Phát triển kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng

Phát triển kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng

Mục lục

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng cần trang bị. Nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt thường có hiệu suất công việc cao hơn.

Càng nắm giữ các chức vụ quan trọng, nhân viên càng phải giải quyết khối lượng công việc lớn hơn. Tuy nhiên, với các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ tránh được việc bị căng thẳng bởi công việc. Dưới đây là những phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả.

1.  Viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay

Dù bạn là người có trí nhớ tốt thế nào, bạn cũng sẽ có thể bỏ sót một số công việc khi có quá nhiều việc. Thêm vào đó, quá nhiều chi tiết của các công việc mỗi ngày khiến đầu óc bạn bị quá tải.

Hãy liệt kê các công việc bạn cần làm hàng ngày ra sổ tay. Ghi chú thêm những điều cần chú ý đối với mỗi công việc. Việc này không chỉ giúp bạn không bỏ sót công việc mà còn dễ kiểm soát được thời gian làm việc, phân bổ công việc phù hợp.

Bạn nên viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay

2.  Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Dựa vào các yếu tố về thời gian cũng như mức độ quan trọng của các đầu công việc để sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc. Ví dụ, các công việc gấp và quan trọng sẽ được ưu tiên giải quyết trước. Việc cân đối giải quyết các công việc giúp nhân viên hoàn thành các công việc đúng tiến độ.

Đây là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, được các chuyên gia đánh giá rất cao. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với khóa học Quản lý thời gian làm việc hiệu quả.

3.  Tập cách nói “không”

Trên thực tế, sự lãng phí thời gian của bạn nằm ở việc bạn lãng phí thời gian vào những việc không tên, phát sinh từ ngoại cảnh, đồng nghiệp. Ví dụ, một đồng nghiệp bất ngờ cho bạn xem một đoạn video về vấn đề mà anh ấy quan tâm. Việc này hoàn toàn không có trong kế hoạch nhưng nó đã chiếm của bạn một khoảng thời gian đáng kể.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc

Hãy tập cách nói “không” với những công việc nảy sinh ngoài kế hoạch mà không thực sự quan trọng. Hoặc sắp xếp chúng vào một thời gian khác thích hợp hơn để đảm bảo thời gian hoàn thành đã định ra theo kế hoạch.

4.  Học cách suy nghĩ kỹ trước khi thực hiện

Đối với mỗi công việc cần thực hiện, hãy suy nghĩ xem cách của bạn đã thực sự hiệu quả. Có những cách nào để tiết kiệm thời gian hơn? Đây là bước đầu tiên góp phần nâng cao hiệu suất công việc của mỗi cá nhân.

Hãy tập suy nghĩ trước khi chấp nhận một yêu cầu công việc nào đó, hãy suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cho mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

5.  Phát triển năng lực chuyên môn của bản thân

Một trong những phương pháp phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là tự phát triển năng lực chuyên môn của chính bản thân mình. Mỗi ngày, khối lượng công việc sẽ tăng lên. Điều bạn cần làm là nâng cao năng lực bản thân, thúc đẩy công việc mỗi ngày/

Hãy dành thời gian cho việc đọc sách, tham gia vào các chương trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp, bên ngoài để nâng cao khả năng bản thân.

6.  Tập loại bỏ các công việc không thực sự cần thiết

Một trong những yếu tố quyết định đến việc quản lý thời gian hiệu quả là việc loại bỏ những việc làm không thực sự cần thiết. Hãy đánh giá xem bạn đã sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả chưa? Tổ chức lại và loại bỏ những công việc không cần thiết, sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc của mình.

Rèn luyện các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

7.  Loại bỏ các thói quen xấu

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn chắc chắn phải loại bỏ những thói quen xấu làm tiêu tốn thời gian làm việc của bản thân. Các thói quen xấu này cũng chính là nhân tố phá hủy kế hoạch làm việc mỗi ngày của bạn.

Ví dụ, thói quen không tập trung giải quyết một công việc, làm mỗi việc một chút là một thói quen xấu. Nó khiến bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc nào cả. Trong trường hợp này, việc loại bỏ ngay thói quen này là cần thiết.

Xây dựng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng phải thực hiện. Ngoài những phương pháp trên, nhân viên có thể tham khảo các bộ KHÓA HỌC QUẢN LÝ THỜI GIAN CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG khác để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất.

>> Bí kíp sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp tốt nhất

>> 5 kỹ năng cần thiết để trở thành quản lý

>> Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên


Tags: Quản trị nhân sự