Sale Admin là gì? Công việc và kỹ năng cần có của Sale Admin

Sale Admin là vị trí mà rất nhiều người mong muốn vươn tới trong sự nghiệp công việc của mình bởi cơ hội thăng tiến và mức lương thưởng đáng ngưỡng mộ, đặc biệt là những người làm việc trong các doanh nghiệp, công ty. Vậy Sale Admin là gì? Công việc cụ thể của vị trí Sale Admin là gì? cùng Unica đi tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Sale Admin là gì?

Sales admin là gì

Sale Admin (viết tắt của từ Sale Administrator) được hiểu đơn giản là trợ lý kinh doanh hay thư ký phòng kinh doanh làm việc dưới quyền điều hành của Trưởng phòng hoặc Giám đốc kinh doanh. Các công việc báo cáo hàng ngày cũng được báo cáo lên cấp quản lý trên.

Nhiệm vụ chính của Sale Admin là hỗ trợ phòng kinh doanh thực hiện và hoàn thành tốt nhất các hoạt động kinh doanh của công ty, hỗ trợ tích cực để phòng kinh doanh có nguồn thu lợi nhuận cao nhất.

2. Công việc của Sale Admin bao gồm

Tùy theo từng công ty cung cấp sản phẩm/dịch vụ riêng mà vị trí Sale Admin cũng có những công việc và quyền hạn riêng. Nhưng về cơ bản Sale Admin trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những công việc sau:

Công việc của Sale Admin là gì

– Thực hiện công việc xây dựng kế hoạch cho phòng kinh doanh, theo dõi và đốc thúc phòng kinh doanh thực hiện và hoàn thành kế hoạch ban đầu. 

– Thực hiện công việc soạn thảo và quản lý văn bản hành chính của doanh nghiệp liên quan đến công việc kinh doanh như báo giá, lên hợp đồng.

– Nhập và quản lí hồ sơ khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đồng thời xử lý những đơn hàng không chất lượng.

– Tiếp nhận và giải quyết phản hồi của khách hàng, chủ yếu là các phản hồi của khách hàng trên các kênh truyền thông như website, Facebook, Zalo.

– Thiết lập và sắp xếp data khách hàng cho nhân viên telesale gọi tới các khách hàng tiềm năng.

– Tư vấn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và đem giải pháp cho khách hàng có nhu cầu.

– Hỗ trợ tư vấn, thuyết phục và hoàn thiện thủ tục đăng ký cho khách hàng mua hoặc ký hợp đồng để sở hữu các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp  hiện có. 

– Thực hiện công việc tiếp nhận và giải đáp yêu cầu của khách hàng một cách hoàn chỉnh nhất khi cần thiết.

– Thực hiện công việc theo dõi và xử lý các tình huống khẩn cấp. Trong trường hợp vượt quá quyền hạn giải quyết cần thông báo ngay cho cấp quản lý cao hơn.

– Thực hiện theo sát và hỗ trợ phòng kinh doanh trong các chương trình ưu đãi, tặng quà cho khách hàng kịp thời.

– Thực hiện nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ trước khi bị khóa hợp đồng đối tác, cần biết cách duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

– Thực hiện theo dõi và đốc thúc phòng kinh doanh thu hồi công nợ của khách hàng và tiến độ thanh toán của khách hàng

– Thực hiện công việc báo cáo số liệu theo các mốc thời gian như tuần/ tháng hoặc theo quý, năm cho các cấp quản lý cao hơn. Thường xuyên cập nhật chi tiết dữ liệu về doanh thu, công nợ hay kế hoạch sắp tới của phòng kinh doanh.

– Thực hiện các công việc khác khi có sự điều động của các cấp quản lý cao.

3. Những kỹ năng của Sale Admin 

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Sale Admin cần có kỹ năng đàm phán

Sales Admin cần kỹ năng gì? Nhìn vào tính chất và mô tả công việc của Sale Admin thôi chúng ta cũng có thể nhìn ra yêu cầu đầu tiên mà một Sale Admin cần phải có đó là kỹ năng giao tiếp, kết nối và đàm phán. Giao tiếp với phòng kinh doanh, giao tiếp với cấp trên, giao tiếp kết nối với khách hàng, thực hiện giải quyết các vấn đề phát sinh của khách hàng, đàm phán hợp đồng, thuyết phục mua sản phẩm... Bất cứ công việc nào của Sale Admin cũng gắn liền với việc giao tiếp và đàm phán. 

Ngoài ra khả năng ngoại ngữ cũng là một trong  những điểm cộng rất lớn đối với vị trí Sale Admin. Rõ ràng rồi, với vai trò là trợ lý kinh doanh có quyền hạn chỉ sau Trưởng phòng/Giám đốc kinh doanh Sale Admin chính là người trực tiếp đàm phán và thương lượng hợp đồng với khách hàng và đem về những giá trị thực tế nhất cho doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học

Với khối lượng công việc của sale lớn như thế, Sale Admin sẽ không thể hoàn thành một cách tốt nhất những công việc đó nếu không biết cách quản lý khoa học thời gian của mình. Do vậy có thể nói đây cũng là yêu cầu dành riêng cho vị trí Sale Admin. Đồng thời Sale Admin cũng đòi hỏi tính chi tiết, tỉ mỉ và rất cẩn thận bởi vị trí này làm việc với các biểu bảng, doanh số, hợp đồng, báo cáo,... chỉ cần lơ đễnh một chút thôi hoàn toàn có thể rơi vào tình cảnh "sai một ly đi một dặm".

Sử dụng phần mềm tin học văn phòng thành thạo

Tin học văn phòng đã trở thành thước đo tiếp cận công nghệ thông tin của một nhân viên văn phòng bình thường, nhưng đối với Sale Admin kỹ năng này phải là thật sự thành thạo các công cụ phần mềm tin học văn phòng. Bởi Tin học văn phòng là trợ thủ vô cùng đắc lực để Sale Admin tối ưu và hoàn thiện tốt nhất công việc của mình và hỗ trợ tốt những phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Hiện nay các khóa học sale Admin cũng trú trọng đến việc đào tạo tin học văn phòng bên cạnh các kỹ năng chính. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm trau dồi kiến thức của mình nếu muốn trở thành một sales Admin chuyên nghiệp trong tương lai. 

Kỹ năng thuyết trình trước đám đông và làm việc teamwork

Kỹ năng thuyết trình và teamwork cũng là yêu cầu đối với vị trí Sale Admin

Gắn liền với kỹ năng giao tiếp chính là kỹ năng thuyết trình trước đám đông, cùng với đó là kỹ năng làm việc nhóm kết hợp thuần thục giữa các phòng ban để có thể kết nối và hỗ trợ tốt nhất những bộ phận cần có sự có mặt của Sale Admin.

>> Bật mí quyền năng thuyết trình đỉnh cao

Khả năng chịu áp lực cao

Hiển nhiên rồi. Đây là một công việc thật sự có áp lực cao đối với vị trí Sale Admin: Áp lực từ cấp trên, áp lực từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, áp lực đàm phán khách hàng, áp lực hợp đồng ký kết, áp lực giải quyết vấn đề phát sinh, áp lực doanh số KPI riêng,... Do đó Sale Admin phải là người có khả năng chịu áp lực cao mới có thể làm việc tốt được.

4. Cơ hội thăng tiến nào cho các Sale Admin?

Với vị trí Sale Admin thật sự có rất nhiều cơ hội thăng tiến công việc với mức thu nhập đáng ngưỡng mộ. Bởi vị trí Sale Admin là vị trí then chốt, vừa kết nối các phòng ban khác nhau vừa nhận quản lý trực tiếp từ chính trưởng phòng/giám đốc kinh doanh, do đó khả năng bạn nhận được những giá trị cốt lõi và kỹ năng quản lý, điều phối, giao tiếp đàm phán hay bán hàng đều ở mức hoàn hảo. 

Trong thời gian ngắn bạn sẽ nhanh chóng thăng tiến trở thành một Sales Admin Manager, lên cao hơn là Giám sát kinh doanh của doanh nghiệp hoặc Giám đốc kinh doanh. Và nếu bạn đủ tự tin và tiềm lực của bản thân hoàn toàn có thể tự mở công ty riêng của mình với mức thu nhập tuyệt vời.

5. Mô tả công việc cụ thể của Sale Admin tại một số ngành cụ thể 

- Bất động sản: Người Sale Admin có trách nhiệm như người giới thiệu, tư vấn và hướng dẫn khách hàng tham quan dự án mà mình đang muốn tiếp thị cho khách hàng. Tiếp đó tiếp thục thực hiện giao dịch và hỗ trợ khách hầng theo dõi tiến độ thanh toán hợp đồng, sau khi đã thực hiện giao dịc xong Sale Admin tiếp tục chăm sóc khách hàng, cung cấp và cập nhật những kiến thức về sản phẩm thị trường cho khách. 

- Khách sạn - nhà hàng: những Sale Admin sẽ hỗ trợ khách hàng đăng ký cách dịch vụ cũng như xử lý những vấn đề liên quan trong hợp đồng của khách sạn. Tiếp đó theo dõi và tiếp nhận những phẩn hồi của doanh nghiệp sau khi đưa lên cấp trên để xin ý kiến xử lý. Đồng thời cũng gửi đến khách hàng những chương trình khuyến mãi, quà tặng... để duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết.

- Logicstics (chuỗi cung ứng): Sale Admin là những người tiếp nhận những chứng từ có kiên quan tới những thủ tục hải quan, lập chứng từ khai báo hải quan điện tử, thực hiện các hoạt động khai báo ở các phần mền sau đó phối hợp để điều tiết vận chuyển hàng hóa và báo giá thủ tục hải quan...

Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin cơ bản nhất về vị trí Sale Admin là gì cũng như cùng học bán hàng online và tìm hiểu về công việc của Sale Admin và cơ hội thăng tiến trong tương lai của vị trí này. Và để tăng doanh thu của cửa hàng, doanh nghiệp và việc kinh doanh của bạn thì đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá các khóa học shopee để mở rộng thị trường bán hàng, phân phối sản phẩm của mình đến khách hàng nhé! 

>> Bạn đọc cũng quan tâm:

- Account manager là gì? Phân biệt Account manager với Sale

- Account Executive là gì? Tố chất cần thiết của 1 AE chuyên nghiệp

- Business Development Manager là gì?