File thuyết trình PowerPoint thường chứa rất nhiều hình ảnh, video hoặc biểu đồ nên chiếm rất nhiều dung lượng lưu trữ. Điều này không chỉ khiến cho các thao tác làm việc trên file bị chậm hơn mà còn khiến file không thể chia sẻ được cho người khác do vượt quá dung lượng cho phép. Bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng file PowerPoint đơn giản và nhanh chóng nhất, hãy lưu lại ngay nhé.
1. Vì sao phải giảm dung lượng file PP?
File PowerPoint dung lượng cao sẽ khiến cho bộ nhớ máy tính của bạn nhanh đầy. Bên cạnh đó việc gửi file cho người khác cũng tốn nhiều thời gian hơn. Để khắc phục hết những vấn đề này người dùng cần phải thực hiện cách giảm dung lượng file PowerPoint. Dưới đây là những lý do tại sao bạn nên giảm dung lượng file PP.
1.1. Tiết kiệm băng thông
Băng thông là lượng dữ liệu có thể được truyền qua một kết nối mạng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi bạn tải xuống hoặc chia sẻ một file PowerPoint, file đó sẽ được truyền qua mạng. File PowerPoint có dung lượng lớn sẽ cần nhiều băng thông hơn để tải xuống hoặc chia sẻ. Vì vậy, giảm dung lượng file PowerPoint sẽ giúp tiết kiệm băng thông. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các file lớn hoặc được chia sẻ thường xuyên.
Giảm dung lượng PPT giúp tiết kiệm băng thông
1.2. Nâng cao trải nghiệm cho người xem
Giảm dung lượng file PowerPoint giúp cải thiện tốc độ tải và trình chiếu, người xem không cần phải chờ đợi lâu để xem bản trình chiếu. Ngoài ra, giảm dung lượng file PowerPoint còn giúp giảm thiểu lỗi khi trình chiếu, giúp người xem có trải nghiệm trình chiếu mượt mà và liền mạch hơn.
Bên cạnh đó, nén file PP cũng giúp cải thiện khả năng hiển thị trên các thiết bị khác nhau. Từ đây người xem có thể xem bản trình chiếu của bạn một cách rõ ràng và dễ hiểu. Vì vậy có thể nói giảm dung lượng file PowerPoint giúp nâng cao trải nghiệm cho người xem.
1.3. Chia sẻ thuận tiện
File PPT có dung lượng lớn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tải và chia sẻ, đặc biệt là chia sẻ qua các kết nối mạng chậm. Giảm dung lượng file PPT sẽ giúp cải thiện tốc độ tải và chia sẻ. Từ đó, người dùng dễ dàng hơn trong việc gửi file cho người khác.
1.4. Dễ quản lý và lưu trữ
File PowerPoint có dung lượng lớn sẽ khó tìm kiếm và truy cập hơn, đặc biệt là nếu bạn có nhiều file PowerPoint. Giảm dung lượng file PowerPoint sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập file hơn. Không chỉ vậy, file PowerPoint có dung lượng lớn cũng sẽ chiếm nhiều dung lượng lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Việc giảm dung lượng file giúp bạn tiết kiệm dung lượng lưu trữ đáng kể.
Nén file PowerPoint giúp người dùng dễ dàng quản lý
1.5. Tối ưu hoá hiệu suất
Áp dụng cách giảm dung lượng file PPT sẽ giúp người dùng thuận tiện thực hiện các thao tác làm việc trên PowerPoint. Từ đó, người dùng sẽ tối ưu hoá hiệu suất làm việc, có quá trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH POWERPOINT TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
2. 9 cách giảm dung lượng file PowerPoint đơn giản
Có rất nhiều cách giúp bạn làm giảm dung file PowerPoint trong quá trình làm việc. Dưới đây là một số cách dễ thực hiện nhất cho bạn tham khảo.
2.1. Chuyển bản trình bày sang định dạng PPTX
Cách giảm dung lượng file PowerPoint đơn giản, hiệu quả đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là chuyển file sang định dạng PPTX. PPTX là một dạng file nén ZIP, tại đây sẽ chứa tất cả các nội dung có trong file PPT. PPTX là một định dạng cũ của PPT, nó có dung lượng nhỏ hơn file PPT hiện tại. Nếu tệp của bạn đang ở định dạng file PPT thì hãy chuyển sang định dạng file PPTX để giảm dung lượng file, tiết kiệm bộ nhớ nhé.
Cách giảm dung lượng file bằng cách chuyển file sang định dạng PPTX thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file PowerPoint cần giảm dung lượng => Tại giao diện chính file chọn tab File.
Chọn tab File
- Bước 2: Tiếp theo bạn chọn Save As => Chọn Browse.
Chọn Browse
- Bước 3: Giao diện mới hiển thị bạn tiến hành đổi tên file (nếu muốn) => Chọn thành định dạng .PPTX => Chọn Save là được.
Chuyển sang định dạng .pptx
2.2. Nén tất cả ảnh trong file PowerPoint
Ảnh chèn trong PPT cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến file PowerPoint của bạn nặng hơn. Vì vậy để giảm dung lượng file PowerPoint bạn hãy nén tất cả các ảnh trong file lại. Cách giảm dung lượng file PowerPoint bằng phương pháp nén tất cả ảnh thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file PPT cần nén ảnh => Tại trang chủ chọn tab File => Chọn Save As => Chọn vị trí muốn lưu trong máy.
Chọn vị trí lưu file
- Bước 2: Tại mục Tools bạn click vào dấu mũi tên trỏ xuống => Chọn Compress Pictures.
Chọn Compress Pictures
- Bước 3: Tại hộp thoại Compress Pictures bạn chọn tuỳ chọn nhỏ nhất là E-mail (96dpi) => Chọn OK.
Chọn E-mail (96dpi)
- Bước 4: Cuối cùng bạn đặt tên mới cho file rồi nhấn Save để lưu lại là hoàn thành.
2.3. Chèn hình ảnh vào bài thay vì sao chép
Việc sử dụng thao tác copy, paste để chèn hình ảnh vào bài thuyết trình sẽ tiện hơn rất nhiều so với việc phải lưu ảnh về xong lại chèn lên bài. Tuy nhiên, mặt trái của nó là sẽ làm dung lượng tập tin tăng lên đáng kể. Nguyên nhân là do khi bạn sao chép và paste thì ảnh chèn sẽ ở định dạng BMP hoặc PNG. Điều này khiến dung lượng tập tin tăng lên.
Để giảm dung lượng PowerPoint hãy chèn hình ảnh vào bài thay vì sao chép, đảm bảo rằng hình ảnh trong bài được chèn đúng định dạng. Cách thực hiện như sau:
Tại giao diện chính bạn chọn Insert => Chọn Pictures => Chọn This Device.
Chèn hình ảnh vào bài PowerPoint
2.4. Chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ trước khi chèn vào file
Ngoài các cách giảm dung lượng file PowerPoint đã chia sẻ ở trên bạn cũng có thể áp dụng cách chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ trước sau đó mới chèn hình ảnh vào file. Khi bạn chỉnh sửa hình ảnh trên PowerPoint thì phần mềm sẽ lưu trữ toàn bộ thao tác chỉnh sửa của bạn vào tệp tin. Điều này sẽ khiến file tốn rất nhiều dung lượng lưu trữ. Để giảm dung lượng file, tốt hơn hết là bạn chỉnh sửa ảnh xong xuôi hết ở ngoài rồi hãy chèn vào bài. Nếu cần chỉnh sửa thì hãy sử dụng các phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như: Lightroom, Photoshop,...
Trong trường hợp máy tính của bạn không có phần mềm chỉnh sửa ảnh phụ trợ. Hoặc vì một lý do nào đó bạn bắt buộc phải sử dụng PowerPoint chỉnh sửa ảnh thì bạn chú ý bắt buộc phải thiết lập để PowerPoint loại bỏ đi các dữ liệu thừa sau mỗi lần chỉnh sửa. So với những cách khác thì thao tác này không giúp giảm dung lượng nhiều bằng. Tuy nhiên bạn vẫn nên thử.
Chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ
2.5. Dẫn liên kết thay vì chèn file, video có dung lượng cao vào bài
Nguyên nhân khiến file PowerPoint nặng là vì chứa nhiều các nội dung đa phương tiện như: video, file nhạc, các file doc, excel,... Để giảm dung lượng lưu trữ bạn nên sử dụng các liên kết thay thế. Cụ thể như sau:
- Bước 1: Từ thanh menu bạn chọn Insert => Chọn vào Link
Chọn Link
- Bước 2: Tiếp tục bạn chọn file muốn chèn => Chọn OK là hoàn thành.
Chọn file muốn chèn
>>> Xem thêm: Khánh Minh chinh phục thành công Powerpoint và đạt điểm A cuối kỳ
Bạn muốn thiết kế bài giảng, slide thuyết trình ấn tượng hãy đăng ký khoá học PowerPoint online ngay. Khoá học với giảng viên đầu ngành sẽ giúp bạn làm chủ PowerPoint ngay cả khi là người chưa có kinh nghiệm. Khoá học giúp bạn thiết kế được những bài giảng ấn tượng nhất để nâng cao uy tín và hình ảnh cá nhân.
2.6. Tắt một số tính năng không cần thiết để giảm dung lượng file PowerPoint
Khi làm việc với PowerPoint có rất nhiều tính năng không cần thiết, cách giảm dung lượng file PowerPoint hữu hiệu là bạn nên tắt các tính năng không cần thiết này đi.
2.6.1 Tắt tính năng AutoRecover
AutoRecover là công cụ thiết yếu của Office, nó có chức năng khôi phục lại dữ liệu trong trường hợp gặp sự cố mất điện khiến máy tính bị tắt đột ngột và file chưa kịp lưu. Trong quá trình làm việc nếu như tính năng này bật liên tục thì sẽ làm dung lượng tăng lên. Vì vậy bạn nên tắt tính năng này đi. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file PowerPoint => Từ thanh menu chọn File => Chọn Options.
- Bước 2: Khi hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện thì bạn chọn Save => Tại mục Save AutoRecover information every...minutes bạn bỏ chọn dấu tích => Sau đó nhấn OK là xong.
Thao tác tắt tính năng AutoRecover
2.6.2. Tắt chế độ nhúng font chữ
Tắt chế độ nhúng font chữ cũng là cách hiệu quả giúp giảm đáng kể dung lượng file PowerPoint. Để tắt chế độ nhúng font chữ bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn mở file PowerPoint => Chọn tab File => Chọn tiếp vào Options.
- Bước 2: Tại hộp thoại PowerPoint Option xuất hiện, bạn chọn Save => Tại mục Embed fonts in the file bạn bỏ chọn dấu tích => Cuối cùng nhấn OK.
Thao tác tắt chế độ nhúng font chữ
2.6.3. Tắt tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ
PowerPoint cho phép người dùng lưu hình ảnh thu nhỏ của bài thuyết trình, mục đích để xem trước file khi tìm kiếm file trong File Explorer. Tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ khiến dung lượng file PPT tăng đáng kể. Vì vậy bạn cần phải tắt tùy chỉnh này đi. Cách tắt như sau:
- Bước 1: Bạn mở file PowerPoint => Chọn tab File => Chọn tiếp Info.
Thao tác minh hoạ bước 1
- Bước 2: Tiếp theo bạn chọn Properties => Chọn Advanced Properties.
Chọn Advanced Properties
- Bước 3: Cuối cùng bạn chọn Summary => Lựa chọn bỏ chọn Save preview picture => Chọn OK là xong.
Bỏ chọn Save preview picture để tắt tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ
2.7. Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới
Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới cũng là cách giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả đang được rất nhiều người áp dụng. So với những phương pháp giảm dung lượng đã chia sẻ ở trên thì cách này có phần phức tạp và rắc rối hơn một chút vì bạn cần sao chép và dán từng trang slide sang bản trình bày mới. Tuy nhiên nó sẽ mang lại rất nhiều điều hữu ích, việc sao chép này sẽ không lưu bất cứ thông tin nền, thông tin AutoRecover hay phiên bản trước của file nào. Từ đó kích thước file sẽ giảm đi đáng kể.
2.8. Xóa và ẩn thông tin cá nhân khỏi file PowerPoint
Có thể bạn không biết nhưng Microsoft Office sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn và các thuộc tính ẩn trong bản trình bày. Điều này chính là nguyên nhân khiến file chiếm nhiều dung lượng. Để giảm dung lượng file PowerPoint bạn hãy xóa và ẩn thông tin cá nhân khỏi file.
Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở bản PowerPoint => Từ thanh menu chọn tiếp vào File.
Chọn File
- Bước 2: Tiếp tục bạn chọn Info.
Chọn Info
- Bước 3: Tiếp theo bạn chọn Check for Issues => Chọn vào Inspect Document.
Chọn Inspect Document
- Bước 4: Bạn chọn vào Inspect.
Chọn Inspect
- Bước 5: Cuối cùng trong mục Document Properties and Personal Information bạn chọn Remove All là xong.
Chọn Remove All
2.9. Giải nén file PowerPoint
Giải nén file PowerPoint là cách giảm dung lượng file PowerPoint cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Để giải nén file bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn click chuột phải vào file PowerPoint ==> Chọn vào Add to archive.
Chọn Add to archive
- Bước 2: Cuối cùng bạn chọn định dạng file nén => Sau đó chọn OK là xong.
Chọn định dạng nén fle
3. Tổng kết
Bài viết trên Unica đã hướng dẫn tới bạn 9 cách giảm dung lượng file PowerPoint siêu đơn giản và dễ thực hiện nhất. Bạn có thể tham khảo những cách này để giúp file PowerPoint của mình trở nên nhẹ hơn. Từ đó quá trình làm việc và chia sẻ file được nhanh và tiện hơn đáng kể. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc được những thông tin hữu ích. Chúc bạn thành công!
Đừng quên truy cập website Unica để học thêm nhiều kiến thức hay giúp bạn thành thục tin học văn phòng nhé.
