PO là gì?

PO là gì?

Mục lục

Với tư cách là người bán hàng, bạn cần chuẩn bị hóa đơn yêu cầu người mua thanh toán. Ngược lại, với tư cách là người mua hàng, bạn cũng có thể yêu cầu tạo một đơn hàng (Po). Vậy PO là gì?

PO là gì?

PO là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Purchase Order có nghĩa là đơn đặt hàng. 

Đơn đặt hàng là tài liệu mà người mua sử dụng để đặt hàng với người bán hoặc nhà cung cấp. PO nêu chi tiết dữ liệu mua hàng cần thiết như thông tin liên hệ, ngày tháng, thông tin sản phẩm và các điều khoản và điều kiện. Nói chung, đơn đặt hàng là tài liệu ràng buộc pháp lý sau khi người bán chấp nhận thỏa thuận.

Nếu bạn cần mua hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể truyền đạt những gì bạn muốn bằng cách tạo một PO. Bạn nên tạo một bản sao của PO bạn tạo và lưu nó vào hồ sơ của bạn.

Mặt khác, bạn có thể nhận được PO từ khách hàng của bạn, người mua. Khi bạn nhận được PO, hãy chuẩn bị các sản phẩm được yêu cầu để giao hàng hoặc nhận hàng, liên hệ với khách hàng và lập hóa đơn cho họ. Giữ các đơn đặt hàng đã nhận để làm hồ sơ của bạn và ghi lại quy trình.

PO là gì? 

PO là đơn đặt hàng

Sự khác biệt của PO và Invoice

Invoice có nghĩa là hóa đơn trong doanh nghiệp. Nhiều người nhầm lẫn giữ hóa đơn mua hàng và đơn mua hàng. Tuy nhiên, hiểu được sự khác biệt này thì bạn mới có thể có chìa khóa để hoàn thành báo cáo thuận lợi.

Hóa đơn mua hàng là một “bill” mà người dùng cần phải thanh toán số tiền mua hàng. Người mua tạo PO để yêu cầu sản phẩm từ người bán. Người bán tạo hóa đơn để yêu cầu người mua thanh toán.

Cách tạo đơn đặt hàng

Chúng tôi đã bật mí cho các bạn biết khái niệm đơn giản về PO là gì. Là một người mua thông minh thì bạn cần biết được những thông tin mà mình cần đưa vào đơn đặt hàng của mình.  

Định dạng đơn đặt hàng có thể khác nhau, nhưng bạn phải bao gồm các thông tin tiêu chuẩn sau:

- Sản phẩm, số lượng và giá cả: Liệt kê thông tin về các sản phẩm bạn muốn mua. Bao gồm số lượng mỗi sản phẩm bạn muốn, cũng như giá của mỗi đơn vị.

- Tổng giá: Cộng giá của các sản phẩm bạn đang đặt hàng và liệt kê tổng giá ở dưới cùng.

- Ngày: Điều này có thể rõ ràng, nhưng bạn phải bao gồm ngày chuẩn bị PO.

- Số đơn đặt hàng: Đánh số PO của bạn để cả bạn và người bán có thể theo dõi chúng.

- Thông tin liên hệ của người mua: Liệt kê thông tin liên hệ như tên của bạn, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Thông tin liên hệ của người bán : Liệt kê tên người bán, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Chi tiết vận chuyển: Hầu hết người bán giao hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng. Bao gồm nơi bạn muốn người bán giao hàng cho bạn. Hoặc, chỉ định xem bạn có muốn nhận đơn đặt hàng của mình không.

- Điều khoản và điều kiện đơn đặt hàng: Phần này của PO là rất cần thiết. Chỉ định các điều khoản mà người bán phải đáp ứng để PO có tính ràng buộc pháp lý. Bao gồm các điều khoản và điều kiện như giá cả, lịch trình giao hàng (khi bạn dự kiến ​​nhận được đơn đặt hàng) và ngày đến hạn thanh toán.

PO là gì? 

Tạo đơn đặt hàng rất đơn giản

Làm gì nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng

Nắm được khái niệm về PO là gì rất dễ dàng. Nếu bạn nhận được một PO từ khách hàng thì bạn bắt đầu quy trình mua hàng.

Khi đơn đặt hàng được nhận thành công, bạn sẽ chuẩn bị những sản phẩm đã được chuẩn bị dựa trên các điều khoản và điều kiện được đưa ra trong PO.

Nếu bạn giao hàng cho người mua, hãy thông báo cho họ khi bạn nhận được PO. Ngoài ra, hãy cho khách hàng của bạn biết khi bạn gửi đơn đặt hàng. Cân nhắc bao gồm một số theo dõi để người mua có thể theo dõi lô hàng trực tuyến.

Khi người mua nhận được đơn đặt hàng của họ, bạn có thể chuẩn bị hóa đơn để gửi cho họ.

Giữ PO của người mua trong hồ sơ của bạn. Nếu người mua cho rằng bạn đã không tuân theo các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng hoặc mắc lỗi, bạn có thể tham chiếu PO ban đầu. Và, tạo một bản sao của hóa đơn bạn tạo để lưu trữ. Bằng cách đó, bạn biết khi nào người mua thanh toán trễ.

PO là gì? 

Cần theo dõi và kiểm tra đơn đặt hàng của khách 

Những lý do doanh nghiệp nên sử dụng PO ngay nay

Đến đây chắc hẳn các bạn đã nắm được bản chất của một PO là gì rồi đúng không? Cho dù quy mô của doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ thì hãy nên sử dụng PO.

- PO cho phép doanh nghiệp đặt kỳ vọng rõ ràng: Đơn đặt hàng cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ đối với người bán.

- Quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm người mua sắm, tài chính, vận đơn một tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như xử lý đơn hàng.

- Lập ngân sách: Khi một đơn hàng được thiết lập, người mua có thể có tính chi phí vào ngân sách của công ty  đơn giản.

Như vậy trên đây là những chia sẻ mà UNICA muốn giúp bạn hiểu được PO là gì. Hiểu được lợi ích cũng như vai trò quan trọng của PO sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi kinh doanh.

Đánh giá :

Tags: Bán hàng
Tăng doanh số bán hàng

Khóa học nổi bật