Quy tắc ứng xử là gì? Những quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Quy tắc ứng xử rất quan trọng ở nơi làm việc nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Bộ quy tắc ứng xử thể hiện các giá trị của công ty và những gì công ty mong đợi, thúc đẩy tinh thần kinh doanh công bằng, có trách nhiệm, phòng tránh các sai phạm đạo đức trong kinh doanh. Để hiểu rõ hơn quy tắc ứng xử là gì? Những quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như thế nào? Mời bạn cùng tham khảo nội dung trong bài viết sau nhé.

1. Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Quy tắc ứng xử là một tập hợp các quy tắc xung quanh hành vi để nhân viên tuân theo trong một tổ chức. Quy tắc đóng vai trò như một tiêu chuẩn mà nhân viên cần phải đáp ứng để họ có thể biết họ mong đợi điều gì để tạo ra một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Thường bị trộn lẫn với quy tắc đạo đức, quy tắc ứng xử đề cập cụ thể đến hành vi, trong khi đạo đức cung cấp hướng dẫn về kỹ năng ra quyết định mà nhân viên của bạn cần khi họ đang làm việc.

Dưới đây là danh sách các yếu tố bạn có thể đưa vào quy tắc ứng xử của mình:

- Tuyên bố sứ mệnh và các giá trị.

- Các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc.

- Tuân thủ và các quy định trong ngành.

- Kỷ luật.

Bộ quy tắc ứng xử rất quan trọng với doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ quy tắc ứng xử riêng. Quy tắc ứng xử đóng vai trò vô cùng quan trọng để hình thành văn hoá doanh nghiệp và gây dựng niềm tin cho khách hàng. Tầm quan trọng của quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm:

2.1. Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp có khả năng nâng cao hình ảnh thương hiệu. Bởi bộ quy tắc trong ứng xử chính là cam kết của doanh nghiệp về những gì công ty sẽ thực hiện và tất cả những điều đó sẽ phù hợp với các tiêu chuẩn trong xã hội. Doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy bộ tắc ứng xử, có hành động với khách hàng đúng văn hoá, đúng đạo đức và chuyên nghiệp thì chắc chắn sẽ nâng cao hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng. Doanh nghiệp có bộ quy tắc ứng xử rõ ràng và thực hiện, duy trì đúng theo bộ quy tắc đó sẽ gây dựng được một tổ chức đáng tin cậy và danh tiếng trên thị trường.

2.2. Tạo niềm tin và lòng tin cậy từ khách hàng

Một doanh nghiệp có thể hiện đúng bộ quy tắc ứng xử hay không sẽ thể hiện trực tiếp bằng hành động và cách làm việc. Khách hàng sau quá trình làm việc nếu như thấy doanh nghiệp chuyên nghiệp, ứng xử tinh tế sẽ cảm thấy được tôn trọng nên có ấn tượng cực kỳ tốt. Từ đó, họ sẽ có niềm tin và lòng tin cậy với doanh nghiệp hơn. Bộ quy tắc ứng xử tạo dựng niềm tin và lòng tin cậy giúp giữ chân khách hàng, đồng thời tăng cơ hội họ quay lại với doanh nghiệp lần sau.

2.3. Xây dựng môi trường làm việc tích cực và năng động

Bộ quy tắc ứng xử được xây dựng với nhiệm vụ chính là để làm rõ sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc làm việc chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó nó còn làm nhiệm vụ quản lý, định hướng con người. Doanh nghiệp nếu như muốn xây dựng môi trường làm việc tích cực, năng động không thể không xây dựng bộ quy tắc ứng xử chuẩn mực.

Với bộ quy tắc ứng xử được đưa ra, tất cả nhân viên sẽ thống nhất với nhau về cách làm việc, định hướng hành động. Bất kỳ mọi thắc mắc hay xung đột nào trong nội bộ xảy ra, bộ quy tắc ứng xử chính là công cụ để giải quyết giúp mọi người hoà hợp với nhau. Bộ quy tắc ứng xử hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tích cực và năng động hơn bao giờ hết.

2.4. Tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc

Bộ quy tắc ứng xử định hướng văn hoá nội bộ cũng như hỗ trợ công việc hàng ngày được tốt nhất. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng hoà nhập với môi trường, hiểu được giá trị cốt lõi, niềm tin và định hướng phong cách ứng xử trong doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Bộ quy tắc này giống như quy định chung buộc các nhân viên phải thực hiện và tự giác chấp hành. Từ đó nó gián tiếp rèn luyện tác phong, hành vi của nhân viên giúp môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp, định hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp mình

>> Xem thêm: Account manager là gì? Nhiệm cụ chính của một Account Manager

Bộ quy tắc bao gồm những gì?

3. Lợi ích của việc áp dụng quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc tuân thủ quy tắc ứng xử là cần thiết và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp nào. Áp dụng quy tắc ứng xử mang lại những lợi ích sau:

3.1. Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên

Áp dụng quy tắc ứng xử doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính kỉ luật tốt nhất, tất cả nhân viên trong công ty sẽ đều phải tuân theo. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong công việc, nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên. Không chỉ vậy, bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp còn giống như điểm tựa giúp doanh nghiệp gợi dậy lòng trung thành và làm việc tích cực hơn.

Bộ quy tắc ứng xử giống như liều thuốc để xoa dịu giúp doanh nghiệp đoàn kết và hòa đồng hơn. Khi tập thể cùng chung tay nhau thì hiệu quả làm việc sẽ tăng cao và doanh nghiệp cũng sẽ gặt hái được rất nhiều những thành tựu nổi bật.

3.2. Tăng cường uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử như một nhân chứng, đại diện cho công ty và có vai trò như người dẫn đầu cho văn hoá nội bộ doanh nghiệp. Việc tuân thủ quy tắc ứng xử giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp nhất trong mắt khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp có tác phong làm việc chuyên nghiệp, ứng xử chuẩn mực sẽ gây ấn tượng mạnh với khách hàng, đối tác. Từ đó, họ có niềm tin mạnh mẽ vào sản phẩm/ dịch vụ, dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác hay đầu tư hay không.

Ngoài ra, việc áp dụng bộ quy tắc ứng xử còn giúp cho doanh nghiệp giữ được độ tin cậy và doanh tiếng trong mắt khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng/ đối tác hiện tại, tạo ra lợi thế cạnh tranh

4. Những quy tắc ứng xử cần được tuân thủ trong doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu được tầm quan trọng của ứng xử trong doanh nghiệp, tiếp theo Unica sẽ chia sẻ cho bạn những quy tắc ứng xử cần được tuân thủ trong bộ quy tắc.

4.1. Trung thực và minh bạch trong giao tiếp

Quy tắc ứng xử đầu tiên cần được tuân thủ trong doanh nghiệp đó là tính trung thực và minh bạch trong giao tiếp. Đây được xem là đức tính vô cùng quan trọng, không chỉ doanh nghiệp cần mà cá nhân mỗi người cũng đều cần phải có để hoàn thiện bản thân trở thành những người tốt nhất. Tính trung thực trong giao tiếp thể hiện sự tôn trọng đối phương. Điều này gây thiện cảm tốt, giao tiếp mang lại hiệu quả cao.

4.2. Tôn trọng và đối xử công bằng với đồng nghiệp và khách hàng

Quy tắc ứng xử cũng phải đảm bảo tính công bằng cho đồng nghiệp và khách hàng, như vậy thì mới được đánh giá cao và được mọi người vui vẻ khi thực hiện. Bản chất bộ quy tắc ứng xử được đưa ra là để tạo nên sự bình đẳng trong giao tiếp, khơi dậy những hành động tích cực, văn minh, bảo đảm các tiêu chuẩn xã hội và hành vi đạo đức đúng mức.

Việc thực hiện đúng theo bộ quy tắc, tôn trọng và đối xử công bằng với đồng nghiệp, khách hàng sẽ giúp tất cả mọi người cảm thấy được tôn trọng. Đồng thời giúp tập thể phát triển bình đẳng, hòa đồng và đoàn kết lẫn nhau để cùng hướng đến mục tiêu nâng cao năng suất làm việc và doanh thu  tốt nhất.

4.3. Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy trong công việc

Ngoài những quy tắc trên, quy tắc cần có trong bộ ứng xử tiếp theo bạn cần biết đó là đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy. Tính chính xác, độ tin cậy trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp lấy được niềm tin và độ tin cậy trong mắt khách hàng/ đối tác. Tiếp xúc với một doanh nghiệp có bộ quy tắc ứng xử tốt thì trải nghiệm khách hàng cũng sẽ được tốt hơn, lòng tin của doanh nghiệp được nâng cao. Quy tắc doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác sẽ góp phần xây dựng danh tiếng và sự uy tín lâu dài cho doanh nghiệp.

4.4. Bảo vệ thông tin và quyền riêng tư của khách hàng và đồng nghiệp

Quy tắc ứng xử cần được tuân thủ trong doanh nghiệp cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ cho bạn đó là bảo vệ thông tin và quyền riêng tư. Quyền riêng tư của mỗi người là điều không ai muốn xâm phạm. Vì vậy trong giao tiếp cần hết sức chú ý vấn đề này để quá trình giao tiếp với khách hàng hay với đồng nghiệp được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Việc tuân thủ quy tắc ứng xử bảo vệ quyền riêng tư sẽ giúp khách hàng và đồng nghiệp cảm thấy được tôn trọng. Từ đó, xây dựng được mối quan hệ gần gũi và bền vững với nhau.

>> Xem thêm: Xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp từ A - Z

Xây dựng bộ quy tắc ửng xử cho doanh nghiệp

5. Cách thực hiện quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Để doanh nghiệp thực hiện tốt và hiệu quả nhất quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không phải là một điều đơn giản. Sau đây là chia sẻ cho bạn một số thông tin.

5.1. Thiết lập các quy trình và chính sách phù hợp

Để thực hiện quy tắc ứng xử, đầu tiên doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và chính sách phù hợp trước. Mục đích là để hoạch định hướng đi, xem xem doanh nghiệp khi áp dụng quy tắc ứng xử sẽ bao gồm những phần nào, nên bắt đầu từ đâu để cho phù hợp trước. Sau khi đã xác định được rồi thì doanh nghiệp sẽ cân đối chính sách thưởng phạt sao cho phù hợp nhất.

5.2. Đào tạo nhân viên về quy tắc ứng xử và đạo đức kinh doanh

Cách thực hiện quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp tiếp theo đó là đào tạo nhân viên về quy tắc ứng xử và đạo đức kinh doanh. Hoạt động này sẽ giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn. Bởi chỉ khi nhân viên có cách ứng xử đúng theo bộ quy tắc mà doanh nghiệp đã đề ra kết hợp với đạo đức kinh doanh thì doanh nghiệp mới có sức cạnh tranh cao, phát triển bền vững trên thị trường.

5.3. Liên tục giám sát, kiểm tra để đảm bảo tuân thủ quy tắc ứng xử

Khi đã đưa bộ quy tắc vào áp dụng thì cần phải tuân thủ theo nó. Để kiểm tra xem có tuân thủ không cần phải liên tục giám sát mọi hoạt động. Nếu như không thực hiện đúng sẽ phải nhắc nhở mọi người thường xuyên để tạo thành thói quen giúp bản thân cũng như doanh nghiệp được trở nên chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra cũng cần phải có bài kiểm tra để đánh giá mức độ tuân thủ đến đâu.

5.4. Xây dựng môi trường làm việc tích cực động viên các nhân viên để tuân thủ quy tắc ứng xử

Bộ quy tắc ứng xử sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làm việc tích cực, nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc hơn. Ngoài ra bộ quy tắc ứng xử, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình những nét văn hóa và bản sắc riêng để có thể phát triển lâu dài, bền vững và giữ chân được những nhân viên tài giỏi, ưu tú.

6. Kết luận

Trên đây chúng tôi đã bật mí đến bạn các bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hiệu quả nhất mà không phải ai cũng biết. Mời bạn đọc tham khảo những khoá học quản trị doanh nghiệp trên Unica để có thể xây dựng chiến lược, kế hoạch quản trị hợp lý cho doanh nghiệp của mình.