Trang chủ Tin học văn phòng Cách chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng

Cách chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng

10-04-2024

20097 Lượt xem

Mục lục

Excel là một phần mềm rất hữu ích để xử lý dữ liệu số, biểu đồ, bảng tính và nhiều tính năng khác. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần chuyển file excel sang word để trình bày tài liệu một cách chuyên nghiệp hơn hoặc để kết hợp với các nội dung khác. Làm thế nào để chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng của dữ liệu, biểu đồ và bảng tính? Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi file dữ liệu sẽ gặp rất nhiều lỗi định dạng. Bài viết dưới đây trong chuỗi bài học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển file Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng nhé.

- Để tìm hiểu chi tiết về cách copy dữ liệu từ File Excel sang Word, bạn đọc có thể tham khảo Video bài giảng sau:

>>> Xem thêm: Cách copy bảng từ word sang excel mà vẫn giữ nguyên định dạng

Hướng dẫn cách Copy dữ liệu từ Excel sang sang Word

Lợi ích của việc chuyển file từ excel sang word

Chuyển file excel qua word có nhiều lợi ích, những lợi ích tiêu biểu có thể kể tới đó là:

1. Bảo toàn cấu trúc và giao diện

Khi bạn chuyển file excel sang word, bạn có thể giữ nguyên cấu trúc và giao diện của dữ liệu, biểu đồ và bảng tính trong file excel. Điều này sẽ giúp bạn trình bày tài liệu một cách rõ ràng và đẹp mắt hơn.

Bảo toàn cấu trúc và giao diện

2. Tiết kiệm thời gian

Nếu bạn chỉ copy và paste dữ liệu từ excel sang word, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để chỉnh sửa lại định dạng, kích thước và vị trí của dữ liệu trong word. Ngoài ra, bạn cũng sẽ gặp khó khăn khi muốn cập nhật lại dữ liệu trong word nếu có thay đổi trong file excel. Nhưng nếu bạn chuyển file excel sang word bằng các cách mà bài viết này sẽ giới thiệu, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

3. Cập nhật dễ dàng

Một lợi ích khác của việc chuyển file excel sang word là bạn có thể cập nhật dễ dàng dữ liệu trong word nếu có thay đổi trong file excel. Bạn có thể thiết lập cho word tự động cập nhật lại dữ liệu từ excel khi mở file word, hoặc bạn có thể cập nhật thủ công bằng cách nhấn chuột phải vào dữ liệu trong word và chọn Update Link.

4. Tích hợp tài liệu

Khi chuyển file excel sang word, bạn có thể tích hợp tài liệu của bạn một cách toàn diện hơn. Thay vì mở 2 file Excel cùng lúc hoặc 1 file Excel, 1 file Word thì bạn có thể kết hợp dữ liệu từ excel với các nội dung khác trong word, như văn bản, hình ảnh, video, âm thanh, liên kết và nhiều thứ khác. Bạn cũng có thể tạo mục lục, chú thích, trích dẫn và tham khảo cho tài liệu của bạn trong word.

Tích hợp tài liệu

Hướng dẫn cách chuyển từ excel sang word

Có nhiều cách để chuyển file excel sang word, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của bạn. Ở phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 4 cách phổ biến nhất như sau:

1. Cách copy từ excel sang word giữ nguyên định dạng bằng Paste Special và tính năng Object Excel

Cách chuyển file excel sang word như sau:

- Bước 1: Tiến hành mở file dữ liệu bạn muốn Copy. Sau đó bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng Excel và nhấn chuột phải chọn Copy. (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +C).

Bôi đen vùng dữ liệu cần chuyển đổi

- Bước 2: Mở file Word mới và noi sẽ dán dữ liệu > Nhấn chuột phải và chọn Keep Source Formatting trong danh sách Paste Option hoặc nhấn Ctrl + V.

Chọn Keep Source Formatting trong danh sách Paste Option

- Bước 3: Chọn 1 ô bất kỳ > Chọn thẻ Layout tại Table Tools > Chọn AutoFit > Chọn AutoFit Window.

Chọn AutoFit Window

Bảng kết quả cuối cùng:

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

2. Cách copy dữ liệu từ Excel sang Word bằng Paste Picture

Cách này sẽ giúp bạn chuyển dữ liệu từ excel sang word dưới dạng hình ảnh. Cách này sẽ không cho phép bạn cập nhật lại dữ liệu trong word nếu có thay đổi trong file excel, nhưng sẽ giúp bạn bảo toàn giao diện của dữ liệu trong excel.

Cách chuyển file excel sang word sẽ được thực hiện cách này như sau:

- Bước 1: Mở file excel và chọn dữ liệu, biểu đồ hoặc bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word. Nhấn Ctrl + C để copy dữ liệu.

Sử dụng tính năng Paster Picture để chuyển File Excel

- Bước 2: Mở file word và di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn dữ liệu. Nhấn vào thẻ Home, chọn Paste rồi chọn Picture (U).

Sử dụng tính năng Paster Picture để chuyển File Excel - Hình 2

- Bước 3: Nhấn chuột phải vào dữ liệu vừa paste và chọn Picture Format. Trong thanh công cụ, bạn có thể chỉnh sửa kích thước, vị trí, khung viền, hiệu ứng và nhiều tùy chọn khác cho hình ảnh.

Sử dụng tính năng Paster Picture để chuyển File Excel

3. Cách copy bảng từ excel sang word bằng Copy as Picture

Cách này cũng sẽ giúp bạn chuyển dữ liệu từ excel sang word dưới dạng hình ảnh, nhưng sẽ cho phép bạn lựa chọn giao diện của hình ảnh là như thế nào khi in ra hoặc khi xem trên màn hình. Các bước thực hiện cách này như sau:

- Bước 1: Mở file excel và chọn dữ liệu, biểu đồ hoặc bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word. Nhấn chuột phải vào dữ liệu và chọn Copy as Picture.

Chuyển Excel sang Word bằng định dạng hình ảnh

- Bước 2: Trong hộp thoại Copy Picture, bạn có thể lựa chọn giao diện của hình ảnh là As shown on screen hoặc As shown when printed. Bạn cũng có thể lựa chọn định dạng của hình ảnh là Bitmap hoặc Picture (Enhanced Metafile). Nhấn OK để copy hình ảnh.

Chuyển Excel sang Word bằng định dạng hình ảnh

- Bước 3: Mở file word và di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn hình ảnh. Nhấn Ctrl + V để paste hình ảnh.

Chuyển Excel sang Word bằng định dạng hình ảnh

4. Chuyển đổi excel sang word bằng AutoFit Word

Cách này sẽ giúp bạn copy bảng tính từ excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng của bảng tính trong excel. Bạn cũng có thể cập nhật lại bảng tính trong word nếu có thay đổi trong file excel. Cách này sẽ tự động điều chỉnh kích thước của bảng tính cho phù hợp với khổ giấy của word.

Cách chuyển file excel sang word như sau:

- Bước 1: Mở file excel và chọn bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word. Nhấn Ctrl + C để copy bảng tính.

Sử dụng lệnh Copy, Paste và tính năng AutoFit Word

- Bước 2: Mở một File Word mới, dán nội dung vừa copy. Trên thanh công cụ của Word, chọn thẻ Home. Trong mục Paste, chọn nút lệnh Paste Special.

Sử dụng lệnh Copy, Paste và tính năng AutoFit Word

- Bước 3: Trong Paste Special, bạn chọn Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.

Sử dụng lệnh Copy, Paste và tính năng AutoFit Word

- Bước 4: Điều chỉnh độ rộng của bảng tính bằng cách di chuyện đến ô vuông nhỏ ở góc phải bảng tính và kéo cho đến khi đạt được kích thước như ý.

cach-chuyen-file-excel-sang-word-15.jpg?

Sử dụng lệnh Copy, Paste và tính năng AutoFit Word

Cách copy từ excel sang word giữ nguyên định dạng bằng phần mềm Online

Ngoài các cách sử dụng phần mềm excel và word, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm online để chuyển file excel sang word một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn 2 phần mềm online phổ biến nhất:

1. Chuyển bảng excel sang word bằng smallpdf.com

Smallpdf.com là một trang web cho phép bạn chuyển đổi nhiều loại file khác nhau, trong đó có file excel sang word. Cách chuyển bảng từ excel sang word trên phần mềm này sẽ diễn ra như sau:

- Bước 1: Truy cập vào website smallpdf.com.

- Bước 2: Kéo thả file Excel cần chuyển đổi thành file Word vào ô Chọn Các Tệp.

chuyen-File-trong-Excel-bang-Smallpdf.com