Thời đai 4.0 với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều phẩn mềm ra đời hỗ trợ con người hơn. Bạn đang tìm kiếm những phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức để giúp bạn dễ dàng nhìn ra cấu trúc quản lý, phân cấp của doanh nghiệp nào đó. Trong bài viết dưới đây UNICA sẽ chi tiết đến bạn top những phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức được nhiều người dùng nhất. Cùng tham khảo nhé!
Sơ đồ tổ chức là gì?
Sơ đồ tổ chức (hay sơ đồ luồng) hiểu một cách đơn giản nhất đó là tập hợp các hình vẽ như hình hộp, hình tròn, vuông, elip, các đối tượng như đường thẳng, đường cong, văn bản,... để tạo thành một bản vẽ thiết kế đơn giản sơ khai, tạo nền móng ban đầu cho các công việc hoặc quá trình nào đó.
Một dạng sơ đồ tổ chức hiện nay
Vẽ sơ đồ tư duy tổ chức thường thấy nhiều nhất là vẽ trên giấy. Tuy nhiên ngày nay cũng đã có rất nhiều phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức hiệu quả và miễn phí dành cho tất cả mọi người, hỗ trợ cho rất nhiều mục đích, đặc biệt là những mục đích không phải kinh doanh, vừa tiết kiệm thời gian vẽ sơ đồ tổ chức, vừa tối ưu hóa hơn hình ảnh để phù hợp với các nền tảng, ứng dụng công nghệ khác.
Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức là gì?
Sơ đồ tổ chức sẽ cho thấy cấu trúc quản lý và phân cấp tổ chức của một doanh nghiệp. Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức cho phép bạn ghi chép lại hệ thống phân cấp trong công ty của mình. Một phần mềm sơ đồ tốt phải cung cấp đầy đủ các tính năng chi tiết để xem được nhiều cấp quản lý. Các công cụ vẽ sơ đồ có thể miễn phí cho một người dùng, hoặc chi phí hàng trăm USD mỗi tháng, tùy thuộc vào quy mô của công ty bạn và số lượng sơ đồ tổ chức bạn xây dựng.
Có thể kể tên những phần mềm sẽ sơ đồ tổ chức như sơ đồ mindmap, ThinkComposer,...
Tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức trong quản lý tổ chức
Sơ đồ tổ chức là một công cụ quan trọng trong quản lý tổ chức vì nó giúp các tổ chức phân chia trách nhiệm, quản lý và điều phối các hoạt động. Sơ đồ tổ chức giúp cho mọi người trong tổ chức có thể hiểu rõ vị trí và trách nhiệm của mình, đồng thời tạo điều kiện cho việc phân chia công việc, quyền hạn, trách nhiệm, tạo sự minh bạch và khách quan trong công tác quản lý và đưa ra quyết định.
Một sơ đồ tổ chức đúng đắn giúp cho các nhân viên hiểu rõ mối quan hệ giữa các phòng ban, các nhân viên, đồng thời nắm bắt được mục tiêu của tổ chức và cách thức hoạt động của nó. Sơ đồ tổ chức cũng giúp cho các nhân viên có thể liên kết với nhau, giúp cho công việc diễn ra thuận lợi và tạo ra hiệu quả tối đa.
Ngoài ra, sơ đồ tổ chức cũng giúp cho tổ chức có thể nắm bắt được sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức, giúp cho công tác quản lý và kiểm soát được tốt hơn. Khi sơ đồ tổ chức được thiết kế đúng đắn, nó có thể giúp cho tổ chức tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự linh hoạt trong việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức.
Do vậy, sơ đồ tổ chức là một phần quan trọng trong quản lý tổ chức và cần được thiết kế và triển khai một cách chính xác và hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức và tạo ra sự phát triển bền vững.
Sơ đồ quản lý tổ chức
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức trong quản lý tổ chức
Việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức trong quản lý tổ chức có rất nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và năng lực: Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức giúp cho quản lý có thể tạo ra sơ đồ tổ chức nhanh chóng và dễ dàng hơn, không cần phải vẽ bằng tay và mất nhiều thời gian và năng lực. Nó cũng cho phép người dùng chỉnh sửa và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng.
- Tạo sự minh bạch và khách quan: Sơ đồ tổ chức được tạo ra bằng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức rất rõ ràng và dễ đọc, giúp cho mọi người trong tổ chức hiểu rõ vị trí và trách nhiệm của mình, đồng thời giúp cho quản lý có thể minh bạch hóa các mối quan hệ giữa các bộ phận, nhân viên và cấp bậc.
- Dễ dàng thực hiện các thay đổi: Khi cần phải thay đổi sơ đồ tổ chức, việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức giúp cho quản lý thực hiện điều này dễ dàng và nhanh chóng. Quản lý chỉ cần chỉnh sửa thông tin trên phần mềm và sơ đồ tổ chức sẽ được cập nhật tự động.
- Tăng hiệu quả và độ chính xác: Sơ đồ tổ chức được tạo ra bằng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức có thể giúp cho quản lý đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc phân chia trách nhiệm và quản lý. Nó giúp cho quản lý có thể tạo ra sơ đồ tổ chức chính xác và tránh sai sót.
- Dễ dàng chia sẻ thông tin: Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ sơ đồ tổ chức với các thành viên khác trong tổ chức hoặc với đối tác bên ngoài. Việc chia sẻ thông tin này giúp cho mọi người trong tổ chức hiểu rõ hơn về sơ đồ tổ chức và tạo ra sự đồng thuận trong công tác quản lý tổ chức.
Các tính năng cơ bản chung của phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức
Các tính năng cơ bản chung của phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức bao gồm:
- Tạo hình dạng: Cho phép người dùng tạo các hình dạng cơ bản như hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật và hình tam giác để tạo sơ đồ tổ chức.
- Kết nối các hình dạng: Cho phép người dùng kết nối các hình dạng với nhau bằng các đường thẳng hoặc đường cong để tạo thành các mối quan hệ giữa các bộ phận, chức vụ và nhân viên.
- Chèn văn bản: Cho phép người dùng chèn văn bản vào các hình dạng để mô tả trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bộ phận, chức vụ và nhân viên.
- Chèn hình ảnh: Cho phép người dùng chèn hình ảnh vào các hình dạng để thể hiện hình ảnh của từng bộ phận, chức vụ và nhân viên.
- Chỉnh sửa định dạng: Cho phép người dùng chỉnh sửa định dạng của các hình dạng và văn bản, bao gồm màu sắc, cỡ chữ, kiểu chữ và độ dày của đường viền.
- Lưu và chia sẻ: Cho phép người dùng lưu và chia sẻ sơ đồ tổ chức với các thành viên khác trong tổ chức hoặc đối tác bên ngoài.
- Công cụ vẽ: Các phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức thường có các công cụ vẽ như bút vẽ, chì vẽ và đồ họa vector để người dùng có thể tạo ra các sơ đồ tổ chức đẹp mắt và chuyên nghiệp.
- Công cụ tham khảo: Các phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức thường cung cấp các công cụ tham khảo, bao gồm các mẫu sơ đồ tổ chức để người dùng có thể tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Nhìn chung các tính năng cơ bản chung của phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức giúp cho người dùng có thể tạo ra các sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp và dễ dàng chia sẻ với các thành viên khác trong tổ chức.
Sơ đồ quản lý tổ chức chuẩn
Vẽ sơ đồ tổ chức trực quan và dễ hiểu
Để vẽ sơ đồ tổ chức trực quan và dễ hiểu, bạn có thể áp dụng một số nguyên tắc và kỹ thuật sau:
- Sử dụng màu sắc phù hợp: Sử dụng màu sắc để phân biệt các bộ phận, chức vụ và nhân viên trong tổ chức. Nên sử dụng màu sắc phù hợp với tính chất và đặc điểm của từng bộ phận, chức vụ hoặc nhân viên để dễ dàng phân biệt.
- Sử dụng biểu tượng và hình ảnh: Sử dụng biểu tượng và hình ảnh để minh họa và mô tả trực quan hơn về mỗi bộ phận, chức vụ và nhân viên trong tổ chức. Biểu tượng và hình ảnh giúp tăng tính trực quan và dễ hiểu của sơ đồ tổ chức.
- Sử dụng ký hiệu và biểu đồ: Sử dụng các ký hiệu và biểu đồ để giải thích rõ ràng hơn về các mối quan hệ, luồng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận, chức vụ và nhân viên trong tổ chức.
- Cân đối và đồng nhất: Cân đối và đồng nhất các kích thước và khoảng cách giữa các hình dạng và văn bản trong sơ đồ tổ chức để tạo sự cân đối và đồng nhất. Điều này giúp sơ đồ tổ chức trông chuyên nghiệp hơn và dễ dàng đọc và hiểu hơn.
- Đơn giản và tập trung: Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và đơn giản hóa sơ đồ tổ chức để giúp người đọc hiểu và nhớ lâu hơn. Tránh sử dụng quá nhiều thông tin không cần thiết, tạo sự mất tập trung và khó hiểu.
- Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức: Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức để tạo ra sơ đồ tổ chức trực quan và dễ hiểu. Phần mềm này cung cấp các công cụ và tính năng để tạo ra các hình dạng, biểu tượng và biểu đồ phù hợp với yêu cầu của sơ đồ tổ chức của bạn.
Thay đổi và cập nhật sơ đồ tổ chức nhanh chóng
Để thay đổi và cập nhật sơ đồ tổ chức nhanh chóng, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Đánh giá tình hình hiện tại: Đầu tiên, bạn nên đánh giá sơ đồ tổ chức hiện tại và nhận diện các vấn đề hoặc lỗ hổng cần cải thiện. Điều này sẽ giúp bạn xác định những thay đổi cần thiết và đưa ra quyết định chính xác.
- Đề xuất các thay đổi: Sau khi đánh giá sơ đồ tổ chức, bạn có thể đề xuất các thay đổi để giải quyết vấn đề. Nếu có thể, hãy tìm kiếm ý kiến đóng góp từ nhân viên và các bộ phận liên quan để đưa ra các giải pháp tốt nhất.
- Tạo ra kế hoạch: Khi bạn đã quyết định thực hiện các thay đổi, hãy tạo ra kế hoạch chi tiết để thực hiện chúng. Hãy xác định thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các thay đổi này.
- Thực hiện: Thực hiện các thay đổi theo kế hoạch đã tạo ra. Hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên có được thông tin đầy đủ và hỗ trợ cần thiết để thích nghi với các thay đổi.
- Đánh giá và điều chỉnh: Khi các thay đổi đã được triển khai, hãy đánh giá kết quả và xác định những điều cần điều chỉnh để cải thiện hiệu quả của sơ đồ tổ chức.
Trong quá trình thực hiện các bước trên, hãy đảm bảo rằng bạn luôn liên tục trao đổi và giao tiếp với các thành viên trong tổ chức để đảm bảo sự thông tin đầy đủ và tránh sự cố xảy ra.
Sơ đồ quản lý tổ chức đúng chuẩn
Tạo ra nhiều loại sơ đồ tổ chức khác nhau
Có nhiều loại sơ đồ tổ chức khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của nó. Dưới đây là một số loại sơ đồ tổ chức phổ biến:
- Sơ đồ tổ chức theo chức năng: Sơ đồ tổ chức theo chức năng là loại sơ đồ tổ chức phổ biến nhất, trong đó các công việc được phân chia theo chức năng hoặc phòng ban. Ví dụ: phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng sản xuất.
- Sơ đồ tổ chức theo sản phẩm: Sơ đồ tổ chức theo sản phẩm được sử dụng trong các công ty có nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau. Ví dụ: phòng sản xuất sản phẩm A, phòng sản xuất sản phẩm B.
- Sơ đồ tổ chức theo địa điểm: Sơ đồ tổ chức theo địa điểm được sử dụng trong các công ty có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh khác nhau. Ví dụ: chi nhánh A, chi nhánh B.
- Sơ đồ tổ chức theo khách hàng: Sơ đồ tổ chức theo khách hàng được sử dụng trong các công ty có nhiều đối tác hoặc khách hàng khác nhau. Ví dụ: phòng kinh doanh khách hàng A, phòng kinh doanh khách hàng B.
- Sơ đồ tổ chức ma trận: Sơ đồ tổ chức ma trận được sử dụng trong các công ty có nhiều dự án hoặc sản phẩm khác nhau. Trong sơ đồ này, các nhân viên được phân công theo dự án và chức năng. Ví dụ: dự án A, dự án B, phòng kế toán, phòng nhân sự.
- Sơ đồ tổ chức hỗn hợp: Sơ đồ tổ chức hỗn hợp là sự kết hợp của nhiều loại sơ đồ tổ chức khác nhau. Ví dụ: sơ đồ tổ chức theo sản phẩm và theo địa điểm.
Việc chọn lựa các loại sơ đồ tổ chức phù hợp sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng được nhu cầu của các bộ phận trong công ty.
Chia sẻ và lưu trữ sơ đồ tổ chức dễ dàng
Để chia sẻ và lưu trữ sơ đồ tổ chức dễ dàng, có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ: Có nhiều phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức như Microsoft Visio, Lucidchart, Creately... giúp người dùng tạo và lưu trữ các sơ đồ tổ chức dễ dàng. Những phần mềm này cũng cho phép người dùng chia sẻ sơ đồ với các thành viên khác trong tổ chức và lưu trữ trên đám mây để truy cập bất cứ khi nào cần thiết.
- Sử dụng công cụ trực tuyến: Có nhiều công cụ trực tuyến như Google Docs, Dropbox, OneDrive... cho phép người dùng tạo và lưu trữ các sơ đồ tổ chức. Những công cụ này cũng cho phép chia sẻ sơ đồ với các thành viên khác trong tổ chức và truy cập bất cứ khi nào cần thiết.
- Lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ trong tổ chức: Người dùng có thể tạo và lưu trữ các sơ đồ tổ chức trực tiếp trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ trong tổ chức. Tuy nhiên, cách này có thể gây ra khó khăn trong việc chia sẻ và truy cập sơ đồ đối với các thành viên khác trong tổ chức.
- In và lưu trữ bản giấy: Người dùng có thể in ra các sơ đồ tổ chức và lưu trữ bản giấy trong thư mục hoặc tủ hồ sơ. Tuy nhiên, cách này không tiện lợi và có thể gây ra khó khăn trong việc cập nhật sơ đồ khi có thay đổi trong tổ chức.
Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện sử dụng, người dùng có thể lựa chọn phương pháp lưu trữ và chia sẻ sơ đồ tổ chức phù hợp nhất.
Quản lý tổ chức chuyên nghiệp
Các bước chọn và sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức hiệu quả
Để chọn và sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức hiệu quả, có thể thực hiện các bước sau:
- Xác định mục đích sử dụng: Trước khi chọn phần mềm, cần xác định mục đích sử dụng của sơ đồ tổ chức. Có nhiều phần mềm có tính năng khác nhau, nên việc xác định mục đích sử dụng sẽ giúp lựa chọn được phần mềm phù hợp.
- Tìm hiểu các phần mềm: Sau khi xác định được mục đích sử dụng, cần tìm hiểu các phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức phổ biến trên thị trường. Có thể tìm kiếm thông tin trên mạng, đọc các đánh giá và so sánh tính năng của từng phần mềm để lựa chọn được phần mềm phù hợp.
- Thử nghiệm các phần mềm: Sau khi đã tìm hiểu và lựa chọn được một số phần mềm, cần thử nghiệm từng phần mềm để đánh giá tính năng và khả năng sử dụng của chúng. Có thể tải về phiên bản dùng thử hoặc sử dụng các phiên bản miễn phí để thử nghiệm.
- Lựa chọn phần mềm phù hợp: Sau khi đã thử nghiệm và đánh giá các phần mềm, cần lựa chọn phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng và khả năng sử dụng của người dùng.
- Học cách sử dụng phần mềm: Sau khi đã chọn được phần mềm phù hợp, cần học cách sử dụng phần mềm để vẽ sơ đồ tổ chức một cách hiệu quả. Có thể xem hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tuyến hoặc tham khảo các tài liệu hướng dẫn để nắm rõ cách sử dụng phần mềm.
- Lưu trữ và chia sẻ sơ đồ: Sau khi đã vẽ sơ đồ tổ chức, cần lưu trữ và chia sẻ sơ đồ để các thành viên trong tổ chức có thể truy cập và cập nhật khi cần thiết. Có thể lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ trong tổ chức và chia sẻ bằng cách gửi liên kết.
Quản lý tổ chức hiện đại
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng phần mềm
Đánh giá nhu cầu sử dụng phần mềm để vẽ sơ đồ tổ chức là rất quan trọng để chọn được phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để đánh giá nhu cầu sử dụng phần mềm:
- Mục đích sử dụng: Nếu mục đích sử dụng là để tạo sơ đồ tổ chức đơn giản, có thể sử dụng các phần mềm miễn phí hoặc các công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến. Nếu mục đích sử dụng là để tạo sơ đồ tổ chức phức tạp hơn, có thể cần sử dụng các phần mềm chuyên dụng.
- Khả năng sử dụng: Người dùng cần đánh giá khả năng sử dụng của mình để chọn được phần mềm phù hợp. Nếu người dùng là người mới bắt đầu, có thể chọn phần mềm có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Nếu người dùng là người có kinh nghiệm, có thể chọn phần mềm có nhiều tính năng phức tạp để tối ưu hóa quá trình vẽ sơ đồ.
- Tính năng: Đánh giá các tính năng của phần mềm để đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của người dùng. Các tính năng cần xem xét có thể bao gồm: chức năng vẽ sơ đồ tổ chức cơ bản, khả năng chia sẻ và lưu trữ sơ đồ, tính năng đồ họa và thiết kế, tính năng tùy chỉnh, v.v.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Đánh giá mức độ hỗ trợ kỹ thuật của phần mềm để đảm bảo rằng người dùng có thể được hỗ trợ nếu gặp phải vấn đề trong quá trình sử dụng phần mềm.
- Chi phí: Đánh giá chi phí của phần mềm để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng phần mềm.
Việc đánh giá nhu cầu sử dụng phần mềm là rất quan trọng để chọn được phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng.
Bước 2: Tìm hiểu các tính năng của phần mềm và đánh giá khả năng sử dụng
Các tính năng của phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức thường bao gồm:
- Vẽ sơ đồ tổ chức: tính năng cơ bản của phần mềm là cho phép người dùng vẽ sơ đồ tổ chức. Các phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức thường có các công cụ để vẽ các hình dạng cơ bản như hình vuông, hình chữ nhật, hình tròn, v.v. để biểu diễn các thành phần của sơ đồ tổ chức.
- Chỉnh sửa và định dạng: phần mềm cho phép người dùng chỉnh sửa và định dạng các thành phần của sơ đồ tổ chức. Người dùng có thể thay đổi màu sắc, kích thước, định dạng chữ, v.v.
- Tùy chỉnh: nhiều phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức cho phép người dùng tùy chỉnh các hình dạng và đối tượng, thêm các hình ảnh hoặc biểu tượng để biểu thị các yếu tố trong sơ đồ tổ chức.
- Chia sẻ và lưu trữ: phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức cũng cho phép người dùng chia sẻ và lưu trữ sơ đồ. Người dùng có thể lưu trữ sơ đồ trực tuyến hoặc tải xuống để chia sẻ với người khác.
- Đồ họa và thiết kế: một số phần mềm có tính năng đồ họa và thiết kế để giúp người dùng tạo ra sơ đồ tổ chức có hình thức chuyên nghiệp hơn.
- Tương thích: phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức phải tương thích với các hệ thống và thiết bị khác nhau. Nhiều phần mềm có phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau...
Khi đánh giá khả năng sử dụng của phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức, người dùng cần xem xét mức độ khó khăn trong việc sử dụng phần mềm, đặc biệt là đối với người dùng mới. Một số phần mềm có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, trong khi đó, một số phần mềm có tính năng phức tạp hơn và yêu cầu người dùng có kiến thức kỹ thuật cao hơn.
Tiềm năng quản lý tổ chức
Bước 3: Lựa chọn và mua phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách
Khi lựa chọn và mua phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức, người dùng cần xem xét một số yếu tố sau đây để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ:
- Nhu cầu sử dụng: trước khi mua phần mềm, người dùng cần xác định rõ nhu cầu sử dụng của mình. Có thể có những tính năng cần thiết mà một số phần mềm không hỗ trợ, hoặc ngược lại, có những tính năng không cần thiết mà người dùng không muốn trả tiền cho chúng.
- Tính năng của phần mềm: khi xác định nhu cầu sử dụng, người dùng cần xem xét các tính năng của phần mềm để đảm bảo rằng phần mềm có đáp ứng đủ các yêu cầu của họ. Một số tính năng quan trọng cần xem xét bao gồm khả năng tùy chỉnh, chia sẻ và lưu trữ, tính năng đồ họa và thiết kế, tính năng tương thích, v.v.
- Đánh giá và so sánh giá: trước khi mua phần mềm, người dùng cần đánh giá và so sánh giá của các sản phẩm khác nhau. Có thể tìm hiểu trên các trang web đánh giá phần mềm, xem các bài viết về phần mềm trên các blog hoặc xem các video hướng dẫn trên YouTube.
- Thử nghiệm và đánh giá: trước khi mua phần mềm, người dùng nên thử nghiệm và đánh giá phần mềm để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu sử dụng của họ. Nhiều phần mềm có phiên bản dùng thử miễn phí hoặc cho phép đăng ký để sử dụng một khoảng thời gian nhất định trước khi quyết định mua.
- Ngân sách: người dùng cần xác định ngân sách của mình và chọn phần mềm phù hợp với ngân sách đó. Có nhiều lựa chọn phần mềm với mức giá khác nhau, từ miễn phí đến rất đắt tiền. Người dùng cần xem xét các tính năng và đánh giá giá trị của phần mềm trước khi quyết định mua.
Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm
Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và nhanh chóng đạt được mục tiêu công việc của mình. Dưới đây là một số bước cơ bản để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm:
- Tìm hiểu về phần mềm: Trước khi bắt đầu đào tạo, người giảng dạy cần phải tìm hiểu và nắm vững kiến thức về phần mềm mà họ sẽ đào tạo cho nhân viên.
- Xác định nhu cầu đào tạo: Để đào tạo hiệu quả, người giảng dạy cần xác định rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên. Nhu cầu đào tạo có thể khác nhau tùy theo mức độ kinh nghiệm, vai trò và mục tiêu công việc của từng nhân viên.
- Chuẩn bị tài liệu đào tạo: Người giảng dạy cần chuẩn bị các tài liệu đào tạo, bao gồm bài giảng, hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Top những phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức miễn phí
Dia
Dia là phần mềm ứng dụng giúp vẽ sơ đồ, biểu đồ miễn phí với các công cụ hỗ trợ vẽ hữu ích. Người dùng khi sử dụng phần mềm này sẽ dùng các công cụ như chỉnh sửa bản vẽ, thêm/xóa đối tượng trong bản vẽ, chèn hình ảnh, di chuyển... để tạo thành các khối hình hộp, tròn, đường thẳng - cong, kết hợp và tạo thành một bản vẽ sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh.
Phần mềm vẽ sơ đồ Dia
Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức này là mã nguồn mở theo giấy phép GPLv2. Chúng rất phổ biến và được rất nhiều người ưa chuộng.
Ưu điểm nổi trội của phần mềm Dia:
- Giao diện làm việc đơn giản, dễ sử dụng và có tính trực quan rõ ràng
- Hỗ trợ nhiều định dạng chuẩn và phương thức nhập liệu như IPA, Windows IME...
- Tùy ý thêm các hình dạng tùy chỉnh như tạo hình khối, sửa đối tượng, văn bản... được xuất dưới file SVG, XML
- Có thể sáng tạo tô màu cho đối tượng trong bản thiết kế theo màu chuẩn hoặc chỉnh sửa tự do
yEd Graph Editor
Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức yEd Graph Editor là phần mềm ứng dụng có cập nhật mới thường xuyên nhất, Chúng cho phép bạn thực hiện tạo các biểu đồ, đặc biệt là đối với các biểu đồ luồng, biểu đồ dạng nhánh (cây), biểu đồ lưới, đồ thị, sơ đồ UML... Tinh năng của yEd Graph Editor bao gồm nhiều đối tượng cơ bản và mở rộng, giúp bạn nhanh chóng thiết lập và sáng tạo ra những sơ đồ tổ chức của mình.
Phần mềm vẽ sơ đồ yEd Graph Editor
Nếu bạn muốn tải yEd Graph Editor về bạn có thể tải dưới dạng tệp JAR nếu máy tính của bạn đã có sẵn Java hoặc dạng tệp EXE, chúng sẽ tích hợp trình cài đặt Java.
Ưu điểm nổi trội của phần mềm yEd Graph Editor:
- Tính chuyên nghiệp và chất lượng cao hơn các phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức khác
- Dễ dàng tạo các biểu đồ thông qua các yếu tố được thiết lập mở rộng
- Tự động sắp xếp sơ đồ để tiết kiệm nhất thời gian làm việc của bạn với sơ đồ
- Hỗ trợ định tuyến đường trực giao và tổ chức, mở rộng nút nhóm...
- Tùy chọn xuất file đa dạng như PNG, JP, SVG và PDF
ThinkComposer
Đây là app vẽ sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp và các chuyên gia với nhiều điểm và tính năng cập nhật chuyên sâu mới. Bên cạnh những tính năng cơ bản cần có để vẽ được một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh chúng có thể giúp bạn xử lý được các mô hình kinh doanh, các biểu đồ thời gian... Nếu bạn là người mới học vẽ sơ đồ có lẽ sẽ cần nhiều thời gian hơn so với các phần mềm khác, đổi tại bạn sẽ có được một/ nhiều bản vẽ sơ đồ đẹp mắt, ấn tượng và chuyên nghiệp.
Phần mềm vẽ sơ đồ ThinkComposer
Ưu điểm nổi trội của phần mềm ThinkComposer:
- Hỗ trợ tạo và kết nối các nút giữa các đối tượng; tái sử dụng và tùy chỉnh các đối tượng trong sơ đồ
- Hỗ trợ chèn và hiển thị hình ảnh đầy đủ sáng tạo với các biểu đồ sâu, đa cấp độ cho ý tưởng sơ đồ
- Kết hợp thông minh các thành phần của nhiều biểu đồ, sơ đồ khác nhau
- Tùy chọn xuất file đa dạng như PDF, XPS hoặc HTML và tạo báo cáo từ những dữ liệu trên
- Dễ dàng mở rộng các plugin với mã nguồn mở tích hợp
LibreOffice Draw
Rất nhiều người nhận định phần mềm LibreOffice Draw có khả năng xử lý văn bản, nội dung, biểu đồ hình ảnh hay bảng biểu tốt ngang hàng với Microsoft Office, hoàn toàn có thể thay thế được. Tương tự như một Microsoft Office Word nhưng đối tượng chính là hình ảnh, bảng biểu, các đối tượng shape, đường thẳng, hình tròn, vuông, elip... phần mềm này được đánh giá rất linh động và dễ dàng sử dụng cho tất cả mọi người.
Phần mềm vẽ sơ đồ LibreOffice Draw
Ưu điểm nổi trội của phần mềm LibreOffice Draw:
- Hỗ trợ căn chỉnh kích thước trang tùy ý, rất phù hợp với đại đa số các loại biểu đồ, sơ đồ hiện nay
- Dễ dàng thực hiện sáng tạo và làm việc với nhiều biểu đồ, sơ đồ khác nhau (mỗi biểu đồ một trang làm việc)
- Hỗ trợ và cập nhật nhiều cách thao tác với đối tượng từ đơn giản tới nâng cao, đặc biệt là bộ điều khiển 3D rất mới
- Được hỗ trợ mở file định dạng Microsoft Visio dễ dàng
OrgCharting
Công cụ vẽ sơ đồ tổ chức này giúp người dùng biết được cách vẽ sơ đồ tư duy đẹp về tổ chức công ty, doanh nghiệp hay kế hoạch làm việc một cách nhanh chóng nhất
Phần mềm PhaOrgCharting
Ưu điểm nổi bật của phần mềm OrgCharting
- Dễ dàng chỉnh sửa sơ đồ
- Có nhiều themes cho người dùng lựa chọn
- Hỗ trợ xuất file PDF, PDF, HTML
- Có thể xử lý các số liệu thô dưới dạng tệp CSV, XLSX, hoặc TXT, sau đó phần mềm sẽ hỗ trợ vẽ sơ đồ cho bạn
Edraw Org Chart
Tương tự như các phần mềm vễ sơ đồ tổ chức khác thiết kế rất dễ sử dụng, người dùng chỉ cần thao tác đơn giản chuyên nghiệp một cách nhanh chóng
Edraw Org Chart
Một sống tính năng nổi bật của Edraw Org Chart
- Tự động sắp xếp tất cả mọi thứ, áp dụng các chủ đề thiết kế chuyên nghiệp để tối ưu bản vẽ
- Chỉnh sửa sơ đồ, định dạng, layout dễ dàng
- Thiết lập ảnh hình ảnh, thêm các liên kết vào các hình khối trong sơ đồ
RFFlow
RFFlow là phần mềm lý tưởng cho việc tạo ra một loạt các sơ đồ tổ chức, sơ đồ cho giáo dục, kinh doanh, sơ đồ điện tử, biểu đồ và nhiều loại sơ đồ khác.
RFFlow
Tính năng nổi bật của phần mềm RFFlow
- Người dùng có thể tạo được sơ đồ có kích thước lớn
- Hỗ trợ liên kết các hình dang biệu đồ
- Có thể lưu dưới dạng GIF, JPEG, HTML
- Tính năng tìm, thay thế và kiểm tra chính tả
Organimi
Organimi
Organimi cũng rất phù hợp đặc biệt dành cho các doanh nghiệp mong muốn tùy chỉnh dữ liệu hiển thị trên sơ đồ tổ chức của mình. Bạn có thể tạo tối đa 4 trường dữ liệu tùy chỉnh cho các mục riêng biệt mà chỉ công ty của bạn mới theo dõi được, ví dụ như tên thú cưng của mỗi nhân viên, đồ ăn nhẹ yêu thích hoặc các loại giấy phép lái xe của họ. Organimi còn cung cấp rất nhiều tùy chọn chia sẻ cho người dùng, chẳng hạn như việc chia sẻ trực tuyến dưới dạng liên kết công khai, đăng lên trang blog cá nhân dưới dạng mã HTML hoặc chỉ lưu PDF. Tính năng chính của Organimi bao gồm:
- Chức năng kéo thả
- Các trường để tùy chỉnh
- Chức năng biểu đồ thông minh
- Photoboard và các thư mục tích hợp
- In và xuất thành dạng PDF, PNG và PPT
- Chia sẻ các liên kết
OrgChart4U
OrgChart4U chính là một sự lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp nào muốn truy cập vào sơ đồ tổ chức của họ thông qua một thiết bị di động. Ngoài sơ đồ tổ chức, nó còn cung cấp một tiện ích xã hội và thư mục nhân viên cụ thể. Bạn có thể xem ảnh nhân viên trên màn hình thông qua điện thoại thông minh và cũng có thể xem tất cả dữ liệu chi tiết của nhân viên từ thư mục. Điều này sẽ rất hữu ích nếu bạn hoặc nhân viên của bạn thường xuyên phải ra khỏi văn phòng.
- Thư mục nhân viên
- Tìm kiếm nâng cao và gắn thẻ
- Hiển thị phân cấp nhiều mức độ
- Màu sắc dễ dàng tùy chỉnh
- Tính bảo mật và ủy quyền
- Tải lên hàng loạt
- Lời mời hàng loạt dànhcho nhân viên
- Chức năng in và xuất file
Microsoft Visio
Microsoft Visio là một phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức, sơ đồ tư duy, sơ đồ mạng và các loại biểu đồ khác. Nó được phát triển bởi Microsoft và có sẵn trong bộ phần mềm Microsoft Office.
Với Visio, người dùng có thể dễ dàng tạo ra các sơ đồ phức tạp để mô tả tổ chức, kế hoạch dự án, mạng máy tính, luồng công việc và các loại biểu đồ khác. Nó cung cấp nhiều loại hình vẽ, các mẫu được tùy chỉnh sẵn và nhiều tính năng tùy chỉnh để tạo ra các biểu đồ phức tạp.
Visio cũng tích hợp với các ứng dụng khác của Office như Word, Excel và PowerPoint để người dùng có thể dễ dàng chèn các biểu đồ vào tài liệu và trình bày. Nó cũng hỗ trợ các tính năng chia sẻ để người dùng có thể chia sẻ các biểu đồ của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Visio có nhiều phiên bản khác nhau để phù hợp với nhu cầu của từng người dùng, từ các phiên bản cơ bản đến các phiên bản chuyên nghiệp.
Microsoft Visio
Lucidchart
Lucidchart là một phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức, sơ đồ tư duy, sơ đồ mạng và các loại biểu đồ khác trên đám mây. Nó cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ chất lượng cao với tính tương tác cao, mà không cần cài đặt phần mềm nào trên máy tính của mình.
Lucidchart cung cấp một loạt các loại hình vẽ và mẫu được tùy chỉnh sẵn để giúp người dùng dễ dàng tạo ra các biểu đồ phức tạp. Nó cũng hỗ trợ tính năng kéo và thả để người dùng có thể di chuyển, thay đổi kích thước và tổ chức các thành phần của biểu đồ một cách dễ dàng.
Ngoài ra, Lucidchart còn cung cấp tính năng hợp tác và chia sẻ để người dùng có thể chia sẻ biểu đồ của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Nó cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive, Microsoft Office và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác để người dùng có thể lưu trữ và truy cập biểu đồ của mình từ bất kỳ đâu.
Lucidchart có nhiều phiên bản khác nhau để phù hợp với nhu cầu của từng người dùng, từ các phiên bản cá nhân đến các phiên bản doanh nghiệp và giáo dục.
Lucidchart
SmartDraw
SmartDraw là một phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức và các loại biểu đồ khác được phát triển bởi SmartDraw LLC. Nó cung cấp một loạt các mẫu và hình vẽ để người dùng dễ dàng tạo ra các biểu đồ chuyên nghiệp.
SmartDraw có khả năng tự động tạo ra các biểu đồ chính xác và đẹp mắt trong vài giây thông qua tính năng tự động hóa. Nó cũng cho phép người dùng nhập liệu và dữ liệu từ các nguồn khác nhau để tạo ra các biểu đồ phức tạp.
SmartDraw cung cấp tính năng tương tác cao giữa các thành phần trong biểu đồ. Nó cho phép người dùng tạo ra các liên kết.
SmartDraw
Gliffy
Gliffy là một phần mềm vẽ sơ đồ và diagram trực tuyến được sử dụng để tạo ra các biểu đồ tổ chức, sơ đồ luồng công việc, sơ đồ mạng và nhiều loại biểu đồ khác. Đây là một công cụ rất hữu ích cho các nhà quản lý, kỹ sư phần mềm, nhà thiết kế web, nhà phát triển phần mềm, quản lý dự án và nhiều người khác.
Gliffy được thiết kế để làm việc trực tuyến, vì vậy bạn không cần phải tải xuống hay cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Thay vào đó, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Gliffy của mình và bắt đầu vẽ.
Gliffy cung cấp nhiều mẫu và hình dạng khác nhau để bạn có thể tạo ra các biểu đồ phức tạp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh màu sắc, kích thước và vị trí của các hình dạng, và chia sẻ biểu đồ của mình với người khác để có thể cùng làm việc trên cùng một trình duyệt.
Gliffy
Tổng kết
Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc top phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức online hay nhất được nhiều người dowload và tin dùng. Để biết được những bí quyết kinh doanh hiệu quả mời bạn đọc quan tâm theo dõi các khoá học kinh doanh trên Unica để có thể áp dụng kiến thức vào thực tiễn.
