Cách lấy lại file excel chưa lưu, bị lưu đè, bị xóa đơn giản

Khi bạn đóng file Excel mà quên lưu, máy gặp sự cố mất điện đột ngột hoặc laptop gặp trục trặc, có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu trong file Excel của bạn. Để giúp bạn khôi phục lại tài liệu excel, file bị ghi đè hoặc bị xóa một cách đơn giản, hãy cùng chúng tôi theo dõi cách lấy lại file excel chưa lưu dưới đây nhé.

Có lấy lại được file Excel chưa lưu không? 

Bạn có thể dễ dàng lấy lại các file Excel chưa lưu một cách trọn vẹn. Không chỉ có thể khôi phục phiên bản mới nhất của file chưa lưu, mà bạn cũng có thể phục hồi các phiên bản trước đó từ khi bạn bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, để có thể xem lại và khôi phục file Excel chưa lưu, bạn cần kích hoạt tính năng AutoSave (Tự động lưu) hoặc AutoRecover (Tự động khôi phục). Chỉ khi đó, bạn mới có thể lấy lại được file Excel chưa lưu.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn cần khôi phục file Excel chưa lưu một cách nhanh chóng nhất:

• Máy tính bị mất điện đột ngột hoặc lỗi cắm điện.

• Khi bạn đóng file nhưng quên lưu trước đó.

• Khi file Excel bị ghi đè bởi dữ liệu mới so với dữ liệu cũ.

Không lưu được file có thể do virus hoặc lỗi ổ cứng

Hướng dẫn bật AutoSave và AutoRecover

AutoSave và AutoRecover là hai tính năng quan trọng trong Microsoft Excel giúp bảo vệ dữ liệu và giảm thiểu mất mát thông tin khi làm việc trên các tập tin Excel. Dưới đây là tổng quan và cách bật cả hai tính năng này:

1. Tổng quan về AutoSave và AutoRecover

AutoSave

• Chức năng: AutoSave tự động lưu các thay đổi trong tài liệu Excel mỗi khi bạn làm việc trên nó. Điều này giúp người dùng không cần phải nhớ lưu tài liệu thủ công và đảm bảo rằng dữ liệu mới nhất được lưu lại.

• Thao tác: AutoSave hoạt động tự động và liên tục trong quá trình làm việc trên Excel. Bạn không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác cụ thể nào để kích hoạt AutoSave.

AutoSave tự động lưu các thay đổi trong tài liệu Excel mỗi khi bạn làm việc trên nó

AutoRecover

• Chức năng: AutoRecover tự động tạo bản sao lưu tạm thời của tài liệu Excel định kỳ. Trong trường hợp sự cố xảy ra như mất điện đột ngột hoặc Excel bị đóng không đúng cách, AutoRecover giúp phục hồi tài liệu từ các bản sao lưu này.

• Thao tác: AutoRecover tự động chạy ngầm và không yêu cầu người dùng thực hiện bất kỳ thao tác nào. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh tần suất lưu và nơi lưu trữ các bản sao lưu tạm thời của AutoRecover trong cài đặt của Excel.

AutoRecover tự động tạo bản sao lưu tạm thời của tài liệu Excel định kỳ

2. Cách bật AutoSave và AutoRecover

AutoSave và AutoRecover là hai công cụ quan trọng trong Microsoft Excel, giúp người dùng tự động lưu và khôi phục các tập tin một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn cách kích hoạt hai tính năng này trên các phiên bản Excel khác nhau:

- Đối với Microsoft Excel 2010, 2013, 2016, 2019

• Bước 1: Mở Excel và chọn thẻ "File".

Chọn thẻ File

• Bước 2: Chọn "Options" trong danh sách More. Nếu có sẵn Options sau khi chọn File, bạn có thể chọn luôn Options.

Chọn Options

• Bước 3: Trong hộp thoại "Excel Options", chọn mục "Save".

Chọn mục Save

• Bước 4: Tại mục Save, tích chọn "Save Auto Recover" và "Keep the last Autosave", sau đó nhấn "OK".

+ Thời gian tự động lưu theo khuyến nghị của Microsoft là 15 phút, bạn có thể chỉnh thấp hoặc cao hơn con số này đều được.

+ Nếu cấu hình máy tính của bạn thấp thì bạn không nên chỉnh thời gian tự động lưu quá thấp (1 phút > 5 phút) vì nó có thể làm cho máy của bạn bị giật lag.

Nhấn ok là hoàn thành

- Đối với Microsoft Excel phiên bản 2007

• Bước 1: Mở file Excel và chọn "Microsoft" => "Excel Options".

Chọn Excel Options

• Bước 2: Trong hộp thoại "Excel Options", chọn thẻ "Save".

Chọn thẻ Save

• Bước 3: Chọn "Save AutoRecover information every" và điều chỉnh thời gian tự động lưu theo ý muốn.

Điều chỉnh thời gian tự động lưu

- Đối với phiên bản Excel 2003

• Bước 1: Trong giao diện Excel, chọn thẻ "Tool" => "Options".

• Bước 2: Chọn thẻ "Save" trong hộp thoại Options.

• Bước 3: Tại mục "Save AutoRecover info every", tích vào ô và thiết lập thời gian tự động lưu cho Excel.

Cách bật AutoSave, AutoRecover đối với phiên bản Excel 2003

AutoSave và AutoRecover là hai tính năng quan trọng giúp người dùng Excel tiết kiệm thời gian và bảo vệ dữ liệu trong trường hợp có sự cố xảy ra. Hãy trang bị kiến thức về hai tính năng này nếu bạn là người mới học Excel, chúng sẽ rất hữu ích trong quá trình làm việc.

Cách lấy lại file excel chưa lưu

Khi bạn đang làm việc trên một file Excel nhưng máy tính đột ngột bị tắt và file Excel chưa được lưu, bạn có thể thực hiện cách lấy lại file dữ liệu excel chưa kịp lưu như sau:

• Bước 1: Mở lại Excel và từ thanh menu chọn "File" => "Open" => "Recent".

Chọn Recent

• Bước 2: Cuộn chuột xuống cuối cùng của danh sách và chọn "Recover Unsaved Workbooks".

Chọn Recover Unsaved Workbooks

• Bước 3: Trong danh sách này, bạn sẽ thấy các file đã được tự động lưu nhờ tính năng AutoSave và AutoRecover đã được bật trước đó. Chỉ cần chọn file tập tin mà bạn cần khôi phục, và sau đó bạn đã hoàn thành quá trình khôi phục dữ liệu.

Chọn file tập tin cần để khôi phục

Cách lấy file Excel đã bị ghi đè

Khi bạn đang làm việc trên một trang tính Excel và vô tình viết đè lên file cũ, có một cách khá dễ dàng để khôi phục lại file Excel đã bị lưu đè:

• Bước 1: Mở File Excel.

• Bước 2: Chọn "File" => "Info" => "Manage Versions" - đây là nơi lưu trữ các bản sao lưu của bạn. Sau một khoảng thời gian nhất định, sẽ có các phiên bản sao lưu riêng, bạn chỉ cần xem từng phiên bản và khôi phục file cũ.

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 1

• Bước 3: Trong danh sách các phiên bản sao lưu, Excel tự động "save" phiên bản của bảng tính theo thời gian quy định, mỗi phiên bản sẽ có tên rõ ràng cùng với ghi chú "autosave". Bạn có thể mở bất kỳ phiên bản nào để so sánh và xem thay đổi.

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 2​

• Bước 4: Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản cũ, chỉ cần nhấp vào "Restore" và bạn sẽ phục hồi được phiên bản đó.

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 3

Hướng dẫn cách lấy lại file excel chưa lưu bởi phần mềm

Nhắc tới những cách lấy lại file chưa lưu trong excel chắc hẳn ai cũng nghĩ ngay đến việc sử dụng phần mềm. Sử dụng phần mềm thậm chí bạn còn lấy được những file đã bị xoá. Dưới đây sẽ là phần mềm Recuva dùng để lấy lại file excel đã bị xóa:

1. Giới thiệu phần mềm Recuva

Recuva là một phần mềm phục hồi dữ liệu miễn phí cho hệ điều hành Windows, được phát triển bởi công ty Piriform. Được thiết kế để giúp người dùng khôi phục lại các tập tin đã bị xóa một cách dễ dàng và hiệu quả, Recuva có thể khôi phục hình ảnh, video, tệp âm thanh, tài liệu và nhiều loại tệp khác từ ổ cứng của bạn, thẻ nhớ, USB và các thiết bị lưu trữ khác.

Recuva có một giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng, với các tùy chọn tùy chỉnh cho việc tìm kiếm và phục hồi dữ liệu. Nó cung cấp các tính năng như quét nhanh và quét sâu để tìm kiếm các tệp đã mất, khả năng xem trước trước khi khôi phục và khả năng chọn lọc kết quả quét để tăng hiệu suất. Ngoài ra, Recuva cũng có khả năng phục hồi dữ liệu từ các phân vùng đã bị format lại hoặc hỏng.

Tuy Recuva là một phần mềm miễn phí nhưng phiên bản Pro của nó cung cấp thêm các tính năng như hỗ trợ ưu tiên, cập nhật tự động và hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên từ nhà phát triển. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí vẫn là một công cụ mạnh mẽ và hữu ích cho việc phục hồi dữ liệu trên máy tính của bạn.

Recuva là một phần mềm phục hồi dữ liệu miễn phí cho hệ điều hành Windows, được phát triển bởi công ty Piriform

2. Cách lấy lại file excel chưa lưu bằng phần mềm Recuva

• Bước 1: Bắt đầu bằng việc cài đặt và quét dữ liệu cần khôi phục theo hướng dẫn trong video ở phía dưới. Thời gian quét sẽ phụ thuộc vào lượng dữ liệu, có thể nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào trường hợp cụ thể.

Quét dữ liệu cần khôi phục

• Bước 2: Sau khi quét hoàn tất, chương trình sẽ liệt kê các file đã bị xóa, được phân biệt bởi các màu sau:

- Màu xanh lá cây: Dữ liệu có thể khôi phục hoàn toàn.

- Màu đỏ: Dữ liệu không thể khôi phục.

- Màu vàng: Dữ liệu có khả năng khôi phục nhưng thấp.

• Bước 3: Chọn những ô chứa dữ liệu mà bạn muốn khôi phục và nhấp vào nút "Recover".

Chọn Recover

• Bước 4: Recuva cũng có tính năng lọc dữ liệu theo định dạng file:

Chọn "Scan".

Chọn scan

Chọn "Scan Content".

Chọn "Scan Content"

Trong hộp thoại hiện ra, chọn "File Mask" và nhập định dạng file muốn khôi phục (ví dụ: *.doc, *.docx, *.htm,...) và nhập tên file vào "Search String".

Cuối cùng, nhấn "Scan" để tiến hành quét và lọc dữ liệu theo yêu cầu.

Nhấn "Scan" để tiến hành quét và lọc dữ liệu theo yêu cầu

Xem thêm: Bỏ túi 10 cách khắc phục file excel bị lỗi không mở được

Một số lưu ý để tránh những sự cố bị mất file

Có hai cách lấy lại file excel chưa lưu mà thoát là dùng tính năng AutoSave và AutoRecover. Điều đặc biệt là chúng được tích hợp sẵn trong Excel, không cần phải tải thêm phần mềm về máy, giúp tiết kiệm dung lượng bộ nhớ và giảm nguy cơ máy tính bị nhiễm virus. Cả hai tính năng này đều rất hữu ích để đề phòng việc mất dữ liệu không mong muốn. Tuy nhiên, để tránh mất dữ liệu quan trọng hoặc tốn công sức phục hồi, có một số điều bạn cần lưu ý:

• Mặc dù có khả năng khôi phục lại nếu gặp sự cố, nhưng tình trạng khôi phục có thể khác nhau tùy từng tài liệu. Có những file có thể khôi phục được toàn bộ, nhưng cũng có thể chỉ khôi phục được một phần, và đôi khi không đạt được kết quả như mong muốn. Do đó, bạn cần phải cẩn thận hơn khi làm việc trên Excel để hạn chế việc gây ra các lỗi hoặc mất file do các thao tác không mong muốn.

• Cách hiệu quả nhất để lấy lại file Excel chưa lưu hoặc bị ghi đè là sử dụng tính năng này của Microsoft Excel. Chương trình sẽ hiển thị danh sách các phiên bản dựa trên khoảng thời gian bạn đã lưu hoặc tự động lưu. Vì vậy, để khôi phục đúng phiên bản bạn cần, hãy nhớ chính xác khoảng thời gian bạn đã thực hiện các chỉnh sửa.

• Bạn cũng có thể lưu tệp dữ liệu bạn đang làm việc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, OneDrive, hoặc Google Drive. Với các công cụ này, bạn có thể dễ dàng xem lịch sử các phiên bản và khôi phục hoặc tải xuống phiên bản cụ thể một cách tiện lợi.

Những lưu ý cần biết để tránh sự cố bị mất file

Kết luận

Mong rằng với những chia sẻ về cách lấy lại file excel chưa lưu mà Unica vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ cách làm. Với những chia sẻ hữu ích này, trong quá trình làm việc với excel nếu chưa kịp lưu mà chẳng may xảy ra sự cố thì bạn cũng không còn phải lo lắng sợ mất file nữa. Chúc bạn thực hiện thao tác khôi phục file Excel chưa lưu thành công!