Cách tô màu có điều kiện trong Excel nhanh chóng và chi tiết

Bạn muốn tô màu để làm nổi bật các ô theo mong muốn mà chưa biết làm như thế nào? Đừng lo lắng, bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn cách tô màu có điều kiện trong Excel nhanh, chi tiết và hoàn toàn tự động. Cùng tìm hiểu ngay. 

Tô màu có điều kiện là gì?

Tô màu có điều kiện trong Excel chính là phương thức để làm nổi bật nên giá trị nằm trong ô tính. Bằng cách thay đổi màu sắc dải ô, thêm icon, ký định dạng đặc biệt theo một quy tắc định dạng có điều kiện, người xem dễ dàng xác định được các dữ liệu trong những tệp có nhiều thông tin phức tạp.

Tô màu có điều kiện trong Excel là phương thức làm nổi bật nên nội dung trong dải ô

Cách tô màu có điều kiện trong Excel

Tô màu theo điều kiện có sẵn

Tô màu theo điều kiện có sẵn trong phần mềm Excel là cách để làm nổi bật các dữ liệu trong dải ô theo những gợi ý có sẵn. Để thay đổi màu sắc ô trong Excel, bạn có thể thực hiện lần lượt các bước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu có thể là cột dữ liệu, các ô dữ liệu, các hàng dữ liệu hoặc có thể là bảng dữ liệu mà các bạn cần tìm ra ô để tô màu có điều kiện.

Lựa chọn vùng dữ liệu

Bước 2: Trên thanh menu chọn Conditional Formatting danh sách thả xuống có nhiều tùy chọn khác nhau như là:

• Highlight Cell Rules: Định dạng ô theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện tự thiết lập hoặc có sẵn.

• Top/Bottom Rules: Định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu đã chọn.

• Data Bar: Hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong cùng một vùng dữ liệu đã xác định.

• Color Scales: Sử dụng màu sắc để phân biệt các ô của vùng một dữ liệu đã xác định, dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô đó.

• Icon Sets: Sử dụng các biểu tượng để phân biệt giá trị của ô trong một vùng dữ liệu đã xác định.

Chọn Conditional Formatting

Bước 3: Trong danh sách thả xuống của Highlight Cell Rules chọn Less than..., hoặc Between…

Thao tác để tô màu có điều kiện 

Trong hộp thoại mở ra nhập điều kiện mà bạn muốn cho ô cần định dạng tại ô nhập giá trị Format cells that are...

Bước 4: Sau đó chọn vào danh sách thả xuống bên cạnh màu sắc bạn muốn định dạng cho ô thỏa mãn điều kiện.

Chọn vào danh sách thả xuống bên cạnh 

Bước 5: Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể thực hiện các chuyển đổi giữa các tab Font, Border, Fill và sử dụng nhiều tùy chọn khác nhau như màu mẫu, kiểu phông chữ, và hiệu ứng đổ.

Thực hiện các chuyển đổi

Bước 6: Quan sát nội dung trong phần "Preview", nội dung hiển thị định dạng mà bạn đang mong muốn thì nhấn vào "OK" để đồng ý. 

Quan sát nội dung hiển thị

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa công thức định dạng có điều kiện thì hãy nhấn F2, sau đó di chuyển đến những vị trí cần thiết trong công thức bằng các phím mũi tên. 

Bước 7: Nhấn Ok để hoàn thành.

Chọn ok

Kết quả thu được sau khi hoàn thành như sau:

Kết quả hoàn thành

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Tô màu theo điều kiện riêng

Để đổi màu ô trong Excel theo điều kiện riêng, bạn có thể sử dụng hàm Conditional Formatting. Hàm này cho phép bạn định dạng ô theo các điều kiện mà bạn đặt ra. Conditional Formatting được đánh giá là công cụ tốt nhất để bạn đánh dấu một dữ liệu trong bảng tính excel. Để định dạng theo điều kiện riêng bạn chọn vào mục New Rule. Tại đây bạn có thể tạo điều kiện cho dữ liệu cần đánh dấu bằng cách điền vào đó công thức riêng.

Cụ thể chi tiết cách thực hiện như sau:

Bước 1: Việc đầu tiên cần làm đó chính là bôi đen vùng dữ liệu muốn tô màu trong excel.

Bôi đen vùng dữ liệu cần thực hiển tô màu trong Excel 

Bước 2: Từ thanh menu bạn vào mục Home, ở mục Conditional Formatting bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống sau đó chọn New Rule.

Chọn New Rule

Bước 3: Tiếp theo hộp thoại New Formatting Rule hiện ra, bạn click chuột chọn Use a formula to determine which cells to format trong phần Select a Rule Type.

Chọn "Use a formula to determine which cells to format"

Bước 4: Trong mục Edit the Rule Description tại ô Format values where this formula is true bạn nhập điều kiện cho những ô cần tìm và tô màu để dánh dấu chúng.

Công thức =MOD(ROW()/2,1)>0 là hàm để tô màu xen kẽ giữa các ô trong vùng dữ liệu được chọn.

Nhập công thức hàm

Bước 5: Bấm chọn Format để chọn màu sắc muốn tô lên vùng dữ liệu.

Chọn Format

Bước 6: Bảng chọn Forma Cells hiện lên bạn nhấn vào Fill => Chọn một màu dễ nhìn rồi bấm OK để lưu lại thiết lập.

Chọn màu rồi bấm ok

Trường hợp trong bảng màu hiển thị sẵn không có màu bạn bạn ưng ý thì hãy chọn More Colors để có thể chọn màu tùy thích.

Bấm chọn More Colors để có thể chọn màu tùy thích.

Trong trường hợp đã sử dụng Conditional Formatting rồi mà vẫn muốn đổi màu sắc thì bạn làm như sau:

• Chọn Home => chọn Conditional Formatting => chọn Manage Rule => chọn Edit Rule khi thấy hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager hiện lên.
• Khi thấy hộp thoại New Formatting Rule hiện ra giống như bước 3 ở trên, bạn tiến hành chỉnh sửa điều kiện tô màu và màu sắc là được.

Các ví dụ điều kiện tô màu trong Excel

Công thức so sánh các giá trị

Bạn có thể tham khảo các công thức dưới đây để so sánh giá trị của một ô trong cột này với một ô trong cột khác. 

Công thức so sánh các giá trị của một ô

Unica có ví dụ về công thức lớn hơn để làm nổi bật tên sản phẩm cột A có số lương hàng tồn kho (tương ứng với cột C) >0.

Cách thực hiện vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $E$8), sau đó nhập công thức =$C2>0 để làm nổi bật các hàng dựa trên giá trị của cột C. 

Công thức so sánh các giá trị 

Kết quả sau khi hoàn thành như sau:

Kết quả hoàn thành

Hàm AND và OR

Hàm =AND và =OR được sử dụng khi bạn muốn định dạng bảng Excel dựa trên 2 hay nhiều điều kiện.

Hàm AND và OR

Ví dụ: Dùng công thức Hàm AND trong Excel dưới đây để tô màu loại hàng hóa có số lượng tồn kho lớn hơn 0 và được mua ở Huế:

 =AND($C2>0, $E2=”Huế”.

Áp dụng công thức

Kết quả nhận được sau khi dùng hàm tô màu trong excel:

Kết quả nhận được

Công thức giá trị trên hoặc dưới trung bình

Hàm AVERGE() giúp bạn định dạng dữ liệu theo một mức trung bình nào đó.

Ví dụ: Bạn dùng công thức =$D2để tô màu các ô có doanh thu bán hàng thấp hơn mức trung bình. 

Công thức giá trị trên hoặc dưới trung bình

Cách tô màu có điều kiện trong Excel đối với định dạng ô trống

Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng tính. Trên thẻ Home, bạn nhấn chọn Conditional Formatting.

Định dạng có điều kiện theo ô trống

Bước 2: Chọn New Rule

Chọn Rule

Bước 3: Sau đó bạn chọn Format only cells that contain.

Chọn Format only cells that contain

Bước 4: Trong mục Format only cells with -> chọn Blanks.

Tiếp tục nhấn Format để định dạng rồi nhấn OK để hoàn tất.

Nhấn Format để định dạng

Kết quả nhận được như sau: 

Kết quả nhận được cuối cùng 

Kết luận

Trên đây Unica đã chia sẻ với bạn cách tô màu có điều kiện trong Excel. Từ đó bạn đã hoàn thành việc tô màu có điều kiện trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu và mục đích riêng mà bạn sẽ có những cách tô màu excel theo điều kiện riêng. Chúc các bạn thành công.