Phần mềm nhân sự là gì? 3 lợi ích quan trọng của phần mềm nhân sự

Có thể nói phần mềm nhân sự là một trong những công cụ rất đắc lực giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả để đạt tăng trưởng cao. Vậy phần mềm nhân sự là gì? Lợi ích của nó đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ được sử dụng để tự động hóa quy trình nhân sự của một công ty. Các ứng dụng phần mềm này tin học hóa và tích hợp một số quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, trả lương, quản lý phúc lợi, đánh giá và phân tích hiệu suất.

Chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu 3 thành tố chính: Phần mềm nhân sự lõi, quản lý lực lượng lao động và chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

– Phần mềm nhân sự lõi với ba chức năng chính đó là quản lý thông tin nhân sự;  quản lý phúc lợi nhân viên và quản lý tiền lương. Nếu doanh nghiệp ở quy mô nhỏ, thì không nhất thiết phải cần đến phần mềm nhân sự, tuy nhiên khi công ty phát triển mạnh về đội ngũ nhân sự, quy mô công ty được mở rộng thì bắt buộc doanh nghiệp phải cần đến công cụ đắc lực này. Bởi việc quản lý nhân sự bằng excel lúc này sẽ rất khó khăn.

– Quản lý lực lượng lao động sẽ là cách thức doanh nghiệp tiến hành sắp xếp cũng như theo dõi hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Việc làm này sẽ rất phù hợp đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc theo ca cho nhân viên, bao gồm các tính năng như chấm công, theo dõi thời gian làm việc, giám sát việc tuân thủ luật lao động...

– Chiến lược phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp công ty phát triển thông qua việc thu hút và phát triển nhân tài, cũng như tổ chức. Đây là loại phần mềm nhân sự giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình quản lý nhân lực, giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng đơn vị đang sử dụng nhân viên một cách hiệu quả, đảm bảo việc tăng trưởng về số lượng, phát triển về kỹ năng, qua đó cải thiện tỷ lệ duy trì và mức độ hài lòng của nhân viên.

Phần mềm nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý nhân sự

2. Lợi ích của phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp

Phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp có rất nhiều những lợi ích thiết thực. Cụ thể: 

Nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự

Phần mềm nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ của toàn bộ nhân viên từ các thông tin cá nhân, quá trình công tác, trình độ chuyên môn đến quá trình khen thưởng, kỷ luật... Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm còn giúp quản lý có thể theo dõi được chặt chẽ về thời gian làm việc của nhân viên, từ đó để chấm công và tính lương một cách chính xác.

Bên cạnh đó, trong quá trình tuyển dụng, phần mềm nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được các khâu từ lập kế hoạch, đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ ứng viên đến khi kết thúc phỏng vấn, thi tuyển.

Đây là phần mềm vô cùng đắc lực trong việc hỗ trợ cho quản lý, sàng lọc, đánh giá ứng viên hiệu quả. Thông qua đó, bộ phận nhân sự cũng dễ dàng theo dõi, hoạch định kế hoạch để đào tạo nhân viên nhằm nâng cao chất lượng nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về cách quản lý nhân sự, thu hút và tuyển dụng nhân tài cũng như xây dựng quy trình đào tạo một cách hiệu quả nhất với khóa học Bí quyết quản trị nhân sự.

Tự động hóa công tác tính lương, bảo hiểm

Phần mềm nhân sự còn đóng vai trò rất quan trọng trong việc tính lương theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm này để tính toán các loại phụ cấp, thuế thu nhập cá nhân nhanh chóng và chính xác; quản lý trích nộp bảo hiểm...

Nhờ đó, việc quản lý tiền lương của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, giảm thiểu những sai sót cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Thông qua phần mềm, cán bộ quản lý cũng có thể theo dõi tiền lương của toàn bộ nhân viên, từ đó nắm được chi phí nhân công để có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm nhân sự không chỉ giúp cho doanh nghiệp quản trị nhân sự, tiền lương một cách hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thời gian và nhân lực. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp quản lý nhân sự bằng phần mềm sẽ góp phần nâng cao niềm tin cho người lao động và doanh nghiệp sẽ được xây dựng bằng một hình ảnh chuyên nghiệp hơn.

Các phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng phổ biến 

1. Phần mềm Bamboohr

BambooHR là một dịch vụ phần mềm nhân sự (HR) trực tuyến dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp một hệ thống duy nhất để hợp nhất tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên và nguồn nhân lực, quản lý một số hoạt động nhân sự.

BambooHR được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung về hồ sơ nhân viên. Nó có thể được truy cập bởi bất kỳ ai trong công ty với quyền truy cập mà họ xác định. Trong đó mỗi hồ sơ có thể lưu trữ thông tin cá nhân và ảnh, cũng như chi tiết về phúc lợi, lương, thời gian nghỉ, tài liệu và đào tạo. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thêm các trường tùy chỉnh để ghi lại thông tin quan trọng duy nhất cho công ty của họ.

2. Phần mềm Cake Hr

CakeHR là một giải pháp nhân sự hoàn chỉnh giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự. CakeHR xử lý các yêu cầu và phê duyệt bằng kỹ thuật số, sau đó theo dõi chúng trong lịch và báo cáo được chia sẻ. 

Cake HR cập nhật thông tin của mọi người bằng cách sử dụng lịch công ty được chia sẻ. Nhiều người dùng có thể truy cập cùng một dữ liệu lịch từ bất kỳ thiết bị nào để lên lịch họp nhóm của họ, quản lý dự án và lập kế hoạch tài nguyên. Ứng dụng lý tưởng cho các văn phòng dựa vào lịch dùng chung. Mọi nhân viên đều có thể truy cập tài khoản của họ để xem số phép còn lại của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem ai đi vắng & nhanh chóng truy cập thông tin quan trọng của công ty. 

3. Phần mềm iTrent HR

Phần mềm quản lý nhân sự iTrent HR cung cấp các mô đun quản lý nhân sự từ đầu đến cuối cùng. Nó cung cấp khả năng tự động hóa ở những nơi cần thiết và cho phép các nhóm nhân sự hợp lý hóa các quy trình quản lý và điều hành nhân sự. Phần mềm iTrent HR mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau: 

- Giảm thiểu chi phí và giảm khối lượng công việc hành chính của nhân sự với thư từ tự động cho các nhiệm vụ khác nhau.

- Tự động hóa nhiều quy trình mang tính thủ công truyền thống như: thông báo sự vắng mặt, xin nghỉ phép hoặc  quản lý kỷ luật khiếu nại.

- Giảm bớt những nhân sự không cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ và lưu trữ thông tin. 

- iTrent HR cung cấp cái nhìn toàn diện về cấu trúc nhân sự từ phức tạp đến đơn giản trong mô hình nhân sự HRBP của mỗi tổ chức. 

4. Phần mềm Loutus Pro  

Phần mềm Lotus Pro có khá nhiều tính năng quản lý nhân sự, công, lương, đào tạo và nó còn đưa ra thống kê về hiệu quả công việc KPI và áp dụng mô hình BSC vào quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được tình hình biến động.

Phần mềm Lotus Pro được nhiều người đánh giá cao về chức năng cũng như cách sử dụng đơn giản, dễ dàng thao tác và quản lý dữ liệu. 

5. Fast HRM Online

Đây là phần mềm hỗ trợ nhiều chức năng như: quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Công cụ quản lý trực quan, hệ thống báo cáo đa dạng dễ dàng đánh giá nhân viên, đào tạo và quản lý nhân viên một cách tổng thể. Từ đó doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá về kỹ năng, năng lực của nhân viên một cách đẩy đủ và khách quan nhất.

Trên đây là những thông tin hữu ích về phần mềm nhân sự mà Unica chia sẻ đến các bạn. Hi vọng thông qua bài viết các bạn có thể hiểu được phần mềm nhân sự là gì, lợi ích của nó đối với doanh nghiệp. Bạn đọc quan tâm hãy tham khảo thêm Saleforce từ chúng tôi.