PO là gì? Tổng hợp những thông tin về PO cần biết

PO là gì? Tổng hợp những thông tin về PO cần biết

Mục lục

Với tư cách là người bán hàng, là người đang theo học kỹ năng bán hàng bạn cần chuẩn bị hóa đơn yêu cầu người mua thanh toán. Ngược lại, với tư cách là người mua hàng, bạn cũng có thể yêu cầu tạo một đơn hàng (Po). Vậy PO là gì?

PO là gì?

PO là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Purchase Order có nghĩa là đơn đặt hàng. 

Đơn đặt hàng là tài liệu mà người mua sử dụng để đặt hàng với người bán hoặc nhà cung cấp. PO nêu chi tiết dữ liệu mua hàng cần thiết như thông tin liên hệ, ngày tháng, thông tin sản phẩm và các điều khoản và điều kiện. Nói chung, đơn đặt hàng là tài liệu ràng buộc pháp lý sau khi người bán chấp nhận thỏa thuận.

Nếu bạn cần mua hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể truyền đạt những gì bạn muốn bằng cách tạo một PO. Bạn nên tạo một bản sao của PO bạn tạo và lưu nó vào hồ sơ của bạn.

Mặt khác, bạn có thể nhận được PO từ khách hàng của bạn, người mua. Khi bạn nhận được PO, hãy chuẩn bị các sản phẩm được yêu cầu để giao hàng hoặc nhận hàng, liên hệ với khách hàng và lập hóa đơn cho họ. Giữ các đơn đặt hàng đã nhận để làm hồ sơ của bạn và ghi lại quy trình.

PO là gì? 

PO là đơn đặt hàng

Tác dụng của PO

PO được xem là tài liệu được sử dụng để kiểm tra các vẫn đề liên quan đến đơn hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch. Sử dung PO sẽ mang lại những ưu điểm như: 

- Quản lý chi tiêu hiệu quả.

- Người mua từ chối trả tiền cho sản phẩm, dịch vụ thì người bán sẽ được bảo vệ

- Giúp người mua truyền lại mong muốn cho người bán

- Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng PO vì:

- PO giúp người mua truyền đạt ý định, lựa chọn cho người bán

- Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ

- Giúp quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng

- Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy trình chuẩn

- Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các hỗ trợ tài chính theo PO. Rất nhiều cơ sở về tài chính, thương mại chủ yếu được cung cấp thông qua các đơn hàng thường xuyên được sử dụng bởi các nhà thầu như:

- Đóng trước hạn tín dụng

- Gia hạn tín dụng

Thương mại uy tín

- Gia hạn tín dụng trên hóa đơn cũ

- Xác nhận lệnh tiện ích

Những ứng dụng của PO hiện nay

Trong tất cả các lĩnh vực PO được ứng rộng rất rộng rãi, một số ứng dụng phổ biến như

- Giúp doanh nghiệp tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán. 

- Tìm kiếm dịch vụ, tiện ích.

- Yêu cầu nguời dùng sử dụng sản phẩm nhập khẩu.

- Giúp tìm kiếm sản phẩm rõ nguồn gốc xuất xứ.

- Tìm kiếm các sản phẩm cùng lĩnh vực có nguồn gốc tiên nhiên và sản xuất trong nước.

- Tối ưu việc mua hàng của khách hàng. 

Sự giống và khác nhau PO và Invoice

Invoice có nghĩa là hóa đơn trong doanh nghiệp. Nhiều người nhầm lẫn giữ hóa đơn mua hàng và đơn mua hàng. Tuy nhiên, hiểu được sự khác biệt này thì bạn mới có thể có chìa khóa để hoàn thành báo cáo thuận lợi.

Hóa đơn mua hàng là một “bill” mà người dùng cần phải thanh toán số tiền mua hàng. Người mua tạo PO để yêu cầu sản phẩm từ người bán. Người bán tạo hóa đơn để yêu cầu người mua thanh toán.

Phan biet Po Invoice

Điểm giống nhau

- Cả hai tài liệu này đề là hợp đồng ràng buộc pháp lý, thỏa thuận được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, tất cả những hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc. 

- Ngoài ra cả PO và hóa đơn đều có chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.

Điểm khác nhau

- Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán hàng hóa cho người bán. 

- Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.

- Đơn đặt hàng được liệt kê chi tiết như ngày giao hàng, tron gkhi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh khoản và hạn thanh toán. 

- Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng, trong khi hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.

- Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.

Cách tạo đơn đặt hàng

Chúng tôi đã bật mí cho các bạn biết khái niệm đơn giản về PO là gì. Là một người mua thông minh thì bạn cần biết được những thông tin mà mình cần đưa vào đơn đặt hàng của mình.  

Định dạng đơn đặt hàng có thể khác nhau, nhưng bạn phải bao gồm các thông tin tiêu chuẩn sau:

PO là gì? 

Tạo đơn đặt hàng rất đơn giản

 

- Sản phẩm, số lượng và giá cả: Liệt kê thông tin về các sản phẩm bạn muốn mua. Bao gồm số lượng mỗi sản phẩm bạn muốn, cũng như giá của mỗi đơn vị.

- Tổng giá: Cộng giá của các sản phẩm bạn đang đặt hàng và liệt kê tổng giá ở dưới cùng.

- Ngày: Điều này có thể rõ ràng, nhưng bạn phải bao gồm ngày chuẩn bị PO.

- Số đơn đặt hàng: Đánh số PO của bạn để cả bạn và người bán có thể theo dõi chúng.

- Thông tin liên hệ của người mua: Liệt kê thông tin liên hệ như tên của bạn, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Thông tin liên hệ của người bán : Liệt kê tên người bán, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Chi tiết vận chuyển: Hầu hết người bán giao hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng. Bao gồm nơi bạn muốn người bán giao hàng cho bạn. Hoặc, chỉ định xem bạn có muốn nhận đơn đặt hàng của mình không.

- Điều khoản và điều kiện đơn đặt hàng: Phần này của PO là rất cần thiết. Chỉ định các điều khoản mà người bán phải đáp ứng để PO có tính ràng buộc pháp lý. Bao gồm các điều khoản và điều kiện như giá cả, lịch trình giao hàng (khi bạn dự kiến ​​nhận được đơn đặt hàng) và ngày đến hạn thanh toán.

Làm gì nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng

Nắm được khái niệm về PO là gì rất dễ dàng. Nếu bạn nhận được một PO từ khách hàng thì bạn bắt đầu quy trình mua hàng.

Khi đơn đặt hàng được nhận thành công, bạn sẽ chuẩn bị những sản phẩm đã được chuẩn bị dựa trên các điều khoản và điều kiện được đưa ra trong PO.

Nếu bạn giao hàng cho người mua, hãy thông báo cho họ khi bạn nhận được PO. Ngoài ra, hãy cho khách hàng của bạn biết khi bạn gửi đơn đặt hàng. Cân nhắc bao gồm một số theo dõi để người mua có thể theo dõi lô hàng trực tuyến.

Khi người mua nhận được đơn đặt hàng của họ, bạn có thể chuẩn bị hóa đơn để gửi cho họ.

Giữ PO của người mua trong hồ sơ của bạn. Nếu người mua cho rằng bạn đã không tuân theo các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng hoặc mắc lỗi, bạn có thể tham chiếu PO ban đầu. Và, tạo một bản sao của hóa đơn bạn tạo để lưu trữ. Bằng cách đó, bạn biết khi nào người mua thanh toán trễ.

PO là gì? 

Cần theo dõi và kiểm tra đơn đặt hàng của khách 

Những lý do doanh nghiệp nên sử dụng PO ngay nay

Đến đây chắc hẳn các bạn đã nắm được bản chất của một PO là gì rồi đúng không? Cho dù quy mô của doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ thì hãy nên sử dụng PO.

- PO cho phép doanh nghiệp đặt kỳ vọng rõ ràng: Đơn đặt hàng cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ đối với người bán.

- Quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm người mua sắm, tài chính, vận đơn một tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như xử lý đơn hàng.

- Lập ngân sách: Khi một đơn hàng được thiết lập, người mua có thể có tính chi phí vào ngân sách của công ty  đơn giản.

Như vậy trên đây là những chia sẻ mà UNICA muốn giúp bạn hiểu được PO là gì. Hiểu được lợi ích cũng như vai trò quan trọng của PO sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi kinh doanh.

Đánh giá :

Tags: Bán hàng Kiến thức