Hướng dẫn 7 cách thêm dòng trong Excel nhanh và chính xác

Mặc dù Excel là một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong việc văn phòng, tuy nhiên vẫn nhiều người chưa biết cách thêm dòng trong Excel khi bị nhập thiếu dữ liệu. Qua bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn 7 cách thêm dòng trong Excel nhanh và chính xác nhất đảm bảo không ảnh hưởng đến dữ liệu cũ.

Lợi ích của thêm dòng trong Excel

Trong Excel, dòng được sử dụng để chỉ một hàng trong bảng tính, mỗi dòng sẽ tương ứng với một số thứ tự để nhận dạng và làm việc. Nó được đánh số từ 1, 2, 3 và tăng dần theo thứ tự từ trên xuống dưới.

Việc thêm dòng trong Excel giúp bạn hoàn thiện trang tính, dễ dàng sắp xếp, theo dõi dữ liệu và tạo sự chuyên nghiệp khi sử dụng ứng dụng văn phòng. Ngoài ra, việc thêm dòng còn có một số lợi ích khác như sau:

• Tổ chức dữ liệu: Các dữ liệu được thể hiện một cách rõ ràng và có hệ thống hơn. Vì vậy, trang tính trở nên logic, dễ đọc hơn.

• Mở rộng danh sách: Việc thêm dòng sẽ giúp bạn bổ sung thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không ảnh hưởng đến cấu trúc cũ.

• Phân loại và lọc dữ liệu: Các dòng được thêm mới được sử dụng với những tiêu chí mới nhằm phân loại và lọc dữ liệu một cách hiệu quả.

Một số lợi ích khi thêm dòng trong Excel

• Thực hiện tính toán tự động: Khi thêm dòng mới, bạn có thể tính toán bằng những hàm tự động mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu cũ.

• Định dạng và thiết kế: Việc thêm dòng giúp bạn linh hoạt trong thiết kế để tạo tiêu đề, ký hiệu hoặc bất kỳ một thông tin bổ sung nào khác.

• Quản lý dự án: Thêm dòng có thể hỗ trợ bạn dễ dàng các công việc mới, tiến độ hoặc bất kỳ một yếu tố quan trọng khác trong bảng dữ liệu.

• Tăng hiệu suất làm việc: Việc thêm dòng linh hoạt giúp nhanh chóng sửa lỗi thiếu dòng, tiết kiệm thời gian khi không phải lập lại trang tính mới.

Cách thêm dòng trong Excel bằng công cụ Insert 

Hướng dẫn nhanh 

Chọn vị trí dòng cần chèn > Nhấn chuột phải ở trong vùng đã chọn > chọn Insert > chọn tùy chọn trong hộp thoại Insert > ấn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Xác định và chọn vị trí dòng cần chèn > Nhấn chuột phải vào ô bất kỳ trong vùng đã chọn, bạn có thể ấn tổ hợp phím Shift + Space để bôi đen dòng tự động. Sau đó chọn Insert.

Ấn chuột phải ở vị trí đã xác định cần thêm dòng rồi chọn Insert

Bước 2: Lúc này xuất hiện một hộp thoại nhỏ bao gồm nội dung như sau:

• Shift cells right: Chèn thêm cột trước vị trí con trỏ chuột.

• Shift cells down: Chèn thêm cột ở vị trí dưới con trỏ chuột.

• Entire row: Chèn thêm hàng trước vị trí con trỏ chuột.

• Entire column: Chèn thêm cột trước vị trí con trỏ chuột.

Bạn lựa chọn Entire Row > ấn OK để phần mềm tự động thêm cột.

Chọn Entire Row trong menu Insert

Bước 3: Kiểm tra lại kết quả sau khi chèn.

Kết quả thu được sau khi chèn

Cách thêm dòng trong Excel bằng phím tắt

Cách thêm dòng trong Excel bằng phím tắt chữ Alt + I + R

Hướng dẫn nhanh 

Chọn vị trí dòng cần chèn thêm cột > Giữ và ấn tổ hợp phím Alt + I > Tiếp tục giữ Alt rồi ấn R.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Xác định vị trí cần thêm dòng, bôi đen bằng cách ấn tổ hợp phím Shift + Space. Dữ liệu được chọn sẽ ở dưới các dòng chèn mới.

Xác định và bôi đen dòng cần thêm

Bước 2: Sau đó ấn phím tổ hợp phím Alt + I, rồi giữ phím Alt ấn thêm phím R để thêm dòng mới.

Ấn phím tổ hợp phím Alt + I, rồi giữ phím Alt ấn thêm phím R

Cách thêm dòng trong Excel bằng phím tắt số Ctrl + Shift + Dấu +

Hướng dẫn nhanh 

Chọn vị trí dòng cần chèn thêm cột > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + ở trên bàn phím chính hoặc phù đều được.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Xác định vị trí cần thêm dòng, bôi đen bằng cách ấn tổ hợp phím Shift + Space. Dữ liệu được chọn sẽ ở dưới các dòng chèn mới.

Xác định và bôi đen dòng cần thêm

Bước 2: Để thêm dòng trong Excel, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + trên bàn phím (có thể bấm ở trên bàn phím chính hoặc bàn phím phụ).

Ấn phím tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + 

Cách thêm dòng trong Excel trong vùng bảng đã được chọn 

Hướng dẫn nhanh

Xác định và chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + T > Chọn vùng dữ liệu mình cần tại Where is the data for your table? > ấn OK > Giữ phím Alt rồi lần lượt nhấn các chữ cái H > I > A.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Xác định và chọn vùng dữ liệu cần thao tác. Sau đó ấn tổ hợp phím Ctrl + T hoặc vào Home > chọn Format as Table > chọn kiểu phù hợp nhất để định dạng bảng của bạn trong Excel.

Xác định vùng dữ liệu cần thao tác rồi ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + T

Bước 2: Sau khi đã xác định được bảng > chọn hộp thoại Create Table > Tại ô Where is the data for your table chọn vùng dữ liệu bạn cần > chọn OK.

Lúc này, bạn đã thấy rằng bạn của bạn đã được định dạng. Bạn chọn lại vùng dữ liệu cần thao tác để bắt đầu làm tiếp các bước tiếp theo. Hoặc bạn có thể chọn vùng dữ liệu cần xử lý trước khi mở hộp thoại này.

Xác định vùng dữ liệu tại  Where is the data for your table

Bước 3: Bạn mở tùy chọn Insert Table Rows Above thông qua tổ hợp phím tắt như sau. Bạn giữ phím Alt, nhấn lần lượt phím H rồi nhấn phím I và cuối cùng là phím A.

Giữ phím Alt, nhấn lần lượt phím H rồi nhấn phím I và cuối cùng là phím A.

Bước 4: Lúc này hộp thoại Insert xuất hiện > chọn kiểu thêm dòng mà bạn muốn > nhấn OK để Excel tự động chèn dòng theo nhu cầu của bạn.

Xuất hiện hộp thoại Insert lựa chọn cách thêm dòng trong Excel

Cách thêm dòng xen kẽ các dòng khác trong Excel 

Chèn các dòng xen kẽ không đồng đều

Đối với các bảng dữ liệu có kích thước nhỏ hoặc bạn muốn chèn dòng trống ở một số dòng nhất định trong bảng thì bạn có thể sử dụng cách này.

Hướng dẫn nhanh 

Giữ phím Ctrl và nhấn chọn từng dòng cần thêm dòng mới > Sau đó, ấn chuột phải vào các vùng đã bôi đen > Chọn Insert > Chọn các kiểu thêm dòng trong mục Insert > ấn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Giữ phím Ctrl sau đó nhấn chọn vào các ô số thứ tự của từng dòng để xác định vị trí cần chèn thêm dòng.

Giữ phím Ctrl để chọn nhiều dòng khác nhau

Bước 2: Nhấn chuột phải vào vị trí bất kỳ trong vùng được chọn > Chọn mục Insert ở trong danh sách.

Nhấp chuột phải chọn Insert

Bước 3: Lựa chọn các kiểu thêm dòng trong mục Insert > ấn OK để Excel tự động thêm dòng trong Excel.

Ấn OK để tự động thêm dòng

Chèn dòng xen kẽ 1 - 1 

Đối với những bảng dữ liệu lớn hoặc bạn cần chèn đều các dòng trống vào giữa bảng dữ liệu thì bạn có thể thực hiện theo các bước sau.

Hướng dẫn nhanh 

• Tạo một cột trợ giúp trong vùng làm việc cần chèn thêm, nhập lần lượt số thứ tự 1, 2, 3,...

• Sao chép cột trợ giúp và dán vào dưới ô cuối cùng của cột đó.

• Bôi đen toàn bộ vùng bảng bạn vừa thao tác > mở mục Data chọn Sort.

• Xuất hiện bảng phân loại theo cột trợ giúp.

• Tại Sort by chọn cột giả lập số thứ tự.

• Tại Sort On chọn Values.

• Tại Order chọn Smallest to Largest.

• Ấn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Giả sử lập một cột trợ giúp. Bắt đầu nhập lần lượt số thứ tự từ 1, 2, 3 ở ô bắt đầu đến ô cuối cùng bằng cách di chuyển chuột tới góc phải cô ô thứ 2 đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng thì giữ chuột vào kéo đến dòng muốn chèn.

Tạo một cột giả lập rồi đánh số 1, 2, 3...

Bước 2: Sau khi điền xong số thứ tự, sao chép cột trợ giúp đó rồi dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.

Sao chép cột trợ giúp đó rồi dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó

Bước 3: Bôi đen toàn bộ bảng thừa thao tác đó, di chuyển lên thanh công cụ để mở thẻ DATA > chọn Sort.

Trên thanh công cụ để mở thẻ DATA > chọn Sort

Bước 4: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Sort giúp phân loại theo cột trợ giúp:

• Tại Sort by chọn cột giả lập có số thứ tự vừa tạo. 

• Tại Sort On chọn Values (Giá trị).

• Tại Order chọn Smallest to Largest (Từ nhỏ nhất đến lớn nhất).

Sau đó ấn OK để Excel tự động sắp xếp theo yêu cầu của bạn.

Xác định các thông số cần điền

Kết quả thu được là các dòng đã được thêm mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập. Lúc này, bạn xóa cột giả lập trợ giúp là đã hoàn thành việc thêm dòng.

Kết quả thu được sau khi thực hiện các tác vụ

Cách thêm dòng trong Excel bằng thanh Ribbon 

Bản chất của việc sử dụng thanh Ribbon là thanh được ghim sẵn ở trong Excel cũng giống như việc thêm dòng bằng Insert.

Hướng dẫn nhanh 

Xác định và chọn vị trí dòng muốn thêm > chọn thẻ Home > ở mục Cells chọn Insert > chọn tùy chọn Insert (Insert Cells, Insert Sheet Rows, Insert Sheet Columns, Insert Sheets).

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bạn có thể xác định chọn vị trí 1 dòng bằng cách nhấp chuột vào số thứ tự ở đầu dòng hoặc bạn chọn nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong dòng đó.

Bước 2: Di chuyển lên thanh công cụ ở trên, bạn chọn Home > tìm đến mục Cells chọn Insert > lựa chọn Insert Sheet Rows để chèn hàng. 

Lưu ý một số tùy chọn khác trong mục Insert mà bạn cần nắm rõ:

• Insert Cells: Chèn ô.

• Insert Sheet Rows: Chèn hàng trang tính.

• Insert Sheet Columns: Chèn cột trang tính.

• Insert Sheets: Chèn trang tính.

Các bước thêm dòng trong Excel bằng thanh Ribbon

Hướng dẫn cách thêm nhiều dòng trong Excel 

Sử dụng tính năng Insert

• Bước 1: Xác định và chọn nhiều dòng, số lượng dòng bạn đã chọn sẽ tương ứng với số lượng dòng bạn sẽ thêm.

• Bước 2: Nhấn chuột phải ở vị trí bất kỳ trong các dòng đã chọn.

• Bước 3: Chọn Insert trong menu xuất hiện, Excel sẽ tự động chèn các dòng theo nhu cầu của bạn.

Sử dụng phím tắt để thêm nhiều dòng 

• Bước 1: Xác định và chọn nhiều dòng, số lượng dòng bạn đã chọn sẽ tương ứng với số lượng dòng bạn sẽ thêm.

• Bước 2: Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + ở trên bàn phím.

• Bước 3: Excel sẽ tự động thêm dòng mới vào các dòng mà bạn đã chọn.

Số lượng dòng bạn đã chọn sẽ tương ứng với số lượng dòng bạn sẽ thêm.

Tổng kết

Qua bài viết này, Unica đã cung cấp cho bạn 7 cách thêm dòng trong Excel để giúp bạn có sự linh hoạt và thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng Excel. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp với công việc của bạn không chỉ giúp bạn tối ưu thời gian, rút ngắn quy trình làm việc mà còn tăng năng suất công việc hiệu quả.