Ưu, nhược điểm của việc theo dõi nhân sự bằng Excel?

Ưu, nhược điểm của việc theo dõi nhân sự bằng Excel?

Mục lục

Theo dõi nhân sự bằng Excel được xem là một trong những công cụ quan trọng đối với người làm nhân sự và vẫn đang được sử dụng phổ biến từ trước đến nay. Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel có thật sự hiệu quả? Nó có ưu, nhược điểm gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

>> Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

>> Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả mà các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua

>> Tổng hợp những mẫu bảng chấm công theo giờ từ những công ty lớn hàng đầu Việt Nam

Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có ưu điểm gì?

Với sự ra đời của excel việc quản lý, theo dõi nhân sự tại các doanh nghiệp, công ty trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Theo dõi nhân sự bằng excel mang lại những ưu điểm tuyệt vời như: 

- File excel theo dõi nhân sự được cập nhật rất chi tiết và rõ ràng, qua đó người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được đầy đủ, chính xác về thông tin nhân sự, có thể đối chiếu, so sánh dễ dàng các hạng mục với nhau cũng như thuận tiện hơn trong quá trình xuất dữ liệu báo cáo.

- Quản lý nhân sự bằng excel đa dạng về form, biểu mẫu giúp người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lựa chọn những biểu mẫu phù hợp với công ty, doanh nghiệp mình.

- Theo dõi nhân sự bằng excel cũng có vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho người làm công tác quản lý tiết kiệm được sức lực, thời gian, từ đó tiến hành làm bảng theo dõi thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác so với cách làm thủ công.

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng excel cũng là một trong những tính năng độc đáo mà phần mềm quản lý nhân sự này mạng lại.

>> Bí quyết quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự bằng excel là công cụ được nhiều người sử dụng hiện nay

Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có hạn chế gì?

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, thì phần mềm theo dõi nhân sự bằng excel cũng có những hạn chế nhất định khiến người dùng cảm thấy bối rối trong quá trình sử dụng. Cụ thể:

- Khả năng quản lý thấp

Trong 1 file excel chỉ tối đa được 65000 dòng. Vì vậy, với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân viên quá đông vượt quá 65000 dòng trên 1  file excel thì việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp lớn khi gặp vấn đề này, họ thường nghĩ đến cách tách thông tin nhân sự ra các Sheet hoặc file khác nhau để thuận tiện hơn trong quá trình lưu trữ. Tuy nhiên cách làm này cũng đồng nghĩa với việc người quản lý sẽ gặp những khó khăn khi tìm kiếm thông tin hay cần phải thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu.

 - Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo

Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu về excel, file lưu trữ thông tin thì rất dễ dẫn đến việc xuất dữ liệu báo cáo bị sai, hoặc thiếu dữ liệu.

Bên cạnh ưu điểm, thì quản lý nhân sự bằng phần mềm excel cũng khiến nhiều người phải đau đầu

- Độ bảo mật, an toàn thấp

Hiện nay, có 2 dạng quản lý nhân sự bằng excel là quản lý tập trung và quản lý phân tán. 

Quản lý tập trung: tức là cả phòng sẽ dùng chung 1 file master đặt tại một thư mục nào đó theo quy định. Việc này sẽ gặp những hạn chế như: khi người quản lý nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên B, người quản lý nhân sự C cần thay đổi thông tin nhân viên D. A và C cùng mở file master. Nếu A lưu trước, C lưu sau thì nhân viên D được thay đổi, B không được thay đổi,.. Như vậy thông tin B sẽ bị sai.

Quản lý phân tán: tức là mỗi người quản lý sẽ cập nhật thông tin bằng một file excel khác nhau, dẫn đến việc tổng hợp, xuất báo cáo không đồng bộ, thống nhất. Gây khó khăn trong quá trình theo dõi, quản lý của cán bộ cấp cao hơn. Chưa kể đến việc bảng theo dõi nhân sự bằng excel sẽ bị ảnh hưởng khi máy tính xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như bị virus tấn công…

Có thể nói theo dõi nhân sự bằng excel không hề đơn giản như nhiều người nghĩ. Vì vậy, để làm tốt công việc này, người quản lý cần phải không ngừng trau dồi, học hỏi những kiến thức chuyên môn về quản lý nhân sự.

Chúc bạn thành công!

Đánh giá :

Tags: Excel Nhân sự