Excel là công cụ quen thuộc với dân văn phòng, kế toán, nhân sự, bán hàng… Tuy nhiên, rất nhiều người sử dụng Excel mỗi ngày nhưng vẫn làm việc chậm, dễ sai sót do chưa biết cách tối ưu thao tác.
Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp những mẹo Excel đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, giúp bạn rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu suất và làm việc chuyên nghiệp hơn.
1. Sử dụng phím tắt thay cho chuột
Việc lạm dụng chuột khiến thao tác trong Excel chậm hơn rất nhiều. Chỉ cần ghi nhớ một số phím tắt cơ bản, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian.
Một số phím tắt nên dùng thường xuyên:
-
Ctrl + C / Ctrl + V: Sao chép / dán -
Ctrl + Z: Hoàn tác -
Ctrl + Shift + L: Bật hoặc tắt bộ lọc -
Ctrl + Space: Chọn toàn bộ cột -
Shift + Space: Chọn toàn bộ dòng -
Ctrl + Mũi tên: Di chuyển nhanh đến cuối vùng dữ liệu
2. Dùng IFERROR để tránh lỗi hiển thị
Các lỗi như #DIV/0!, #N/A, #VALUE! không chỉ gây rối mắt mà còn khiến bảng tính thiếu chuyên nghiệp.
Giải pháp: sử dụng hàm IFERROR.
Ví dụ:
=IFERROR(A1/B1, "")
Hàm này giúp:
-
Ẩn lỗi không cần thiết
-
Bảng tính gọn gàng, dễ đọc
-
Thuận tiện khi in ấn hoặc gửi báo cáo
3. Xóa khoảng trắng thừa bằng hàm TRIM
Dữ liệu sao chép từ website, email hoặc phần mềm khác thường chứa khoảng trắng thừa, gây lỗi khi tìm kiếm hoặc đối chiếu dữ liệu.
Cách xử lý:
=TRIM(A1)
Hàm TRIM giúp làm sạch dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
4. Chuyển dữ liệu dạng text sang số bằng VALUE
Nhiều trường hợp số trong Excel không thể tính toán do đang ở dạng văn bản.
Giải pháp:
=VALUE(A1)
Sau khi chuyển, dữ liệu sẽ:
-
Tính toán bình thường
-
Áp dụng được công thức và định dạng số
5. Cố định ô bằng dấu $ khi sao chép công thức
Khi sao chép công thức mà kết quả bị sai, nguyên nhân thường là do chưa cố định ô tham chiếu.
Ví dụ:
=A1*$B$1
Dấu $ giúp cố định cột và hàng, rất cần thiết khi:
-
Tính lương
-
Lập bảng giá
-
Tính KPI, hoa hồng
6. Tận dụng AutoFill để nhập dữ liệu nhanh
Excel có khả năng tự động điền:
-
Số thứ tự
-
Ngày tháng
-
Công thức lặp
Chỉ cần kéo chuột hoặc kéo kết hợp phím Ctrl, bạn có thể hoàn thành công việc chỉ trong vài giây.
7. Định dạng dữ liệu đúng ngay từ đầu
Định dạng đúng giúp bảng tính:
-
Dễ đọc
-
Tránh nhầm lẫn số liệu
-
Trông chuyên nghiệp hơn
Một số định dạng nên sử dụng:
-
Number: có dấu phân cách hàng nghìn
-
Date: ngày/tháng/năm rõ ràng
-
Accounting: báo cáo tài chính
8. Lọc dữ liệu nhanh với Filter
Thay vì chỉnh sửa thủ công, bạn có thể lọc dữ liệu chỉ với một thao tác:
Ctrl + Shift + L
Filter giúp:
-
Lọc theo tên, số, ngày
-
Không làm thay đổi dữ liệu gốc
-
Rất hữu ích khi làm báo cáo
9. Chuyển vùng dữ liệu thành Table (Ctrl + T)
Khi chuyển dữ liệu sang Table, Excel sẽ:
-
Tự mở rộng công thức
-
Dễ lọc và sắp xếp
-
Quản lý dữ liệu khoa học hơn
Đây là thói quen làm việc của người dùng Excel chuyên nghiệp.
10. Học Excel đúng cách để làm việc nhanh hơn
Nhiều người mất thời gian vì:
-
Học Excel rời rạc
-
Biết hàm nhưng không áp dụng được
Việc học có hệ thống, gắn với tình huống thực tế sẽ giúp bạn:
-
Nhớ lâu hơn
-
Ứng dụng nhanh hơn
-
Làm việc hiệu quả hơn rõ rệt
Kết luận
Excel không khó, quan trọng là biết mẹo và dùng đúng cách. Chỉ cần áp dụng những mẹo Excel trong bài viết này, bạn sẽ thấy công việc hằng ngày được xử lý nhanh gọn hơn, chính xác hơn và chuyên nghiệp hơn.
Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, hãy luyện tập và áp dụng từng mẹo một để cảm nhận sự khác biệt rõ rệt.
Giới thiệu tài liệu – bộ sách Excel bán chạy
Nếu bạn đang muốn học Excel bài bản từ cơ bản đến nâng cao, mình gợi ý cho bạn bộ sách Excel cực kỳ hữu ích sau đây:
.png)
=> Bộ 4 cuốn: Word - Excel - Powerpoint - GoogleSheet – bao gồm:
- Tài liệu Excel từ cơ bản đến nâng cao
-Ví dụ thực tế – bài tập có lời giải
- Hướng dẫn từng bước dễ hiểu
- Dễ áp dụng ngay cho công việc
Những cuốn sách này phù hợp với:
-
Người mới bắt đầu
-
Sinh viên
-
Nhân viên văn phòng
-
Dân kế toán, nhân sự, kinh doanh
=> Xem chi tiết & mua sách: https://unica.vn/i/3e15b4
Việc nắm vững 10 hàm Excel cơ bản sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ngay từ đầu. Và nếu bạn muốn đi xa hơn, việc đầu tư vào một bộ sách tốt sẽ rút ngắn thời gian học rất nhiều.
=>> Hãy áp dụng ngay các hàm ở trên và kết hợp tài liệu phù hợp để nâng trình Excel của bạn lên một tầm cao mới!
