Nhắc đến những công cụ tạo bảng để quản lý công việc nhanh chóng, đơn giản có lẽ ai cũng nghĩ ngay đến excel, word và google trang tính, đây là những công cụ hữu ích được ứng dụng nhiều trong các lĩnh vực. Mặc dù cách tạo bảng trên excel, word đơn giản nhưng bảng tạo ra sẽ không đẹp mắt và không thu hút người nhìn. Canva giúp bạn tạo bảng quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả lại cực kỳ bắt mắt. Hơn nữa, khi sử dụng Canva tạo bảng bạn cũng không cần phải tải bất kỳ một ứng dụng nặng nề nào về máy. Vậy cách tạo bảng trong Canva như thế nào? Cùng tham khảo nội dung bài viết sau để tìm ra cho mình câu trả lời nhé.
Tại sao tạo bảng là quan trọng?
Nhắc tới canva, chắc hẳn nhiều người sẽ nghĩ ngay tới cách ghép ảnh trên canva vì đây là phần mềm chuyên thiết kế. Dẫu vậy, bạn vẫn có thể dùng canva để tạo bảng. Dưới đây là một số những ưu điểm tuyệt vời của tạo bảng trong quản lý công việc.
- Tạo bảng cho phép bạn sắp xếp, phân loại dữ liệu thành hàng và cột, tạo ra sự sắp xếp theo thứ tự dễ nhìn, điều này rất hữu ích khi bạn muốn trình bày và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và logic.
- Bảng giúp tạo ra một bố cục rõ ràng và cung cấp cái nhìn tổng quan về thông tin, từ đó bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin.
- Sử dụng bảng bạn có thể dễ dàng thêm, xóa, sắp xếp và thay đổi dữ liệu. Bảng giúp thay đổi thông tin một cách linh hoạt mà không ảnh hưởng đến cấu trúc tổng thể.
- Bảng cung cấp một cấu trúc dữ liệu dễ dùng cho phân tích và tính toán. Bạn có thể sử dụng các công thức và hàm tính toán trong các ô của bảng để thực hiện các phép tính, thống kê dữ liệu hoặc phân tích số liệu.
- Cho phép chia sẻ dễ dàng với người khác, bảng giúp mọi người có thể cùng nhau làm việc trên cùng một bộ dữ liệu, tăng cường khả năng hợp tác và trao đổi thông tin.
Tạo bảng giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "THÀNH THẠO CANVA TRONG 21 NGÀY"
Lợi ích của việc tạo bảng
Trong công việc, nhất là công việc văn phòng việc, việc nắm chắc kiến thức tin học nói chung và tạo bảng nói riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng để tối ưu quá trình làm việc được tốt hơn. Tạo bảng là công cụ đắc lực giúp bạn.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Nếu kém kỹ năng tạo bảng, dữ liệu sẽ không được sắp xếp khoa học, việc xử lý công việc thủ công khiến bạn mất rất nhiều thời gian, thậm chí còn phải tăng ca mới hoàn thành. Tạo bảng giúp bạn sắp xếp dữ liệu một cách khoa học, bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm, điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
- Nâng cao năng suất làm việc: Thay vì việc phải xử lý dữ liệu thủ công, việc thống kê theo bảng một cách khoa học giúp bạn đẩy nhanh tiến độ. Tạo bảng giúp nâng cao năng suất làm việc, cùng một thời gian đó, bạn làm được nhiều việc hơn. Điều này giúp bạn vị thế tại doanh nghiệp, dễ dàng thăng tiến trong công việc.
- Mở rộng cơ hội nghề nghiệp: Việc tích luỹ kiến thức, nhất là kiến thức tin học văn phòng giúp bạn mở rộng cơ hội nghề nghiệp hơn. Hiện nay, một số công ty thậm chí còn có yêu cầu tối thiểu là phải thành thạo tin học văn phòng. Thuần thục kỹ năng tạo bảng trong tin học văn phòng giúp bạn tạo được ưu thế nhất định khi ứng tuyển và cơ hội kiếm được một công việc tốt.
Tạo bảng giúp bạn nâng cao năng suất làm việc, dễ dàng thăng tiến trong công việc
Cách tạo bảng trong Canva
Canva là công cụ thiết kế đồ họa online dành cho mọi người dùng, kể cả người không có kỹ năng thiết kế cũng đều có thể sử dụng Canva để tạo bảng hay sáng tạo nội dung hình ảnh một cách dễ dàng. Sau đây là hướng dẫn sử dụng canva để tạo bảng cho người mới thực hiện:
Bước 1: Truy cập Canva và chọn mục Thiết kế bảng
Để tạo bảng trong Canva đầu tiên bạn cần truy cập vào Canva, hiện nay Canva có đường link web và ứng dụng cài sẵn trên điện thoại hoặc máy tính. Nếu không có ứng dụng Canva bạn có thể truy cập vào web cho nhanh. Sau khi truy cập Canva thành công, tại trang chủ phần ô tìm kiếm ở giữa trang bạn nhập từ khoá "Bảng" rồi nhấn Enter, hệ thống sẽ hiển thị một loạt mẫu ở bên dưới.
Nếu bạn xác định được nhu cầu của mình cụ thể hơn thì bạn có thể nhập từ khoá tìm kiếm chi tiết hơn, ví dụ: bảng giá, bảng so sánh, bảng kế hoạch,... Nhập từ khoá tìm kiếm càng chi tiết thì bạn càng dễ dàng có được những mẫu gợi ý từ Canva phù hợp với nhu cầu của mình.
Nhập từ khoá để tìm kiếm mẫu tương ứng với nhu cầu của bản thân
Bước 2: Lựa chọn mẫu bảng hoặc tạo bảng từ đầu
Bước tiếp theo trong quá trình tạo bảng trên Canva đó là bạn lựa chọn mẫu bảng, Canva có đa dạng rất nhiều các mẫu cho bạn tha hồ lựa chọn. Sau khi đã lựa chọn được mẫu bảng ưng ý, bạn ấn vào rồi chọn "Tuỳ chỉnh mẫu này" sau đó bắt tay vào chỉnh sửa mẫu bảng.
Chú ý: Mặc dù kho tàng mẫu bảng Canva có rất nhiều nhưng tuỳ thuộc vào tài khoản Canva của bạn là gì thì mới có thể sử dụng được. Đối với những mẫu có hình vương miện ở góc thì bạn phải sử dụng tài khoản Canva Pro thì mới có thể chọn chỉnh sửa được.
Lựa chọn mẫu bảng Canva để chỉnh sửa
Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng và tùy chỉnh kiểu dáng
Lựa chọn Canva để tạo bảng bạn thoải mái thêm dữ liệu và tuỳ chỉnh kiểu dáng, sao cho phù hợp nhất với mong muốn của mình. Canva cho phép bạn chỉnh sửa kể cả những chi tiết nhỏ nhất để làm sao bạn có được bản thiết kế hài lòng nhất. Để chỉnh sửa bạn chọn phần thông tin ở thanh công cụ phía bên trái gồm: thành phần, văn bản, hình ảnh tải lên, thiết kế,...
Nếu không muốn chỉnh sửa và thêm dữ liệu nào vào bảng, bạn có thể xoá trực tiếp nội dung ở bảng mẫu sau đó điền nội dung thay thế theo ý của mình vào bảng có sẵn cũng được.
Thêm dữ liệu vào bảng và tuỳ chỉnh kiểu dáng
Bước 4: Tùy chỉnh màu sắc, font chữ và kích thước trong bảng
Để học được cách tạo bảng trong Canva ấn tượng và độc đáo, mang đậm phong cách riêng của mình thì bạn cần phải tuỳ chỉnh màu sắc, font chữ và kích thước trong bảng.
- Để thay đổi kích thước bảng, bạn cần nhóm tất cả các thành phần trong bảng bằng cách: nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ dòng và hộp văn bản trong mẫu, sau đó nhấp vào nút nhóm.
- Để thay đổi màu sắc thì bạn chọn vào biểu tượng màu sắc ở phía trên góc trái, bạn có thể chọn màu có sẵn hoặc tuỳ chỉnh màu theo ý của mình.
- Để thay đổi font chữ thì bạn chọn phần font chữ phía trên cạnh chỗ biểu tượng màu sắc.
Thay đổi màu sắc, font chữ, kích thước trong bảng
Bước 5: Tải xuống bảng vừa tạo trên Canva
Sau khi đã hoàn thành quá trình tạo bảng trên Canva của mình thì bạn chọn "Chia sẻ" sau đó chọn "Tải xuống" rồi chọn định dạng lưu, định dạng PNG được đánh giá là tối ưu nhất cho bản thiết kế được hiển thị sắc nét và rõ ràng nhất, đồng thời nó sẽ tương thích với nhiều thiết bị.
>>> Xem thêm: Tạo chữ ký email trong canva
Tải xuống bảng vừa tạo trên Canva
Các tính năng và công cụ hữu ích trong việc tạo bảng trong Canva
Canva được đánh giá là phần mềm hỗ trợ tạo bảng tối ưu khiến người dùng cảm thấy vô cùng hài lòng. Sở dĩ Canva chiếm được thiện cảm của người dùng như vậy là vì trong Canva có rất nhiều các tính năng và công cụ hữu ích. Sau đây là một số công cụ tiêu biểu cho bạn tham khảo.
Công cụ kéo thả và căn chỉnh để tạo bảng chính xác
Công cụ hữu ích đầu tiên phải kể đến trong việc tạo bảng để quản lý công việc trên Canva đó chính là công cụ kéo thả và căn chỉnh. Để thực hiện công cụ này bạn chỉ cần chọn các thành phần ở thanh công cụ bên phía tay trái, sau đó bấm và giữ chuột phải để kéo vào bản thiết kế là được. Để căn chỉnh thì bạn ấn vào ô bảng mình muốn căn chỉnh, sau đó kéo phần góc sang ngang, sang phải tuỳ ý.
Kéo thả thành phần từ phía trái vào bảng thiết kế
Công cụ sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng
Bên cạnh công cụ kéo thả và căn chỉnh, Canva còn tích hợp công cụ sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng giúp bản thiết kế công việc trông khoa học và hợp lý hơn để thuận tiện theo dõi. Để thực hiện công cụ này thì bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + A để copy bảng sau đó bấm chuột trái hệ thống sẽ hiển thị ra các tuỳ chọn, khi này bạn chọn tuỳ chọn sắp xếp để sắp xếp lại dữ liệu. Thực hiện tương tự như vậy với tuỳ chọn lọc dữ liệu trong bảng.
Sắp xếp lại dữ liệu trong bảng theo ý của bản thân
Công cụ định dạng và tự động điều chỉnh kích thước cột, hàng trong bảng
Ngoài hai công cụ tiêu biểu trên, để học được cách tạo bảng trong Canva đẹp bạn cần biết Canva còn có thêm tính năng định dạng và tự động điều chỉnh kích thước cột, hàng trong bảng. Cách thực hiện công cụ này như sau:
- Tự động định dạng cột và hàng: Nhấp chuột vào vị trí muốn định dạng lại của cột hoặc hàng. Sau đó, sử dụng thanh công cụ trên cùng để tùy chỉnh thuộc tính của cột hoặc hàng. Khi này bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc, kiểu chữ và căn chỉnh văn bản bên trong cột hoặc hàng đều được.
- Tự động điều chỉnh kích thước cột và hàng: Khi bạn thêm nội dung vào cột hoặc hàng, Canva sẽ tự động điều chỉnh kích thước để phù hợp với nội dung. Trường hợp nội dung trong cột hoặc hàng quá dài hoặc quá ngắn, Canva sẽ tự động điều chỉnh kích thước để đảm bảo nội dung hiển thị đầy đủ và không bị cắt nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm.
Canva cho phép bạn định dạng lại nội dung và tự động điều chỉnh kích thước
Lưu ý khi tạo bảng trong Canva
Biết cách tạo bảng trong Canva thành thạo thôi là chưa đủ, để tạo được bảng đẹp, gây được ấn tượng mạnh mẽ với người nhìn thì bạn cũng cần phải chú ý một vài những lưu ý tiêu biểu sau đây.
Xác định mục đích và thông điệp của bảng trước khi thiết kế
Trước khi bắt tay vào thiết kế bạn nhất định phải xác định được mục đích tạo bảng để làm gì? Đáp ứng nhu cầu gì? Bảng hướng đến thông điệp gì? Điều này sẽ giúp bạn tạo được những bảng chất lượng, đáp ứng được đúng nhu cầu và mang tính ứng dụng cao hơn. Ngoài ra, việc xác định được mục đích và thông điệp của bảng trước khi thiết kế cũng giúp bạn lựa chọn được kiểu mẫu phù hợp trên Canva giúp quá trình thiết kế thực hiện nhanh hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Sắp xếp thông tin và dữ liệu một cách rõ ràng và dễ nhìn
Mục đích của việc tạo bảng là để giúp thông tin được hiển thị rõ ràng, tiện theo dõi. Vì vậy khi tạo bảng bạn cần biết cách sắp xếp thông tin khoa học, dữ liệu đề cập trong bảng cần chọn lọc để làm sao dễ nhìn nhất, không bị rối. Như vậy bảng khi hoàn thành mới được đánh giá cao và gây được thiện cảm với người nhìn.
Kiểm tra lại và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong bảng
Trước khi hoàn tất quá trình tạo bảng và lưu, bạn cần kiểm tra lại dữ liệu trên bảng một lần cuối để xem đã chính xác hay chưa. Tính chính xác trong bảng đóng vai trò vô cùng quan trọng nên bạn cần phải hết sức chú ý, tuyệt đối không được chủ quan và bỏ qua bước kiểm tra nhé.
Kiểm tra lại kỹ thông tin trong bảng để đảm bảo tính chính xác
Lưu trữ và chia sẻ bảng trong Canva
Sau khi đã hoàn thành cách tạo bảng trong Canva xong, việc cuối cùng của bạn là lưu hoặc chia sẻ bảng trong Canva sang các nền tảng khác theo nhu cầu cá nhân. Cách thực hiện các bước này như sau:
Lưu trữ bảng trên Canva và quản lý nhiều dự án
Các bản thiết kế bảng trên Canva về cơ bản đều đã được tự động lưu sẵn trên Canva, bạn có thể vào phần "Dự án" là thấy. Tại đó bạn cũng có thể chỉnh sửa lại bảng nếu muốn. Để lưu bảng về máy, bạn nhấn vào phần "Chia sẻ", kéo xuống nhấn vào phần "Tải xuống" . Tiếp theo bạn lựa chọn loại tệp, có thể để loại tệp PNG cho bảng rõ ràng nhất.
Chia sẻ và xuất bảng dưới dạng file hoặc hình ảnh để sử dụng ngoài Canva
Nếu không muốn lưu bảng về máy, bạn có thể dùng tính năng xuất bản và chia sẻ lên mạng xã hội. Để chia sẻ lên mạng xã hội bạn thực hiện như sau: nhấn vào mục "Chia sẻ", nhấn tiếp vào "Chia sẻ lên mạng xã hội" rồi sau đó chọn mạng xã hội tương ứng rồi chia sẻ là xong.
Kết luận
Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn bạn cách tạo bảng trong Canva đơn giản và nhanh chóng nhất. Có thể nói với sự hỗ trợ của Canva bạn có thể tạo được cho mình những bảng chất lượng nhất để phục vụ cho công việc. Nếu bạn chưa biết sử dụng Canva hoặc muốn học thêm những kỹ năng khác cả Canva, hãy tham khảo ngay khóa học thiết kế canva trên website của Unica. Với nội dung bài giảng hay, ngắn gọn và xúc tích chắc chắn bạn sẽ tích luỹ được thêm cho mình những kiến thức thiết kế bổ ích.
