Backlog là gì? Các bước xây dựng Backlog hiệu quả

Backlog là thuật ngữ quen thuộc trong phản lý dự án và phát triển sản phẩm. Chức năng chính của Backlog cung cấp cái nhìn tổng quan về những yêu cầu mới hay công việc còn tồn đọng. Backlog hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Để hiểu cụ thể Backlog là gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.

Backlog là gì?

Backlog dịch ra Tiếng Việt nghĩa là tồn đọng, là danh sách những nhiệm vụ chưa được hoàn thành, còn sót lại hoặc đang chờ để được giải quyết. Trong doanh nghiệp, Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ hoặc tính năng chưa được thực hiện nhưng đã được xác định rõ ràng. Danh sách này giúp đội ngũ theo dõi tiến độ, quản lý yêu cầu và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào trong quá trình triển khai dự án.

Backlog là gì?

Backlog thường bao gồm các yêu cầu từ khách hàng, tính năng mới, lỗi cần sửa, cải tiến cần thực hiện,... Thực tế, không có quy tắc chung nào cho việc sắp xếp các công việc trong Backlog. Tuy nhiên thông thường, các mục trong Backlog sẽ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhằm mục đích mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp

Backlog không chỉ đơn thuần là danh sách công việc, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý quy trình hiệu quả, tối ưu nguồn lực và định hướng phát triển rõ ràng. Dưới đây là 5 vai trò then chốt của Backlog mà nhà quản trị nên nắm vững:

• Xác định thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng: Các mục trong Backlog thường được sắp xếp theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp, giúp nhà quản lý nhận biết đâu là việc cần làm trước, đâu là việc có thể trì hoãn. Nhờ đó, việc phân công công việc cho từng nhân sự hoặc bộ phận trở nên rõ ràng và hợp lý hơn, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót đầu việc quan trọng.

• Lên kế hoạch và theo dõi công việc: Với danh sách nhiệm vụ được cập nhật liên tục và trình bày công khai, minh bạch, các thành viên dễ dàng lên kế hoạch và theo dõi công việc để hiểu vai trò của mình. Điều này giúp nâng cao tính tự chủ, tiết kiệm thời gian họp bàn và đảm bảo tiến độ thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.

• Theo dõi tiến độ công việc từng thành viên: Khi mỗi đầu mục trong Backlog đều gắn với người thực hiện và thời hạn hoàn thành cụ thể, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất của từng cá nhân, phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn để kịp thời điều chỉnh. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch và tăng cường trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.

• Hỗ trợ các thành viên trong dự án thảo luận sâu hơn về công việc: Backlog giúp nhóm có cái nhìn tổng thể về toàn bộ khối lượng công việc và các vấn đề cần giải quyết. Khi tất cả cùng làm việc dựa trên một hệ thống nhiệm vụ rõ ràng, việc trao đổi trở nên hiệu quả hơn, các cuộc họp trở nên thực tế hơn, dễ dàng phát hiện và xử lý kịp thời những điểm nghẽn hoặc rủi ro của dự án.

• Định hướng phát triển sản phẩm: Backlog không chỉ ghi nhận công việc nội bộ mà còn bao gồm các phản hồi từ khách hàng, đề xuất cải tiến và ý tưởng phát triển sản phẩm. Việc liên tục cập nhật và sàng lọc thông tin trong Backlog giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược sản phẩm theo hướng phù hợp, bắt kịp thị hiếu và nhu cầu thực tế của người dùng.

Backlog là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý quy trình hiệu quả

Backlog hoàn chỉnh gồm những gì?

Backlog cần được tổ chức một cách hệ thống và khoa học để phục vụ quá trình quản lý dự án được hiệu quả hơn. Dưới đây là những thành phần không thể thiếu của một Backlog hoàn chỉnh:

• Danh sách công việc: Phần này bao gồm các công việc, yêu cầu hoặc tính năng cần được thực hiện. Mỗi mục nên được mô tả rõ ràng, cụ thể để đảm bảo người thực hiện có thể hiểu đúng yêu cầu và hành động chính xác.

• Kỳ hạn hoàn thành: Mỗi nhiệm vụ cần được gắn với một mốc thời gian hoàn thành cụ thể để theo dõi tiến độ, đánh giá khối lượng công việc và đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn. Việc có mốc thời gian rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng báo cáo và điều phối công việc hiệu quả hơn.

• Người thực hiện: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ trong backlog để tạo sự minh bạch và tăng tính chủ động. Khi phân công rõ ràng người thực hiện cũng giúp tăng trách nhiệm cá nhân trong việc thực hiện dự án của mỗi người.

• Mức độ ưu tiên: Việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giúp nhóm tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất, hoặc những nhiệm vụ có tính chất khẩn cấp để thực hiện trước.

• Tình trạng công việc: Phần này thể hiện tiến trình thực hiện hoặc tình trạng công việc. Các trạng thái bao gồm: Chưa bắt đầu, đang tiến hành, hoàn thành, hủy. Việc theo dõi tình trạng công việc giúp quản lý nắm bắt được tiến độ công việc, biết được việc nào cần ưu tiên và quan tâm.

Cấu tạo của một Backlog hoàn chỉnh

Một số thuật ngữ liên quan đến Backlog

Để hiểu rõ hơn về Backlog và cách quản lý hiệu quả trong dự án, việc nắm bắt một số thuật ngữ cơ bản liên quan là rất quan trọng. Dưới đây là những khái niệm phổ biến giúp bạn dễ dàng tiếp cận và áp dụng Backlog trong thực tế.

Product Backlog

Product Backlog nghĩa là sản phẩm tồn đọng, đây là danh sách chi tiết các yêu cầu, tính năng và nhiệm vụ cần phải thực hiện để phát triển và nâng cấp sản phẩm mới. Product Backlog xây dựng được lên dựa vào các yếu tố từ khách hàng, người dùng cuối và các bên liên quan.

Bên cạnh đó, Product Backlog còn sử dụng các yếu tố như: sự khẩn cấp, sự phức tạp, giá trị kinh doanh,... để ưu tiên cũng như để sắp xếp các nhiệm vụ cần thiết. Danh sách này không cố định mà sẽ được cập nhật, điều chỉnh theo thời gian khi có thêm thông tin hoặc khi có yêu cầu mới.

Sprint Backlog

Sprint Backlog là một phần của Product Backlog, đây là tập hợp các mục mà nhóm sản phẩm đa chức năng lựa chọn được từ Product Backlog để thực hiện trong khoảng thời gian sắp tới. Sprint Backlog được sử dụng để làm cơ sở theo dõi tiến độ và thực hiện công việc.

Sprint Backlog được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa vào 2 yếu tố quan trọng đó là: giá trị kinh doanh, sự rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog sẽ được phân chia thành các “User Story” nhỏ hơn và được ước lượng thời gian để hoàn thành.

Backlog Grooming

Backlog Grooming nghĩa tiếng việt là chuẩn bị tồn đọng hoặc sàng lọc tồn đọng, là quá trình liên tục xem xét, cập nhật và làm rõ các mục trong Backlog để đảm bảo chúng luôn được ưu tiên đúng, rõ ràng và phù hợp với tình hình thực tế của dự án.

Mục đích của Backlog Grooming là giúp đội nhóm:

• Loại bỏ hoặc chỉnh sửa các mục không còn cần thiết

• Thêm chi tiết, tiêu chí rõ ràng cho các mục chưa đủ thông tin

• Ước lượng lại mức độ khó hoặc thời gian thực hiện

• Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất

Thuật ngữ phổ biến liên quan đến Backlog

Phân biệt Product Backlog và Sprint Backlog

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết Product Backlog và Sprint Backlog giúp bạn hiểu rõ hơn về 2 thuật ngữ này. Tham khảo ngay nhé:

Quy trình 5 bước xây dựng Backlog hiệu quả

Để quản lý dự án hiệu quả và tối ưu hóa quá trình làm việc, việc xây dựng một Backlog chi tiết và rõ ràng là điều không thể thiếu. Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập Backlog một cách bài bản và có hệ thống.

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Trước tiên, nhà quản lý cần làm rõ mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm. Mục tiêu này là kim chỉ nam để định hướng mọi hoạt động phát triển. Việc xác định rõ mục tiêu giúp doanh nghiệp biết mình đang hướng tới điều gì và tập trung nguồn lực đúng chỗ.

Bên cạnh việc xác định mục tiêu thì việc xác định phạm vi cũng quan trọng không kém. Phạm vi dự án cần được cụ thể hóa bằng cách liệt kê tất cả các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cần thực hiện. Việc xác định phạm vi rõ ràng giúp tránh tình trạng phát triển “ngoài luồng” hoặc thiếu sót những phần quan trọng.

Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên trong backlog

Sau khi đã có danh sách các yêu cầu và nhiệm vụ, nhà quản lý cần phân loại và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định công việc nào cần làm trước, công việc nào có thể làm sau. Việc ưu tiên không phải xác định bừa mà phải dựa trên nhiều yếu tố như: giá trị kinh doanh mà tính năng đó mang lại, mức độ khẩn cấp, độ phức tạp trong thực hiện và các rủi ro tiềm ẩn. Việc thiết lập mức độ ưu tiên rõ ràng giúp tập trung nguồn lực và thời gian vào những việc quan trọng nhất, tăng hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Quy trình xây dựng Backlog hiệu quả nhất định phải biết

Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành

Mỗi nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần được ước lượng thời gian hoàn thành dựa trên kinh nghiệm của đội nhóm và độ phức tạp của công việc. Việc này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tổng thời gian dự kiến của dự án. Từ đó, lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý. Thời gian ước lượng cần có độ chính xác cao, ước lượng càng chính xác càng giúp giảm thiểu các sai sót trong dự báo tiến độ, tránh tình trạng kéo dài deadline hoặc quá tải công việc cho nhân viên.

Bước 4: Quản lý nguồn lực, phân bố công việc

Nhà quản lý cần đánh giá kỹ năng, năng lực và số lượng nguồn lực hiện có để đảm bảo khả năng thực hiện các nhiệm vụ trong Backlog. Sau đó, từng công việc được phân chia cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm phù hợp nhằm tối ưu hiệu suất làm việc. Phân chia công việc rõ ràng giúp tạo trách nhiệm cụ thể, đồng thời đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót hay trùng lặp.

Bước 5: Giám sát, cập nhật liên tục

Backlog không phải là tài liệu cố định mà cần được cập nhật liên tục để phản ánh những thay đổi từ phía khách hàng, đội nhóm hoặc yêu cầu thực tế của dự án. Nhà quản lý cần theo dõi sát tiến độ từng nhiệm vụ, tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá, điều chỉnh mức độ ưu tiên, thay đổi thời gian hoặc phân công lại khi cần thiết. Việc cập nhật thường xuyên giúp dự án luôn đi đúng hướng, đảm bảo các đầu việc được thực hiện đúng kế hoạch và có phản hồi kịp thời.

Các phương pháp quản lý Backlog cho nhà quản trị

Dưới đây là 4 phương pháp quản lý Backlog phổ biến dành cho nhà quản trị, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp, dự án và mục tiêu cụ thể. Hãy tham khảo để hiểu rõ nhé.

Phương pháp 1: Bảng tính Excel / Google Sheet

Quản lý bằng bảng tính Excel/ Google Sheet được đánh giá bằng phương pháp quản lý dự án đơn giản và dễ thực hiện nhất. Đây là phương pháp phổ biến được sử dụng rất nhiều khi có nhu cầu tạo một bảng liệt kê các yêu cầu, tính năng và công việc.

Quản lý Backlog bằng Excel thường được ưu tiên

Ưu điểm:

• Dễ tiếp cận và sử dụng, phù hợp với cả những người không chuyên về công nghệ.

• Miễn phí và có thể chia sẻ dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm.

• Linh hoạt trong việc tạo cột, hàng, lọc, sắp xếp và ghi chú.

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát khi danh sách công việc quá lớn.

• Thiếu các tính năng trực quan và tự động hóa.

• Không phù hợp với nhóm làm việc lớn hoặc dự án có độ phức tạp cao

Quản lý Backlog bằng Excel/ Google Sheet phù hợp với các dự án nhỏ và đơn giản, ngân sách còn hạn chế, yêu cầu về quản lý Backlog không quá phức tạp.

Phương pháp 2: Bảng Kanban

Kanban là phương pháp quản lý dự án Backlog dưới dạng hình thức bảng. Đối với bảng Kanban, các yêu cầu sẽ được thể hiện trên thẻ và di chuyển qua các cột trạng thái khác nhau để theo dõi tiến độ công việc.

Ưu điểm:

• Hiển thị trực quan trạng thái của từng nhiệm vụ theo dạng cột (To Do – Doing – Done).

• Dễ dàng kéo – thả công việc và phân công người thực hiện.

• Giúp theo dõi tiến độ và phát hiện bottleneck nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Có thể rối mắt khi số lượng đầu việc lớn.

• Khó tùy chỉnh quy trình theo chiều sâu chuyên biệt.

• Một số công cụ Kanban có giới hạn tính năng ở bản miễn phí.

Quản lý Backlog bằng bảng Kanban phù hợp với các dự án liên tục và không cố định. Đồng thời cũng phù hợp với các nhóm làm việc muốn thấy rõ sự minh bạch và trách nhiệm trong trạng thái công việc.

Phương pháp 3: Khung công việc Agile & Scrum

Quản lý Backlog theo khung công việc Agile & Scrum được đánh giá là phương pháp quản lý sáng tạo và linh hoat. Bởi nó cung cấp mô hình quản lý ưu việt hơn những phương pháp khác. Agile & Scrum cho phép các nhóm làm việc theo thứ tự ưu tiên, ưu tiên hoàn thành các yêu cầu trong Backlog theo chu kỳ ngắn hạn trước.

Ưu điểm:

• Cung cấp quy trình làm việc bài bản, tập trung vào cải tiến liên tục qua các Sprint.

• Dễ dàng điều chỉnh backlog thông qua các cuộc họp định kỳ như Sprint Planning hay Backlog Grooming.

• Nâng cao tính chủ động, tinh thần làm việc nhóm và khả năng thích nghi với thay đổi.

Nhược điểm:

• Cần có sự hiểu biết rõ ràng về Agile/Scrum để triển khai hiệu quả.

• Đòi hỏi vai trò cụ thể như Scrum Master, Product Owner,…

• Không phù hợp với các dự án có thời gian cố định, ít thay đổi.

Quản lý Backlog bằng khung công việc Agile & Scrum phù hợp với các dự án phức tạp và có sự thay đổi liên tục. Hoặc những dự án cần sự hợp tác và giao tiếp giữa các bên liên quan, cần sự linh hoạt và thích ứng nhanh được với các thay đổi.

Quản lý Backlog theo khung công việc Agile & Scrum được đánh giá là sáng tạo

Phương pháp 4: Mô hình MoSCoW

Mô hình MoSCoW giúp xác định mức độ ưu tiên trong bảng yêu cầu Backlog. Việc xác định mức độ ưu tiên này đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó giúp các nhóm làm việc xác định được công việc nào quan trọng và cần ưu tiên làm trước.

Ưu điểm:

• Giúp phân loại mức độ ưu tiên rõ ràng: Must have, Should have, Could have, Won’t have.

• Tập trung vào giá trị cốt lõi và nhu cầu thiết yếu của khách hàng/doanh nghiệp.

• Đơn giản, dễ áp dụng cho cả nhóm nhỏ và lớn.

Nhược điểm:

• Chỉ phù hợp để xác định ưu tiên, không có khả năng quản lý tiến độ hoặc phân công chi tiết.

• Dễ nhầm lẫn nếu không định nghĩa rõ ràng từng mức độ ưu tiên.

• Cần kết hợp thêm các công cụ hoặc phương pháp khác để quản lý toàn diện.

Mô hình MoSCoW phù hợp với các dự án có yêu cầu ưu tiên quan trọng và muốn xác nhận mức độ ưu tiên một cách rõ ràng.

Kết luận

Trên đây là mọi thông tin về Backlog là gì? Backlog là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, phân bổ nguồn lực hợp lý và tối ưu hóa tiến độ. Việc hiểu rõ bản chất, vai trò và cách xây dựng Backlog bài bản sẽ giúp nhà quản trị chủ động kiểm soát được toàn bộ quy trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ. Dù áp dụng trong nhóm nhỏ hay toàn doanh nghiệp, Backlog vẫn luôn là chìa khóa giữ cho công việc đi đúng hướng, không bỏ sót và đạt được mục tiêu một cách có hệ thống.