Kinh Doanh
15+ kịch bản Chatbot mẫu tăng tỷ lệ chốt đơn đa lĩnh vực
Kịch bản Chatbot mẫu được cho là chìa khóa tăng tỷ lệ chốt đơn trong đa lĩnh vực khác nhau. Do đó, kịch bản Chatbot không chỉ là một công cụ giúp tối ưu hóa doanh số bán hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng hiệu quả. Dưới đây là tổng hợp ngay 20+ kịch bản mẫu Chatbot đa dạng giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp xúc với khách hàng, tăng tỷ lệ chốt đơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Kịch bản Chatbot mẫu là gì?
Kịch bản Chatbot mẫu là những nội dung đã được các nhà bán hàng, doanh nghiệp tạo sẵn để có Chatbot có thể dựa vào đó để giải đáp thắc mắc, tư vấn và chăm sóc khách hàng. Khi khách hàng ấn vào nút Bắt đầu, Chatbot sẽ tương tác với khách hàng.
Hiện nay trên thị trường kinh doanh đang tồn tại hai hình thức kịch bản chatbot phổ biến sau đây:
Chatbot tin nhắn: Chatbot dưới dạng tin nhắn văn bản, có nội dung rõ ràng - súc tích và đúng trọng tâm. Các kịch bản chatbot tin nhắn mẫu có thể được tham khảo, xây dựng từ những từ khóa, câu hỏi của khách hàng.
Chatbot âm thanh: Chatbot âm thanh thường được sử dụng cho những doanh nghiệp có tệp khách hàng đề cao sự thuận tiện, nhanh chóng. Lúc này kịch bản cần phải được thiết kế ngắn gọn, xúc tích, truyền cảm hứng với giọng đọc vừa phải.
Các mẫu kịch bản Chatbot sẽ được xây dựng tùy vào từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hoặc hành trình mua hàng của khách hàng để có nội dung phù hợp và hiệu quả nhất.
Kịch bản Chatbot mẫu là những nội dung được tạo ra sẵn
Lợi ích khi sử dụng kịch bản Chatbot mẫu
Ứng dụng các kịch bản Chatbot bán hàng đem đến nhiều lợi ích cho cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và gia tăng lợi ích của khách hàng. Những mẫu kịch bản Chatbot hấp dẫn, chuyên nghiệp sẽ giữ chân khách hàng ở lại tương tác với doanh nghiệp lâu hơn.
Từ đó, khách hàng sẽ được tăng trải nghiệm mua hàng, cảm thấy gắn bó với doanh nghiệp. Không những thế, việc xây dựng sẵn các mẫu kịch bản Chatbot giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian so với việc sáng tạo các nội dung tư vấn hoàn toàn mới.
Xây dựng chatbot giúp khách hàng gắn bó với doanh nghiệp
Cách xây dựng kịch bản Chatbot mẫu chuyên nghiệp
Để tạo ra được một kịch bản Chatbot mẫu chuyên nghiệp chăm sóc khách hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn, các doanh nghiệp cần phải đầu tư thời gian, công sức, tiền bạc để nghiên cứu và xây dịch. Quá trình xây dựng kịch bản Chatbot cần phải trải qua 6 bước sau đây để đạt hiệu quả tốt nhất.
Bước 1: Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu cứ việc gì, các doanh nghiệp cần phải xác định đúng mục tiêu để đưa ra những hướng đi chính xác nhất. Doanh nghiệp cần phải đặt ra những câu hỏi như “Tại sao cần phải xây dựng Chatbot?” “Vai trò của Chatbot là gì” “Chatbot sẽ giải quyết vấn đề nào của khách hàng…”
Khi đã xác định được các vấn đề, các doanh nghiệp dễ dàng xây dựng kịch bản phù hợp để đạt được mục tiêu, kết quả như mong đợi. Đồng thời, thao tác này còn giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phong cách, giọng điệu của chatbot phù hợp với hình ảnh thương hiệu và tệp khách hàng muốn nhắm tới.
Thông thường, một số kịch bản chatbot mẫu được xây dựng để đáp ứng mục tiêu như tăng tần suất chăm sóc khách hàng cũ, tung ra chương trình khuyến mại, giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, tư vấn khách hàng mới,..
Xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp biết phải làm những gì
Bước 2: Xác định đối tượng mà Chatbot hướng tới
Kịch bản chatbot được tạo ra để thu hút và thuyết phục khách hàng mua hàng. Các doanh nghiệp cần phải dành thời gian, công sức để nghiên cứu kỹ đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Thông qua các yếu tố như nhân khẩu học (giới tính, tuổi tác, thị hiếu,...) và hành vi mua hàng của họ,...
Khi đã thấu hiểu khách hàng rồi thì doanh nghiệp dễ dàng có thể xây dựng được những kịch bản chatbot mẫu phù hợp, giải quyết được các thắc mắc, vấn đề của khách hàng. Từ đó, khách hàng được nâng cao trải nghiệm mua hàng, họ dễ dàng cảm thấy hài lòng và tăng tỉ lệ chốt đơn.
Chẳng hạn như khách hàng khi mua sản phẩm trên các mạng xã hội, trang thương mại điện tử thì họ thường truy cập vào mục trò chuyện với doanh nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Lúc này chatbot sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ sáng lọc, đưa ra những câu hỏi mẫu để nhanh chóng đáp ứng khách hàng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt nhu cầu của khách. Sau đó nếu các nhu cầu phức tạp thì có thể được chuyển đến nhân viên chăm sóc.
Xác định đối tượng giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực đánh trúng đối tượng
Bước 3: Phác thảo sơ bộ kịch bản Chatbot mẫu
Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước phác thảo trước kịch bản của Chatbot mẫu. Do đó mà đôi lúc doanh nghiệp phải mất thêm thời gian để chỉnh sửa các câu chữ, giọng điệu để phù hợp với khách hàng. Điều này khiến công đoạn này mất thêm thời gian và công sức để thực hiện.
Do đó, trước khi bắt đầu xây dựng kịch bản Chatbot mẫu, doanh nghiệp cần phải phác thảo sơ bở trước để có cái nhìn tổng quan về cách thiết kế và cách ứng dụng chúng vào thực tế. Doanh nghiệp cũng có thể dựa vào đây để điều chỉnh, hoàn thiện các kịch bản trở nên tốt nhất với từng đối tượng khách hàng.
Cần phác thảo sơ bộ kịch bản chatbot mẫu để tránh phải điều chỉnh nhiều
Bước 4: Tìm hiểu kỹ về nền tảng Chatbot
Ngày nay, có rất nhiều các nền tảng Chatbot hỗ trợ cho quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi một nền tảng sẽ có những chi phí, những đặc điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần phải nắm rõ những thông tin về chúng để có thể tận dụng hết các điểm mạnh và tìm được các kịch bản thích hợp nhất.
Doanh nghiệp nên đặt ra các tiêu chí cụ thể để chọn như chi phí sử dụng, lượng mẫu chatbot, nội dung chatbot, tính cách,...Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên những nền tảng Chatbot có nhiều tiện ích bổ sung mang đến nhiều tiện lợi và tiết kiệm chi phí hơn cho người dùng.
Tìm hiểu các nền tảng Chatbot phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp
Bước 5: Tạo kịch bản Chatbot mẫu, kiểm tra và áp dụng
Khi đã xác định được hết các yếu tố quan trọng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào xây dựng các kịch bản Chatbot mẫu. Một số thông điệp như chào mừng, gợi ý các câu hỏi cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, khiếu nại, thông điệp khuyến mại,...
Doanh nghiệp nên đảm bảo các phần nội dung của kịch bản Chatbot cần phải đảm bảo được tính thân thiện với người dùng, phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu của bạn. Chẳng hạn như nếu nhóm khách hàng của bạn từ 18 - 25 tuổi thì nên sử dụng phong cách vui tươi, trẻ trung. Còn nếu trong độ tuổi 40 - 50 tuổi thì nên sử dụng ngôn từ sang trọng, lịch sự, đánh đúng trọng tâm.
Trước khi đưa nó vào vận dụng, các doanh nghiệp nên kiểm tra lại kịch bản một lần cuối. Đảm bảo rằng sản phẩm sẽ được vận hành trơn tru, không có một lỗi nào thì mới đưa Chatbot vào sử dụng.
Xây dựng kịch bản Chatbot mẫu
Bước 6: Theo dõi và tối ưu Chatbot
Cuối cùng, khi đã đưa kịch bản vào hoạt động, doanh nghiệp cần phải vừa theo dõi, đánh giá và tối ưu chúng để phù hợp với khách hàng. Doanh cần cần bám sát, theo dõi và kiểm tra hiệu quả của Chatbot, từ đó có những điều chỉnh phù hợp và nhanh chóng.
Để quá trình theo dõi và tối ưu đạt được hiệu quả tốt nhất thì doanh nghiệp cần phải thu thập các phản hồi từ khách hàng mục tiêu. Sau đó tiến hành phân tích, tìm kiếm những nhu cầu, vấn đề mà họ đang quan tâm nhất.
Như vậy, với 6 bước như trên thì bạn đã có thể tự mình xây dựng được các mẫu kịch bản Chatbot đáp ứng cho công việc của mình và làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Cần tinh chỉnh kịch bản trong quá trình sử dụng
Tổng hợp kịch bản Chatbot mẫu trong từng lĩnh vực
Mỗi một ngành nghề sẽ có đặc thù riêng, yêu cầu những kịch bản Chatbot mẫu khác nhau để đáp ứng tính chất riêng của từng tệp khách hàng. Nhưng nhìn những, các mẫu kịch bản đều có thể áp dụng dưới một số dạng như menu-base để hiển thị các tùy chọn cho khách hàng lựa chọn.
Dưới đây là một số mẫu kịch bản Chatbot mà bạn có thể tham khảo khi được áp dụng trong từng ngành hàng khác nhau.
Kịch bản Chatbot thời trang
Kịch bản Chatbot mẫu trong ngành thời gian có thể áp dụng cho những khách hàng lần đầu tiên tương tác hoặc nhắn tin với shop thì có thể bắt đầu bằng câu hỏi như:
Chào anh/chị [Tên khách hàng]. Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến [Mã sản phẩm] của công ty [Tên công ty]. Anh/chị đang cần em tư vấn gì không ạ?
Ở bên dưới sẽ có những nút bấm gợi ý khách hàng thực hiện một số hành động:
Tư vấn size: Dưới đây là bảng size cho [Mã sản phẩm], anh/chị cho em xin số đa chiều cao cân nặng để em tư vấn kỹ hơn cho mình về size sản phẩm ạ!
Khuyến mại: Chúc mừng anh/chị, bên em đang có chương trình ưu đãi giảm giá 20% cho [Mã sản phẩm] với 10 đơn hàng đầu tiên. Anh/chị vui lòng để lại số điện thoại để được giữ ưu đãi đến hết ngày hôm nay !
Mua sản phẩm: Mời anh/chị tham khảo thêm những sản phẩm bán chạy nhất bên em. Anh/chị quan tâm sản phẩm vui lòng để lại số điện thoại để được tư vấn chi tiết hơn!
Ý kiến khách hàng: Anh/chị vẫn còn lăn tăn về sản phẩm bên em ạ? Dưới đây là những feedback của khách hàng bên em, anh chị yên tâm nhé!
Với những kịch bản Chatbot kia, khi khách hàng ấn vào thì nên gửi kèm những thông tin như bảng size cụ thể chi tiết, hình ảnh của sản phẩm, landing page, nút bấm hành động mua hàng,... để khách hàng có cái nhìn khách quan hơn khi mua hàng.
Mẫu kịch bản chatbot ngành thời trang
Kịch bản Chatbot mỹ phẩm
Mặt hàng mỹ phẩm thường được nhiều chị em phụ nữ quan tâm và đặc biệt ngày này cần rất nhiều thông tin tư vấn bởi tình trạng da của mỗi người đều khác nhau. Chưa kể trong ngành mỹ phẩm, các sản phẩm đều rất đa dạng từ tóc, da, trang điểm,... Vì vậy khi xây dựng chatbot cần phải linh hoạt và xác định các nhu cầu của khách hàng từ sớm.
Chẳng hạn nếu bạn muốn xây dựng kịch bản chốt đơn tự động thì có thể tham khảo các nội dung sau:
Trong trường hợp khách hàng tương tác với bot và bot biết được khách hàng quan tâm sản phẩm nào.
Chào anh/chị [Tên khách hàng], Cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm [Mã sản phẩm] của chúng tôi. Sản phẩm này [Thông tin kỹ hơn về sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, mã giảm giá nết có,... để khách hàng tham khảo.
Trong trường hợp chưa biết khách hàng đang quan tâm tới sản phẩm nào.
Chào anh/chị [Tên khách hàng], Cảm ơn bạn đã theo dõi [Thương hiệu] của chúng tôi. Không biết bạn đang quan tâm đến sản phẩm chăm sóc nào nhỉ?
Lúc này, bạn có thể gợi ý một số mẫu hành động tiếp theo:
Sản phẩm chăm sóc tóc: Tóc của anh/chị đang gặp tình trạng gãy rụng, khô tóc phải không ạ? Dưới đây là những sản phẩm phục hồi [Gửi kèm thông tin sản phẩm, giá, hình ảnh, công dụng chi tiết…]
Sản phẩm chăm sóc da: Không biết da của mình đang gặp phải tình trạng gì ạ? Da bạn thuộc loại da nào, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số sản phẩm thích hợp nhé… [Gửi kèm thông tin các sản phẩm, công dụng đặc biệt].
Sản phẩm chăm sóc cơ thể: Mùa đông hanh khô, da nứt nẻ khô ráp thì tham khảo ngay top sản phẩm dưỡng da cấp ẩm đặc biệt cho mùa đông này… [Gửi kèm thông tin sản phẩm].
Khi giới thiệu sản phẩm, bạn có thể gán các CTA bằng cách xin tên khách hàng, xin số điện thoại hoặc địa chỉ để lưu lại thông tin khách hàng và tư vấn trong tương lai. Bạn nhớ bổ sung thêm nút Mua hàng để kích thích khách hàng đặt mua.
Mẫu kịch bản chatbot ngành mỹ phẩm
Kịch bản Chatbot lĩnh vực bất động sản
Bất động sản là một sản phẩm kinh doanh đặc thù, khách hàng thường dành nhiều thời gian để tham khảo thông tin. Do đó, khách hàng thường tìm đến những Chatbot để tìm kiếm các thông tin về các dự án bất động sản chứ chưa có quyết định mua ngay. Bạn nên xây dựng kịch bản đáp ứng 2 yếu tố” thu hút khách tìm hiểu sâu và thu thập thông tin khách hàng.
Một số kịch bản Chatbot mẫu bất động sản mà bạn có thể tham khảo:
Chào bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến các dự án bất động sản hot nhất [Khu vực A] được đầu tư và xây dựng bởi [Công ty]. Bạn cần hỗ trợ gì không?
Bạn đang chú ý tới dự án nào nhỉ? → Gợi ý chatbot hiển thị một số tên dự án hay mà khách hàng có thể quan tâm, muốn tìm hiểu.
Dưới đây là một số hình ảnh dự án mà quý khách có thể tham khảo [Cung cấp kèm thông tin dự án, hình ảnh, vị trí địa lý, tiện ích xung quanh,...]
Để tìm hiểu kỹ hơn về thông tin, vui lòng để lại số điện thoại hoặc truy cập vào [website của công ty].
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến dự án của chúng tôi. [Tên công ty] luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.
Qua những thông tin này, bạn dễ dàng khoanh vùng được nhu cầu và sở thích của khách hàng trong lĩnh vực bất động sản. Từ đó, tạo thông tin thuận lợi cho quá trình bán hàng sau này.
Mẫu kịch bản chatbot ngành bất động sản
Kịch bản Chatbot ngành du lịch
Khi khách hàng tìm đến những công ty lữ hành, các nơi cung cấp dịch vụ nghỉ dưỡng, họ đều được mong chờ được đón tiếp niềm nở, không gian đẹp, sạch sẽ và cả quá trình phục vụ của doanh nghiệp với khách hàng.
Vì vậy, kịch bản Chatbot mẫu cho các đơn vị đặt phòng cần phẩm đảm bảo được một số yếu tố như:
Cung cấp đầy đủ vị trí của nơi lưu trú, giá qu, dịch vụ và tiện ích xung quanh.
Hình ảnh thực tế về các hạng phòng khác nhau và dịch vụ đặc biệt đi kèm.
Chương trình khuyến mại.
Quy trình đặt phòng và thanh toán.
Hỗ trợ giải đáp thắc mắc và khuyến nại của khách hàng trước, trong và sau khi đặt phòng.
Như vậy, doanh nghiệp có thể áp dụng một số mẫu như sau:
Cảm ơn quý khách đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ của chúng tôi. Hiện nay, chúng tôi còn [hạng phòng trống] với những [tiện ích xung quanh] đang có ưu đãi [chương trình khuyến mại].
Tri ân khách hàng giá combo vừa vé máy bay, vừa phòng khách sạn bao gồm buffet sáng giá chỉ [ưu đãi gây shock].
Dựa vào những quy khách quý khách vừa cung cấp, chúng tôi có [hạng phòng] đang còn trống với giá chỉ [mức giá]. Đây là phòng có [giới thiệu chi tiết về vị trí, hướng nhà, view xung quanh]. Ngoài ra khách hàng có thể sử dụng những tiện ích công cộng của chúng tôi như bể bơi, quầy bar,...
Cảm ơn quý khách đã đặt hàng của [Tên thương hiệu]. Khi quý khách đến check-in nhận phòng thành công sẽ được gửi tặng một voucher [giảm giá %] áp dụng từ [ngày] đến [ngày].
Kịch bản Chatbot mẫu này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đặt hàng, đặt dịch vụ cho khách hàng, giúp khách hàng tăng trải nghiệm tốt đa với dịch vụ.
Mẫu kịch bản chatbot ngành du lịch
Kịch bản Chatbot bảo hiểm
Trong lĩnh vực bảo hiểm, kịch bản Chatbot sẽ tập trung vào cung cấp và giải đáp các thông tin của những gói bảo hiểm và ưu đãi nếu có để thu hút khách hàng. Chatbot sẽ chịu trách nhiệm tư vấn các thắc mắc của khách hàng về mức phí đóng, quyền lợi, quy trình đăng kiến. Đôi khi, chatbot có thể xin một vài thông tin cơ bản để nhân viên kinh doanh có thể tư vấn sâu hơn.
Một số mẫu Chatbot mà bạn có thể áp dụng cho ngành bảo hiểm:
Chào anh/chị, anh chị đang quan tâm về bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ hay bảo hiểm xe cộ ạ?
Anh chị đang có nhu cầu tham khảo thông tin cho cá nhân hay cho cả gia đình?
Hiện nay, bên em [Tên thương hiệu] đang có những gói bảo hiểm [Bảo hiểm A], [Bảo hiểm B],... Không biết anh chị đang cần tìm gói bảo hiểm như thế nào ạ?
Nếu anh chị muốn được tư vấn kỹ hơn về [Loại bảo hiểm] vui lòng để lại số điện thoại để các bạn chuyên viên bên em liên hệ tư vấn chi tiết với mình về thông tin sản phẩm.
Việc sử dụng Chatbot mẫu trong ngành bảo hiểm giúp cá nhân hóa quá trình tư vấn, tiết kiệm thời gian tìm hiểu và tăng hiệu quả khi tiếp cận khách hàng.
Mẫu kịch bản chatbot ngành bảo hiểm
Kịch bản Chatbot phòng khám
Khách hàng khi tìm đến phòng khám, đôi khi không chỉ vì đang có bệnh mà họ còn muốn kiểm tra sức khỏe tổng thể. Do đó, họ thường tìm đến các gói dịch vụ mà phòng khám đang cung cấp hoặc giá cả và dịch vụ như thế nào. Do đó, kịch bản Chatbot mẫu cho phòng khám cần đáp ứng những thông tin cơ bản như trên.
Một số mẫu kịch bản chatbot dành cho các phòng khám như sau:
Cảm ơn bạn đã liên hệ tới phòng khám [Tên thương hiệu]. Hiện bạn đang cầm hỗ trợ đến các vấn đề gì ạ? → Sau đó có thể hiện lên các lựa chọn cho khách hàng như Đặt lịch khám/Dịch vụ thêm/Đội ngũ bác sĩ…
Hiện tại chúng tôi còn trống [khung giờ] cho các bác sĩ [tên bác sĩ[ phụ trách cho phòng khám [tên phòng khám]. Bạn sắp xếp thời gian đi vào khung giờ này nhé.
Trong trường hợp bạn muốn tư vấn online, vui lòng cung cấp thông tin liên hệ và tình trạng sức khỏe để các bác sĩ hỗ trợ chẩn đoán.
Với kịch bản này, chatbot sẽ giúp giảm áp lực cho nhân viên phòng khám, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đẩy nhanh quá trình chăm sóc sức khỏe.
Mẫu kịch bản chatbot phòng khám
Kịch bản chatbot ngành tài chính - ngân hàng
Trong ngành tài chính ngân hàng, Chatbot đòi hỏi phải được tích hợp nhiều nghiệp vụ chuyên môn thiên về kỹ thuật. Chẳng hạn như sử dụng nó để nắm bắt nhu cầu người dùng, hỗ trợ mở thẻ, mở sổ tiết kiệm, định danh,... Do đó, chatbot cần được xây dựng kịch bản chặt chẽ có tính chính xác cao. Khách hàng thường hỏi và tìm hiểu những quy trình đơn giản thuận tiện để tiết kiệm thời gian đến ngân hàng.
Một số mẫu kịch bản mà doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng có thể tham khảo là:
Chào anh/chị, em là [Tên nhân viên] rất vui được hỗ trợ anh chị. Không biết anh chị đang quan tâm tới dịch vụ nào của [Tên thương hiệu]. → Khách hàng có thể được lựa chọn thêm các dịch vụ như mở thẻ, mở sổ, khóa thẻ,..
Để mở tài khoản trực tuyến, mời anh/chị thực hiện theo những chỉ dẫn trong màn hình tại [website truy cập]. Nếu anh/chị chưa rõ có thể nhắn để được em hỗ trợ chi tiết.
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến dịch vụ của [Tên thương hiệu]. Trong trường hợp cần hỗ trợ thêm, anh/chị vui lòng liên hệ đến hotline hoặc truy cập vào website.
Như vậy, với một số mẫu kịch bản Chatbot, khách hàng có thể nhanh chóng giải quyết được các nhu cầu của mình.
Mẫu kịch bản chatbot ngành tài chính - ngân hàng
Kịch bản chatbot ngành ô tô
Trong ngành hàng ô tô, doanh nghiệp cần lên kịch bản đáp ứng được các nhu cầu thông tin cho khách hàng và các chương trình ưu đãi để chốt sale. Ngoài ra, chatbot cũng có thể hỗ trợ khách hàng đặt lịch bảo dưỡng xe, lịch đăng ký trải nghiệm lái xử xe…
Các mẫu kịch bản chatbot mà doanh nghiệp ngành ô tô có thể tham khảo là:
Chào anh/chị [Tên khách hàng]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm sản phẩm của [Tên thương hiệu]. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn? → Gợi ý một số tiện ích cho khách hàng như là sản phẩm nổi bật, chương trình khuyến mãi, bảo dưỡng, lái thử,...
Mời anh/thị tham khảo những mẫu [Tên sản phẩm] hiện đang là những mẫu xe được đánh giá cao và được nhiều ưa thích gần đây. Vui lòng để lại số điện thoại để được tư vấn chi tiết [Kèm theo thông tin của sản phẩm].
Cảm ơn quý khách đã đặt lịch [dịch vụ] tại hệ thống [tên thương hiệu]. Dưới đây là các thông tin đi kèm về sản phẩm dịch vụ của chúng tôi mà bạn có thể tham khảo [Gợi ý các dịch vụ đi kèm].
Như vậy, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thời gian và nguồn lực để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. Từ đó nâng cao tỉ lệ chốt đơn.
Mẫu kịch bản chatbot ngành ô tô
Kịch bản Chatbot dịch vụ spa, làm đẹp
Chatbot trong ngành làm đẹp và spa là một công cụ hữu ích để tối ưu hóa các quy trình chăm sóc khách hàng, đặt các dịch vụ và lịch hẹn chăm sóc trước và sau dịch vụ. Khách hàng ở trong ngành này cần thường tư vấn nhiều do mỗi người có một thể trạng khác nhau và nhu cầu khác nhau.
Một số kịch bản Chatbot mẫu mà bạn có thể tham khảo như sau:
Chào anh/chị, anh/chị cho em xin tên để mình tiện xưng hô nhé!
Da vâng ạ. Anh/chị [Tên khách hàng] hiện đang muốn tham khảo dịch vụ nào để em cung cấp thông tin chi tiết cho mình. → Gợi ý một số dịch vụ như điều trị mụn, triệt lông, trị sẹo, dưỡng trắng,...
Đối với dịch vụ [Tên dịch vụ] anh/chị đã chọn, hiện đang có ưu đãi giảm giá [%] đối với những anh/chị lần đầu tiên sử dụng dịch vụ bên e, Anh/chị vui lòng để lại số điện thoại và đặt lịch để bên em cung cấp dịch vụ tốt nhất ạ.
Với kịch bản này, chatbot giúp cá nhân hóa quy trình tư vấn, dễ dàng định hướng khách hàng đến dịch vụ phù hợp, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp và thuận tiện trong việc đặt lịch.
Mẫu kịch bản chatbot ngành làm đẹp
Kịch bản Chatbot ngành thực phẩm chức năng
Tệp khách hàng tiềm năng của ngành thực phẩm chức năng thường là những người trưởng thành, có thu nhập trung bình đến cao và họ thường xuyên quan tâm đến sức khỏe. Kịch bản mẫu chatbot này cũng cần phải ngắn gọn, không mất nhiều thời gian của khách hàng.
Đặc biệt, trong ngành thực phẩm chức năng cần phải xây dựng niềm tin với khách để khách hàng mua sản phẩm. Do đó, mỗi kịch bản cần phải nhấn mạnh đến uy tín của thương hiệu, giá trị mà sản phẩm mang lại:
Chào anh/chị! Anh/chị đang quan tâm đến thực phẩm chức năng bổ sung vitamin, hỗ trợ xương khớp, hay tăng cường hệ miễn dịch ạ? → Gợi ý một số thực phẩm để khi ấn vào nó sẽ tự động trổ ra danh sách những sản phẩm thuộc lĩnh vực đó.
Anh/chị vui lòng chia sẻ tình trạng sức khỏe hiện tại của mình để em tư vấn sản phẩm phù hợp nhất. Tất cả các sản phẩm của [Tên thương hiệu] đều có chứng nhận chất lượng từ các cơ quan uy tín, giúp anh/chị yên tâm khi sử dụng.
Với cách tiếp cận này, chatbot không chỉ là công cụ bán hàng mà còn đóng vai trò như một chuyên gia tư vấn sức khỏe, từ đó giúp xây dựng niềm tin vững chắc cho khách hàng khi lựa chọn sản phẩm chức năng.
Mẫu kịch bản chatbot ngành thực phẩm chức năng
Kịch bản Chatbot khóa học
Các đơn vị kinh doanh các khóa học như tiếng Anh, tiếng Trung, các khóa học trực tuyến, thậm chí là làm gia sư tại nhà cũng cần xây dựng một kịch bản chatbot để thay họ tóm lược nhu cầu của khách hàng.
Dưới đây là một số mẫu khóa học mà doanh nghiệp có thể cân nhắc thiết lập là:
Chào mừng [Tên khách hàng] đã đến với [Tên trung tâm] - chuyên cung cấp khóa học về [...]. Ở đây, chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn chương trình học chất lượng mà cả những giảng viên với trình độ cao.
Bạn [Tên khách hàng] cần hỗ trợ thông tin nào ạ? → Gợi ý một số nhu cầu có thể khách hàng đang quan tâm như là lộ trình học, cơ sở học, tư vấn trực tiếp,...
Sau khi đã thu thập được một số thông tin, bạn nên cài đặt những câu chốt như là hỏi xin thông tin của khách hàng, tư vấn xin số điện thoại để hỗ trợ khi cần.
Mẫu kịch bản chatbot khóa học
Kịch bản Chatbot Coffee Shop
Kịch bản Chatbot mẫu cho các quán cafe có thể đáp ứng các nhu cầu như hỗ trợ khách order đồ uống mang về nhà, hoặc hỗ trợ đặt ship. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ chatbot để cung cấp các chương trình khuyến mại, giới thiệu các sản phẩm nước uống mới.
Do đó, bạn có thể sử dụng nội dung chatbot mẫu sau đây:
Tin nhắn giới thiệu menu mới: Chào anh/chị, cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến bộ sưu tập [Tên bộ sưu tập] mới của mùa hè năm nay. Mời anh/chị tham khảo các thông tin về bộ sưu tập mới tại đây [gửi landing page]
Tin nhắn giới thiệu chương trình khuyến mãi: Nhân dịp kỷ niệm 20/10, [Tên thương hiệu] kính chúc quý khách hàng luôn trẻ đẹp, hạnh phúc bên cạnh gia đình và người thân. Hiện tại ở [Tên thương hiệu] đang mở bán set quà bánh [Tên sản phẩm] có giá chỉ [...] hiện đang được giảm giá [%] khi khách hàng đặt trước ngày [Thời gian].
Tin nhắn hỗ trợ: Quý khách đã tham khảo được món chọn về chưa ạ? Dưới đây là menu mới nhất của mùa thu năm nay được làm từ hương liệu cốm đặc trưng và độc đáo. [Gửi kèm landing page].
Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các tin nhắn như hỗ trợ đặt đồ, thông báo địa chỉ là và kèm những lời cảm ơn để khách hàng cảm thấy được phục vụ chu đáo ngay cả khi không ở quán.
Mẫu kịch bản chatbot quán cafe
Kịch bản Chatbot Studio
Đối với những cửa hàng, studio chụp hình thì cần xây dựng Chatbot nói về những nội dung như giới thiệu Studio, giới thiệu các gói chụp, các dịch vụ đi kèm gói chụp. Ngoài ra, bạn cũng nên cung cấp cho khách hàng thông tin về diện tích studio, hệ thống âm thanh và ánh sáng để khách hàng nắm bắt được tình hình.
Dưới đây là một số kịch bản Chatbot mẫu mà bạn có thể tham khảo:
Chào tuổi mới, tại sao không làm ngay một bộ ảnh mới? Nhân dịp sinh nhật, cùng với [Tên thương hiệu] lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ với [giới thiệu dịch vụ, gói chụp mới].
Chào anh/chị, hiện tại bên em đang có [những gói chụp] đang được giảm giá [%] nhân dịp Studio lên 3 tuổi. → Bạn nên gửi kèm chi tiết thông tin gói chụp và mức giá ưu đãi rõ ràng.
Chào anh/chị hiện tại bên em đang có hệ thống 3 cơ sở như sau [Gửi thông tin địa điểm cơ sở - kèm số điện thoại hotline liên hệ trực tiếp.
Kịch bản chatbot mẫu cho Studio, bạn nên tập trung vào các yếu tố chốt sale, hẹn lịch đến cho khách hàng. Lưu ý, bạn không chỉ tập trung vào nội dung mà còn phải trau chuốt vào các hình ảnh, dự án thực tế để tăng sự thuyết phục cho khách hàng.
Mẫu kịch bản chatbot dành cho Studio
Kịch bản Chatbot tiếng Anh
Các doanh nghiệp có tệp khách hàng ở thị trường nước ngoài, thì cần cài đặt thêm các kịch bản Chatbot mẫu bằng tiếng Anh để cung cấp tối đa tiện ích cho khách hàng. Các kịch bản tiếng Anh có thể xây dựng giống với kịch bản tiếng Việt, nhưng cần chú ý đến ngữ pháp, cách dùng từ cho lịch sự, đúng và dễ hiểu.
Một số câu chatbot phổ biến mà bạn có thể sử dụng là:
Hello! Welcome to our store. How can I assist you today? Are you looking for a specific product?
Do you have a product type in mind, or would you like some suggestions based on popular [product]?
Các kịch bản này có thể hỗ trợ khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp dễ dàng kết nối với khách hàng và thấu hiểu nhu cầu tư vấn của khách hàng.
Mẫu kịch bản chatbot dành cho khách hàng nước ngoài.
Kịch bản Chatbot cho Salon tóc
Trong ngành Salon tóc, Chatbot có thể hoàn thành được các công việc tư vấn đặt dịch vụ, hẹn lịch và chăm sóc khách hàng trước và sau dịch vụ. Đặc trưng của ngành bao gồm sự đa dạng về các gói dịch vụ hoặc các combo làm tóc. Do đó, cần phải tập trung xây dựng cung cấp các thông tin về các gói trải nghiệm cho khách hàng.
Một số ví dụ về kịch bản Chatbot mẫu cho Salon tóc mà bạn có thể tham khảo:
Chào anh/chị! Hôm nay anh chị muốn nhuộm, cắt, tỉa hay hấp phục hồi tóc ạ? [Tên thương hiệu] hiện đang có rất nhiều ưu đãi combo cho anh/chị trải nghiệm → Gửi kèm các sản phẩm combo như cắt tỉa hấp phục hồi, cắt nhuộm, làm xoăn phục hồi,...
Không biết tình trạng tóc của anh/chị đang như thế nào? Anh chị có thể lựa chọn các gói chăm sóc tóc từ cơ bản tới chuyên sâu của bên em.
Anh/chị muốn nhuộm màu tóc tự nhiên hay những màu nổi bật? → Gửi kèm bảng màu tóc mới và hot nhất cho khách hàng tham khảo.
Cảm ơn anh chị đã đặt lịch vào [Ngày, giờ đặt lịch] ngoài ra anh chị còn có thể chọn thợ làm tóc cho mình tại [Tên thương hiệu].
Kịch bản chatbot này không chỉ giúp khách hàng có sự lựa chọn tốt hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của salon, từ đó xây dựng lòng tin và mối quan hệ lâu dài.
Mẫu kịch bản chatbot cho salon tóc
Kịch bản Chatbot cho phòng Gym
Kịch bản Chatbot mẫu trong phòng Gym có thể hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin về các gói tập luyện, tư vấn thêm về chế độ ăn dinh dưỡng và tập lịch, hoặc đặt lịch với huấn liệu viên. Bạn cần cung cấp đa dạng các gói dịch vụ từ cá nhân, tập thể cho đến mở các lớp chuyên biệt như yoga, thể hình,...
Một số kịch bản mẫu Chatbot bạn có thể tham khảo:
Chào bạn! Hiện tại bạn đang quan tâm đến những gói tập cá nhân hay gói tập nhóm? Ở [Tên thương hiệu] còn đang có hoạt động mở lớp Yoga vào những ngày thứ hàng tuần nữa ạ!
Cảm ơn bạn đã đặt lịch tập cá nhân với huấn luyện viên [Tên] vào [ngày,giờ]. Không biết là bạn có tình trạng đặc biệt, bệnh lý đặc biệt nào cần lưu ý với huấn luyện viên không ạ?
Chào bạn! Bạn có thể chia sẻ mục tiêu tập luyện của mình để chúng tôi gợi ý gói dịch vụ phù hợp không? → Gợi ý một số vị trí mà khách hàng có thể quan tâm như giảm mỡ, tăng cân, nâng cao sức khỏe tổng thể.
Kịch bản chatbot này không chỉ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng tìm ra giải pháp phù hợp mà còn xây dựng sự chuyên nghiệp và uy tín của phòng tập gym.
Mẫu kịch bản Chatbot cho phòng Gym
Kịch bản Chatbot cho sản phẩm Handmade
Kịch bản Chatbot mẫu cho sản phẩm handmade có thể trở thành công cụ tư vấn, hỗ trợ mua sắm cho hiệu quả. Khách hàng có thể nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm, đặt hàng và tìm hiểu các thông tin chi tiết nhanh chóng.
Một số kịch bản Chatbot mẫu cho ngành hàng bán sản phẩm handmade:
Chào bạn! Bạn đang quan tâm đến sản phẩm đồ handmade nào? Chúng tôi có các loại trang sức, túi xách và đồ trang trí nhà cửa thủ công.
Chúng tôi có túi xách từ da thật, vải thổ cẩm, và các nguyên liệu tái chế thân thiện với môi trường. Bạn có muốn xem thêm chi tiết về mẫu túi nào không?
Bạn có thể chia sẻ thêm về người nhận, ví dụ như độ tuổi hoặc sở thích, để tôi gợi ý sản phẩm phù hợp nhất cho bạn nhé!
Với sự độc đáo và cá nhân hóa của từng sản phẩm, do đó chatbot có thể cung cấp trải nghiệm mua sắm được cá nhân hóa, từ việc giới thiệu các sản phẩm phù hợp đến việc tư vấn về nguyên liệu và quy trình sản xuất.
Mẫu kịch bản chatbot cho sản phẩm handmade
Kịch bản chatbot cho Homestay
Bạn có thể tham khảo xây dựng chatbot hỗ trợ khách
hàng trong việc tìm hiểu về các loại phòng nghỉ, đặt phòng trực tuyến và các dịch vụ đi kèm như du lịch địa phương hoặc ăn uống tại homestay.
Một số kịch bản chatbot mẫu cho Homestay:
Chào mừng bạn đến với [Tên homestay]! Bạn đang quan tâm đến loại phòng nào? Chúng tôi có phòng đơn, phòng đôi, và phòng gia đình với view núi hoặc view biển.
Phòng đôi view biển còn trống trong thời gian [ngày]. Bạn có muốn đặt phòng ngay bây giờ không? Hãy cung cấp thông tin liên lạc và phương thức thanh toán để hoàn tất đặt phòng.
Nếu bạn đi hai người, bạn nên lựa chọn phòng đôi view núi hoặc view biển, tùy vào sở thích của bạn. Cả hai loại đều rất thoải mái và phù hợp cho cặp đôi. Bạn có muốn xem thêm thông tin chi tiết và giá không?
Kịch bản chatbot này giúp khách hàng dễ dàng tìm được phòng nghỉ phù hợp, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp và tận tâm trong dịch vụ của homestay, từ đó xây dựng niềm tin và thu hút khách hàng quay lại.
Mẫu kịch bản chatbot cho dịch vụ homestay
Tổng kết
Trên đây là tổng hợp hơn 20 kịch bản chatbot mẫu giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ chốt đơn trong đa lĩnh vực. Chatbot là một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc hỗ trợ khách hàng, tăng tỷ lệ làm hài lòng khách hàng
22/10/2024
201 Lượt xem
Mô hình ASK là gì? Áp dụng đánh giá toàn diện năng lực nhân sự
Năng lực nhân sự là khả năng của nhân viên trong việc thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Đánh giá năng lực nhân sự là quá trình xác định, đo lường và so sánh năng lực nhân sự với các tiêu chuẩn, yêu cầu và mục tiêu của công việc. Trong nhiều phương pháp đánh giá năng lực nhân sự, mô hình ASK là một trong những mô hình được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Để hiểu mô hình ask là gì, mời bạn cùng Unica theo dõi bài viết hôm nay.
Mô hình ASK là gì?
Mô hình ask là gì? Mô hình ASK là mô hình đánh giá năng lực nhân sự bằng cách xem xét ba yếu tố sau:
- Attitude (Phẩm chất, thái độ): Là khía cạnh phạm vi cảm xúc của nhân viên, là cách mà họ tiếp nhận và phản ứng với thực tế, đồng thời thể hiện thái độ và động cơ với công việc. Phẩm chất, thái độ của nhân viên có thể được mô tả bằng nhiều từ khác nhau, ví dụ như trung thực, tinh thần khởi nghiệp, sự đam mê, sự tận tâm,... Phẩm chất, thái độ của nhân viên có ảnh hưởng đến sự hài lòng, năng suất và chất lượng công việc của họ.
- Skill (Kỹ năng): Là khía cạnh phạm vi hành động của nhân viên, là khả năng của họ trong việc biến những kiến thức của bản thân thành những kỹ năng hữu ích trong công việc. Kỹ năng của nhân viên có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau, ví dụ như kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý,... Kỹ năng của nhân viên có ảnh hưởng đến sự hiệu quả, nhanh nhẹn và sáng tạo trong công việc của họ.
- Knowledge (Kiến thức): Là khía cạnh phạm vi tư duy của nhân viên, là những kiến thức, hiểu biết của họ sau khi trải qua quá trình giáo dục, học tập và kinh nghiệm. Kiến thức của nhân viên có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau, ví dụ như kiến thức chung, kiến thức chuyên ngành, kiến thức ngoại ngữ,... Kiến thức của nhân viên có ảnh hưởng đến sự thông minh, nhạy bén và linh hoạt trong công việc của họ.
Mô hình ASK là mô hình đánh giá năng lực nhân sự bằng cách xem xét ba yếu tố
Mô hình ASK cho thấy rằng năng lực nhân sự là sự kết hợp của ba yếu tố thái độ, kỹ năng và kiến thức. Ba yếu tố này đều quan trọng và cần thiết để có thể phát triển và đạt được thành công trong công việc. Tuy nhiên, mức độ quan trọng và cần thiết của ba yếu tố này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng vị trí, nhiệm vụ và mục tiêu của công việc.
Vai trò của mô hình ASK trong doanh nghiệp
Mô hình ASK có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì nó giúp doanh nghiệp có thể:
1. Sàng lọc và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng
Mô hình ASK giúp doanh nghiệp có thể sàng lọc và đánh giá ứng viên một cách hiệu quả và chính xác khi tuyển dụng. Bằng cách xác định các tiêu chí đánh giá theo ba yếu tố là thái độ, kỹ năng và kiến thức, doanh nghiệp có thể chọn lọc ra những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng và đánh giá xếp hạng ứng viên theo mức độ năng lực. Mô hình ASK giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực trong quá trình tuyển dụng, đồng thời nâng cao chất lượng nhân sự.
Mô hình ASK giúp doanh nghiệp có thể sàng lọc và đánh giá ứng viên một cách hiệu quả và chính xác khi tuyển dụng
2. Đánh giá nhân sự hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc
Vai trò của mô hình ask là gì trong doanh nghiệp? Mô hình ASK giúp doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự một cách hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc. Bằng cách sử dụng các công cụ đánh giá theo ba yếu tố là thái độ, kỹ năng và kiến thức, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ hiệu suất, năng lực và tiềm năng của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về việc sử dụng, phân bổ, đào tạo, thăng tiến và động viên nhân viên. Mô hình ASK giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích, công bằng và minh bạch, đồng thời nâng cao năng lực và năng suất của nhân sự.
Mô hình ASK giúp doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự một cách hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
Cách đánh giá nhân sự bằng mô hình ASK
Để đánh giá nhân sự bằng mô hình ASK, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:
1. Đánh giá dựa trên thái độ
Để đánh giá dựa trên thái độ, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như:
- Phản hồi 360 độ: Là công cụ đánh giá thái độ của nhân viên dựa trên việc thu thập và tổng hợp các phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng, đối tác,... Phản hồi 360 độ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện, đa chiều và phong phú về thái độ của nhân viên.
- Khảo sát thái độ: Là công cụ đánh giá thái độ của nhân viên dựa trên việc sử dụng các bảng câu hỏi, bảng điểm,... để đo lường mức độ hài lòng, cam kết, động lực,... của nhân viên đối với công việc, doanh nghiệp,... Khảo sát thái độ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn trung thực, chi tiết và định lượng về thái độ của nhân viên.
Đánh giá dựa trên thái độ
2. Đánh giá dựa trên kỹ năng
Để đánh giá dựa trên kỹ năng, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như:
- Kiểm tra kỹ năng: Là công cụ đánh giá kỹ năng của nhân viên dựa trên việc sử dụng các bài kiểm tra, bài tập, bài thực hành,... để đo lường khả năng của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động,... liên quan đến công việc. Kiểm tra kỹ năng giúp doanh nghiệp có được cái nhìn khách quan, chính xác và đo lường được kỹ năng của nhân viên.
- Đánh giá hành vi: Là công cụ đánh giá kỹ năng của nhân viên dựa trên việc quan sát, ghi nhận và đánh giá các hành vi, hành động, kết quả,... của nhân viên trong quá trình làm việc. Đánh giá hành vi giúp doanh nghiệp có được cái nhìn thực tế, cụ thể và phản ánh được kỹ năng của nhân viên.
Đánh giá dựa trên kỹ năng
3. Đánh giá dựa trên kiến thức
Để đánh giá dựa trên kiến thức, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như:
- Kiểm tra kiến thức: Là công cụ đánh giá kiến thức của nhân viên dựa trên việc sử dụng các bài kiểm tra, bài trắc nghiệm, bài tự luận,... để đo lường mức độ hiểu biết, nhớ, áp dụng,... của nhân viên về các kiến thức liên quan đến công việc. Kiểm tra kiến thức giúp doanh nghiệp có được cái nhìn khách quan, chính xác và định lượng về kiến thức của nhân viên.
- Phỏng vấn kiến thức: Là công cụ đánh giá kiến thức của nhân viên dựa trên việc sử dụng các câu hỏi, bài thảo luận, bài thuyết trình,... để đo lường mức độ hiểu biết, phân tích, đánh giá,... của nhân viên về các kiến thức liên quan đến công việc. Phỏng vấn kiến thức giúp doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc, chi tiết và phản ánh được kiến thức của nhân viên.
Đánh giá dựa trên kiến thức
3 Cách áp dụng ASK trong quản lý nhân sự HRM
Để áp dụng ASK trong quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể thực hiện các cách sau:
1. Xây dựng bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự
Bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự là bộ tiêu chí được doanh nghiệp xây dựng dựa trên mô hình ASK để chọn lọc ra những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng. Bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự bao gồm các yếu tố sau:
- Yêu cầu về thái độ: Là các yêu cầu về phẩm chất, thái độ, động cơ,... của ứng viên đối với công việc, doanh nghiệp,... Ví dụ: Ứng viên cần có sự nhiệt tình, sáng tạo, chủ động, trung thực, tôn trọng,...
- Yêu cầu về kỹ năng: Là các yêu cầu về kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý,... của ứng viên đối với công việc. Ví dụ: Ứng viên cần có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, bán hàng, chăm sóc khách hàng, xây dựng mối quan hệ, phân tích, lập kế hoạch, tổ chức, sử dụng công nghệ thông tin,...
- Yêu cầu về kiến thức: Là các yêu cầu về kiến thức chung, kiến thức chuyên ngành, kiến thức ngoại ngữ,... của ứng viên đối với công việc. Ví dụ: Ứng viên cần có kiến thức về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, thị trường, đối thủ, luật, quy định, quy trình,...
Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự một cách rõ ràng, cụ thể và phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của công việc. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật và điều chỉnh bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự theo thời gian và thực tế.
Xây dựng bộ tiêu chí sàng lọc và tuyển dụng nhân sự
2. Xây dựng khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ
Khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ là khung năng lực được doanh nghiệp xây dựng dựa trên mô hình ASK để đánh giá hiệu suất, năng lực và tiềm năng của nhân sự nội bộ. Khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ bao gồm các yếu tố sau:
- Tiêu chí đánh giá: Là các tiêu chí được doanh nghiệp xác định để đánh giá nhân sự nội bộ theo ba yếu tố là thái độ, kỹ năng và kiến thức. Ví dụ: Tiêu chí đánh giá thái độ có thể là sự hài lòng, cam kết, động lực,... của nhân sự nội bộ đối với công việc, doanh nghiệp,...
- Thang điểm đánh giá: Là thang điểm được doanh nghiệp xác định để đo lường mức độ đạt được của nhân sự nội bộ theo các tiêu chí đánh giá. Thang điểm đánh giá có thể là thang điểm số, thang điểm chữ, thang điểm sao,... Ví dụ: thang điểm đánh giá kỹ năng giao tiếp có thể là 1-5, A-F, 1-3 sao,...
- Kết quả đánh giá: Là kết quả được doanh nghiệp thu được sau khi sử dụng các công cụ đánh giá để đo lường mức độ đạt được của nhân sự nội bộ theo các tiêu chí đánh giá. Kết quả đánh giá có thể được biểu diễn bằng các số liệu, biểu đồ, báo cáo,... Ví dụ: kết quả đánh giá kỹ năng giao tiếp của nhân viên A có thể là 4/5, B+, 2 sao,...
Doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ một cách rõ ràng, cụ thể và phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của công việc. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật và điều chỉnh khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ theo thời gian và thực tế.
Khung năng lực đánh giá nhân sự nội bộ là khung năng lực được doanh nghiệp xây dựng dựa trên mô hình ASK
3. Định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng
Định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng là việc sử dụng kết quả đánh giá nhân sự nội bộ để định hướng và phát triển năng lực của nhân sự nội bộ. Định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng bao gồm các hoạt động sau:
- Phản hồi và góp ý: Là việc doanh nghiệp cung cấp và sử dụng kết quả đánh giá nhân sự nội bộ một cách kịp thời, rõ ràng và cụ thể, để phản hồi, góp ý và động viên nhân sự nội bộ về các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của họ trong công việc. Phản hồi và góp ý giúp nhân sự nội bộ nhận biết được sự đánh giá của doanh nghiệp đối với họ, từ đó có thể tự đánh giá, tự phản ánh và tự cải thiện năng lực của mình.
- Đào tạo và hướng dẫn: Là việc doanh nghiệp cung cấp và sử dụng kết quả đánh giá nhân sự nội bộ để đào tạo và hướng dẫn nhân sự nội bộ về các kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết và cần cải thiện cho công việc. Đào tạo và hướng dẫn có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức, như lớp học, huấn luyện, thực tập, tư vấn,... Đào tạo và hướng dẫn giúp nhân sự nội bộ nâng cao năng lực, hiệu suất và kết quả công việc của mình.
- Thăng tiến và định hướng nghề nghiệp: Là việc doanh nghiệp cung cấp và sử dụng kết quả đánh giá nhân sự nội bộ để thăng tiến và định hướng nghề nghiệp cho nhân sự nội bộ. Thăng tiến và định hướng nghề nghiệp có thể bao gồm việc tăng lương, thưởng, chuyển bộ phận, chức vụ,... cho nhân sự nội bộ, cũng như việc tạo ra các cơ hội, mục tiêu và kế hoạch nghề nghiệp cho nhân sự nội bộ. Thăng tiến và định hướng nghề nghiệp giúp nhân sự nội bộ có được sự công nhận, khích lệ và phát triển nghề nghiệp của mình.
Doanh nghiệp cần định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng một cách công bằng, minh bạch và hợp tác. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc định hướng và phát triển nhân sự.
Định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng
Kết luận
Như vậy, qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã biết mô hình ask là gì. Đây là mô hình đánh giá năng lực nhân sự bằng cách xem xét ba yếu tố là thái độ, kỹ năng và kiến thức. Mô hình ASK có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì nó giúp doanh nghiệp có thể sàng lọc và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng, đánh giá nhân sự hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc, định hướng và phát triển nhân sự rõ ràng. Mong rằng với những chia sẻ bên trên, bạn sẽ có thêm kiến thức về ASK. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.
01/02/2024
1011 Lượt xem
Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp thường gặp phải
Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng và cũng là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và trả lương cho nhân viên, mà còn liên quan đến việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo, gắn kết và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều khó khăn và vấn đề, ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Để hiểu hơn về những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, mời bạn cùng Unica theo dõi nội dung trong bài viết này.
Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự
Dưới đây là một số khó khăn và vấn đề thường gặp phải trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp:
1. Giám sát quá khắt khe
Một số người quản lý có xu hướng giám sát quá khắt khe nhân viên, luôn theo dõi, kiểm tra và đánh giá mọi hoạt động của nhân viên. Họ cho rằng đây là cách để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, trung thực và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cách giám sát quá khắt khe này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực như:
- Làm giảm sự tự tin, sáng tạo và chủ động của nhân viên.
- Làm mất sự thoải mái, hài lòng và gắn bó với công việc của nhân viên.
- Làm tăng sự căng thẳng, áp lực và mâu thuẫn giữa nhân viên và người quản lý.
- Làm giảm năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Giám sát quá khắt khe
2. Quy trình quản lý chấm công và tính lương phức tạp
Chấm công và tính lương là hai công việc quan trọng và nhạy cảm trong quản lý nhân sự. Chấm công và tính lương ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, phúc lợi và động lực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, quy trình quản lý chấm công và tính lương của nhiều doanh nghiệp còn phức tạp, thủ công và không minh bạch, gây ra những khó khăn trong việc quản lý nhân sự như:
- Mất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho việc chấm công và tính lương.
- Dễ xảy ra sai sót, lỗi và gian lận trong việc chấm công và tính lương.
- Gây ra sự bất bình, phàn nàn và khiếu nại của nhân viên về chấm công và lương thưởng.
- Gây ra sự mất uy tín, niềm tin và hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Chấm công và tính lương là hai công việc quan trọng và nhạy cảm trong quản lý nhân sự
3. Nhân viên phàn nàn nhiều vấn đề
Nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng cũng là nguồn gốc của nhiều vấn đề và khó khăn trong quản lý nhân sự. Nhân viên thường phàn nàn về nhiều vấn đề liên quan đến công việc như:
- Mức lương, thưởng, phúc lợi và chế độ đãi ngộ không hợp lý, không phù hợp với năng lực và hiệu suất làm việc.
- Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp và đào tạo nâng cao kỹ năng không đồng đều, không công bằng và không minh bạch.
- Môi trường làm việc không thoải mái, không an toàn và không thân thiện.
- Quan hệ giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau không tốt, có sự cạnh tranh, ganh đua và xung đột.
- Áp lực công việc quá cao, công việc không rõ ràng, không phù hợp với sở thích và khả năng của nhân viên.
Nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng cũng là nguồn gốc của nhiều vấn đề và khó khăn trong quản lý nhân sự
4. Nhân viên thiếu sự gắn kết
Sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự trung thành, cam kết và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhân viên có sự gắn kết cao sẽ luôn cống hiến, nỗ lực và chia sẻ giá trị chung với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa thể tạo ra được sự gắn kết của nhân viên do những nguyên nhân sau:
- Doanh nghiệp không có tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và văn hóa rõ ràng, hấp dẫn và thuyết phục nhân viên.
- Doanh nghiệp không có các hoạt động nội bộ, giao lưu, gắn kết và động viên tinh thần cho nhân viên.
- Doanh nghiệp không có sự công nhận, đánh giá và thưởng thức đúng mức đối với những đóng góp của nhân viên.
- Doanh nghiệp không có sự quan tâm, lắng nghe và giải quyết những vấn đề, mong muốn và kỳ vọng của nhân viên.
Sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự trung thành, cam kết và hiệu quả làm việc của nhân viên
5. Giữ chân nhân viên tài năng
Nhân viên tài năng là những nhân viên có năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng cao, có thể đóng góp nhiều cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân viên tài năng cũng là những nhân viên khó giữ chân do họ luôn có nhiều lựa chọn, cơ hội và thách thức mới. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự tài năng do những lý do sau:
- Cạnh tranh cao trên thị trường lao động
- Chính sách và môi trường làm việc không hấp dẫn
- Thiếu cơ hội phát triển sự nghiệp
- Vấn đề về lãnh đạo và quản lý
- Không đánh giá đúng giá trị của nhân viên
- Thiếu sự linh hoạt trong công việc
- Không thể đáp ứng đúng nhu cầu của nhân viên
Giữ chân nhân viên tài năng
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
6. Khó tuyển dụng nhân sự
Trong thời đại cạnh tranh cao, việc tuyển dụng nhân sự là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Việc tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu và văn hóa của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự vì những nguyên nhân sau:
- Doanh nghiệp không có chiến lược tuyển dụng rõ ràng, bao gồm mục tiêu, ngân sách, phương thức, tiêu chí, quy trình và thời gian tuyển dụng.
- Doanh nghiệp không có kênh tuyển dụng hiệu quả, bao gồm trang web, mạng xã hội, truyền thông, đối tác,...
- Doanh nghiệp không có hồ sơ tuyển dụng hấp dẫn, bao gồm thông tin, lợi ích, giá trị và mong đợi của doanh nghiệp đối với ứng viên.
- Doanh nghiệp không có đội ngũ tuyển dụng chuyên nghiệp, bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và trách nhiệm của người tuyển dụng.
- Doanh nghiệp không có cơ chế phản hồi, đánh giá và cải tiến quá trình tuyển dụng, bao gồm khảo sát, phỏng vấn, kiểm tra và theo dõi ứng viên.
Khó tuyển dụng nhân sự
7. Khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở
Thế giới hiện đại đang thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng và đổi mới liên tục để tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và nhân viên còn khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở vì:
- Doanh nghiệp và nhân viên cố bám vào những thói quen, quy tắc và giá trị cũ, không muốn thử nghiệm những điều mới mẻ, khác biệt và rủi ro.
- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự tin tưởng, hỗ trợ và khuyến khích lẫn nhau trong quá trình thay đổi, gây ra sự lo lắng, hoang mang và chống đối.
- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự giao tiếp, thống nhất và tham gia trong quá trình thay đổi, gây ra sự hiểu lầm, mâu thuẫn và xung đột.
- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự đào tạo, hướng dẫn và tư vấn trong quá trình thay đổi, gây ra sự mất phương hướng, mất năng lực và mất hiệu quả.
Khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở
8. Hiểu về nguồn nhân lực thế hệ Z
Thế hệ Z là những người sinh từ năm 1995 đến năm 2010, đang dần trở thành một phần quan trọng của nguồn nhân lực hiện nay. Thế hệ Z có những đặc điểm, nhu cầu và kỳ vọng khác biệt so với các thế hệ trước, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu và đáp ứng được. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự thế hệ Z do những lý do sau:
- Doanh nghiệp không có nghiên cứu, khảo sát và phân tích về thế hệ Z, bao gồm đặc điểm, nhu cầu, kỳ vọng, thách thức và cơ hội của họ.
- Doanh nghiệp không có chính sách, chương trình và hoạt động phù hợp với thế hệ Z, bao gồm lương thưởng, phúc lợi, đào tạo, phát triển, gắn kết và giữ chân họ.
- Doanh nghiệp không có sự thích nghi, linh hoạt và sáng tạo trong việc làm việc với thế hệ Z, bao gồm cách giao tiếp, cách phân công, cách đánh giá và cách thưởng thức họ.
- Doanh nghiệp không có sự tôn trọng, công bằng và hợp tác trong việc xây dựng mối quan hệ với thế hệ Z, bao gồm sự tôn trọng sự khác biệt, công bằng trong cơ hội và hợp tác trong mục tiêu.
Hiểu về nguồn nhân lực thế hệ Z
Giải pháp giải quyết các vấn đề trong quản lý nhân sự
Để giải quyết những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp sau:
1. Đặt ra mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng là nền tảng cho việc quản lý nhân sự hiệu quả. Mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp và nhân viên có được hướng đi, động lực và tiêu chí để làm việc. Mục tiêu rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể đo lường, đánh giá và cải thiện kết quả làm việc. Để đặt ra mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp cần tuân theo nguyên tắc SMART:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và không gây nhầm lẫn.
- Measurable (Đo lường): Mục tiêu phải có thể đo lường được bằng các chỉ số, tiêu chí và phương pháp.
- Achievable (Đạt được): Mục tiêu phải có thể đạt được với nguồn lực, thời gian và điều kiện hiện có.
- Relevant (Thích hợp): Mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chiến lược, nhu cầu và lợi ích của doanh nghiệp và nhân viên.
- Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn rõ ràng, hợp lý và khả thi.
Đặt ra mục tiêu rõ ràng
2. Đánh giá đúng năng lực nhân viên
Đánh giá đúng năng lực nhân viên là một công việc quan trọng trong quản lý nhân sự. Đánh giá đúng năng lực nhân viên giúp doanh nghiệp và nhân viên có được cái nhìn khách quan, chính xác và toàn diện về hiệu suất, ưu điểm và nhược điểm của nhân viên.
Đánh giá đúng năng lực nhân viên cũng giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể đưa ra những phản hồi, gợi ý và hướng dẫn cải thiện cho nhân viên. Để đánh giá đúng năng lực nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí, bộ phận và mục tiêu của doanh nghiệp. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp,...
- Bước 2: Sử dụng các phương pháp đánh giá
Doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả, khách quan và công bằng để thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu về năng lực nhân viên. Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm đánh giá theo mục tiêu, đánh giá theo kết quả, đánh giá 360 độ, đánh giá tự đánh giá,...
- Bước 3: Cung cấp các nhận xét và đề xuất
Doanh nghiệp cần cung cấp các nhận xét và đề xuất dựa trên kết quả đánh giá năng lực nhân viên. Các nhận xét và đề xuất cần rõ ràng, cụ thể và khả thi, có cả những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên. Các nhận xét và đề xuất cũng cần có sự giao tiếp, thảo luận và thống nhất giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Đánh giá đúng năng lực của nhân viên
3. Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả
Chính sách nhân sự là những quy định, nguyên tắc và hướng dẫn về các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng thức, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ phép, bảo hiểm,... của nhân viên.
Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp và nhân viên có được sự minh bạch, công bằng và nhất quán trong quản lý nhân sự. Để xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Phân tích nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên
Doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên liên quan đến các vấn đề nhân sự. Doanh nghiệp cần xem xét các mục tiêu, chiến lược, văn hóa, ngân sách, pháp luật, v.v. của doanh nghiệp, cũng như các kỳ vọng, quyền lợi, nghĩa vụ, v.v. của nhân viên.
- Bước 2: So sánh và tham khảo các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác:
Doanh nghiệp cần so sánh và tham khảo các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác trong cùng ngành nghề, cùng khu vực hoặc cùng quy mô. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các ưu điểm, nhược điểm, kinh nghiệm và bài học của các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác, để có thể áp dụng, điều chỉnh hoặc cải tiến cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.
- Bước 3: Thiết kế và ban hành các chính sách nhân sự:
Doanh nghiệp cần thiết kế và ban hành các chính sách nhân sự dựa trên nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên, cũng như các tham khảo từ các doanh nghiệp khác. Các chính sách nhân sự cần rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu, có sự tham gia, thống nhất và cam kết của cả doanh nghiệp và nhân viên. Các chính sách nhân sự cũng cần được công bố, truyền đạt và giải thích cho tất cả nhân viên biết và tuân theo.
Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp và nhân viên có được sự minh bạch, công bằng và nhất quán trong quản lý nhân sự
4. Tạo môi trường làm việc thân thiện
Môi trường làm việc thân thiện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu quả làm việc của nhân viên. Môi trường làm việc thân thiện là một môi trường làm việc có sự an toàn, sạch sẽ, thoải mái, tiện nghi và hỗ trợ cho nhân viên. Môi trường làm việc thân thiện cũng là một môi trường làm việc có sự tôn trọng, tin tưởng, hợp tác và giao lưu giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau. Để tạo môi trường làm việc thân thiện, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Cải thiện điều kiện vật chất: Doanh nghiệp cần cải thiện điều kiện vật chất của nơi làm việc, bao gồm cơ sở hạ tầng, thiết bị, dụng cụ, vật liệu,... Doanh nghiệp cần đảm bảo nơi làm việc đủ không gian, ánh sáng, thông thoáng, nhiệt độ, âm thanh,... Doanh nghiệp cần cung cấp các thiết bị, dụng cụ, vật liệu phù hợp với công việc, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiện đại. Doanh nghiệp cần duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp và trang trí hợp lý cho nơi làm việc.
- Tăng cường giao tiếp và tương tác: Doanh nghiệp cần tăng cường giao tiếp và tương tác giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau. Doanh nghiệp cần tạo ra các kênh giao tiếp chính thức và không chính thức, bao gồm họp mặt, email, tin nhắn, điện thoại,... Doanh nghiệp cần khuyến khích sự trao đổi, phản hồi và góp ý giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp cần tổ chức các hoạt động giao lưu, gắn kết và động viên tinh thần cho nhân viên, bao gồm team building, tiệc tùng, du lịch,...
- Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng: Doanh nghiệp cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với nhân viên. Doanh nghiệp cần lắng nghe và giải quyết những vấn đề, mong muốn và kỳ vọng của nhân viên. Doanh nghiệp cần công nhận, đánh giá và thưởng thức những đóng góp và thành tích của nhân viên. Doanh nghiệp cần tôn trọng sự khác biệt, đa dạng và bình đẳng của nhân viên.
Môi trường làm việc thân thiện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu quả làm việc của nhân viên
Kết luận
Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng và cũng là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp. Để quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, cũng như áp dụng các giải pháp phù hợp để giải quyết chúng. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo, gắn kết và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
31/01/2024
1142 Lượt xem
11 phương pháp đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả nhà quản lý nên biết
Đánh giá năng lực nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng của quản lý nhân sự. Đánh giá năng lực nhân viên giúp doanh nghiệp và nhân viên có được cái nhìn khách quan, chính xác và toàn diện về hiệu suất, ưu điểm và nhược điểm của nhân viên. Tuy nhiên, để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả, nhà quản lý cần biết và áp dụng các phương pháp đánh giá phù hợp với từng trường hợp và mục đích. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 11 phương pháp đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả nhà quản lý nên biết, cùng với các tiêu chí nhận xét và lưu ý khi đánh giá năng lực của nhân viên.
Phương pháp đánh giá nhân viên là gì?
phương pháp đánh giá năng lực nhân viên là quá trình đánh giá hiệu suất và năng lực của một nhân sự trong khoảng thời gian công tác tại doanh nghiệp. Việc đánh giá có thể theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm. Trong đó, đánh giá nhân viên tập trung khai thác khía cạnh kiến thức nghiệp vụ, kỹ năng và thái độ, biểu hiện trong công việc.
Thông qua việc đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên cải thiện và phát triển bản thân. Ví dụ như xác định các khóa đào tạo bổ sung chuyên môn hay đề xuất tăng lương – thăng chức. Đánh giá thành tích nhân viên cũng là một cách hiệu quả để nhân viên cảm thấy công lao của mình được ghi nhận.
Phương pháp đánh giá nhân viên là quá trình đánh giá hiệu suất và năng lực của một nhân sự trong khoảng thời gian công tác tại doanh nghiệp
Mục đích của đánh giá hiệu suất nhân viên
Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên có nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Một số mục đích chính của việc đánh giá hiệu suất nhân viên là:
- Đo lường kết quả công việc của nhân viên so với các tiêu chí, mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp.
- Nhận biết các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, cũng như các vấn đề, khó khăn và thách thức mà nhân viên gặp phải trong công việc.
- Cung cấp phản hồi, gợi ý và hướng dẫn cho nhân viên để cải thiện năng lực và hiệu suất làm việc.
- Thúc đẩy sự phát triển và học tập của nhân viên, bằng cách xác định các nhu cầu, cơ hội và kế hoạch đào tạo cho nhân viên.
- Công nhận, đánh giá và thưởng thức những đóng góp và thành tích của nhân viên, bằng cách đề xuất các chính sách khen thưởng, tăng lương, thăng chức,... cho nhân viên.
- Tăng cường sự gắn kết, cam kết và trách nhiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp, bằng cách tạo ra một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và nhất quán.
- Hỗ trợ việc đưa ra các quyết định quản lý nhân sự bằng cách cung cấp các dữ liệu, thông tin và bằng chứng về năng lực và hiệu suất của nhân viên.
Đánh giá hiệu suất nhân viên có nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
11 phương pháp đánh giá năng lực nhân viên
Có rất nhiều phương pháp đánh giá năng lực nhân viên, mỗi phương pháp có những ưu điểm, nhược điểm và áp dụng cho những trường hợp khác nhau. Dưới đây là 11 phương pháp đánh giá năng lực nhân viên phổ biến và hiệu quả nhất mà nhà quản lý nên biết:
1. Quản lý theo Mục tiêu (MBO)
Quản lý theo Mục tiêu (MBO) là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc thiết lập và đo lường các mục tiêu cụ thể, đo lường, đạt được, thích hợp và có thời hạn (SMART) cho nhân viên. Quản lý theo Mục tiêu (MBO) bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và phân bổ chúng cho các bộ phận, nhóm và cá nhân.
- Bước 2: Thảo luận và thống nhất các mục tiêu cụ thể, tiêu chí đánh giá và kế hoạch hành động cho nhân viên.
- Bước 3: Theo dõi, đánh giá và cung cấp phản hồi cho nhân viên về tiến độ và kết quả đạt được các mục tiêu.
- Bước 4: Điều chỉnh, cải tiến các mục tiêu và kế hoạch hành động nếu cần thiết.
Quản lý theo Mục tiêu (MBO)
Ưu điểm của phương pháp Quản lý theo Mục tiêu (MBO) là:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả dễ dàng.
- Tăng tương tác giữa nhân viên và cấp trên.
- Tăng sự chủ động và sáng tạo của nhân viên.
Nhược điểm của phương pháp Quản lý theo Mục tiêu (MBO) là:
- Không phù hợp với mô hình doanh nghiệp ở Việt Nam do sự khác biệt về văn hóa, thái độ và thói quen làm việc giữa nhân viên và cấp trên.
- Khó lường trước được kết quả do có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như thị trường, khách hàng, đối thủ,...
2. Phản hồi 360 độ
Phản hồi 360 độ là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc thu thập và tổng hợp các phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng, đối tác,... Phản hồi 360 độ bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí, bộ phận và mục tiêu của doanh nghiệp. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp,...
- Bước 2: Lựa chọn các nguồn phản hồi
Doanh nghiệp cần lựa chọn các nguồn phản hồi có liên quan, tin cậy và đa dạng cho nhân viên. Các nguồn phản hồi có thể bao gồm cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng, đối tác,... Doanh nghiệp cần đảm bảo có sự đồng ý và cam kết của các nguồn phản hồi.
- Bước 3: Thu thập và phân tích các phản hồi
Doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các phản hồi từ các nguồn phản hồi bằng các phương thức như khảo sát, phỏng vấn, quan sát,... Doanh nghiệp cần xử lý và tổng hợp các phản hồi một cách khách quan, công bằng và bảo mật.
- Bước 4: Cung cấp và sử dụng các phản hồi
Doanh nghiệp cần cung cấp và sử dụng các phản hồi cho nhân viên một cách kịp thời, rõ ràng và cụ thể. Doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên nhận và đánh giá các phản hồi một cách chủ động, khách quan và hợp tác. Doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch và thực hiện các hành động cải thiện dựa trên các phản hồi.
Phản hồi 360 độ là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc thu thập và tổng hợp các phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau
Ưu điểm của phương pháp Phản hồi 360 độ là:
- Cung cấp cái nhìn toàn diện, đa chiều và phong phú về năng lực nhân viên.
- Tăng cường sự giao tiếp, tương tác và hợp tác giữa nhân viên và các bên liên quan.
- Tăng sự tự tin, tự nhận thức và tự phát triển của nhân viên.
Nhược điểm của phương pháp Phản hồi 360 độ là:
- Tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí để thu thập và xử lý các phản hồi.
- Có thể gặp phải sự thiên vị, xung đột và áp lực từ các nguồn phản hồi.
- Có thể gây ra sự bối rối, phản ứng tiêu cực và kháng cự từ nhân viên.
3. Phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực
Phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc sử dụng một thang điểm có sẵn để xếp loại nhân viên theo các mức độ khác nhau của một năng lực cụ thể. Phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các năng lực cần đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các năng lực cần đánh giá cho nhân viên, bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc,...
- Bước 2: Thiết kế thang điểm năng lực
Doanh nghiệp cần thiết kế thang điểm năng lực cho mỗi năng lực cần đánh giá, bao gồm các mức độ khác nhau của năng lực, từ thấp nhất đến cao nhất, cùng với các tiêu chí và ví dụ minh họa cho mỗi mức độ.
- Bước 3: Đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực
Doanh nghiệp cần đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực, bằng cách so sánh hiệu suất và hành vi của nhân viên với các tiêu chí và ví dụ minh họa của thang điểm năng lực, và chọn mức độ phù hợp nhất cho nhân viên.
Phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực
Ưu điểm của phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực là:
- Dễ dàng thiết kế, áp dụng và hiểu.
- Đảm bảo tính nhất quán, công bằng và khách quan trong đánh giá.
- Cung cấp các tiêu chí và ví dụ rõ ràng và cụ thể cho nhân viên.
Nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực là:
- Không phản ánh được sự phức tạp và đa dạng của năng lực nhân viên.
- Có thể gây ra sự hạn chế, định kiến và áp đặt cho nhân viên.
- Có thể gây ra sự khó khăn, mâu thuẫn và tranh cãi khi chọn mức độ cho nhân viên.
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
4. Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS)
Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc sử dụng một thang điểm có sẵn để xếp loại nhân viên theo các mức độ khác nhau của một hành vi cụ thể liên quan đến một năng lực cụ thể. Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các năng lực và hành vi cần đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các năng lực và hành vi cần đánh giá cho nhân viên, bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc,... Các hành vi cần phản ánh các hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của nhân viên trong công việc.
- Bước 2: Thiết kế thang điểm hành vi
Doanh nghiệp cần thiết kế thang điểm hành vi cho mỗi năng lực và hành vi cần đánh giá, bao gồm các mức độ khác nhau của hành vi, từ thấp nhất đến cao nhất, cùng với các tiêu chí và ví dụ minh họa cho mỗi mức độ.
- Bước 3: Đánh giá nhân viên theo thang điểm hành vi
Doanh nghiệp cần đánh giá nhân viên theo thang điểm hành vi bằng cách so sánh hành vi thực tế của nhân viên với các tiêu chí, ví dụ minh họa của thang điểm hành vi và chọn mức độ phù hợp nhất cho nhân viên.
Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS)
Ưu điểm của phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm hành vi (BARS) là:
- Phản ánh được sự phức tạp, đa dạng của năng lực và hành vi nhân viên.
- Cung cấp các tiêu chí, ví dụ rõ ràng và cụ thể cho nhân viên.
- Tăng cường sự khách quan, công bằng và nhất quán trong đánh giá.
Nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân viên theo thang điểm hành vi (BARS) là:
- Khó khăn trong việc thiết kế, áp dụng và hiểu.
- Cần có sự tham gia, đóng góp và thống nhất của nhiều bên liên quan trong quá trình thiết kế thang điểm.
- Có thể gây ra sự khó khăn, mâu thuẫn và tranh cãi khi chọn mức độ cho nhân viên.
5. Đánh giá tâm lý
Đánh giá tâm lý là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc sử dụng các bài kiểm tra, câu hỏi và trò chơi tâm lý để đo lường các khía cạnh tâm lý của nhân viên, bao gồm năng lực trí tuệ, tính cách, thái độ, giá trị,... Đánh giá tâm lý bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các yếu tố tâm lý cần đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các yếu tố tâm lý cần đánh giá cho nhân viên, bao gồm năng lực trí tuệ, tính cách, thái độ, giá trị,... Các yếu tố tâm lý cần phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của công việc.
- Bước 2: Lựa chọn và thiết kế các công cụ đánh giá tâm lý
Doanh nghiệp cần lựa chọn và thiết kế các công cụ đánh giá tâm lý cho mỗi yếu tố tâm lý cần đánh giá, bao gồm các bài kiểm tra, câu hỏi và trò chơi tâm lý. Các công cụ đánh giá tâm lý cần có tính khoa học, chính xác và hợp lệ.
- Bước 3: Thực hiện và phân tích các kết quả đánh giá tâm lý
Đánh giá tâm lý là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc sử dụng các bài kiểm tra, câu hỏi và trò chơi tâm lý
6. Phương pháp kế toán Nguồn nhân lực (Chi phí)
Phương pháp kế toán Nguồn nhân lực (Chi phí) là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc tính toán và so sánh giữa chi phí đầu tư vào nhân sự và lợi ích thu được từ nhân sự. Phương pháp này đo lường hiệu quả của nhân sự bằng cách xem xét tỷ lệ giữa chi phí nhân sự (bao gồm lương, phụ cấp, đào tạo,...) và lợi nhuận nhân sự (bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tiết kiệm chi phí,...). Phương pháp kế toán Nguồn nhân lực (Chi phí) bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến nhân sự
Doanh nghiệp cần xác định các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến nhân sự, bao gồm chi phí nhân sự và lợi nhuận nhân sự. Các chỉ tiêu kinh tế cần phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.
- Bước 2: Thu thập và phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự
Doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự bằng cách sử dụng các phương pháp kế toán, thống kê,... Doanh nghiệp cần xác định và loại bỏ các yếu tố gây nhiễu cho việc đánh giá nhân sự như biến động thị trường, sự cạnh tranh,...
- Bước 3: Đánh giá nhân sự theo các chỉ tiêu kinh tế
Doanh nghiệp cần đánh giá nhân sự theo các chỉ tiêu kinh tế bằng cách tính toán và so sánh giữa chi phí nhân sự và lợi nhuận nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định các nhân sự có hiệu quả cao, trung bình hoặc thấp, dựa trên các tiêu chí như tỷ lệ lợi nhuận trên chi phí, tỷ lệ đóng góp vào doanh thu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí,...
Phương pháp kế toán Nguồn nhân lực (Chi phí)
Ưu điểm của phương pháp kế toán Nguồn nhân lực là:
- Cung cấp các thông tin chính xác, khách quan và định lượng về hiệu quả của nhân sự.
- Giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về nguồn lực nhân sự, bao gồm cả chi phí và lợi ích.
- Giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định hợp lý về việc sử dụng, phân bổ và phát triển nguồn lực nhân sự.
Nhược điểm của phương pháp kế toán Nguồn nhân lực là:
- Không phản ánh được các yếu tố không kinh tế liên quan đến nhân sự như năng lực, thái độ, sự hài lòng,...
- Có thể gây ra sự đơn giản hóa, bỏ qua và bất công cho nhân sự do chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế.
- Có thể gây ra sự khó khăn, phức tạp và tốn kém trong việc thu thập và phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự.
7. Tự đánh giá năng lực làm việc
Tự đánh giá năng lực làm việc là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc cho phép nhân viên tự đánh giá hiệu suất và năng lực của mình, bằng cách sử dụng các biểu mẫu, bảng điểm,... Phương pháp này giúp nhân viên có cơ hội tự nhận thức, tự phản ánh và tự cải thiện năng lực của mình. Tự đánh giá năng lực làm việc bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá cho nhân viên, bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ, kỹ năng, thái độ,... Các tiêu chí đánh giá cần phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của công việc.
- Bước 2: Thiết kế và cung cấp các công cụ tự đánh giá
Doanh nghiệp cần thiết kế và cung cấp các công cụ tự đánh giá cho nhân viên, bao gồm các biểu mẫu, bảng điểm,... Các công cụ tự đánh giá cần có tính khoa học, chính xác và hợp lệ.
- Bước 3: Thực hiện và gửi kết quả tự đánh giá
Nhân viên cần thực hiện và gửi kết quả tự đánh giá cho cấp trên bằng cách sử dụng các công cụ tự đánh giá. Nhân viên cần tự đánh giá một cách khách quan, trung thực và tự tin.
Tự đánh giá năng lực làm việc cho phép nhân viên tự đánh giá hiệu suất và năng lực của mình, bằng cách sử dụng các biểu mẫu, bảng điểm,...
Ưu điểm của phương pháp tự đánh giá năng lực làm việc là:
- Tăng cường sự tự nhận thức, tự phản ánh và tự cải thiện của nhân viên.
- Tạo ra sự giao tiếp, tương tác và hợp tác giữa nhân viên và cấp trên.
- Giảm bớt sự căng thẳng, áp lực và khó chịu cho nhân viên khi được đánh giá.
Nhược điểm của phương pháp tự đánh giá năng lực làm việc là:
- Có thể gặp phải sự thiếu khách quan, thiếu trung thực và thiếu tự tin của nhân viên khi tự đánh giá.
- Có thể gây ra sự khác biệt, mâu thuẫn và tranh cãi giữa kết quả tự đánh giá và kết quả đánh giá của cấp trên.
- Có thể gây ra sự phụ thuộc, lười biếng và chủ quan của nhân viên khi chỉ dựa vào kết quả tự đánh giá.
8. Đánh giá khả năng sinh lời
Đánh giá khả năng sinh lời là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc đo lường sự đóng góp của nhân viên vào việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phương pháp này đo lường hiệu quả của nhân sự bằng cách xem xét tỷ lệ giữa lợi nhuận thu được từ nhân sự và chi phí đầu tư vào nhân sự. Phương pháp đánh giá khả năng sinh lời bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến nhân sự
Doanh nghiệp cần xác định các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến nhân sự, bao gồm lợi nhuận nhân sự và chi phí nhân sự. Lợi nhuận nhân sự là sự khác biệt giữa doanh thu và chi phí trực tiếp liên quan đến nhân sự. Chi phí nhân sự là tổng chi phí phát sinh để thuê, đào tạo, duy trì và phát triển nhân sự.
- Bước 2: Thu thập và phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự
Doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự bằng cách sử dụng các phương pháp kế toán, thống kê,... Doanh nghiệp cần xác định và loại bỏ các yếu tố gây nhiễu cho việc đánh giá nhân sự như biến động thị trường, sự cạnh tranh,...
- Bước 3: Đánh giá nhân sự theo các chỉ tiêu kinh tế
Doanh nghiệp cần đánh giá nhân sự theo các chỉ tiêu kinh tế, bằng cách tính toán và so sánh giữa lợi nhuận nhân sự và chi phí nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định các nhân sự có khả năng sinh lời cao, trung bình hoặc thấp, dựa trên các tiêu chí như tỷ lệ lợi nhuận trên chi phí, tỷ lệ đóng góp vào doanh thu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí,...
Đánh giá khả năng sinh lời dựa trên việc đo lường sự đóng góp của nhân viên vào việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp
Ưu điểm của phương pháp đánh giá khả năng sinh lời là:
- Cung cấp các thông tin chính xác, khách quan và định lượng về khả năng sinh lời của nhân sự.
- Giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về giá trị của nhân sự, bao gồm cả chi phí và lợi nhuận.
- Giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định hợp lý về việc sử dụng, phân bổ và phát triển nhân sự.
Nhược điểm của phương pháp đánh giá khả năng sinh lời là:
- Không phản ánh được các yếu tố không kinh tế liên quan đến nhân sự như năng lực, thái độ, sự hài lòng,...
- Có thể gây ra sự đơn giản hóa, bỏ qua và bất công cho nhân sự do chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế.
- Có thể gây ra sự khó khăn, phức tạp và tốn kém trong việc thu thập, phân tích các dữ liệu kinh tế liên quan đến nhân sự.
9. Phương pháp sự cố nghiêm trọng
Phương pháp sự cố nghiêm trọng là phương pháp đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc ghi nhớ và đánh giá các sự kiện, hành vi hoặc kết quả nổi bật, tích cực hoặc tiêu cực của nhân viên trong quá trình làm việc. Phương pháp này đo lường hiệu quả của nhân sự bằng cách xem xét cách nhân viên ứng xử và giải quyết các tình huống khó khăn, quan trọng hoặc đột xuất. Phương pháp sự cố nghiêm trọng bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá cho nhân viên, bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ, kỹ năng, thái độ,... Các tiêu chí đánh giá cần phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của công việc.
- Bước 2: Ghi nhớ và ghi chép các sự cố nghiêm trọng
Cấp trên cần ghi nhớ và ghi chép các sự cố nghiêm trọng liên quan đến nhân viên, bao gồm các sự kiện, hành vi hoặc kết quả nổi bật, tích cực hoặc tiêu cực của nhân viên trong quá trình làm việc. Các sự cố nghiêm trọng cần được ghi chép một cách chi tiết, rõ ràng và khách quan.
- Bước 3: Đánh giá nhân sự theo các sự cố nghiêm trọng
Cấp trên cần đánh giá nhân sự theo các sự cố nghiêm trọng, bằng cách so sánh các sự cố nghiêm trọng với các tiêu chí đánh giá, xác định mức độ thành công hoặc thất bại của nhân viên trong việc ứng xử và giải quyết các tình huống khó khăn, quan trọng hoặc đột xuất.
Phương pháp sự cố nghiêm trọng đánh giá năng lực nhân viên dựa trên việc ghi nhớ và đánh giá các sự kiện, hành vi hoặc kết quả nổi bật
Ưu điểm:
- Phản ánh được sự phức tạp và đa dạng của công việc và năng lực nhân viên.
- Cung cấp các ví dụ cụ thể và thực tế cho nhân viên.
- Tăng cường sự khách quan, công bằng và nhất quán trong đánh giá.
Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc ghi nhớ và ghi chép các sự cố nghiêm trọng, do có thể bị quên, lơ là hoặc sai lệch.
- Có thể gây ra sự thiên vị, xung đột và áp lực cho nhân viên, do có thể bị đánh giá quá cao hoặc quá thấp dựa trên các sự cố nghiêm trọng.
- Có thể gây ra sự bỏ qua, bất công và bất bình cho nhân viên do có thể bị bỏ qua các hoạt
Các tiêu chí nhận xét đánh giá nhân viên
Dưới đây là mô tả chi tiết về từng tiêu chí nhận xét và đánh giá nhân viên:
1. Chất lượng công việc
- Mức độ hoàn thành công việc theo yêu cầu và chất lượng đạt được.
- Sự chăm chỉ, tận tụy và tỉ mỉ trong thực hiện nhiệm vụ.
- Khả năng sáng tạo và cải tiến trong công việc.
Đánh giá nhân viên theo chất lượng công việc
2. Mục tiêu và thành tích
- Đạt được mục tiêu cá nhân và nhóm đề ra.
- Hiệu suất trong việc đạt được các chỉ số kết quả và thành tích đề xuất.
3. Năng suất làm việc
- Sự hiệu quả và nhanh nhẹn trong xử lý công việc.
- Khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
4. Tính tự giác
- Khả năng làm việc tự lập và đề xuất giải pháp khi cần thiết.
- Sự chủ động và tích cực trong việc nâng cao kỹ năng và kiến thức cá nhân.
Đánh giá nhân viên theo tính tự giác
5. Kỹ năng làm việc nhóm và lãnh đạo
- Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc.
- Khả năng đảm nhận vai trò lãnh đạo và định hình đội nhóm.
6. Khả năng giải quyết vấn đề
- Khả năng phân tích vấn đề và đề xuất giải pháp hiệu quả.
- Sự linh hoạt trong việc đối mặt với thách thức và vấn đề.
7. Kỹ năng giao tiếp
- Sự rõ ràng, dễ hiểu và chân thực trong việc truyền đạt thông điệp.
- Khả năng lắng nghe và tương tác tích cực với đồng nghiệp và cấp trên.
Đánh giá dựa trên kỹ năng giao tiếp
8. Phản hồi của khách hàng và đồng nghiệp
- Đánh giá tích cực từ khách hàng và đồng nghiệp về hiệu suất làm việc.
- Sự linh hoạt và đáp ứng tích cực đối với ý kiến và phản hồi.
9. Tự đánh giá hiệu suất
- Sự tự nhìn nhận đúng đắn về khả năng và hạn chế cá nhân.
- Khả năng tự phê bình và xác định các cơ hội cải thiện.
Tự đánh giá hiệu suất
Lưu ý khi đánh giá năng lực của nhân viên
Đánh giá năng lực của nhân viên là một hoạt động quan trọng và cần thiết trong quản lý nhân sự. Đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp có được cái nhìn khách quan và toàn diện về hiệu suất, năng lực và tiềm năng của nhân viên. Từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về việc sử dụng, phân bổ, đào tạo, thăng tiến và động viên nhân viên. Tuy nhiên, để đánh giá năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác, nhà quản lý cần lưu ý một số điểm sau:
1. Đánh giá tổng quan
Đánh giá năng lực của nhân viên không nên chỉ dựa trên một hoặc một số tiêu chí cụ thể, mà cần xem xét tổng quan các khía cạnh liên quan đến công việc của nhân viên, bao gồm cả kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp,...
Nhà quản lý cần sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau để đánh giá năng lực của nhân viên, bao gồm cả quan sát, phỏng vấn, khảo sát, phản hồi,... Nhà quản lý cũng cần đánh giá năng lực của nhân viên theo các chu kỳ thời gian khác nhau để có thể nhận biết được sự phát triển, thay đổi và cải thiện của nhân viên.
Xem xét tổng quan các khía cạnh liên quan đến công việc của nhân viên
2. Đảm bảo tính khách quan
Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên cần được thực hiện một cách khách quan, công bằng và minh bạch. Nhà quản lý cần tránh các yếu tố gây nhiễu cho việc đánh giá năng lực của nhân viên như sự thiên vị, định kiến, áp lực,...
Nhà quản lý cần sử dụng các tiêu chí, thang điểm và công cụ đánh giá có tính khoa học, chính xác và hợp lệ. Nhà quản lý cũng cần cân nhắc các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến năng lực của nhân viên như biến động thị trường, sự cạnh tranh,...
3. Trao đổi thường xuyên
Đánh giá năng lực của nhân viên không nên chỉ một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, mà cần là một quá trình giao tiếp, tương tác và hợp tác giữa hai bên. Nhà quản lý cần trao đổi thường xuyên với nhân viên về các mục tiêu, kỳ vọng, tiêu chí và kết quả đánh giá năng lực của nhân viên.
Nhà quản lý cần lắng nghe, tôn trọng và khuyến khích nhân viên tự đánh giá, tự phản ánh và tự cải thiện năng lực của mình. Nhà quản lý cần cung cấp và sử dụng các kết quả đánh giá năng lực của nhân viên một cách kịp thời, rõ ràng và cụ thể, để hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch và thực hiện các hành động cải thiện.
Đánh giá nhân viên là một quá trình giao tiếp, tương tác và hợp tác giữa hai bên
Kết luận
Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên là một hoạt động quan trọng và cần thiết trong quản lý nhân sự. Để đánh giá năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác, nhà quản lý cần lưu ý một số điểm đã được đề cập trong bài viết. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những bài viết liên quan, xin mời truy cập vào website của Unica.
31/01/2024
1099 Lượt xem
Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên: Nguyên nhân, quy trình và lưu ý
Doanh nghiệp muốn giữ chân nhân viên giỏi, tài năng bắt buộc phải xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Lộ trình thăng tiến là yếu tố quan trọng để giúp nhân viên có cái nhìn tổng quát và có định hình kế hoạch sự nghiệp cho tương lai. Theo Báo cáo Nhân tài Khởi nghiệp Đông Nam Á 2023 của Glints cho biết: Có khoảng hơn 70% nhân tài có xu hướng nghỉ việc và tìm kiếm cơ hội khác nếu doanh nghiệp không xây dựng được cho họ lộ trình thăng tiến rõ ràng. Như vậy có thể thấy rằng, lộ trình thăng tiến đóng vai trò vô cùng quan trọng.
1. Lộ trình thăng tiến là gì?
Lộ trình thăng tiến hay lộ trình công danh là sơ đồ định hướng phát triển nhân viên nhằm giúp họ hình dung ra được tất cả các con đường dẫn tới chức danh cao nhất trong công việc họ đang theo đuổi. Lộ trình thăng tiến được xây dựng theo cấu trúc logic và khả thi giúp nhân viên hình dung rõ được về con đường sự nghiệp nếu như mình cố gắng và nỗ lực thực hiện. Hiểu một cách đơn giản, lộ trình công danh giống như con đường để nhân viên phát triển, nó được xem như bản đồ định hướng con đường phát triển sự nghiệp cho nhân viên.
Lộ trình thăng tiến được xem như bản đồ định hướng sự nghiệp cho nhân viên
Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên nếu như được áp dụng đúng cách sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về tiềm năng của bản thân. Từ đó tạo ra được mục tiêu, đặt ra được các cột mốc rõ ràng cho bản thân, đồng thời tạo động lực để tự mình phát triển trong sự nghiệp của mình. Hiện nay để giữ chân nhân viên, đặc biệt là những nhân viên có tài năng, có tinh thần cầu tiến trong công việc doanh nghiệp đều xây dựng cho nhân viên một lộ trình thăng tiến rõ ràng. Trên thực tế, mọi nhân viên đều mong muốn nhận lại được sự hỗ trợ và định hướng công danh tốt nhất từ phía doanh nghiệp mình đang và dự định làm việc.
2. Tại sao nên xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên?
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là những doanh nghiệp đang trên đà phát triển thì việc đầu tư chương trình, xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên đều rất được chú trọng quan tâm. Theo Susan M.Heathfield – chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực nhân sự cho biết: Một kế hoạch thăng tiến rõ ràng trong công việc sẽ mang lại lợi ích cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
2.1. Thu hút nhân tài
Theo thống kê cho biết: Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trước nỗi lo thiếu nhân sự, rất nhiều doanh nghiệp phải vật lộn trong vấn đề thu hút nhân tài. Kể cả đã áp dụng rất nhiều kênh tuyển dụng nhưng vẫn không sao tuyển dụng được nhân sự giỏi. Để giải quyết vấn đề này, một lộ trình thăng tiến rõ ràng chính là cách hiệu quả giúp bạn giữ chân và thu hút nhân sự tài năng.
Hiện nay, hầu như nhân sự nào cũng muốn đi làm ở một doanh nghiệp có chính sách đãi ngộ tốt, có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Vì vậy, việc doanh nghiệp xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên rõ ràng có thể xem như một cách quảng bá rộng rãi để thu hút sự quan tâm của nhân tài, tránh đặt sai người lên “cỗ xe doanh nghiệp”.
2.2. Cải thiện độ gắn kết và hiệu suất làm việc
Không chỉ giúp thu hút nhân tài, doanh nghiệp xây dựng được một lộ trình thăng tiến cho nhân viên còn giúp cải thiện độ gắn kết giữa ban lãnh đạo và nhân viên các cấp. Đồng thời giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Nhìn vào lộ trình thăng tiến, tự mỗi người nhân viên sẽ biết mình cần phải làm gì để trở thành những nhân viên tiêu biểu và để đạt được các cột mốc trong sự nghiệp.
Khi tất cả các nhân viên trong công ty đều có tinh thần cố gắng, phấn đấu vì sự nghiệp của mình thì sẽ xây dựng được môi trường làm việc tích cực, tạo văn hoá tốt đẹp cho từng bộ phận. Bên cạnh đó còn giúp mang lại kết quả khả quan cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và phát triển.
2.3. Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Nhân viên sẽ mất cảm tình và có xu hướng muốn nghỉ việc rất nhanh khi làm việc ở những doanh nghiệp không có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Bởi họ cảm thấy luôn bất an và không thấy được tương lai nghề nghiệp của mình. Một công ty không có lộ trình nghề nghiệp rõ ràng sẽ rất dễ gây ra tình trạng trì trệ, mất năng lượng làm việc ở nhân viên, từ đó dẫn đến nghỉ việc. Để giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, tăng hiệu quả giữ chân nhân viên, tốt nhất là doanh nghiệp nên xây dựng một lộ trình thăng tiến rõ ràng.
Doanh nghiệp nếu vạch ra được cho nhân viên một lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, họ sẽ thấy mình được an toàn, có sự bền vững trong công việc. Như vậy, tỷ lệ nghỉ việc sẽ giảm đáng kể, nhân viên có xu hướng làm việc lâu, muốn ở lại cống hiến và gắn kết lâu hơn.
2.4. Tăng sự đa dạng trong đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp
Lợi ích tiếp theo trong việc xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên đó là tăng sự đa dạng trong đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp có lộ trình thăng tiến thì nhân viên chắc chắn sẽ có động lực để làm việc và cống hiến lên các cấp cao hơn. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đào tạo ra được đội ngũ lãnh đạo hiểu sâu sắc về ngành nghề của doanh nghiệp.
Thay vì nỗ lực kêu gọi đầu quân của C-levels các công ty khác, việc xây dựng lộ trình thăng tiến cũng giúp bạn đào tạo được những manager giỏi. Bằng cách đầu tư vào tuyển dụng và đào tạo nội bộ, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng được đội ngũ lãnh đạo đa dạng, năng động và nhiệt huyết hơn.
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
3. Quy trình xây dựng lộ trình thăng tiến nghề nghiệp
Doanh nghiệp nếu muốn thu hút và giữ chân nhân tài bắt buộc phải có quy trình xây dựng lộ trình công danh cho nhân viên cụ thể và rõ ràng. Một quy trình phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các lộ trình phù hợp với mỗi nhân viên ở từng bộ phận, từng phòng ban khác nhau. Sau đây là các bước hướng dẫn xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên chuẩn, đảm bảo mỗi nhân viên đều có được một lộ trình phù hợp nhất.
3.1. Bước 1: Tạo bộ khung về lộ trình
Tạo bộ khung về lộ trình thăng tiến trong công việc là cách đơn giản nhất để nhân viên thấy được tiềm năng phát triển về năng lực của mình trong công việc. Đối với bước tạo bộ khung lộ trình, bạn chỉ cần vạch ra một sơ đồ minh hoạ các thay đổi về vị trí nghề nghiệp nếu như bạn cố gắng cống hiến và phát triển bản thân.
Khung lộ trình chính là nền tảng cho chương trình xây dựng định hướng thăng tiến trong công việc của bạn. Việc tạo khung về lộ trình giúp nhân viên định hình rõ con đường nghề nghiệp của mình. Từ đó, có động lực để làm việc hơn.
3.2. Bước 2: Mô tả công việc của từng vị trí trong lộ trình
Sau khi đã tạo được bộ khung khái quát về lộ trình, tiếp theo bạn tiến hành mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí mà bạn đã vạch ra trong khung lộ trình của mình. Từng vị trí sẽ có các kỹ năng, nhiệm vụ, và yêu cầu cơ bản gì? Bên cạnh đó, bạn cũng phải thêm các thông số kỹ thuật chi tiết hơn cho từng vị trí, chức vụ cụ thể như: KPI, chứng chỉ, trình độ ngoại ngữ,...
3.3. Bước 3: Xác định chuẩn mực hiệu suất
Ở bước xây dựng lộ trình thăng tiến này, người làm nhân sự sẽ đưa ra các tiêu chuẩn, chuẩn mực để tiến hành đánh giá hiệu suất mong chờ cho mỗi vị trí công việc. Hiểu đơn giản thì ở bước này, nhân sự sẽ đưa ra những gì mà ban lãnh đạo mong muốn nhân viên có thể đạt được trong quá trình làm việc để phấn đấu thăng tiến những vị trí cao hơn.
Để xác định được chuẩn mực hiệu suất làm việc mang tính thực tế, nhân sự cần phải ghi lại hành vi và kết quả về năng suất làm việc của tất cả các vị trí, đặc biệt là những vị trí cao hay những nhân sự hàng đầu của doanh nghiệp. Từ đó, phân tích và thống kê chi tiết để xây dựng lên bộ tiêu chuẩn phù hợp nhất khi xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Bộ chuẩn mực hiệu suất công việc này sẽ áp dụng cho toàn bộ nhân viên trong công ty và áp dụng với tất cả các vị trí trong lộ trình công danh. Vì vậy nó cần phải được nghiên cứu thật kỹ.
3.4. Bước 4: Kết hợp phát triển với đào tạo nhân viên
Để nhân viên không bị mất phương hướng cũng như để nhân viên có thêm trình độ trong công việc, doanh nghiệp cần phải kết hợp phát triển với đào tạo nhân viên. Đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiến trình thành đạt của nhân viên trong doanh nghiệp của bạn. Việc đào tạo cho nhân viên không chỉ chăm chăm đào tạo kiến thức mà còn phải đào tạo cả kỹ năng mềm. Như vậy, nhân viên mới hoàn thiện bản thân một cách tốt nhất.
Trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình đào tạo chung cho tất cả các chức năng công việc. Tuy nhiên vẫn phải linh hoạt, sáng tạo cho từng vị trí. Như vậy hiệu quả đào tạo mới cao đúng như mong muốn. Bên cạnh đó, nội dung đào tạo cũng phải đi đôi với thực tiễn, đi đúng vào trọng tâm mong muốn của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên chủ động hơn với quá trình đào tạo của mình, không cảm thấy việc đào tạo là bị ép buộc.
4. 3 sai lầm khi xây dựng lộ trình công danh cho nhân viên
Xây dựng lộ trình công danh cho nhân viên tưởng đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng khó khăn. Bởi mỗi cá nhân sẽ có những lựa chọn và định hướng khác nhau nên đôi khi trong quá trình xây dựng doanh nghiệp sẽ mắc phải sai lầm. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến khi xây dựng lộ trình công danh cho nhân viên cho bạn tham khảo:
4.1. Hứa hẹn quá nhiều
Việc hứa hẹn với nhân viên quá nhiều mà không thực hiện lâu dần sẽ khiến cho nhân viên mất niềm tin vào đội ngũ ban lãnh đạo. Thay vì cam kết, hứa hẹn quá nhiều vào những điều không thể thực hiện hay không chắc có thể thực hiện được, doanh nghiệp nên cố gắng ủng hộ và giúp đỡ nhân viên trong quá trình phát triển. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên cung cấp động lực để nhân viên có thể khai thác tối đa tiềm năng về khả năng phát triển của mình.
4.2. Trở thành chủ nhân của con đường thăng tiến
Trong quá trình xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên, doanh nghiệp không nên đóng vai trò là người “sở hữu” hoặc là người chịu trách nhiệm, hãy để cho nhân viên trở thành chủ nhân trên con đường thăng tiến. Hãy để cho nhân viên hiểu rằng, lộ trình thăng tiến này là của họ, họ phải tự chịu trách nhiệm với lộ trình này.
Doanh nghiệp chỉ nên tạo điều kiện, môi trường cho doanh nghiệp để họ theo đuổi và thực hiện mục tiêu nghề nghiệp của mình. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể tạo cơ hội cho nhân viên phát triển nghề nghiệp khi có thể, khuyến khích nhân viên nên đặt ra các mục tiêu cụ thể cho sự phát triển nghề nghiệp và kỹ năng của mình. Tuy nhiên, tuyệt đối không được làm điều đó thay cho nhân viên của
4.3. Đầu tư quá nhiều nguồn lực và thời gian
Ngoài những sai lầm trên, trong quá trình xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên doanh nghiệp cũng phải rút kinh nghiệm, không nên đầu tư quá nhiều nguồn lực và thời gian. Bởi khi sếp đầu tư quá nhiều thời gian cho việc giúp đỡ nhân viên thì sẽ không còn nhiều thời gian để làm những việc khác. Tốt nhất là nên để nhân viên tự lực cánh sinh, tự cố gắng, nỗ lực trong hành trình xây dựng lộ trình thăng tiến của mình. Sếp chỉ là người đứng sau động viên, tạo động lực chứ không nên làm thay hết mọi thứ.
5. Bí quyết đưa lộ trình công danh kết nối với nhân viên
Lộ trình công danh của doanh nghiệp là điều mà nhân viên nào cũng quan tâm. Tuy nhiên, không phải lộ trình thăng tiến nào được đưa ra cũng có khả năng kết nối với nhân viên. Thấu hiểu điều đó, sau đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn 4 bí quyết giúp đưa lộ trình công danh kết nối với nhân viên thành công, bạn hãy tham khảo nhé.
5.1. Khảo sát insight nhân viên trước khi thiết lập lộ trình công danh
Để kết nối lộ trình công danh với nhân viên việc khảo sát insight nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc khảo sát sẽ giúp doanh nghiệp hiểu về nguyện vọng, mong muốn của nhân viên. Đồng thời đánh giá được động lực và năng lực hiện tại của nhân viên. Từ đó, đưa ra được lộ trình thăng tiến mang tính thực tế nhất. Việc thực hiện khảo sát insight nhân viên trước khi thiết lập lộ trình công danh giúp doanh nghiệp có đủ thông tin ban đầu để phân tích, đánh giá lộ trình công danh và các kỹ năng cần phát triển cho từng nhân viên của mình.
5.2. Họp nội bộ làm cơ sở xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên
Trước khi ban hành lộ trình thăng tiến cho nhân viên, phía doanh nghiệp và nhân viên nên tiến hành họp nội bộ. Mục đích để lắng nghe mong muốn của cả hai bên. Những thông tin mà nhân viên chia sẻ trong buổi họp sẽ là căn cứ, là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng được lộ trình thăng tiến mang tính khách quan và hiệu quả nhất.
5.3. Tìm điểm chung giữa mong muốn của nhân viên và định hướng từ doanh nghiệp
Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên không chỉ dừng lại ở việc thấu hiểu những mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mà còn phải xác định được điểm chung giữa mong muốn của nhân viên với định hướng từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thấu hiểu một điều rằng, nguồn lực công ty có hạn chứ không phải vô hạn, vì vậy nên doanh nghiệp không thể đáp ứng hết mọi nhu cầu của nhân viên.
Doanh nghiệp muốn xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên hiệu quả không nên hứa hẹn quá nhiều với nhân viên. Thay vào đó hãy dành thời gian để tìm sự đồng thuận giữa các cá nhân và doanh nghiệp về lộ trình công danh.
5.4. Chia sẻ kinh nghiệm phát triển nghề nghiệp
Để nhân viên có thêm động lực thăng tiến trong công việc, doanh nghiệp nên chia sẻ với nhân viên về lý do tại sao doanh nghiệp tiến hành triển khai. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải cũng phải nhấn mạnh rằng doanh nghiệp sẽ cam kết đầu tư vào sự phát triển của từng nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm nhận được rằng doanh nghiệp đang quan tâm đến quyền lợi và sự phát triển của mình. Từ đó, họ có xu hướng làm việc và cống hiến hết mình.
6. Lưu ý khi xây dựng lộ trình công danh
Để xây dựng được một lộ trình thăng tiến cho nhân viên có hiệu quả doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý tới một số vấn đề sau:
- Tuyệt đối không nên hứa hẹn quá nhiều với nhân viên, hãy để nhân viên tự cố gắng và để mọi chuyện tự nhiên, đảm bảo một điều gì đó mang tính tuyệt đối. Thay vì hứa hẹn, bạn nên nói với nhân viên rằng doanh nghiệp sẽ luôn cố gắng và hỗ trợ họ hết khả năng.
- Không nên nói với nhân viên rằng công ty sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm cho việc triển khai lộ trình thăng tiến nghề nghiệp. Thay vào đó, hãy để nhân viên tự chủ, tự có trách nhiệm hoàn thành công việc.
- Không nên đầu tư và tốn quá nhiều thời gian cho việc hỗ trợ nhân viên thăng tiến trong công việc. Bởi điều này đôi khi sẽ làm chậm trễ công việc của chính doanh nghiệp.
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến lộ trình thăng tiến là gì? Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên mà Unica muốn chia sẻ đến bạn đọc. Nếu bạn là người lãnh đạo của một công ty, tổ chức hãy nắm chắc các bước xây dựng lộ trình thăng tiến công việc này để thu hút và giữ chân được nhiều nhân tài nhé. Chúc các bạn kinh doanh hiệu quả và thành công, không gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân sự.
30/01/2024
1003 Lượt xem
Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chi tiết nhất
Mặc dù không tạo ra doanh thu, không giúp doanh nghiệp thu về lợi nhuận nhưng bộ phận hành chính nhân sự vẫn đóng vai trò vô cùng quan trọng tại các công ty. Hiện nay, hầu như công ty/ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng bộ phận hành chính nhân sự để quản lý tiền lương, thưởng và cơ cấu đội ngũ nhân viên của mình. Để biết cụ thể hành chính nhân sự là làm gì? Bài viết sau Unica sẽ mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chi tiết cho bạn tham khảo, cùng khám phá nhé.
1. Nhân viên hành chính nhân sự là làm gì?
Nhân viên hành chính nhân sự hay còn được gọi là HR Staff, họ đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh chính đó là “nhân sự” và “hành chính”. Nhân viên phòng hành chính nhân sự có chức năng, vai trò duy trì và chịu trách nhiệm các công việc có liên quan đến thủ tục hành chính và nhân sự trong một doanh nghiệp, tổ chức.
Nhân viên hành chính nhân sự
Các công việc cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm:
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ: Nhân viên hành chính nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ và xử lý các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, hồ sơ chấm công, hồ sơ lương thưởng,...
- Tuyển dụng và đào tạo: Người giữ chức vụ hành chính nhân sự có trách nhiệm thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự cho doanh nghiệp.
- Quản lý lương thưởng, bảo hiểm: Ngoài những công việc trên, nhân việc hành chính - nhân sự còn có trách nhiệm thực hiện các công tác tính lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,... cho nhân viên của doanh nghiệp.
- Quản lý chế độ phúc lợi: Bao gồm: chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,...
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: bao gồm giải quyết khiếu nại, tố cáo,...
Ngoài các công việc trên, nhân viên hành chính nhân sự cũng có thể tham gia thực hiện các công việc khác liên quan đến nhân sự, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2. Mô tả công việc hành chính nhân sự
Như đã chia sẻ ở trên, hành chính nhân sự bao gồm rất nhiều công việc khác nhau. Dưới đây là danh sách những đầu việc cơ bản nhất mà một người hành chính nhân sự phải đảm nhiệm:
2.1. Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
Cụ thể công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ của người làm hành chính - nhân sự như sau:
- Tiếp nhận các đơn thư, công văn, giấy tờ đề nghị hoặc các văn bản, tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp.Sau đó tiến hành giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình rồi lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp
- Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến các nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm: giấy đi viện, giấy nghỉ phép, nghỉ ốm, giấy giải trình,...
- Theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hoá của doanh nghiệp.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty.
Công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
2.2. Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động
Mỗi khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự không thể bỏ qua công việc lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động. Công việc này hay còn được gọi với tên gọi khác là quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của công việc này đó là lưu trữ hồ sơ lao động của tất cả nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp đã ký với doanh nghiệp.
Việc lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động đóng vai trò vô cùng quan trọng để phòng trường hợp khiếu nại, phát sinh nếu có. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một người đảm nhiệm riêng cho vị trí này.
2.3. Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp
Không chỉ đảm nhiệm những công việc chính trên, người giữ chức vụ hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp còn phải thực hiện công việc quản lý tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Tiến hành theo dõi, quản lý và bàn giao các thiết bị máy móc của doanh nghiệp cho các bộ phận và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm quản lý.
- Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị đang sử dụng tại doanh nghiệp. Đối với các thiết bị quá cũ hay thiết bị, máy móc đã bị hư hỏng, bộ phận hành chính nhân sự cần đề xuất với ban lãnh đạo để thay mới.
- Thực hiện khai khai văn và nhập văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban.
2.4. Xử lý bảng lương
Ở một số doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải kiêm luôn xử lý bảng lương. Sau đó phối hợp cùng bộ phận kế toán trong việc xử lý công lương cho các nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự neo người, nhân viên hành chính - nhân sự sẽ kiêm luôn công việc theo dõi bảng chấm công, thực hiện bảng chấm công hàng tháng, làm danh sách lương thưởng, thanh toán lương thưởng đúng hạn.
Xử lý bảng lương là công việc mà hành chính nhân sự bắt buộc phải làm
2.5. Hỗ trợ công tác lễ tân
Cũng giống như công tác xử lý bảng lương, ở một số doanh nghiệp, khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự họ cũng chia sẻ rằng mình kiêm luôn công việc lễ tân. Nhân sự hỗ trợ công tác lễ tân sẽ kiêm luôn các việc như sau:
- Tiếp đón khách, nhân sự mới đến công ty để phỏng vấn hoặc nhận việc.
- Tiếp nhận một số giao dịch bằng điện thoại hoặc giao dịch gặp mặt trực tiếp tại công ty.
- Tham gia tổ chức, lên kế hoạch, hỗ trợ các sự kiện công ty (nếu có).
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
3. 8 kỹ năng không thể thiếu của nhân viên hành chính nhân sự
Nhiều người nghĩ vị trí hành chính - nhân sự không khó, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên thực tế không phải là như vậy, để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự tài giỏi, chuyên nghiệp bạn cần phải phối hợp linh hoạt với nhiều phòng ban và phải có được các kỹ năng không thể thiếu sau:
3.1. Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống
Hành chính nhân sự là phòng ban tương tác với mọi người nhiều nhất. Vì vậy, để trở thành một nhân viên hành chính - nhân sự giỏi bạn bắt buộc phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ quyết định trực tiếp đến sự thành công của vị trí này. Nhân viên hành chính nhân sự có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo mối quan hệ hài hoà, khăng khít giữa các phòng ban và giữa nhân viên với ban lãnh đạo.
Bên cạnh kỹ năng giao tiếp tốt, nhân viên hành chính - nhân sự cũng phải có kỹ năng xử lý tình huống tình hoạt. Người giữ chức vụ HCNS nếu có tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt trong các xử lý tình huống thì sẽ luôn được sếp trọng dụng và được mọi người nể phục.
3.2. Đa chức năng
Khác với những vị trí khác, nhân viên hành chính nhân sự thường sẽ phải đảm nhiệm rất nhiều chức vụ. Hầu hết nhân viên giữ vị trí này tại các doanh nghiệp đều có kỹ năng “đa chức năng”, tức là họ có thể làm được nhiều việc cùng một lúc. Ví dụ như họ vừa có thể giải quyết hồ sơ, văn thư, vừa xử lý bảng lương, vừa làm công tác lễ tân, quản lý tài sản.
Hành chính nhân sự cần có đa kỹ năng
3.3. Kỹ năng tổ chức
Không chỉ có kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt, nhân viên giữ chức hành chính - nhân sự tại các công ty còn phải có kỹ năng tổ chức. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng mà nhân viên hành chính bắt buộc phải có. Bởi nhân viên HCNS thường sẽ phải đứng ra tổ chức các hoạt động, truyền thông cho công ty. Nếu như có kỹ năng tổ chức, người làm HCNS sẽ dễ dàng thành công trong vị trí này hơn.
3.4. Tin học văn phòng
Là một nhân viên hành chính - nhân sự, bắt buộc bạn phải có kỹ năng tin học văn phòng. Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, chỉ khi có kỹ năng này thì bạn mới có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả được. Như đã chia sẻ ở phần trên, khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự thì ai cũng nghĩ ngay đến công việc lưu trữ giấy tờ, tính toán bảng lương, làm bảng chấm công,... Nếu không có kỹ năng văn phòng thì làm sao bạn có thể thống kê và tính lương một cách nhanh chóng và chính xác được.
Trong tất cả các kỹ năng cần có của một nhân viên HCNS, kỹ năng tin học văn phòng được đánh giá là kỹ năng quan trọng nhất và không thể thiếu. Hiện nay, nếu như đi xin việc HCNS mà yếu kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó được tuyển dụng vào các công ty. Vì vậy nếu như muốn phát triển sự nghiệp ở vị trí này, bạn hãy cố gắng đầu tư và phát triển kỹ năng này nhé.
3.5. Kỹ năng quản lý thời gian
Như đã chia sẻ ở phần trên, người làm hành chính nhân sự sẽ phải làm rất nhiều việc. Và để làm được hết những công việc này, HCNS bắt buộc phải kỹ năng quản lý thời gian, biết phân chia thời gian xem việc nào cần làm trước, khả năng ưu tiên việc nào hơn việc nào. Một nhân viên HCNS tài giỏi sẽ có kỹ năng tổng hợp, quản lý và hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả và đúng hạn, không để cấp trên phải khiển trách.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng bắt buộc nhân viên HCNS phải có
3.6. Kỹ năng quan sát và lắng nghe
Người làm HCNS sẽ phải tiếp xúc và làm việc với rất nhiều người. Vì vậy, họ không thể thiếu kỹ năng quan sát và lắng nghe. Đây được xem là một kỹ năng vô cùng quan trọng để họ dung hoà được với tất cả các bộ phận, phòng ban. Khả năng quan sát và lắng nghe trong môi trường làm việc giúp nhân viên HCNS đưa ra được những quyết định và hành động phù hợp, khiến tất cả mọi người phải tâm phục khẩu phục.
3.7. Khả năng đối phó với áp lực
Không chỉ sở hữu những kỹ năng đã chia sẻ ở trên, người làm HCNS cũng phải có kỹ năng đối phó với những áp lực, mỗi khi đối diện với áp lực không được lùi bước. Những tình huống khẩn cấp, deadline đối với nghề HCNS hay những xung đột, mâu thuẫn tại nơi làm việc rất thường xuyên xảy ra. Người làm hành chính nhân sự cần có tinh thần thép, bình tĩnh đối diện với mọi chuyện và giữ vững tâm lý trong mọi hoàn cảnh. Như vậy mới xử lý mọi chuyện một cách ổn thỏa nhất được.
3.8. Biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Tất nhiên rồi đã là người đảm nhiệm chức vụ hành chính nhân sự tại một doanh nghiệp thì không thể không biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự là một công việc rắc rối, phức tạp và dễ sai sót. Nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm thì sẽ rất khó, hơn nữa còn tốn thời gian để giải quyết. Vì vậy, việc biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự là rất quan trọng để công việc được hoàn thiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác nhất.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự. Để làm tốt vai trò của một nhân viên hành chính nhân sự, bạn nên tìm hiểu để lựa chọn phần mềm phù hợp. Bên cạnh đó cũng phải tìm hiểu cách sử dụng để tránh lúng túng trong quá trình áp dụng vào công việc.
HCNS cần biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
4. Hành chính nhân sự học ngành gì?
Hành chính nhân sự là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm nhiều chuyên ngành khác nhau. Do đó, tùy thuộc vào vị trí công việc cụ thể mà bạn muốn ứng tuyển, bạn có thể lựa chọn các ngành học khác nhau. Dưới đây là một số ngành học có thể giúp bạn trở thành nhân viên hành chính nhân sự:
4.1. Ngành Quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực là ngành học phổ biến nhất dành cho những ai muốn làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Ngành học này cung cấp cho sinh viên nhiều kiến thức và kỹ năng về các lĩnh vực chính của nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự, lương thưởng, bảo hiểm,... Từ đó sinh viên có nhiều hiểu biết về công tác quản lý để làm sao đạt hiệu suất cao trong công việc. Hiện nay, ngành quản trị nhân lực tại các trường như: kinh tế quốc dân, thương mại, đại học nội vụ, công đoàn,... đang được rất nhiều nhân viên theo học.
4.2. Ngành Quản lý nhân sự
Song song với ngành quản trị nhân lực thì ngành quản lý nhân sự tại các trường đại học cũng được các bạn yêu thích nghề nghiệp HCNS ưu tiên lựa chọn. Theo học ngành quản lý nhân sự tại các trường đại học, sinh viên sẽ được đào tạo các kỹ năng và kiến thức từ cơ bản đến nâng cao để phát triển công tác quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, sinh viên còn có cơ hội được tiếp cận với nhiều vị trí khác như: chuyên viên tiền lương và phúc lợi, trưởng bộ phận nhân sự, chuyên viên đào tạo,...
4.3. Ngành Quản lý nguồn nhân lực
Nắm được mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chắc chắn nhiều người sẽ tò mò không biết học ngành gì để theo đuổi nghề nghiệp này. Gợi ý dành cho bạn đó là theo ngành quản lý nguồn nhân lực. Khi theo học chuyên ngành này, nhân viên sẽ được cung cấp đầy đủ kiến thức, bao gồm cả kiến thức mở rộng và nâng cao để có thể làm được nhiều vị trí trong phòng hành chính nhân sự. Một số trường đào tạo chuyên ngành quản lý nguồn nhân lực đó là: ĐH mở TP.HCM, Kinh tế TP.HCM, ĐH Kinh tế quốc dân, ĐH Thương mại,...
4.4. Ngành Quản trị hành chính nhân sự
Trong số các chuyên ngành đào tạo hành chính nhân sự thì ngành quản trị hành chính nhân sự là chuyên ngành hót, thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên nhất. Sinh viên theo học theo ngành này, sau khi học xong có thể xin việc được rất nhiều vị trí liên quan đến văn phòng nhân sự hoặc có thể chịu trách nhiệm quản lý công việc hành chính nhân sự tổng hợp của công ty.
5. 3 sai lầm nhân viên hành chính nhân sự cần tránh
Nhân viên đảm nhiệm vị trí hành chính nhân sự rất hay gặp phải những sai lầm trong quá trình làm việc. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến thường hay gặp phải khi làm nhân viên hành chính nhân sự cần tránh.
5.1. Chuẩn mực quy định nhân sự giỏi phải biết lách luật cho doanh nghiệp
Bộ phận hành chính nhân sự được xem là cánh tay phải đắc lực cho ban lãnh đạo của các công ty. Vì vậy, quan niệm của hầu hết người làm hành chính nhân sự đó là phải biết “lách” luật để lấy về được quyền lợi, thưởng cho các thành viên trong công ty. Thực tế, câu chuyện lách luật cho doanh nghiệp không sai. Tuy nhiên, nếu chỉ vì lợi ích nhỏ trước mắt mà học lỏm học vẹt để làm sai thì sẽ dẫn đến những hệ luỵ vô cùng nguy hại cho doanh nghiệp. Người làm hành chính nhân sự trước khi biết lách cần phải làm đúng và đủ trước.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều không khuyến khích nhân viên làm HCNS của mình lách luật. Bởi đây là hành vi không tốt, vi phạm pháp luật đề ra. Hầu hết doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tập trung làm đúng chuẩn chỉnh theo đúng quy định pháp luật đề ra.
5.2. Làm nhân sự giỏi là phải là người có kinh nghiệm lâu năm
Nhiều ban lãnh đạo công ty nghĩ rằng, người làm nhân sự giỏi phải là người có kinh nghiệm lâu năm. Đây là một suy nghĩ rất sai lầm. Thực tế đã chứng minh là: Người làm HCNS lâu năm sẽ có những lợi thế nhất định trong công việc nhưng chưa chắc đã có người giỏi nhất. Không thể lấy kinh nghiệm làm thước đo đánh giá nhân sự giỏi hay không.
Cơ hội làm nhân sự mở ra đều cho tất cả mọi người, bao gồm cả những bạn sinh viên mới ra trường hay những bạn tay ngang từ công việc khác chuyển sang. Chỉ cần bạn nỗ lực, bổ sung nhanh kiến thức, bắt kịp được xu hướng, cường độ và cách thức làm việc của doanh nghiệp thì bạn chắc chắn sẽ thành công khi theo đuổi công việc này.
5.3. Làm nhân sự phải làm C&B mới có lương cao
Quan niệm phải làm công việc C&B thì mới có lương cao không sai. Tuy nhiên nếu bạn làm tốt những mảng khác thì bạn vẫn có thể lương cao trong lĩnh vực này. Một số mảng nghiệp vụ như: hành chính, tuyển dụng, quan hệ lao động nếu như bạn có nhiều kinh nghiệm, thực hiện công việc tốt thì bạn vẫn có thể dễ dàng kiếm được mức thu nhập hấp dẫn.
6. Nhân viên hành chính nhân sự lương bao nhiêu?
Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Kinh nghiệm: Thường những người làm lâu, có nhiều kinh nghiệm sẽ có mức lương cao hơn nhân viên mới ra trường.
- Trình độ học vấn: Nhân viên hành chính nhân sự có trình độ học vấn cao thường có mức lương cao hơn nhân viên có trình độ học vấn thấp.
- Chuyên môn: Đối với những người có chuyên môn sâu, am hiểu về một lĩnh vực chắc chắn sẽ có mức lương cao hơn nhân viên có kiến thức chung về hành chính nhân sự.
- Vị trí công việc: Nhân viên hành chính nhân sự ở vị trí cao, kiêm nhiều công việc và có nhiều kỹ năng thường có mức lương cao hơn nhân viên ở vị trí thấp hơn.
- Doanh nghiệp: Nhân viên hành chính nhân sự làm việc cho các doanh nghiệp lớn, có quy mô lớn thường có mức lương cao hơn nhân viên làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô nhỏ.
Theo khảo sát của VietnamSalary, mức lương trung bình của nhân viên hành chính nhân sự tại Việt Nam là khoảng 8,8 triệu đồng/tháng. Mức lương này có thể dao động từ 4 triệu đồng/tháng đến 30 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào các yếu tố nêu trên.
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự. Nếu bạn yêu thích và đang có nhu cầu tìm việc làm liên quan đến vị trí này, bạn hãy tham khảo thật kỹ nội dung trong bài viết để hiểu rõ hơn về ngành nghề này. Việc tham khảo kỹ những thông tin chia sẻ trong bài viết chắc chắn sẽ giúp bạn chủ động hơn khi theo đuổi ngành nghề này. Chúc các bạn thành công.
30/01/2024
1743 Lượt xem
Kế hoạch nhân sự là gì? Nội dung cần có và các bước thiết lập
Để quản trị hiệu quả, việc lập kế hoạch nhân sự là điều thiết yếu để xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện, đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và không bị lỡ những thông tin cần thiết. Một số công việc chỉ cần sắp xếp theo danh sách, nhưng một số công việc cần có một bản kế hoạch hoàn chỉnh và được duyệt bởi cấp trên. Bài viết dưới đây Unica sẽ chia sẻ với bạn về kế hoạch nhân sự là gì và 6 mẫu kế hoạch nhân sự mà bộ phận hành chính nhân sự cần nắm được.
Kế hoạch nhân sự là gì?
Kế hoạch nhân sự là gì? Kế hoạch nhân sự là một bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh của một tổ chức. Kế hoạch nhân sự bao gồm các hoạt động như:
- Dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên các yếu tố như chiến lược kinh doanh, thị trường, công nghệ, luật pháp, cạnh tranh,...
- Phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại, bao gồm số lượng, chất lượng, kỹ năng, năng lực, thái độ, cam kết,... của nhân viên.
- Xác định khoảng cách giữa nhu cầu và hiện trạng nhân sự, bao gồm thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự, cũng như các vấn đề về phù hợp, đào tạo, phát triển, thăng tiến,... của nhân viên.
- Đề xuất các giải pháp để giải quyết khoảng cách nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng tiến, điều chuyển, sa thải,... của nhân viên.
- Triển khai, theo dõi và đánh giá kế hoạch nhân sự, bao gồm xác định các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực, trách nhiệm, thời hạn,... của kế hoạch nhân sự.
Kế hoạch nhân sự là một bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh của một tổ chức
Vai trò của việc lập kế hoạch nhân sự là gì?
Việc lập kế hoạch nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Một số vai trò cụ thể của việc lập kế hoạch nhân sự là:
1. Dự đoán nhu cầu nhân sự
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức dự đoán được nhu cầu nhân sự trong tương lai để có thể chuẩn bị trước các nguồn lực cần thiết. Việc này giúp tổ chức tránh được tình trạng thiếu hụt nhân sự, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc dư thừa nhân sự, gây lãng phí chi phí và tài nguyên.
2. Giữ chân nhân viên
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giữ chân nhân viên, bằng cách cung cấp cho họ các cơ hội phát triển nghề nghiệp, đào tạo, thăng tiến,... Việc này giúp tăng cường sự gắn bó với tổ chức, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng động lực và năng suất làm việc của nhân viên.
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giữ chân nhân viên
3. Quản lý chi phí nhân sự
Kế hoạch nhân sự giúp tổ chức quản lý chi phí nhân sự bằng cách xác định được số lượng và loại nhân sự cần thiết, cũng như các chi phí liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng,... Việc này giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí nhân sự, tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.
4. Giảm thiểu rủi ro
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro bằng cách phòng ngừa và xử lý các vấn đề nhân sự có thể xảy ra như mất nhân tài, xung đột lao động, vi phạm luật lao động,... Việc này giúp tổ chức bảo vệ uy tín, hình ảnh và lợi ích của mình.
5. Lập kế hoạch kế nhiệm
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định được các vị trí quan trọng, cũng như các ứng viên tiềm năng để thay thế khi cần thiết. Việc này giúp tổ chức đảm bảo sự liên tục và ổn định của hoạt động kinh doanh, cũng như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và công bằng trong tổ chức.
Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định được các vị trí quan trọng
6. Tăng năng suất công việc
Kế hoạch nhân sự giúp tổ chức tăng năng suất công việc bằng cách cung cấp cho nhân viên các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực,... phù hợp với vị trí và nhiệm vụ của họ. Việc này giúp nhân viên làm việc hiệu quả, chất lượng và sáng tạo hơn.
Nội dung cần có trong một bản kế hoạch nhân sự là gì?
Một bản kế hoạch nhân sự cần có các nội dung cơ bản sau:
1. Dữ liệu đầu vào
Dữ liệu đầu vào là những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch nhân sự. Loại dữ liệu này bao gồm:
- Mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức
- Triết lý, giá trị và chiến lược nhân sự của tổ chức
- Dự báo về sản phẩm, dịch vụ, doanh số và nguyên tắc định mức lao động của tổ chức
- Bảng tham chiếu các thông số đầu vào về chi phí nhân sự của tổ chức như lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng,...
Dữ liệu đầu vào là những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch nhân sự
2. Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự (Human Resource Plan) là một tài liệu chiến lược quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức. Nó thường được phát triển và duy trì để đảm bảo rằng nhân sự của tổ chức được quản lý hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố chính thường xuất hiện trong kế hoạch nhân sự:
- Mục Tiêu Chiến Lược
- Kế Hoạch Nhu Cầu Nhân Sự
- Phân Tích Lực Lượng Lao Động
- Quản Lý Hiệu Suất Nhân Sự
- Phát Triển Nhân Sự
- Quản Lý Nhân Sự
- Tuyển Dụng và Tuyển Chọn
- Chính Sách Thưởng và Phúc Lợi
- Quản Lý Đối Tác Nhân Sự
- Quản Lý Thay Đổi Nhân Sự
Kế hoạch nhân sự thường là một phần quan trọng của kế hoạch chiến lược tổ chức và giúp tổ chức đảm bảo rằng họ có đủ và đủ loại nhân sự để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Kế hoạch nhân sự (Human Resource Plan)
3. Bản dự trù chi phí cho nhân sự
Bản dự trù chi phí cho nhân sự là một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự bởi vì nó ảnh hưởng đến ngân sách và lợi nhuận của tổ chức. Bản dự trù chi phí cho nhân sự cần bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ cho nhân sự hiện tại và dự kiến
- Chi phí đào tạo, phát triển và đánh giá nhân sự
- Chi phí tuyển dụng, định hướng và hỗ trợ nhân sự mới
- Chi phí bảo hiểm, bảo hộ lao động và các phúc lợi khác cho nhân sự
- Chi phí điều chuyển, thôi việc và nghỉ hưu cho nhân sự
- Chi phí quản lý, giám sát và điều hành nhân sự
Bản dự trù chi phí cho nhân sự là một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự
Để dự trù chi phí cho nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhân sự như chính sách lương thưởng, mức độ cạnh tranh, thị trường lao động,...
- Bước 2: Thu thập và phân tích các dữ liệu về chi phí nhân sự hiện tại và dự kiến như số lượng, kỹ năng, năng lực, hiệu suất,... của nhân sự
- Bước 3: Ước tính và so sánh các chi phí nhân sự theo từng vị trí, bộ phận và tổ chức
- Bước 4: Điều chỉnh và cân đối các chi phí nhân sự theo ngân sách và mục tiêu kinh doanh của tổ chức
- Bước 5: Kiểm tra và duyệt bản dự trù chi phí cho nhân sự
4. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới
Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới là một phần thiết yếu của kế hoạch nhân sự. Nó giúp tổ chức tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp với nhu cầu nhân sự của mình. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới cần bao gồm các nội dung sau:
- Số lượng, loại và thời gian cần tuyển dụng nhân sự mới
- Mô tả công việc, yêu cầu và tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng
- Các kênh, phương tiện và chiến lược tiếp cận ứng viên
- Các bước, phương pháp, tiêu chuẩn phỏng vấn, đánh giá và chọn lọc ứng viên
- Các thủ tục, hợp đồng, chính sách định hướng, đào tạo và hỗ trợ nhân sự mới
Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới là một phần thiết yếu của kế hoạch nhân sự
Để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới, dựa trên kế hoạch nhân sự định biên và dự trù chi phí cho nhân sự
- Bước 2: Lên mô tả công việc, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng dựa trên phân tích công việc và năng lực nhân sự
- Bước 3: Tìm kiếm và lựa chọn các kênh, phương tiện, chiến lược tiếp cận ứng viên, dựa trên thị trường lao động, ngân sách và mục tiêu tuyển dụng
- Bước 4: Thiết lập và thực hiện các bước, phương pháp, tiêu chuẩn phỏng vấn, đánh giá và chọn lọc ứng viên dựa trên mô tả công việc và tiêu chí lựa chọn
- Bước 5: Hoàn tất và thực hiện các thủ tục, hợp đồng, chính sách định hướng, đào tạo và hỗ trợ nhân sự mới dựa trên quy định của tổ chức và pháp luật
5. Kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là phần cuối cùng của kế hoạch nhân sự vì nó giúp tổ chức triển khai, theo dõi và đánh giá kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả. Kế hoạch hành động cần bao gồm các nội dung sau:
- Các mục tiêu, chỉ tiêu, và kết quả mong đợi của kế hoạch nhân sự
- Các hoạt động, nhiệm vụ, và trách nhiệm của các bên liên quan trong kế hoạch nhân sự
- Các nguồn lực, phương tiện, và công cụ hỗ trợ cho kế hoạch nhân sự
- Các thời hạn, lịch trình, và kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong kế hoạch nhân sự
- Các phương pháp, tiêu chí, và công cụ đánh giá, kiểm tra, và báo cáo kế hoạch nhân sự
Kế hoạch hành động là phần cuối cùng của kế hoạch nhân sự
Để lập kế hoạch hành động, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu và kết quả mong đợi của kế hoạch nhân sự dựa trên mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức.
- Bước 2: Phân công và phối hợp các hoạt động, nhiệm và và trách nhiệm của các bên liên quan trong kế hoạch nhân sự dựa trên vai trò và năng lực của họ.
- Bước 3: Dự toán và phân bổ các nguồn lực, phương tiện và công cụ hỗ trợ cho kế hoạch nhân sự dựa trên ngân sách và nhu cầu của kế hoạch.
- Bước 4: Lập và thực hiện các thời hạn, lịch trình và kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong kế hoạch nhân sự dựa trên ưu tiên và khả năng thực hiện của kế hoạch.
- Bước 5: Lựa chọn và áp dụng các phương pháp, tiêu chí, công cụ đánh giá, kiểm tra và báo cáo kế hoạch nhân sự.
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
Các bước lập bản kế hoạch nhân sự cho công ty
Sau khi đã biết kế hoạch nhân sự là gì, chắc hẳn bạn sẽ muốn biết cách lập bản kế hoạch này. Để lập bản kế hoạch nhân sự cho công ty, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch nhân sự là thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu nhân sự cần rõ ràng, đo lường được và có thời hạn cụ thể. Chiến lược nhân sự cần phù hợp với triết lý, giá trị và văn hóa của tổ chức, cũng như thị trường, công nghệ và luật pháp liên quan đến nhân sự.
Ví dụ: Một mục tiêu nhân sự có thể là tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 90% trong năm 2024. Một chiến lược nhân sự có thể là cải thiện chính sách phúc lợi, đào tạo và thăng tiến cho nhân viên.
Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược
Bước 2: Phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại
Bước thứ hai trong việc lập kế hoạch nhân sự là phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại của tổ chức, bao gồm số lượng, chất lượng, kỹ năng, năng lực, thái độ, cam kết,... của nhân viên. Để phân tích hiện trạng nhân sự, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu nhân sự từ các nguồn khác nhau như hồ sơ nhân viên, bảng lương, báo cáo hiệu suất, khảo sát nhân viên,...
Ví dụ: Một phân tích hiện trạng nhân sự có thể cho biết tổ chức hiện có 100 nhân viên, trong đó 60% là nhân viên chuyên môn, 30% là nhân viên hành chính và 10% là nhân viên quản lý. Trung bình mỗi nhân viên có 3 năm kinh nghiệm, 80% có bằng cấp đại học trở lên và 70% có động lực làm việc cao.
Bước 3: Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu
Bước thứ ba trong việc lập kế hoạch nhân sự là dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu của tổ chức trong tương lai dựa trên các yếu tố như chiến lược kinh doanh, thị trường, công nghệ, luật pháp, cạnh tranh,... Để dự đoán nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp khác nhau như phương pháp định mức, phương pháp xu hướng, phương pháp chuyên gia,...
Ví dụ: Một dự đoán nhu cầu nhân sự có thể cho biết tổ chức cần tuyển thêm 20 nhân viên chuyên môn, 10 nhân viên hành chính và 5 nhân viên quản lý trong năm 2024 để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới.
Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu
Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai
Bước thứ tư trong việc lập kế hoạch nhân sự là xây dựng kế hoạch triển khai. Việc này bao gồm các giải pháp để giải quyết khoảng cách giữa nhu cầu và hiện trạng nhân sự gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng tiến, điều chuyển, sa thải,... của nhân viên. Để xây dựng kế hoạch triển khai, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực, trách nhiệm, thời hạn,... của kế hoạch nhân sự.
Ví dụ: Một kế hoạch triển khai có thể bao gồm các hoạt động như:
- Tuyển dụng 35 nhân viên mới trong quý I năm 2024 bằng cách sử dụng các kênh như website, mạng xã hội, trường đại học,... và áp dụng các phương pháp như sơ yếu lý lịch, bài kiểm tra, phỏng vấn,...
- Đào tạo 50 nhân viên hiện tại trong quý II năm 2024 bằng cách tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn, mềm và quản lý với sự hỗ trợ của các chuyên gia ngoài và nội bộ.
- Phát triển 15 nhân viên tiềm năng trong quý III năm 2024 bằng cách cung cấp cho họ các cơ hội tham gia các dự án đặc biệt, thực hiện các nhiệm vụ mới và nhận được sự hướng dẫn của các nhân viên kinh nghiệm hơn.
- Thăng tiến 10 nhân viên xuất sắc trong quý IV năm 2024 bằng cách đánh giá hiệu suất, khen thưởng, giao cho họ các vị trí có trách nhiệm và quyền lợi cao hơn.
- Điều chuyển 5 nhân viên không phù hợp trong năm 2024 bằng cách tìm kiếm các vị trí khác phù hợp với kỹ năng, năng lực, mong muốn của họ hoặc hỗ trợ họ tìm kiếm việc làm khác ngoài tổ chức.
- Sa thải 3 nhân viên vi phạm nghiêm trọng trong năm 2024 bằng cách tuân thủ các quy định, thủ tục của tổ chức và pháp luật.
Xây dựng kế hoạch triển khai
Bước 5: Đánh giá kế hoạch và báo cáo
Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch nhân sự là đánh giá kế hoạch và báo cáo kết quả bao gồm các hoạt động:
- Theo dõi và kiểm tra tiến độ và hiệu quả của kế hoạch nhân sự bằng cách sử dụng các công cụ như bảng điều khiển, biểu đồ, báo cáo,...
- Đánh giá và đo lường kết quả của kế hoạch nhân sự bằng cách sử dụng các tiêu chí và công cụ như tỷ lệ giữ chân nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, độ hài lòng nhân viên, độ hài lòng khách hàng, doanh thu, lợi nhuận,...
- Báo cáo và cải tiến kế hoạch nhân sự bằng cách tổng hợp và phản ánh các kết quả, nhận xét và khuyến nghị cho các bên liên quan, cũng như điều chỉnh và cập nhật kế hoạch nhân sự theo thực tế và mục tiêu kinh doanh.
Đánh giá kế hoạch và báo cáo
6 mẫu lập kế hoạch nhân sự
Để giúp bạn có thêm tham khảo, chúng tôi xin gửi bạn 8 mẫu lập kế hoạch nhân sự phổ biến sau:
1. Mẫu kế hoạch nhân sự năm
Mẫu kế hoạch nhân sự năm là một bản kế hoạch nhân sự tổng quát cho một năm, bao gồm các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn, và đánh giá của kế hoạch nhân sự. Mẫu kế hoạch nhân sự năm giúp tổ chức có được cái nhìn toàn diện và chi tiết về kế hoạch nhân sự của mình trong một năm, cũng như dễ dàng theo dõi và kiểm soát kế hoạch nhân sự.
Mẫu kế hoạch nhân sự năm
2. Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực
Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực là một bản kế hoạch nhân sự dành cho các trường hợp tổ chức gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân lực do các nguyên nhân như nghỉ việc, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,...
Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực giúp tổ chức xác định được mức độ thiếu hụt nhân lực, cũng như các giải pháp để khắc phục tình trạng này như tuyển dụng nhân sự mới, điều chuyển nhân sự, thuê nhân sự ngoài,...
Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực
3. Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực
Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực là một bản kế hoạch nhân sự dành cho các trường hợp tổ chức gặp phải tình trạng dư thừa nhân lực do các nguyên nhân như giảm sản lượng, thay đổi công nghệ, cạnh tranh,... Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực giúp tổ chức xác định được mức độ dư thừa nhân lực, cũng như các giải pháp để giải quyết tình trạng này như thôi việc, nghỉ phép, giảm giờ làm,...
Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực
4. Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng
Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng là một bản kế hoạch nhân sự nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự của tổ chức. Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng giúp tổ chức xác định được các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn và đánh giá của công tác tuyển dụng nhân sự, cũng như các cách thức để thu hút, lựa chọn và giữ chân nhân sự tốt nhất.
Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng
5. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn là một bản kế hoạch nhân sự nhằm tuyển dụng nhân sự cho các vị trí công việc có thời hạn ngắn như thời vụ, hợp đồng, dự án,... Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn giúp tổ chức xác định được số lượng, loại và thời gian cần tuyển dụng nhân sự ngắn hạn, cũng như các mô tả công việc, yêu cầu và tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
6. Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự
Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự là một bản kế hoạch nhân sự nhằm cải tiến và hoàn thiện các chính sách, quy trình và công cụ quản trị nhân sự của tổ chức.
Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự giúp tổ chức xác định được các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn và đánh giá của việc nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự, cũng như các cách thức để cập nhật, kiểm tra, đánh giá các chính sách, quy trình và công cụ quản trị nhân sự.
Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự
Kết luận
Trên đây là bài viết giải thích khái niệm kế hoạch nhân sự là gì, vai trò và các bước lập kế hoạch nhân sự. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, người lập kế hoạch có thể xây dựng một hoặc nhiều kế hoạch nhân sự khác nhau. Việc lập kế hoạch sẽ giúp hệ thống các đầu mục công việc, từ đó cải thiện hiệu quả công việc một cách rõ ràng. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các bài viết liên quan tới hành chính nhân sự, vui lòng truy cập vào website của Unica.
30/01/2024
898 Lượt xem
Giám đốc nhân sự là gì? Bản mô tả công việc giám đốc nhân sự chi tiết
Giám đốc nhân sự là người đứng đầu bộ phận nhân sự của một công ty, chịu trách nhiệm về việc xây dựng, thực hiện và giám sát các chiến lược, chính sách, quy trình và hoạt động liên quan đến quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Giám đốc nhân sự cũng là người tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề nhân sự, đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về nhân sự, giải quyết các khiếu nại, vi phạm, kiện tụng về nhân sự. Bài viết này sẽ mô tả công việc giám đốc nhân sự, quyền hạn, lộ trình và mức lương ở vị trí này nên nếu bạn quan tâm thì đừng bỏ qua nhé!
Vai trò của Giám đốc nhân sự trong doanh nghiệp
Giám đốc nhân sự có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì họ:
- Là người lãnh đạo, quản lý và phát triển đội ngũ nhân sự, là cầu nối giữa nhân viên và ban lãnh đạo, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hài hòa và thân thiện.
- Là người quan tâm đến giá trị con người, đảm bảo quyền lợi, sự hài lòng, sự gắn bó và sự phát triển của nhân viên, tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực, độc đáo và đặc trưng.
- Là người tìm hiểu, dự đoán và đáp ứng nhu cầu về nhân sự trong tương lai, định hướng và định vị nhân sự theo chiến lược kinh doanh của công ty, tìm kiếm và thu hút nhân tài, đào tạo và phát triển năng lực nhân viên.
- Là người quyết định, đề xuất và thực hiện các chính sách, quy định, thủ tục về nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, lương thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, an toàn lao động,...
- Là người kết nối nhân viên với đơn vị sử dụng lao động, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan về nhân sự như công đoàn, cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng,...
- Là người phân tích, theo dõi và đánh giá hiệu quả và kết quả của các hoạt động nhân sự, báo cáo và cung cấp các thông tin, dữ liệu, thống kê về nhân sự cho ban lãnh đạo và các bên liên quan.
Vai trò của Giám đốc nhân sự trong doanh nghiệp
Nhiệm vụ chính của Giám đốc Nhân sự
Trước khi tới với bản mô tả công việc giám đốc nhân sự, bạn cần biết nhiệm vụ của vị trí công việc này là lãnh đạo, quản lý, quan tâm tới giá trị con người, quyết định, kết nối nhân viên,... Chi tiết như dưới đây:
1. Lãnh đạo, quản lý
- Là người đứng đầu bộ phận nhân sự, giám đốc nhân sự phải lãnh đạo, quản lý, điều phối, giải quyết vấn đề, ra quyết định và giám sát các hoạt động của bộ phận nhân sự.
- Là người phụ trách các bộ phận chuyên môn trong nhân sự như tuyển dụng, lương thưởng và phúc lợi, hành chính, đào tạo và phát triển, giám đốc nhân sự phải hướng dẫn, hỗ trợ, đánh giá và phản hồi về kết quả hoạt động của các bộ phận này.
- Là người chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực của công ty, giám đốc nhân sự phải lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc và quản lý hồ sơ nhân viên.
- Là người tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề nhân sự, giám đốc nhân sự phải đề xuất, thuyết trình và tham gia vào việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến nhân sự.
Vai trò lãnh đạo, quản lý
2. Quan tâm giá trị con người
- Là người quan tâm đến giá trị con người, giám đốc nhân sự phải đảm bảo quyền lợi, sự hài lòng, sự gắn bó và sự phát triển của nhân viên.
- Là người tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hài hòa và thân thiện, giám đốc nhân sự phải khuyến khích, động viên, truyền cảm hứng và tôn trọng nhân viên, xây dựng và duy trì một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực, độc đáo và đặc trưng.
- Là người giải quyết các khiếu nại, vi phạm, kiện tụng về nhân sự, giám đốc nhân sự phải xử lý các vấn đề này một cách công bằng, minh bạch, kịp thời và hiệu quả, có thể đưa ra hành động kỷ luật khi cần thiết nhưng cũng phải biết khoan dung, linh hoạt và nhân đạo.
Quan tâm giá trị con người
3. Tìm hiểu, dự đoán về nghề nghiệp trong tương lai
- Là người tìm hiểu, dự đoán và đáp ứng nhu cầu về nhân sự trong tương lai, giám đốc nhân sự phải nắm bắt, phân tích và đánh giá xu hướng, thị trường, cơ hội và thách thức về nhân sự trong ngành nghề kinh doanh của công ty.
- Là người định hướng và định vị nhân sự theo chiến lược kinh doanh của công ty, giám đốc nhân sự phải xác định nhu cầu, tiêu chuẩn và mục tiêu về nhân sự cho từng vị trí, bộ phận, giai đoạn.
- Là người tìm kiếm và thu hút nhân tài, giám đốc nhân sự phải thiết kế, tiến hành và giám sát các chiến dịch tuyển dụng, sử dụng các kênh, phương tiện và công cụ hiệu quả để thông báo, quảng bá và thu hút ứng viên tiềm năng cho công ty.
- Là người đào tạo và phát triển năng lực nhân viên, giám đốc nhân sự phải lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các chương trình, khóa học, buổi hội thảo, hội nghị đào tạo và phát triển cho nhân viên, theo dõi và đánh giá hiệu quả và kết quả của các hoạt động này.
Tìm hiểu, dự đoán về nghề nghiệp trong tương lai
4. Quyết định
- Là người quyết định, đề xuất và thực hiện các chính sách, quy định, thủ tục về nhân sự, giám đốc nhân sự phải có tư duy chiến lược, phân tích, tổng hợp và đưa ra các quyết định phù hợp, hợp lý và kịp thời cho các vấn đề nhân sự.
- Là người đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ và pháp luật, giám đốc nhân sự phải có kiến thức vững vàng về các luật, quy định, chính sách liên quan đến nhân sự như luật lao động, luật thuế, luật bảo hiểm, luật an toàn lao động,...
- Là người giải quyết các khiếu nại, vi phạm, kiện tụng về nhân sự, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng xử lý xung đột, giải quyết vấn đề, đàm phán, thuyết phục, có thể đưa ra hành động kỷ luật khi cần thiết nhưng cũng phải biết khoan dung, linh hoạt và nhân hậu.
Vai trò quyết định của giám đốc nhân sự
5. Kết nối nhân viên với đơn vị sử dụng lao động
- Là người kết nối nhân viên với đơn vị sử dụng lao động, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng giao tiếp, đàm phán, hợp tác, làm việc nhóm, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan về nhân sự như công đoàn, cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng,...
- Là người đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận về nhân sự, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng trình bày, thuyết trình, báo cáo, thể hiện được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và lợi ích của công ty, bảo vệ quyền lợi và lợi ích của công ty.
- Là người hỗ trợ các hoạt động, sự kiện, chương trình liên quan đến nhân sự, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng tổ chức, kế hoạch hóa, thực hiện, kiểm soát, đánh giá công việc, đảm bảo các hoạt động này diễn ra một cách hiệu quả, chất lượng và an toàn.
Kết nối nhân viên với đơn vị sử dụng lao động
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
6. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Là người xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giám đốc nhân sự phải có tầm nhìn, sáng tạo, đổi mới và truyền cảm hứng, tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực, độc đáo và đặc trưng, phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề và mục tiêu của công ty.
- Là người truyền đạt văn hóa doanh nghiệp, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng tuyên truyền, giáo dục, huấn luyện và thuyết phục, giúp nhân viên hiểu, chấp nhận và tuân thủ các giá trị, nguyên tắc, chuẩn mực và quy tắc ứng xử của công ty.
- Là người duy trì văn hóa doanh nghiệp, giám đốc nhân sự phải có kỹ năng giám sát, kiểm tra, đánh giá và phản hồi, khuyến khích, khen thưởng và kỷ luật nhân viên, đảm bảo nhân viên tuân thủ và thể hiện văn hóa doanh nghiệp trong mọi hoạt động.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Mô tả công việc Giám đốc Nhân sự
Ở phần này, chúng tôi sẽ mô tả công việc giám đốc nhân sự, kpi và kỹ năng vị trí này yêu cầu.
1. Yêu cầu công việc
- Bằng Cử nhân trở lên ngành quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan
- Nắm rõ thị trường lao động, có những mối quan hệ đặc biệt với những nhà cung cấp nhân sự
- Hiểu biết đầy đủ về cách tổ chức hoạt động để đạt được mục tiêu
- Nắm vững bộ luật Lao động, luật Thuế TNCN, luật BHYT, BHXH, có kiến thức và kỹ năng quản trị nhân lực.
- Thành thạo các nguyên tắc quản lý nguồn nhân lực và các kinh nghiệm thực tiễn
- Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản trị Nhân sự với các vị trí tương đương
- Có kinh nghiệm triển khai các chiến lược, kế hoạch Nhân sự (chiến lược Nhân sự, kế hoạch Đào tạo, Chính sách - Quy chế trong doanh nghiệp) ngắn và dài hạn.
- Kiến thức về phân tích dữ liệu và báo cáo
- Kỹ năng tổ chức và lãnh đạo tuyệt vời
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
- Có lương tâm nghề nghiệp và giữ bí mật thông tin doanh nghiệp.
Yêu cầu công việc
2. Yêu cầu về KPI của giám đốc nhân sự
- Đạt được các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và thời gian tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch
- Đạt được các chỉ tiêu về hiệu quả và kết quả của các hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
- Đạt được các chỉ tiêu về mức độ hài lòng, gắn bó và trung thành của nhân viên
- Đạt được các chỉ tiêu về mức độ tuân thủ các quy định nội bộ và pháp luật của nhân viên
- Đạt được các chỉ tiêu về mức độ giải quyết các khiếu nại, vi phạm, kiện tụng về nhân sự
- Đạt được các chỉ tiêu về mức độ hợp tác và hỗ trợ của các bên liên quan về nhân sự
- Đạt được các chỉ tiêu về mức độ thể hiện và duy trì văn hóa doanh nghiệp của nhân viên
Yêu cầu về KPI của giám đốc nhân sự
3. Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, xử lý xung đột, làm việc nhóm.
- Kỹ năng tổ chức, kế hoạch hóa, thực hiện, kiểm soát, đánh giá công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo, trình bày dữ liệu.
- Kỹ năng sử dụng máy tính, internet, các phần mềm văn phòng, các phần mềm quản lý nhân sự.
- Kỹ năng nắm bắt, hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong muốn, kỳ vọng của nhân viên và công ty về nhân sự.
- Kỹ năng tư duy chiến lược, phân tích, tổng hợp và đưa ra quyết định.
- Kỹ năng trình bày, thuyết trình, báo cáo, thể hiện tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và lợi ích của công ty.
- Kỹ năng sáng tạo, đổi mới và truyền cảm hứng, tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực, độc đáo và đặc trưng.
Yêu cầu về kỹ năng của giám đốc nhân sự
Quyền hạn của giám đốc nhân sự
- Quyền đề xuất, tham gia vào việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến nhân sự.
- Quyền lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, lương thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, an toàn lao động,...
- Quyền giám sát, hướng dẫn, đánh giá và phản hồi về kết quả hoạt động của bộ phận nhân sự và các bộ phận chuyên môn trong nhân sự.
- Quyền tham mưu, báo cáo và cung cấp các thông tin, dữ liệu, thống kê về nhân sự cho ban lãnh đạo và các bên liên quan.
- Quyền xử lý, giải quyết và đưa ra hành động kỷ luật cho các khiếu nại, vi phạm, kiện tụng về nhân sự.
- Quyền kết nối, hợp tác, đàm phán và ký kết các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về nhân sự như công đoàn, cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng,...
- Quyền xây dựng, truyền đạt và duy trì văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên.
Quyền hạn của giám đốc nhân sự
Lộ trình trở thành Giám đốc Nhân sự
- Bước 1: Có bằng cử nhân hoặc thạc sĩ về quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan. Bằng cấp cao hơn sẽ là một lợi thế cho ứng viên.
- Bước 2: Tích lũy kinh nghiệm làm việc trong các vị trí nhân sự khác nhau từ nhân viên, trưởng nhóm, trưởng phòng đến phó giám đốc nhân sự. Kinh nghiệm làm việc trong các công ty lớn, đa quốc gia hoặc trong ngành nghề liên quan sẽ là một điểm cộng.
- Bước 3: Trau dồi kỹ năng quản lý, lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, phân tích, quyết định, sáng tạo, đổi mới và truyền cảm hứng. Ngoài ra, cần cập nhật liên tục các kiến thức về nhân sự, pháp luật, thị trường, xu hướng và công nghệ.
- Bước 4: Tạo dựng tầm ảnh hưởng, uy tín và mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan về nhân sự như ban lãnh đạo, nhân viên, công đoàn, cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng,... Đồng thời, phải thể hiện được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và lợi ích của công ty.
Lộ trình trở thành Giám đốc Nhân sự
Giám đốc nhân sự lương bao nhiêu?
Tính tới năm 2023, trong ngành Quản trị nhân lực, hai vị trí việc làm có mức lương cao nhất là Giám đốc khu vực và Giám đốc nhân sự. Mức lương hàng tháng của Giám đốc khu vực có thể dao động từ 25 triệu đến 80 triệu đồng. Còn Giám đốc nhân sự thì có thể kiếm được tới 100 triệu đồng mỗi tháng.
Kết luận
Trên đây là bản mô tả công việc giám đốc nhân sự chi tiết. Có thể nói, giám đốc nhân sự là một vị trí quan trọng và có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về việc quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Để trở thành một giám đốc nhân sự, bạn cần có bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng và tầm ảnh hưởng phù hợp. Mức lương của giám đốc nhân sự cũng khá cao, phản ánh mức độ đóng góp và trách nhiệm của họ. Nếu bạn đang quan tâm đến vị trí này, hãy chuẩn bị kỹ càng và theo đuổi ước mơ của mình. Chúc bạn thành công!
30/01/2024
926 Lượt xem
Giới thiệu về sơ đồ tổ chức phòng nhân sự chi tiết từ A đến Z
Phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng trong một công ty, đảm nhiệm các chức năng liên quan đến việc quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Phòng nhân sự thường được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu của công ty. Bài viết này sẽ giới thiệu về chức năng và sơ đồ tổ chức phòng nhân sự chi tiết nhất.
Chức năng của bộ máy hành chính nhân sự
Bộ máy hành chính nhân sự là cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự, bao gồm các bộ phận, vị trí, nhiệm vụ và quan hệ của các nhân viên trong phòng nhân sự. Bộ máy hành chính nhân sự có chức năng:
- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến nhân sự của công ty.
- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc và quản lý hồ sơ nhân viên.
- Tính toán, trả lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên.
- Quản lý các vấn đề hành chính, văn phòng, an ninh, vệ sinh, cơ sở vật chất của công ty.
- Tổ chức, tham gia và hỗ trợ các hoạt động, sự kiện, chương trình liên quan đến nhân sự của công ty.
- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về nhân sự.
Bộ máy hành chính nhân sự là cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự
Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự
Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự là biểu đồ trực quan thể hiện cấu trúc, thứ bậc, vai trò và quan hệ của các bộ phận và nhân viên trong phòng nhân sự. Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự có thể khác nhau tùy theo từng công ty nhưng thường có các bộ phận chính sau đây:
1. Bộ phận tuyển dụng
Trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự, bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ và kỹ năng chính là:
1.1. Nhiệm vụ chính
- Lập kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tuyển dụng đúng thời điểm, đúng nhu cầu và đúng tiêu chuẩn của công ty.
- Thông báo, quảng bá và thu hút ứng viên tiềm năng cho các vị trí tuyển dụng của công ty.
- Sàng lọc, lưu trữ, sắp xếp lịch và tham gia phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá năng lực ứng viên.
- Đại diện cho công ty tương tác, giao tiếp và gửi các thông báo, thư từ liên quan đến kết quả tuyển dụng cho ứng viên.
- Liên kết, hợp tác với các đầu mối cung ứng nguồn nhân lực phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
Bộ phận tuyển dụng
1.2. Kỹ năng cần có
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, xử lý xung đột, làm việc nhóm.
- Kỹ năng tổ chức, kế hoạch hóa, thực hiện, kiểm soát, đánh giá công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo, trình bày dữ liệu.
- Kỹ năng sử dụng máy tính, internet, các phần mềm văn phòng, các phần mềm tuyển dụng.
- Kỹ năng nắm bắt, hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong muốn, kỳ vọng của ứng viên và công ty.
Kỹ năng cần có của bộ phận tuyển dụng
2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) là một trong những bộ phận quan trọng trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự. Nhiệm vụ và kỹ năng chính mà bộ phận này yêu cầu là:
2.1. Nhiệm vụ chính
- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên.
- Tính toán, trả lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên theo quy định của công ty và pháp luật.
- Quản lý, cập nhật và báo cáo về dữ liệu, thống kê liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên.
-Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, yêu cầu của nhân viên về lương thưởng và phúc lợi.
- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về lương thưởng và phúc lợi.
Nhiệm vụ chính của bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
2.2. Kỹ năng cần có
- Hiểu biết về pháp lý và chính sách nhân sự
- Phân tích dữ liệu và số liệu
- Kiến thức về thị trường lao động
- Kỹ năng giao tiếp
- Nắm bắt xu hướng thị trường và công nghệ
- Kỹ năng quản lý dự án
- Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề
- Tinh thần linh hoạt và sẵn sàng thích ứng
- Kiểm soát và quản lý thời gian
Kỹ năng cần có của bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
3. Bộ phận hành chính
Nhiệm vụ và kỹ năng chính mà người làm trong bộ phận hành chính cần có là:
3.1. Nhiệm vụ chính
- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến hành chính của công ty.
- Quản lý các vấn đề hành chính, văn phòng, an ninh, vệ sinh, cơ sở vật chất của công ty.
- Tổ chức, tham gia và hỗ trợ các hoạt động, sự kiện, chương trình liên quan đến hành chính của công ty.
- Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, yêu cầu của nhân viên và khách hàng về hành chính.
- Thực hiện các công việc hỗ trợ, hành chính khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban.
Nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính
3.2. Kỹ năng cần có
- Kỹ năng quản lý văn bản và thông tin
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian
- Kỹ năng sử dụng công nghệ
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kiên thức về quy định và chính sách nội bộ
- Kỹ năng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ sử dụng trong tổ chức
Kỹ năng chính của bộ phận hành chính
4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)
Đối với những công ty lớn sẽ có thêm đội đào tạo và phát triển (T&D) trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự. Nhiệm vụ chính và những kỹ năng bộ phận này yêu cầu là:
4.1. Nhiệm vụ chính
- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến đào tạo và phát triển nhân sự của công ty.
- Phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên theo từng vị trí, bộ phận, giai đoạn.
- Lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các chương trình, khóa học, buổi hội thảo, hội nghị đào tạo và phát triển cho nhân viên.
- Đánh giá, theo dõi và đo lường hiệu quả và kết quả của các hoạt động đào tạo và phát triển.
- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về đào tạo và phát triển.
Nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)
4.2. Kỹ năng cần có
- Hiểu biết Về Ngành và Doanh Nghiệp
- Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo
- Lập Kế Hoạch Đào Tạo
- Phát triển Nội Dung Đào Tạo
- Sử Dụng Công Nghệ Đào Tạo
- Kỹ Năng Giao Tiếp và Truyền Đạt
- Đánh Giá và Đo Lường Hiệu Quả
- Quản lý Dự Án và Thời Gian
- Tư Duy Sáng Tạo và Giải Quyết Vấn Đề
- Phát triển Kỹ Năng Mềm
Kỹ năng cần có của bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)
Kết luận
Tóm lại, phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng trong một công ty, đảm nhiệm các chức năng liên quan đến việc quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự gồm các bộ phận chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu của công ty. Các bộ phận chính thường bao gồm bộ phận tuyển dụng, bộ phận lương thưởng và phúc lợi, bộ phận hành chính, bộ phận đào tạo và phát triển. Mỗi bộ phận có những nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu khác nhau, đòi hỏi sự chuyên môn hóa và phối hợp cao.
30/01/2024
1821 Lượt xem
Chính sách nhân sự là gì? Vai trò và các loại chính sách nhân sự cho doanh nghiệp
Chính sách nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nhất là trong tuyển dụng đối với mọi doanh nghiệp. Chính sách nhân sự cho doanh nghiệp được nhà tuyển dụng và nhà quản lý quan tâm một cách sâu sắc vì nó giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài, thu hút và tuyển dụng nhân tài chất lượng, đồng thời hỗ trợ đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy chính xác chính sách nhân sự là gì và có những chính sách nào giúp thu hút nhân tài chất lượng nhất? Hãy khám phá trong nội dung bài viết sau nhé.
1. Chính sách nhân sự là gì?
Chính sách nhân sự là bộ quy tắc, phương pháp và thủ tục được áp dụng để điều hành các hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý và sử dụng nhân lực. Mục tiêu của chính sách nhân sự là hỗ trợ và thúc đẩy việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự là bộ quy tắc giúp điều hành hoạt động của doanh nghiệp
Ngoài ra, chính sách nhân sự cho doanh nghiệp còn bao gồm các quy định về khen thưởng, thăng chức và kỷ luật cá nhân hoặc tập thể. Người đứng đầu bộ phận nhân sự có trách nhiệm kiểm soát và đưa ra các quyết định liên quan đến các điều khoản nhân sự.
2. Vai trò của chính sách nhân sự cho doanh nghiệp
Chính sách nhân sự được thiết kế một cách toàn diện sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, từ việc phát triển quản trị nhân sự toàn diện, nâng cao chất lượng nhân sự, đến cải thiện và nâng cấp quy trình tuyển dụng. Để hiểu rõ hơn về vai trò của chính sách nhân sự cho doanh nghiệp, chúng ta hãy khai thác sâu hơn ở các khía cạnh sau đây.
Trước tiên, chính sách lương thưởng và đãi ngộ hợp lý giúp ngăn chặn rủi ro từ nhân sự và tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng với lương thưởng và đãi ngộ, họ sẽ có động lực cao hơn để ở lại và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời, điều này còn thể hiện sự tuân thủ đầy đủ các quy tắc pháp luật từ phía doanh nghiệp.
Thứ hai, chính sách nhân sự rõ ràng và công bằng giúp xây dựng văn hóa công ty tích cực. Khi mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng và nhất quán, nhân viên sẽ cảm thấy tin tưởng và có mối quan hệ tốt với nhau. Từ đó giúp giảm thiểu các vụ kỷ luật và kiện cáo, đồng thời giúp tăng năng suất làm việc và giữ chân nhân tài.
Chính sách nhân sự rõ ràng và công bằng giúp xây dựng văn hóa công ty tích cực
Cuối cùng, chính sách nhân sự rõ ràng còn giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, giúp mang lại sự uy tín và thu hút đối tác và khách hàng. Một hình ảnh doanh nghiệp đáng tin cậy và chất lượng là lý do tại sao các tập đoàn hàng đầu có thể thu hút nhân sự chất lượng, ngay cả khi mức lương không quá cao so với thị trường lao động.
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
3. Các chính sách nhân sự cho doanh nghiệp
Chính sách nhân sự của mỗi doanh nghiệp dựa trên quy định cụ thể và sự ảnh hưởng mạnh mẽ từ người đứng đầu lãnh đạo. Tuy nhiên, chính sách nhân sự được xây dựng trên cơ sở các chính sách cơ bản sau đây:
3.1. Chính sách tuyển dụng nhân sự
Chính sách tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp nhằm lựa chọn ứng viên và quy định quy trình giới thiệu nhân viên mới. Chính sách này bao gồm ba phần chính: tuyển người, đào tạo nhân sự và chính sách nghỉ việc. Nội dung của chính sách tập trung vào các hoạt động cơ bản của nhân viên từ khi gia nhập công ty cho đến khi nghỉ việc.
- Chính sách tuyển dụng: Chính sách này đặt ra tiêu chí và yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụng cụ thể. Trong quá trình tuyển dụng, nhân sự cần mô tả rõ yêu cầu công việc cùng nội dung công việc. Sau đó, nhân sự sẽ phân tích và đánh giá ứng viên tiềm năng để quyết định liệu họ có vượt qua được vòng chọn lọc hồ sơ hay không.
- Chính sách định hướng nhân viên mới: Đây là một chính sách quan trọng trong quy trình onboarding, bao gồm tiêu chí về văn hóa, tư tưởng và lựa chọn những ứng viên phù hợp cho công ty. Định hướng nhân viên mới từ đầu giúp họ hiểu rõ về văn hóa nội bộ của doanh nghiệp, nhận thức về vai trò và tầm ảnh hưởng của mình đối với công việc chung của tổ chức.
- Chính sách thử việc: Chính sách này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá và nhận xét nhân sự trong thời gian thử việc. Đồng thời giúp doanh nghiệp xác định khả năng của nhân sự có thể đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của công việc hay không.
- Chính sách thay thế tạm thời: Trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn nhân lực và chưa tìm được người thay thế ngay lập tức, chính sách thay thế tạm thời sẽ được áp dụng. Điều này bao gồm việc phân chia công việc cho nhân viên khác để đảm bảo tiếp tục quá trình làm việc.
Chính sách tuyển dụng nhân sự
3.2. Chính sách đào tạo nhân sự
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc đầu tư vào đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên, cho rằng không cần thiết và sẽ tốn chi phí và thời gian. Tuy nhiên, thực tế chứng minh rằng việc đào tạo và phát triển nhân sự là rất quan trọng và không thể thiếu đối với sự vận hành của doanh nghiệp. Đào tạo nhân viên có thể được coi như bộ xương sống của một doanh nghiệp. Nếu bộ xương này ngày càng mạnh mẽ, doanh nghiệp sẽ có thể tiến xa hơn. Ngược lại, nếu bộ xương yếu đuối, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đứng vững.
Để xây dựng một chính sách đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện những bước sau:
- Lập kế hoạch đào tạo và dự trù nguồn lực tài chính: Đầu tiên, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về việc đào tạo nhân viên và dự trù nguồn lực tài chính để đảm bảo hoạt động đào tạo được thực hiện một cách hiệu quả.
- Xây dựng nội dung và lịch trình đào tạo cụ thể: Doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung và lịch trình của các khóa đào tạo, bao gồm các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho từng vị trí công việc.
- Đặt mục tiêu, đo lường kết quả và xác định thời gian đào tạo: Doanh nghiệp cần cân nhắc mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được qua quá trình đào tạo, đồng thời xác định các chỉ số đo lường hiệu quả và thời gian cần thiết để hoàn thành quá trình đào tạo.
- Đánh giá chất lượng sau khóa đào tạo: Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng và hiệu quả của quá trình đào tạo. Điều này giúp xác định nhân viên nào đã hoàn thành khóa đào tạo tốt và nhân viên nào cần có kế hoạch cải thiện để nâng cao năng lực làm việc.
Chính sách đào tạo nhân sự
3.3. Chính sách đãi ngộ và tiền lương
Mỗi tổ chức cần có một chính sách lương thưởng để đảm bảo sự ổn định đời sống của nhân viên và thể hiện thành công cũng như sự ổn định của doanh nghiệp. Chính sách đãi ngộ hợp lý bao gồm các phúc lợi cho nhân viên như trợ cấp, bảo hiểm và cách thức trả lương theo chu kỳ và hình thức thanh toán.
Ngoài ra, quyền lợi về số ngày lễ và nghỉ phép cũng là một điểm quan trọng mà nhiều nhân viên quan tâm, vì nó liên quan đến quyền lợi cá nhân của họ. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp không tuân thủ luật nghỉ phép quy định bởi nhà nước, điều này khiến nhân viên cảm thấy bị kìm hãm, thiếu sự tôn trọng và gây ra tình trạng mất động lực trong công việc.
3.4. Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn cho nhân sự
Chính sách quản lý sức khỏe và an toàn là một phần không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính toàn diện cũng như tính hiệu quả của chính sách này, doanh nghiệp cần xác định các quy định cụ thể về an toàn và kế hoạch chăm sóc sức khỏe định kỳ cho nhân viên.
Ngoài các yêu cầu pháp lý, việc đưa các quy trình khẩn cấp và an toàn vào sách hướng dẫn nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này sẽ giúp nhân viên biết cách ứng phó trong trường hợp xảy ra thương tích tại nơi làm việc và đảm bảo rằng tất cả các tai nạn liên quan đến công việc được báo cáo và xử lý đầy đủ.
Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn cho nhân sự
3.5. Chính sách thanh toán và chấm công
Chính sách thanh toán và chấm công nhằm đảm bảo sự theo dõi chính xác thời gian làm việc và thực hiện các thủ tục lưu trữ phù hợp. Đồng thời, chính sách này cũng cung cấp thông tin cho nhân viên về các chi tiết liên quan đến lương thưởng, bao gồm:
- Quy định về ngày nhận lương trong trường hợp đó là ngày lễ.
- Phương thức thanh toán lương hàng tháng cho nhân viên.
- Tần suất trả lương.
3.6. Chính sách bảo mật
Với chính sách bảo mật, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các thông tin quan trọng được bảo vệ một cách an toàn và nhân viên cũng hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc bảo mật thông tin. Bên cạnh đó, việc cung cấp ví dụ về các tình huống có thể xảy ra khi vi phạm chính sách bảo mật còn giúp nhân viên nhận thức rõ ràng về những hậu quả tiềm ẩn và tránh vi phạm trong công việc hàng ngày.
3.7. Chính sách phân loại việc làm
Chính sách phân loại công việc có thể có tác động đến khả năng của nhân viên để nhận các phúc lợi cụ thể. Ví dụ, nhân viên làm việc bán thời gian thường không đủ điều kiện để được hưởng các phúc lợi chăm sóc sức khỏe từ nhà tuyển dụng. Thông tin về các phân loại này cần được ghi rõ trong sách hướng dẫn cho nhân viên.
Chính sách phân loại việc làm
4. Cách xây dựng chính sách quản lý nhân sự hiệu quả
Để có một chính sách nhân sự cho doanh nghiệp hoàn chỉnh và đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp đó cần phải lên nội dung cho từng mẫu chính sách khác nhau. Phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay là mẫu chính sách nhân sự nội bộ riêng, nhưng để xây dựng chính sách nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả thì cần đặc biệt quan tâm đến các yếu tố sau:
- Tên chính sách
- Ngày có hiệu lực và các bản sửa đổi hoặc cập nhật
- Người chịu trách nhiệm cập nhật chính sách và trả lời câu hỏi liên quan
- Mục đích của chính sách
- Định nghĩa các thuật ngữ đặc biệt sử dụng trong chính sách
- Tuyên bố chính sách chính
- Phạm vi và khả năng áp dụng, bao gồm các trường hợp ngoại lệ được phép
5. Một số chính sách giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên giỏi
Thị trường việc làm ngày càng mở rộng, dẫn đến sự gia tăng của việc nhân sự thường xuyên chuyển việc để tìm kiếm môi trường phù hợp. Điều này làm cho việc thu hút và giữ chân nhân tài trở thành một phần quan trọng trong chính sách nhân sự cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để duy trì sự gắn kết lâu dài của nhân viên giỏi với doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là một số chính sách quản trị nhân sự hiệu quả để giữ chân nhân tài mà các doanh nghiệp cần có:
5.1. Tạo một thông điệp nhất quán nhằm mục đích nâng cao thương hiệu
Bằng cách xác định các giá trị cốt lõi thúc đẩy tầm nhìn này, hãy tạo ra một thông điệp sáng rõ cho doanh nghiệp của bạn - một "lý do tại sao" độc đáo. Thông điệp của bạn cần truyền đạt một cách rõ ràng những gì doanh nghiệp của bạn đại diện và cách nó thể hiện bản thân.
Chính sách giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên giỏi
Khi đã xây dựng được một thông điệp đặc trưng và duy trì tính nhất quán, bạn sẽ thu hút những ứng viên phù hợp với giá trị và mục tiêu kinh doanh của bạn để ứng tuyển vào các vị trí đang mở trong doanh nghiệp.
5.2. Đối xử tôn trọng với nhân viên
Sự tôn trọng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì động lực, cam kết và sự đổi mới của nhân viên. Bằng cách ghi nhận và liên đới nhân viên trong quá trình ra quyết định, bạn sẽ thấy tinh thần cống hiến và cam kết của họ tăng lên. Tinh thần tích cực này sẽ phát sáng và hấp dẫn nhân viên mới muốn trải nghiệm cảm giác được doanh nghiệp trân trọng đó.
5.3. Xây dựng các chính sách đãi ngộ tốt
Một chế độ lương thưởng hấp dẫn là một yếu tố quan trọng hàng đầu để thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập một quy chế lương thưởng rõ ràng, dựa trên năng lực, cấp bậc và thâm niên, để thu hút sự quan tâm của ứng viên. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể xác định mức lương và thưởng phù hợp dựa trên năng lực, việc giữ chân nhân tài sẽ trở nên khó khăn và gây ấn tượng không tốt trong thị trường tuyển dụng.
Xây dựng chính sách đãi ngộ tốt để giữ chân nhân viên
6. Tham khảo chiến lược nhân sự của các doanh nghiệp lớn
Nếu bạn đang xem xét việc nâng cao chính sách nhân sự cho doanh nghiệp mình thì hãy tham khảo các chính sách nhân sự của các tập đoàn lớn như Vingroup, Vinamilk, Viettel và Unilever. Những doanh nghiệp này đã chứng minh sự thành công trong việc xây dựng và duy trì đội ngũ nhân viên tài năng.
6.1. Chính sách nhân sự của Vingroup
Vingroup, một tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam với hàng ngàn nhân viên, đã áp dụng những chiến lược nhân sự đặc biệt để quản lý con người một cách hiệu quả.
- Sự chú trọng vào quản lý và đào tạo nhân sự
- Vingroup luôn khuyến khích tính tự giác của nhân viên
- Đảm bảo các phúc lợi đặc biệt cho nhân viên
- Đơn giản hóa quy trình để tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự
6.2. Chính sách nhân sự của Vinamilk
Vinamilk là công ty dẫn đầu trong ngành sữa tại Việt Nam với hơn 50 năm tồn tại và phát triển. Đặc biệt, Vinamilk cũng được biết đến với việc quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp, đặt con người làm trọng tâm trong tầm nhìn và sứ mệnh của mình.
- Tại Vinamilk, mọi nhân viên được lắng nghe và tôn trọng
- Công ty tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và cởi mở, nơi mà nhân viên được khuyến khích sáng tạo và tự do diễn đạt ý kiến của mình
- Tài trợ chi phí cho nhân viên tham gia các khóa học và đào tạo tại nước ngoài
- Luôn đặt sự trẻ hóa nguồn nhân lực là một trong những ưu tiên hàng đầu.
Chính sách nhân sự của Vinamilk là luôn lắng nghe và tôn trọng
6.3. Chính sách nhân sự của Viettel
Với tôn chỉ "con người là tài sản quý giá" và vị thế là một trong những công ty viễn thông hàng đầu, Viettel luôn khẳng định sự uy tín của mình trong việc giữ chân và thu hút nhân tài. Trên quãng đường phát triển, Viettel tự hào với các chính sách nhân sự hàng đầu trên thị trường lao động Việt Nam.
- Cam kết tạo môi trường làm việc tích cực và thân thiện
- Chính sách đào tạo và phát triển phù hợp, tạo cơ hội tỏa sáng
- Cơ hội thăng tiến cao, luôn luôn khuyến khích phát triển bản thân
- Chế độ đãi ngộ và lương bổng hấp dẫn
- Tổ chức các hoạt động đoàn thể thường xuyên và sôi động
6.4. Chính sách nhân sự của Unilever
Unilever là tập đoàn đa quốc gia hàng đầu tại Việt Nam, đã đạt được vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực gia đình và cá nhân sau hơn 20 năm cạnh tranh và phát triển. Để có được điều này thì không thể thiếu sự đóng góp đáng kể từ các chính sách nhân sự.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và ăn ý
- Chính sách đãi ngộ và lương thưởng cực kỳ hấp dẫn
- Nhân viên có cơ hội thăng tiến trong công việc nhanh chóng
- Đào tạo và tạo điều kiện cho nhân viên đi công tác nước ngoài
- Chế độ nghỉ phép có lương và hàng loạt phúc lợi hấp dẫn khác
7. Kết luận
Chính sách nhân sự cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản lý nguồn lực con người và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp cho tổ chức. Bài viết trên đã cung cấp thông tin về các chính sách nhân sự và cách xây dựng chúng, hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khái niệm này
30/01/2024
961 Lượt xem
Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá khung năng lực hiệu quả
Khung năng lực là một công cụ quản lý nguồn nhân lực mang tính thực tiễn cao, nó đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp xác định, đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên. Khung năng lực bao gồm các tiêu chí về kiến thức, kỹ năng và thái độ mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc. Hiện nay, khung năng lực đang được ứng dụng trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Để hiểu rõ hơn về khái niệm khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá khung năng lực hiệu quả như thế nào? Cùng Unica khám phá qua nội dung bài viết sau đây để tìm câu trả lời nhé.
1. Khung năng lực là gì?
Khung năng lực tiếng anh có nghĩa là competency framework, là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị. Khái niệm khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa về năng lực. Theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management) của Mỹ cho biết: Năng lực chính là đặc tính của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất để hoàn thành nhiệm vụ, nó có thể đo lường được. Năng lực giúp một cá nhân có thể làm việc hiệu quả hơn người khác.
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm của một cá nhân để làm sao có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Hiện nay, từ khóa khung năng lực ngày càng được sử dụng nhiều trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực. Các doanh nghiệp càng ngày càng cố gắng xây dựng khung năng lực để đánh giá một cách chính xác năng lực của nhân viên, đồng thời đưa ra quyết định đúng đắn về việc đào tạo, phát triển và thăng tiến cho nhân viên.
Khung năng lực ra đời không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá nhân viên mà còn giúp định hướng cho nhân viên những kỹ năng, kiến thức cần thiết để phát triển sự nghiệp của mình. Dựa vào khung năng lực, nhân viên có thể định hướng rõ hướng đi, xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp đúng đắn giúp đáp ứng yêu cầu của công việc và đạt được mục tiêu cá nhân.
2. Cấu trúc mô hình khung năng lực
Khung năng lực được xem như một phương pháp quản lý năng lực dựa trên các tiêu chí đưa ra về kiến thức, kỹ năng, thái độ,… mà một nhân viên bắt buộc cần phải có để hoàn thành tốt các công việc được giao cũng như để thăng tiến, phát triển trong công việc. Để xây dựng khung năng lực phù hợp, doanh nghiệp cần bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên và phải nắm được cơ cấu năng lực phù hợp với từng vị trí. Cấu trúc mô hình khung năng lực bao gồm 3 nhóm năng lực chính đó là:
- Nhóm năng lực cốt lõi: Nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng và kiến thức cần thiết với bất cứ vị trí nào. Ví dụ như: Kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, quản lý thời gian,...
- Nhóm năng lực chuyên môn: Khác với nhóm trên nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực công việc của từng nhân viên. Ví dụ như: kỹ năng phân tích thị trường, kế toán, phát triển phần mềm,...
- Nhóm năng lực quản lý: Nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng, kiến thức có liên quan đến việc quản lý và điều hành công việc. Ví dụ: Kỹ năng lãnh đạo, quản lý dự án, phân tích dữ liệu,...
Cấu trúc mô hình khung năng lực
3. Tác dụng của khung năng lực là gì?
Khung năng lực được đánh giá là một công cụ quản lý nhân sự quan trọng của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp đánh giá năng lực của nhân viên mà còn giúp đưa ra kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực và đưa ra chiến lược tuyển dụng phù hợp. Cụ thể tác dụng của khung năng lực như sau:
3.1. Công tác tuyển dụng
Khung năng lực có tác dụng quan trọng với công tác tuyển dụng, cụ thể như sau:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà nhân viên cần có để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng và mô tả công việc phù hợp.
- Xác định tiêu chí tuyển dụng: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chí tuyển dụng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng các câu hỏi phỏng vấn, bài kiểm tra và các phương pháp tuyển dụng phù hợp để đánh giá ứng viên một cách khách quan và toàn diện.
- Lựa chọn ứng viên phù hợp: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Khung năng lực có tác dụng quan trọng với công tác tuyển dụng
3.2. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự
Không chỉ có tác dụng bổ trợ cho công tác tuyển dụng, khung năng lực còn là cơ sở trong hoạt động đào tạo. Cụ thể khung năng lực giúp xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Doanh nghiệp/ công ty khi triển khai khung năng lực bắt buộc phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ cho từng vị trí. Bên cạnh đó phải thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên.
Khi có cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự, doanh nghiệp tiếp tục xác định xem ai cần đào tạo năng lực gì? Đào tạo ở cấp độ nào quan trong. Với việc áp dụng khung năng lực, doanh nghiệp nên tập trung nhiều vào kiến thức, kỹ năng và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả. Từ đó, khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.
3.3. Cơ sở tiền lương và quản lý hiệu suất
Khung năng lực có vai trò đặc biệt quan trọng, là nền tảng cho quá trình xây dựng cơ sở tiền lương, quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Đối với hoạt động quản lý thành tích, nhờ khung năng lực mà doanh nghiệp có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường. Từ đó, người quản lý xác định được những gì cần tập trung và thúc đẩy trong quá trình thảo luận, đánh giá thành tích.
Đối với việc vận hành cơ sở tiền lương, khung năng lực quyết định bậc lương đúng vị trí cho mỗi người. Dựa vào khung năng lực, doanh nghiệp sẽ so sánh được mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực. Từ đó, đưa ra được hệ thống lương phù hợp.
Khung năng lực là cơ sở tiền lương và quản lý hiệu suất
Đăng ký khoá học hành chính nhân sự online qua video trên Unica để nhận ưu đãi hấp dãn. Khoá học chia sẻ tất tần tật nội dung liên quan đến hành chính nhân sự, công cụ quản trị nhân sự, quản lý tiền lương. Từ đó, bạn tự tin để đứng được những vị trí cao hơn trong ngành này và có thể tự mình thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp.
[course_id:3088,theme:course]
[course_id:1072,theme:course]
[course_id:1029,theme:course]
4. Cách xây dựng khung năng lực
Xây dựng khung năng lực là gì đang là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Bởi việc xây dựng khung năng lực không hề đơn giản. Thấu hiểu điều đó, phần tiếp theo của bài viết Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn tham khảo:
4.1. Xác định mục đích rõ ràng
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm khi xây dựng khung năng lực đó là xác định mục đích rõ ràng. Đây là việc quan trọng nhất bởi chỉ khi có mục đích thì mới đưa ra được những tiêu chí trong khung năng lực đúng đắn. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và xây dựng được cấu trúc khung năng lực phù hợp và chính xác với doanh nghiệp của mình.
4.2. Chuẩn hóa doanh nghiệp
Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng khung năng lực đó là chuẩn hoá doanh nghiệp. Chuẩn hoá doanh nghiệp tức là đưa ra những khung năng lực phù hợp với cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm. Mục đích của chuẩn hoá doanh nghiệp là để xây dựng mô hình cơ cấu năng lực diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Để thực hiện chuẩn hóa doanh nghiệp hiệu quả, nhà quản lý cần làm các công việc sau:
- Thiết lập các vị trí làm việc một cách khách quan và không phụ thuộc vào khả năng của người đang đảm nhiệm.
- Nếu công việc có cùng yêu cầu đầu ra, doanh nghiệp hãy thống nhất một tên chung cho công việc.
- Doanh nghiệp yêu cầu về đầu ra và năng lực cho từng chức danh rõ ràng.
Khi xây dựng khung năng lực bạn cần chuẩn hoá doanh nghiệp
4.3. Xây dựng khung năng lực chung
Sau khi đã xác định được mục tiêu rõ ràng và chuẩn hoá các chức năng cụ thể trong doanh nghiệp, việc quan trọng tiếp theo cần làm đó là bạn xây dựng khung cấu trúc năng lực chung. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 cách xây dựng sau:
- Xây dựng dựa trên quy trình quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp: Đối với việc xây dựng này, doanh nghiệp có thể tự xây dựng khung năng lực cho mình.
- Xây dựng dựa trên những khung năng lực mẫu có sẵn để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên phải phù hợp với mục tiêu và vị trí của doanh nghiệp.
4.4. Xác định năng lực và mức độ năng lực cho từng vị trí
Khâu xây dựng khung năng lực tiếp theo bạn cũng cần phải ghi nhớ đó là xác định năng lực và mức độ năng lực cho từng vị trí. Đây được đánh giá là khâu cực kỳ quan trọng nếu muốn quản lý nhân sự hiệu quả. Việc xác định năng lực và mức độ năng lực, nhiệm vụ cho từng vị trí giúp doanh nghiệp bố trí được nhân sự phù hợp cho từng vị trí trong công ty.
Khi các chỉ số này được xác định, việc thực hiện đánh giá nhân sự bằng cách sử dụng mô hình khung cấu trúc năng lực sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
4.5. Tiến hành đánh giá
Để khung năng lực đi vào hoạt động chính thức trong thực tiễn, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá. Đây là bước quan trọng cuối cùng bắt buộc phải thực hiện, tuyệt đối không được bỏ qua. Để đưa ra kết quả đánh giá chính xác, nhà quản lý sẽ dựa trên công cụ đánh giá năng lực cho từng cá nhân. Kết hợp cùng với các phương pháp đào tạo, phát triển của từng loại năng lực.
Trên cơ sở kết quả thu được, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ bắt đầu xây dựng và thi hành khung năng lực chuẩn cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Tiến hành đánh giá khung năng lực trước khi áp dụng
5. Một số khó khăn khi thiết lập khung năng lực
Thiết lập khung năng lực là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, người quản lý cũng phải có chuyên môn cao về quản lý và đào tạo nguồn nhân lực thì mới có thể thiết lập khung năng lực thành công. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp khi thiết lập khung năng lực:
- Khó khăn trong việc xác định các năng lực cần thiết: Doanh nghiệp cần xác định rõ các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà nhân viên cần có để hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, việc xác định các năng lực cần thiết không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp cần có sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm ban lãnh đạo, quản lý nhân sự, nhân viên và các chuyên gia.
- Khó khăn trong việc xác định mức độ yêu cầu đối với từng năng lực: Sau khi xác định được các năng lực cần thiết, doanh nghiệp cần xác định mức độ yêu cầu đối với từng năng lực. Việc xác định mức độ yêu cầu cần dựa trên các tiêu chí cụ thể, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc xây dựng hệ thống đánh giá năng lực: Hệ thống đánh giá năng lực là công cụ quan trọng để doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá năng lực phù hợp với khung năng lực và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc tham khảo khung năng lực của các doanh nghiệp khác nhưng chưa sửa đổi cho phù hợp. Để xây dựng được cấu trúc khung năng lực hiệu quả, doanh nghiệp chắc chắn phải đi tham khảo khung năng lực của các doanh nghiệp khác, tuy nhiên, việc tham khảo này nếu như không sửa đổi, áp dụng y nguyên chắc chắn sẽ không phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó mang lại hiệu quả không cao.
6. Kết luận
Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến chủ đề khung năng lực là gì? Có thể nói, khung năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin mà Unica cung cấp ở trên sẽ giúp bạn xây dựng mẫu khung năng lực phù hợp và chính xác, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình.
29/01/2024
1229 Lượt xem
Biên bản cuộc họp là gì? Cách ghi và lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin và quyết định của một tổ chức. Nó không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và minh bạch mọi thông tin được thảo luận trong cuộc họp. Trong bối cảnh này, chúng ta cần hiểu rõ biên bản cuộc họp là gì, cách ghi nó một cách chi tiết và chính xác, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện công tác viết biên bản. Hãy cùng Unica khám phá chi tiết về tài liệu quan trọng này và tầm quan trọng của nó trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý thông tin tổ chức.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp. Nó thường được tạo ra nhằm lưu giữ thông tin, tóm tắt nội dung cuộc họp, đưa ra hướng dẫn chi tiết về những điều đã thảo luận và quyết định.
Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp
Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?
Biên bản cuộc họp có nhiều vai trò quan trọng như:
- Là bằng chứng về sự diễn ra của cuộc họp, những người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp.
- Là công cụ giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan, giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, đề xuất, quyết định và hành động một cách rõ ràng và chính xác.
- Là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và theo dõi hiệu quả và tiến độ của các hoạt động sau cuộc họp như thực hiện các hành động đã giao, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo, giải quyết các vấn đề phát sinh, cải tiến quy trình làm việc,...
- Là tài liệu lưu trữ và tham khảo cho các cuộc họp sau này, giúp nắm bắt được lịch sử, tiền lệ và bối cảnh của các vấn đề liên quan đến cuộc họp.
Vai trò quan trọng của biên bản cuộc họp
Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất
Sau khi đã biết biên bản cuộc họp là gì, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc về cách viết loại biên bản này. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước sau:
1. Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp
Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp, bao gồm các mục cơ bản như:
- Tiêu đề: Ghi rõ tên cuộc họp, mục đích, chủ đề và số thứ tự (nếu có).
- Thông tin chung: Ghi rõ ngày, giờ, địa điểm, thời lượng, người chủ trì, người thư ký và danh sách người tham gia cuộc họp.
- Nội dung: Ghi rõ các nội dung chính được thảo luận, bao gồm các mục như tổng quan, tình hình, vấn đề, giải pháp, quyết định, hành động, kế hoạch, phân công,...
- Kết luận: Ghi rõ kết quả, kết quả đạt được, những điểm cần lưu ý và những việc cần làm tiếp theo sau cuộc họp.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu đề cương biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.
Dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp
2. Phương pháp ghi biên bản cuộc họp
Trong quá trình cuộc họp, bạn cần ghi biên bản cuộc họp một cách kỹ lưỡng và chính xác, dựa trên đề cương đã dự thảo. Bạn có thể áp dụng một số phương pháp ghi biên bản cuộc họp như:
- Ghi chép tay: Là phương pháp truyền thống và đơn giản nhất, chỉ cần sử dụng giấy và bút để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn khi ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ, đồng thời cần phải chuyển sang định dạng điện tử sau đó.
- Ghi chép trên các thiết bị hiện đại: Là phương pháp hiện đại và tiện lợi hơn, sử dụng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ hơn, đồng thời có thể lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể gặp phải một số rủi ro như mất điện, mất kết nối, mất dữ liệu,...
- Ghi âm: Là phương pháp hỗ trợ và bổ sung cho hai phương pháp trên, sử dụng thiết bị ghi âm hoặc ứng dụng ghi âm để ghi lại toàn bộ cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi lại những nội dung chi tiết, sắc thái và ngữ cảnh của cuộc họp, đồng thời có thể phát lại, xem lại và kiểm tra lại khi cần. Mặc dù vậy, phương pháp này cũng cần phải xin phép người tham gia cuộc họp trước, đồng thời cần phải chuyển sang văn bản sau đó.
Phương pháp ghi biên bản cuộc họp
Thành thạo kỹ năng hành chính nhân sự bằng cách đăng ký khoá học online qua video. Khoá học chia sẻ đầy đủ những kiến thức và kỹ năng về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Bật mí bí quyết để quản trị nhân sự dễ dàng, hiệu quả. Đăng ký ngay nhé.
[course_id:1031,theme:course]
[course_id:256,theme:course]
[course_id:1843,theme:course]
3. Mẫu biên bản một số cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần hoàn thiện biên bản cuộc họp dựa trên những ghi chép đã có, đồng thời tham khảo một số mẫu biên bản cuộc họp để định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Bạn có thể tìm kiếm một số mẫu biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.
Dưới đây là một ví dụ về mẫu biên bản cuộc họp:
Mẫu biên bản 1
Mẫu biên bản 2
Mẫu biên bản 3
Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp
Để ghi biên bản cuộc họp một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần chú ý đến một số điểm sau:
1. Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp
Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên nghiên cứu kỹ về nội dung cuộc họp, bao gồm mục đích, chủ đề, nội dung chính, người tham gia, vị trí và vai trò của mình trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể chuẩn bị tốt hơn, hiểu rõ hơn và ghi chép dễ dàng hơn trong cuộc họp.
2. Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp
Bạn nên ghi nhớ tên, chức vụ và đơn vị của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là những người có vai trò quan trọng như người chủ trì, người phát biểu, người đưa ra quyết định, người phụ trách hành động,... Điều này giúp bạn có thể ghi chép chính xác và tránh nhầm lẫn trong biên bản cuộc họp.
Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp
3. Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập
Hãy ghi chép rõ ràng những hành động được giao, thực hiện hoặc kết thúc trong cuộc họp, bao gồm ai là người phụ trách, làm gì, khi nào, ở đâu, với ai và như thế nào.
Bạn cũng nên ghi chép độc lập, tức là không phụ thuộc vào ý kiến, cảm xúc hoặc lợi ích của bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và trung thực trong biên bản cuộc họp.
4. Ghi nhớ nội dung cơ bản
Trong cuộc họp, bạn nên ghi nhớ những nội dung cơ bản được thảo luận, bao những điểm chính, những ý kiến, những đề xuất, những quyết định và những kết quả của cuộc họp. Bạn không cần ghi chép chi tiết những nội dung phụ, những lặp lại, những tranh luận hoặc những thông tin không liên quan đến cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép tập trung và ngắn gọn trong biên bản cuộc họp.
Ghi nhớ nội dung cơ bản
5. Đảm bảo tính trung lập
Bạn cần đảm bảo tính trung lập trong cách ghi chép, tức là không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, quan điểm, thái độ hoặc lợi ích của bản thân hoặc bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chất đánh giá, phê bình, chê bai, ca ngợi hoặc xúc phạm đối với bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và công bằng trong biên bản cuộc họp.
6. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên hoàn thiện biên bản cuộc họp sớm nhất có thể, tốt nhất là trong vòng 24 giờ. Bạn nên kiểm tra lại những ghi chép đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu, sửa chữa những sai sót, định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Điều này giúp bạn có thể ghi nhớ tốt hơn, tránh quên mất hoặc nhầm lẫn những nội dung quan trọng trong biên bản cuộc họp.
Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể
7. Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký
Trước khi trình ký và phát hành biên bản cuộc họp, bạn nên rà soát lại thật kỹ biên bản, đảm bảo rằng biên bản đã ghi lại đầy đủ, chính xác, rõ ràng và trung thực những nội dung của cuộc họp. Bạn cũng nên xin ý kiến của người chủ trì, người thư ký hoặc một số người tham gia cuộc họp để kiểm tra và phản hồi về biên bản. Điều này giúp bạn có thể cải thiện và hoàn thiện biên bản cuộc họp.
Kết luận
Từ phần thông tin bên trên, chắc hẳn bạn đã hiểu biên bản cuộc họp là gì. Đây là một tài liệu quan trọng, ghi lại những nội dung và kết quả của một cuộc họp. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước như dự thảo đề cương biên bản cuộc họp, phương pháp ghi biên bản cuộc họp, mẫu biên bản một số cuộc họp. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có một biên bản cuộc họp chất lượng và hiệu quả.
29/01/2024
2688 Lượt xem
