó là tăng cường sự tập trung. Tập trung là một lợi ích rất tốt mà quản lý thời gian mang lại cho bạn, bạn sẽ tập trung hết thời gian vào công việc. Không những điều đó mang lại cho bạn kết quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian rất nhiều. Bởi vì khi tập trung thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được công việc và thời gian dành cho việc khác.

Nếu bạn là một nhà quản lý thì những kỹ năng quản lý thời gian bạn cần phải nắm rõ và thực hiện thật chính xác. Chỉ như vậy mới có thể mang lại hiệu quả công việc cao cũng như quản lý các đầu công việc của các nhân viên. Bạn đọc có thể tham khảo một số khoá học quản trị nhân sự trên Unica.

Tạo cho bạn tính kỷ luật với bản thân

Người Việt Nam có thói quen làm việc theo cách tùy hứng, không khoa học và không theo kỷ luật. Tuy nhiên, một lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là sẽ làm việc theo những quy tắc riêng và kỷ luật cụ thể. Có thể thời gian đầu bạn sẽ không quen, cảm thấy khó khăn nhưng tuyệt đối không được nản chí, bạn cần từ từ để đưa bản thân đi vào quy củ.

Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác sẽ mang lại lợi ích gì?

Cách lập thời gian biểu

Nếu bạn làm việc và hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn sẽ có thể hạn chế tình trạng “hôm nay để mai” và mà bạn sẽ nhận được, tận dụng được rất nhiều thời gian “trống rỗng” lãng phí trong ngày.

Xác định rõ ràng những việc mà bạn cần làm, những mục tiêu nào bạn cần phải đạt được và hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Luôn có chỗ dành cho những điều quan trọng trong cuộc sống. Hãy trút bỏ các áp lực cuộc sống vì bạn có thể kiểm soát được thời gian của mình. Luôn luôn có một thời gian để lên lịch cho những công việc đột xuất. Và cuối cùng là tiến hành sắp xếp thời gian làm việc sẽ giúp bạn trở thành một người trong tâm thế bận rộn nhưng điềm tĩnh.

Quy tắc giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Quy tắc giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

- Ngăn nắp gọn gàng

- Lên kế hoạch cụ thể cho mọi việc

- Hạn chế làm nhiều việc trong cùng lúc

- Học cách nói “không”

- Có chiến lược và làm việc mới “mượt”!

Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi nắm được việc quản lý tốt thời gian có ý nghĩa như thế nào thì tiếp theo sẽ là những bước tiến hành cụ thể. Như đã nói, thời gian được xem là một nguồn tài nguyên hiếm hoi. Chính vì vậy, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc rõ ràng và có quy củ từ những công việc nhỏ nhất rất đến những công việc cần dành nhiều thời gian. Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần trải qua 5 bước cơ bản như sau;

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu

- Là bước đầu tiên và quan trọng trong việc bạn cần phải nhận biết được mục tiêu và đích đến. Khi xác định được mục tiêu bạn sẽ biết mình cần làm những gì để đạt được mục tiêu đó. Bạn phải có một lịch trình cụ thể như thời gian bắt đầu, khoảng bao lâu thì hoàn thành mục tiêu. Chỉ như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian và nắm bắt được cả quá trình đó.

- Mục đích của bước này sẽ giúp bạn nhận thấy hiệu quả của quản lý thời gian có ích như thế nào. Thông thường, trong các bước quản lý thời gian hiệu quả sẽ có hai cách là tự kiểm soát và kiểm soát công việc. Nếu bạn dùng cách tự kiểm soát thì bạn cần phải tự đánh giá được ưu điểm, nhược điểm, của bản thân. Còn nếu bạn dùng cách quản lý kiểm soát công việc thì bạn cần hiểu rõ được công việc của tổ chức và vai trò mình trong đó như nào.

- Trong bước nhận biết này, bạn cần hệ thống hóa những ý tưởng của mình ra giấy, đừng đánh lừa bản thân có một trí nhớ tốt mà bỏ qua điều này. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý những yếu tố ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn chủ yếu là từ thói quen hay yếu tố nào khác.

Liệt kê danh sách các việc cần làm

Thời gian biểu giúp ích gì?

- Việc liệt kê chi tiết danh sách các việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian. Bạn sẽ biết cụ thể việc mình phải làm vào những khung giờ nào hay những công việc tiếp theo mình sẽ phải hoàn thành.

Sắp xếp công việc theo thứ tự

Lợi ích của việc quản lý thời gian tốt

- Bước tiếp theo bạn sẽ phân tích kỹ lưỡng những việc quan trọng nào cần thực hiện trước, những việc nào có thể làm sau. 

- Những công việc quan trọng bạn nên đánh dấu lại để đảm bảo bạn hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, thời gian. Sau đó sẽ tiếp tục những công việc còn lại sau.

- Sắp xếp theo hiểu này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ được những việc quan trọng và bớt áp lực cũng như vẫn đảm bảo tiến độ hoàn thành được những việc khác 

Tập trung, thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch

- Khi bắt tay làm một việc nào đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực, trí tuệ vào làm theo đúng kế hoạc mà mình đã đề ra. Điều này không chỉ mang lại hiệu quả công việc rất cao mà còn giú bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

- Thực hiện nghiêm túc theo những gì mà kế hoạch đã đặt ra giúp bạn. Nếu bạn trì hoãn hoặc thực hiện sai kế hoạch một ngày sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến những quá trình tiếp theo khi đó chất lượng công việc sẽ bị giản sút cùng với đó thời gian cũng bị ảnh hưởng. 

- Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra.

Tổng kết lại công việc

Lợi ích của việc trang bị kỹ năng quản lý thời gian

-  Sau mỗi ngày làm xong việc bạn nên tổng kết hay check lại những gì mình đã làm được trong ngày hôm nay, thời gian hoàn thành công việc và đánh giá công việc mình làm nó có thực sự hiệu quả hay chưa? Từ đánh giá đó ra rút ra kinh nghiệm và sẽ có sự điều chỉnh kế hoạch về sau.

- Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.

Duy trì tính kỷ luật cao trong công việc

- Lợi ích của việc quản lí thời gian là để làm việc cũng như tận dụng thời gian làm việc hết mức có thể bạn nên tập cho mình tính kỷ luật trong quá trình làm việc và những thói quen tiết kiệm thời gian.

- Bạn nên đặt ra những quy tắc riêng cho bản thân mình, thời gian đầu thực hiện sẽ cảm thấy khó khăn và muốn bỏ cuộc. Nhưng bạn hãy tập từ từ rồi bạn sẽ quen, nếu bạn thực hiện đúng nguyên tắc làm việc mình đặt ra thì hiệu quả công việc mang lại sẽ rất cao và đảm bảo đúng tiến độ.

Một số kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng

1. Viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay

Viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay

- Dù bạn là người có trí nhớ tốt thế nào, bạn cũng sẽ có thể bỏ sót một số công việc khi có quá nhiều việc. Thêm vào đó, quá nhiều chi tiết của các công việc mỗi ngày khiến đầu óc bạn bị quá tải.

- Hãy liệt kê các công việc bạn cần làm hàng ngày ra sổ tay. Ghi chú thêm những điều cần chú ý đối với mỗi công việc. Việc này không chỉ giúp bạn không bỏ sót công việc mà còn dễ kiểm soát được thời gian làm việc, phân bổ công việc phù hợp.

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

- Dựa vào các yếu tố về thời gian cũng như mức độ quan trọng của các đầu công việc để sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc. Ví dụ, các công việc gấp và quan trọng sẽ được ưu tiên giải quyết trước. Việc cân đối giải quyết các công việc giúp nhân viên hoàn thành các công việc đúng tiến độ.

- Đây là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, được các chuyên gia đánh giá rất cao. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với khóa học Quản lý thời gian làm việc hiệu quả.

3. Tập cách nói “không”

Trên thực tế, sự lãng phí thời gian của bạn nằm ở việc bạn lãng phí thời gian vào những việc không tên, phát sinh từ ngoại cảnh, đồng nghiệp. Ví dụ, một đồng nghiệp bất ngờ cho bạn xem một đoạn video về vấn đề mà anh ấy quan tâm. Việc này hoàn toàn không có trong kế hoạch nhưng nó đã chiếm của bạn một khoảng thời gian đáng kể.

Hãy tập cách nói “không” với những công việc nảy sinh ngoài kế hoạch mà không thực sự quan trọng. Hoặc sắp xếp chúng vào một thời gian khác thích hợp hơn để đảm bảo thời gian hoàn thành đã định ra theo kế hoạch.

4. Học cách suy nghĩ kỹ trước khi thực hiện

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Đối với mỗi công việc cần thực hiện, hãy suy nghĩ xem cách của bạn đã thực sự hiệu quả. Có những cách nào để tiết kiệm thời gian hơn? Đây là bước đầu tiên góp phần nâng cao hiệu suất công việc của mỗi cá nhân.

Hãy tập suy nghĩ trước khi chấp nhận một yêu cầu công việc nào đó, hãy suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cho mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

5. Phát triển năng lực chuyên môn của bản thân

Một trong những phương pháp phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là tự phát triển năng lực chuyên môn của chính bản thân mình. Mỗi ngày, khối lượng công việc sẽ tăng lên. Điều bạn cần làm là nâng cao năng lực bản thân, thúc đẩy công việc mỗi ngày/

Hãy dành thời gian cho việc đọc sách, tham gia vào các chương trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp, bên ngoài để nâng cao khả năng bản thân.

6. Tập loại bỏ các công việc không thực sự cần thiết

Một trong những yếu tố quyết định đến việc quản lý thời gian hiệu quả là việc loại bỏ những việc làm không thực sự cần thiết. Hãy đánh giá xem bạn đã sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả chưa? Tổ chức lại và loại bỏ những công việc không cần thiết, sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc của mình.

7. Loại bỏ các thói quen xấu

Lợi ích của việc lập thời gian biểu

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn chắc chắn phải loại bỏ những thói quen xấu như thói quen trì hoãn làm tiêu tốn thời gian làm việc của bản thân . Các thói quen xấu này cũng chính là nhân tố phá hủy kế hoạch làm việc mỗi ngày của bạn.

Ví dụ, thói quen không tập trung giải quyết một công việc, làm mỗi việc một chút là một thói quen xấu. Nó khiến bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc nào cả. Trong trường hợp này, việc loại bỏ ngay thói quen này là cần thiết.

Với rất nhiều lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại, chỉ cần bạn có mục tiêu, có ý chí, biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình được sử dụng rất thông minh. Ngay bây giờ, bạn hãy biết trân trọng thời gian vàng ngọc của mình để không bị lãng phí. 

8. Tự chịu trách nhiệm

Tất cả các kỹ năng quản lý thời gian trên thế giới đều chẳng có giá trị gì nếu bạn không tự chịu trách nhiệm. Giả sử rằng bạn muốn củng cố mối quan hệ của mình với đối tác và bạn quyết định sử dụng một giờ trong ngày để dành cho người đó sự quan tâm mà họ xứng đáng có được. Chính vì vậy, việc tự chịu trách nhiệm khi để thời gian trôi qua một cách lãng phí sẽ giúp bạn trân trọng và khai thác thời gian một cách hợp lý và hiệu quả. 

Lời kết

Như vậy Unica đã thông tin chi tiết đến bạn đọc kỹ năng quản lý thời gian cũng như ý nghĩa của việc sử dụng thời gian hợp lý? lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian và cách quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thể kiểm soát được công việc của mình trong một khoảng thời gian nhất định, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Hi vọng bài viết mang lại nhiều hữu ích cho bạn đọc.

Có thể nói rằng kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc. Một người có kỹ năng mềm tốt họ sẽ thường gặt hái được nhiều thành công và tự tin hơn. Để làm được điều này bạn cần thường xuyên trau dồi học hỏi kiến thức thực tế hoặc tham gia các khóa học phát triển bản thân tại các trung tâm hoặc học online. 

Chúc bạn thành công!