Quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò, chức năng và ý nghĩa

Nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp bởi mọi bộ phận của doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng bởi con người. Và bằng cách quản lý con người, các tổ chức có thể thu được nhiều lợi nhuận hơn, lãnh đạo hiệu quả hơn, tạo ra sự trung thành với thương hiệu và hoạt động tốt hơn. Để tìm hiểu chi tiết hơn quản trị nguồn nhân lực cũng như chức năng của quản trị nhân lực, Unica mời bạn đọc tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

1. Quản trị nguồn nhân lực là gì?

Theo Mô hình Quản lý nguồn nhân lực (HRM) của Harvard, do Michael Beer tạo ra, Quản trị nguồn nhân lực là một cách tiếp cận chiến lược đối với việc làm, phát triển và phúc lợi của những người làm việc trong một tổ chức. Quản lý nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các quyết định và hành động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa tổ chức và nhân viên, hay nói cách khác là nguồn nhân lực của tổ chức.

HRM đề cập đến việc quản lý tất cả các quyết định trong một tổ chức có liên quan đến con người. Nó tập trung vào việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực thuộc quyền sử dụng của tổ chức và nâng cao hiệu suất của nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. HRM đảm bảo áp dụng liền mạch và hiệu quả các chính sách và quy trình trong doanh nghiệp. HRM ở đó để duy trì sự cân bằng giữa nhu cầu và sự hài lòng của nhân viên, lợi nhuận và khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức.

HRM là quản trị nguồn nhân lực

Tuy nhiên, trên thực tế, HRM là một công cụ được sử dụng để cố gắng sử dụng tối ưu nguồn nhân lực, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tuân thủ các nhiệm vụ của chính phủ. Các tổ chức lớn hơn thường có bộ phận HRM và mục tiêu chính của bộ phận này là làm cho các mục tiêu của công ty tương thích với các mục tiêu của nhân viên. Một HRM hoạt động hiệu quả hỗ trợ lực lượng lao động của một tổ chức đóng góp một cách tích cực vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.

2. Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực có vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp. Thứ nhất, quản trị nguồn nhân sự hỗ trợ việc xây dựng, định hướng và giám sát bộ máy nhân sự trong công ty. Thông qua quản trị nguồn nhân lực, lãnh đạo sẽ biết được môi trường làm việc có thân thiện với nhân viên hay không để từ đó có những điều chỉnh phù hợp. 

Thứ hai, việc quản trị nguồn nhân lực giúp lãnh đạo phát hiện ra những tài năng mới để xây dựng chiếc lược đào tạo và phát triển nhân sự. Điều này có ý nghĩa quan trọng với công ty vì con người chính là yếu tố cốt lõi giúp công ty phát triển bền vững. Nguồn nhân lực càng chất lượng, khả năng phát triển của công ty càng cao. 

Thứ ba, một doanh nghiệp quản trị nguồn nhân lực tốt sẽ chọn ra được những nhân tố tốt nhất ngay từ khâu tuyển dụng. Việc này sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian đào tạo nhân sự, tránh tình trạng thay đổi nhân sự liên tục vì nhân sự mới không đáp ứng được yêu cầu công việc. Thêm vào đó, quản trị nhân lực còn cho phép doanh nghiệp đưa ra mức lương phù hợp cho từng vị trí theo đúng xu hướng của thị trường. 

Thứ tư, quản trị nguồn nhân lực tốt sẽ giúp lãnh đạo công ty đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy, ít sự cố không mong muốn xảy ra. Người quản lý giỏi sẽ có khả năng kết nối nhân viên và lãnh đạo một cách tốt nhất để giải quyết mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc trong thời gian ngắn.

3. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp. Nếu muốn một doanh nghiệp, công ty phát triển mạnh mẽ, có tổ chức chuyên nghiệp thì phải biết cách áp dụng quản trị con người khéo léo và hiệu quả. 

Quản trị nguồn nhân lực giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn

Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực càng được thể hiện mạnh mẽ khi thương trường kinh doanh có sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, điều này đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải có đội ngũ nhân viên tài ba, sáng tạo, khả năng làm việc cao để gia tăng sức cạnh tranh với các đối thủ. 

Việc quản lý, tìm đúng người, giao đúng việc ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của team đội và lớn hơn là cả công ty. Hay việc công ty có những mức lương thưởng, quan tâm tới đời sống của nhân viên đó cũng là việc giúp gắn kết các mối quan hệ giữa nhân viên với công ty.

Quản trị nhân lực tốt giúp các mối quan hệ giữa công ty và nhân viên trở nên tốt đẹp hơn, thân thiết hơn, tránh xảy ra những trường hợp như tranh chấp, độ kỵ tác động xấu đến văn hóa của công ty. Ngoài ra quản trị nguồn nhân lực giúp nhà quản trị nắm được tâm lý, biết lắng nghe, thấu hiểu nhân viên từ đó đánh giá họ một cách tốt nhất để tạo động lực cho họ gắn bó và làm việc với  công ty lâu dài hơn.

4. Ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực với doanh nghiệp

Quản trị nguồn nhân lực tốt giúp tối thiểu nguồn chi phí thuê nhân sự, tìm đúng người để giao việc cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh là những vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản trị.

Với thời đại công nghệ phát triển, nhiều loại máy móc, công vụ phục vụ cho sản xuất ra đời đòi hòi các tổ chức kinh doanh phải liên tục đổi mới cũng như cập nhật xu hướng mới để phù hợp với nhu cầu phát triển . Điều này cũng có nghĩa là những nhân viên của đoanh nghiệp cũng phải có chuyên môn trong tổ chức nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất thông qua việc sắp xếp bố trí nhân sự một cách hợp lý. 

Ngoài ra, quản trị nhân sự còn có hai mục tiêu chính cơ bản là:

- Việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động, nâng cao sức cạnh tranh và tăng tính hiệu quả trong tổ chức 

- Động viên, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên để họ phát huy tối đa năng lực bản thân, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của họ để nhận lại tính trung thành, tận tâm với doanh nghiệp trong thời gian dài.

Quản trị nguồn nhân lực có vai trò quan trọng với doanh nghiệp

5. Các phương pháp quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực có rất nhiều phương pháp khác nhau như tuyển dụng và lựa chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, thưởng và khuyến khích, xây dựng văn hóa tổ chức. Mỗi phương pháp cụ thể như sau:

Tuyển dụng và lựa chọn

Tuyển dụng và lựa chọn là phương pháp quản trị nguồn nhân lực dành cho những nhân sự mới. Theo đó, với những nhân sự mới vào công ty sẽ phải đáp ứng những yêu cầu tuyển dụng về kỹ năng và kinh nghiệm làm việc. Sau khi ứng viên nộp hồ sơ, công ty sẽ dựa vào những tiêu chí đã đưa ra trong bản mô tả công việc để chọn lọc những người phù hợp nhất.

Đào tạo và phát triển

Phương pháp quản trị nguồn nhân lực thứ hai mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là đào tạo và phát triển. Việc đào tạo sẽ giúp nâng cao kỹ năng của nhân sự nên giúp quá trình xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian hơn. Các hình thức đào tạo gồm có:

- Mở lớp đào tạo tại doanh nghiệp

- Tổ chức các buổi hội thảo ngắn ngày

- Hỗ trợ học viên đi học tại các trường chính quy

- Mở lớp đào tạo online 

Phương pháp quản trị nguồn nhân lực thứ hai mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là đào tạo và phát triển

Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất cũng là một trong những cách quản trị nguồn nhân lực phổ biến được nhiều công ty ứng dụng. Thông qua quá trình đánh giá hiệu suất, lãnh đạo sẽ biết được năng lực và thái độ làm việc của từng nhân viên để giao những phần công việc phù hợp. Phương pháp này cũng giúp công ty phát hiện ra những nhân tố quan trọng để bồi dưỡng thành những nhân sự nòng cốt trong tương lai.

Thưởng và khuyến khích

Thưởng và khuyến khích thực chất là phương pháp bổ sung dành cho tất cả các cách quản trị nguồn nhân lực. Phần thưởng sẽ là động lực giúp các bạn có thêm tinh thần làm việc để có được năng suất tốt nhất. Mức thưởng và hình thức trao thưởng sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Phần thưởng có thể là tiền hoặc hiện vật, hình thức trao thưởng càng đa dạng thì càng khiến tinh thần nhân viên hào hứng và muốn làm việc hơn.

Xây dựng văn hóa tổ chức

Một trong những cách quản trị nguồn nhân lực được nhiều doanh nghiệp ứng dụng đó là xây dựng văn hóa tổ chức. Khi một tổ chức đã xây dựng được văn hóa tổ chức sẽ có một bộ máy hoàn chỉnh, cách làm việc của nhân viên cũng sẽ chuyên nghiệp hơn, rủi ro bị phàn nàn từ phía khách hàng cũng có thể được giảm xuống. 

6. Thách thức và cơ hội trong quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực tồn tại rất nhiều cơ hội cũng như các thách thức như sau:

Thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kinh doanh hiện đại 

Thách thức đầu tiên của quản trị nguồn nhân lực trong kinh doanh hiện đại là khó khăn trong việc thu hút nhân sự chất lượng. Mức lương và phúc lợi mà các doanh nghiệp Việt Nam dành cho đội ngũ nhân viên quản trị nhân lực hiện nay không thật sự tốt. Ngay khi bài toán về nguồn nhân lực được giải quyết, một bài toán khác sẽ phát sinh ngay tại thời điểm đó chính là chiến lược đào tạo và phát triển đội ngũ các nhà quản trị.

Thách thức thứ hai trong việc quản trị nguồn nhân lực là làm thế nào để giữ chân nhân tài. Muốn giữ được những người giỏi, doanh nghiệp cần đưa ra mức lương hấp dẫn, phúc lợi tốt cùng các chính sách bồi dưỡng để giúp họ phát triển kỹ năng chuyên môn. 

Thách thức tiếp theo đối với quản trị nguồn nhân lực đó là việc xử lý các vấn đề phát sinh trong một mối quan hệ. Nếu xử lý không khéo, bạn sẽ rất dễ gây mất lòng các thành viên trong tổ chức. Việc này sẽ khiến nội bộ lục đục, không còn đoàn kết như trước khiến tinh thần làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng. 

Quản trị nguồn nhân lực tồn tại nhiều thách thức

Cơ hội cho quản trị nguồn nhân lực trong thời đại số hóa

Không chỉ tồn tại các thách thức, quản trị nguồn nhân lực còn có nhiều cơ hội đó là:

- Số lượng người trẻ tham gia vào các chương trình học về quản trị nguồn nhân lực ngày càng cao

- Cơ hội việc làm rộng mở, nhiều vị trí công việc

- Các khóa học đa dạng với hình thức online và offline nên những người có nhu cầu học rất dễ dàng tiếp cận

7. Các yếu tố quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp có thể kể tới đó là:

- Tình kình kinh tế

- Gia tăng dân số

- Công nghệ tân tiến (khoa học kỹ thuật)

- Luật người lao động

- Văn hóa và xã hội

- Đối thủ cạnh tranh

- Khách hàng của doanh nghiệp

Không chỉ những yếu tố bên ngoài, các yếu tố bên trong như chiếc lược phát triển kinh doanh, văn hóa công ty và mục tiêu doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng tới quản trị nguồn nhân lực. 

Quản trị nguồn nhân lực bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

8. Các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực

Việc áp dụng công nghệ vào quản trị nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Những phần mềm thường được sử dụng để hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực đó là fHRM, BambooHR và Cloud HR. Chi tiết từng phần mềm sẽ được đề cập dưới đây:

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương fHRM

Phần mềm này chủ yếu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về tiền lương của nhân sự. Những tính năng nổi bật của phần mềm này là:

- Quản lý hồ sơ nhân viên

- Quản lý chấm công

- Quản lý tiền lương

- Quản lý thuế TNCN

- Quản lý tạm ứng lương

- Cổng thông tin nhân sự

- Quản lý tuyển dụng

- Hợp đồng lao động điện tử

- Quản lý bảo hiểm

- Quản lý đào tạo

- Quản lý đánh giá

- Quản lý thiết bị tài sản

- Quản lý đồng phục

- Quản lý công việc

- Quản lý suất ăn

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương fHRM sở hữu nhiều ứng dụng

Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR 

Phần mềm BambooHR được Hoa Kỳ cho ra mắt năm 2008 với mục đích chính là quản lý ứng viên và phúc lợi cho nhân viên. Các tính năng chính mà BambooHR sở hữu đó là:

- Thu thập và phân tích dữ liệu

- Tổng hợp thông tin tuyển dụng

- Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới

- Quản lý thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự Cloud HR

Phần mềm quản lý nhân sự Cloud HR sở hữu các tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, đánh giá thành tích nhân viên, khảo sát độ hài lòng của nhân sự, quản lý thuế TNCN và nhiều tính năng khác dành cho doanh nghiệp. Thông qua những tính năng của Cloud HR, khối lượng công việc của đội quản lý doanh nghiệp sẽ giảm xuống khoảng 40%. Điều này giúp tiết kiệm tối đa chi phí của công ty cũng như giúp nhà quản trị có thêm nhiều thời gian cho những công việc khác. Khi sử dụng phần mềm nhân sự Cloud HR, chi phí đầu tư của doanh nghiệp gần như bằng 0 nên đây chính là thế mạnh khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự này.

Phần mềm quản lý nhân sự Cloud HR

Phần mềm fOKRs

Phần mềm quản lý nhân sự cuối cùng chúng tôi muốn giới thiệu là fOKRs. Phần mềm này giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý nhân sự hiệu quả hơn, tránh tình trạng bỏ sót nhân viên trong công ty. Giao diện của fOKRs đẹp, dễ thao tác nên nhận được ủng hộ của nhiều doanh nghiệp. Lập kế hoạch quản lý nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ phần mềm fOKRs.

9. Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về các vấn đề xung quanh quản trị nguồn nhân lực là gì, chức năng của quản trị nguồn nhân lực.