Ưu, nhược điểm của việc theo dõi nhân sự bằng Excel?

Ưu, nhược điểm của việc theo dõi nhân sự bằng Excel?

Mục lục

Theo dõi nhân sự bằng Excel được xem là một trong những công cụ quan trọng đối với người làm nhân sự và vẫn đang được sử dụng phổ biến từ trước đến nay. Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel có thật sự hiệu quả? Nó có ưu, nhược điểm gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

>> Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

>> Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả mà các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua

>> Tổng hợp những mẫu bảng chấm công theo giờ từ những công ty lớn hàng đầu Việt Nam

Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có ưu điểm gì?

Với sự ra đời của excel việc quản lý, theo dõi nhân sự tại các doanh nghiệp, công ty trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Theo dõi nhân sự bằng excel mang lại những ưu điểm tuyệt vời như: 

- File excel theo dõi nhân sự được cập nhật rất chi tiết và rõ ràng, qua đó người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được đầy đủ, chính xác về thông tin nhân sự, có thể đối chiếu, so sánh dễ dàng các hạng mục với nhau cũng như thuận tiện hơn trong quá trình xuất dữ liệu báo cáo.

- Quản lý nhân sự bằng excel đa dạng về form, biểu mẫu giúp người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lựa chọn những biểu mẫu phù hợp với công ty, doanh nghiệp mình.

- Theo dõi nhân sự bằng excel cũng có vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho người làm công tác quản lý tiết kiệm được sức lực, thời gian, từ đó tiến hành làm bảng theo dõi thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác so với cách làm thủ công.

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng excel cũng là một trong những tính năng độc đáo mà phần mềm quản lý nhân sự này mạng lại.

>> Bí quyết quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự bằng excel là công cụ được nhiều người sử dụng hiện nay

Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có hạn chế gì?

Khóa học mua nhiều nhất
Tự học piano trong 10 ngày

Tự học piano trong 10 ngày

Nguyễn Hải Châu
(145)
549,000đ 600,000đ
Tự học piano trong 10 ngày
  • 26 bài giảng
  • 01 giờ 33 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hải Châu
Giảng viên Piano
Khóa học dành cho người học từ 16 tuổi trở lên. Sau khóa học, bạn sẽ đọc hiểu được các bản nhạc piano cơ bản, chơi được piano bằng 2 tay, đồng thời phát triển kỹ năng thị tấu vừa đàn vừa nhìn bản nhạc.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
10 Ngày eo thon dáng đẹp cùng zumba

10 Ngày eo thon dáng đẹp cùng zumba

Đỗ Nghiêm Túc
(30)
549,000đ 600,000đ
10 Ngày eo thon dáng đẹp cùng zumba
  • 17 bài giảng
  • 01 giờ 04 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đỗ Nghiêm Túc
Giảng Viên
Đốt cháy 600-1000 calo trở thành người có thân hình chắc khoẻ cùng với khoá học 10 Ngày eo thon dáng đẹp cùng zumba online. 1 tinh thần sảng khoái để có thể làm việc và học tập hiệu quả.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống

Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống

Nguyễn Hiếu
(21)
245,000đ 700,000đ
Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống
  • 20 bài giảng
  • 04 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Đại sứ Yoga Nguyễn Hiếu hướng dẫn bạn 20 bài tập Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống giúp bạn có thân hình xương khớp dẻo dai
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga giảm eo giữ dáng

Yoga giảm eo giữ dáng

Nguyễn Hiếu
(84)
210,000đ 700,000đ
Yoga giảm eo giữ dáng
  • 29 bài giảng
  • 07 giờ 20 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Các bài tập Yoga giảm eo giữ dáng mới nhất đang được hơn 10.000 học viên quan tâm của giáo viên Yoga hàng đầu Việt Nam. Khoá học Yoga sẽ giúp bạn giảm cân tự nhiên, an toàn, hiệu quả.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu

Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu

Bác sĩ Lê Hải
(28)
499,000đ 700,000đ
Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu
  • 34 bài giảng
  • 03 giờ 40 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Bác sĩ Lê Hải
Chuyên gia đào tạo massage và trị liệu tự nhiên
Giảm thiểu lo âu, stress, đau đầu, đau mỏi lưng, mất ngủ,.. cải thiện sức khoẻ, chất lượng cuộc sống
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời

Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời

Nguyễn Hiếu
(65)
699,000đ
Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời
  • 25 bài giảng
  • 07 giờ 53 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Trải nghiệm 25 bài Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời online, giảm toả căng thẳng- Khoá học thiền mang lại lợi ích tuyệt vời cho Sức Khỏe thể chất lẫn tinh thần
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức

Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức

Vũ Ngọc Quyền
(108)
549,000đ 700,000đ
Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức
  • 149 bài giảng
  • 28 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Vũ Ngọc Quyền
Founder Học Viện PAcademy
Chinh Phục Thị trường Kinh Doanh Online trên Tất cả các kênh Marketing lớn nhất 2018 !
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt

Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt

Nguyễn Hiếu
(35)
499,000đ
Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt
  • 19 bài giảng
  • 03 giờ 16 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Với các bài tập Yoga trẻ hóa sở hữu làn da tươi trẻ, tăng sự đàn hồi giúp nâng cơ da mặt tự nhiên và xóa nếp nhăn trên mặt.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi

108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi

Nguyễn Hiếu
(47)
499,000đ 700,000đ
108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi
  • 137 bài giảng
  • 13 giờ 25 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Học Yoga trẻ mãi không già - Khoá học giúp êm dịu hệ thần kinh, cải thiện hệ tuần hoàn giải tỏa căng thẳng, trẻ hóa, kéo dài tuổi thọ, đẩy lùi bệnh tật
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015

Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015

Lê Đức Lợi
(90)
799,000đ
Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015
  • 107 bài giảng
  • 11 giờ 39 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Lê Đức Lợi
Giảng viên
Tạo được kĩ xảo, blend màu cho ảnh một cách bài bản và chuyên nghiệp cùng Adobe Photoshop CC 2015
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao

Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao

Sweet Media
(77)
549,000đ 700,000đ
Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao
  • 32 bài giảng
  • 02 giờ 20 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Sweet Media
Sản xuất khóa học Online
Những động tác quyến rũ, kết hợp từ nhiều bộ phận trên cơ thể, Sexy dance đem lại bạn sự thoải mái, trẻ trung và cuốn hút
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân

Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân

Nguyễn Hiếu
(9)
249,000đ 600,000đ
Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân
  • 15 bài giảng
  • 06 giờ 34 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Hướng dẫn các bài tập và chế độ ăn uống hợp lý giúp lấy lại vẻ đẹp tự nhiên, phục hồi nội tiết, kéo dài tuổi thanh xuân, tăng sự yêu đời, tươi mới cho phụ nữ
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Ứng dụng Zalo trong Quản Trị - Kinh Doanh - Marketing

Ứng dụng Zalo trong Quản Trị - Kinh Doanh - Marketing

Giàng Thuận Ý
(34)
699,000đ
Ứng dụng Zalo trong Quản Trị - Kinh Doanh - Marketing
  • 52 bài giảng
  • 06 giờ 59 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Giàng Thuận Ý
chuyên gia Marketing
Tự tin sử dụng ứng dụng Zalo vào trong công việc kinh doanh - quản trị một cách đơn giản, tiết kiệm rất nhiều chi phí.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1

Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1

Đỗ Huy Khánh
(4)
599,000đ
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1
  • 29 bài giảng
  • 03 giờ 24 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đỗ Huy Khánh
Giảng viên Piano
Học cách chơi Piano chuẩn Quốc tế từ giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy tại Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
3DsMax - Vray Online Cơ Bản

3DsMax - Vray Online Cơ Bản

Đặng Ngân Sơn
(1)
459,000đ 800,000đ
3DsMax - Vray Online Cơ Bản
  • 29 bài giảng
  • 14 giờ 53 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đặng Ngân Sơn
Chuyên gia đào tạo 3DsMax.
3DS Max là một trong những chương trình giúp tạo ra và diễn hoạt các vật thể 3 chiều. Nó có khả năng dựng mô hình mạnh mẽ, kèm theo một tập hợp các modun phần mềm ghép thêm vào có cấu trúc mềm dẻo và một nền tảng tương thích với Microsoft Windows.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop

Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop

Mai Xuân Huy (Huy Quần Hoa)
(36)
549,000đ 700,000đ
Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop
  • 29 bài giảng
  • 07 giờ 37 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Mai Xuân Huy (Huy Quần Hoa)
Giảng viên Photoshop
Học cách ghép ảnh, thiết kế ảnh đẹp, hấp dẫn, thỏa sức ghép hình cùng thần tượng hay xuất hiện trong các bộ phim nổi tiếng Hollywood.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Facebook Smart Marketing A-Z

Facebook Smart Marketing A-Z

Lường Văn Nam
(41)
599,000đ 800,000đ
Facebook Smart Marketing A-Z
  • 91 bài giảng
  • 10 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Lường Văn Nam
Giảng viên - Social Manager at iViet 
Cập nhật những tính năng thông minh nhất trên Facebook giúp bạn tối ưu hóa chi phí quảng cáo
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao

Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao

Vera Hà Anh
(205)
720,000đ 1,200,000đ
Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao
  • 50 bài giảng
  • 08 giờ 37 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Vera Hà Anh
Chuyên gia tâm lý, TGĐ Công ty Tư Vấn Tâm Lý và Đào Tạo VERA
Bí mật Phòng the - bí kíp YÊU - ngọn lửa dành cho tổ ấm gia đình thời hiện đại, học cùng cô Vera Hà Anh
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao

Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao

Trang Trần
(64)
549,000đ 700,000đ
Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao
  • 18 bài giảng
  • 01 giờ 45 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Trang Trần
Giảng viên chuyên môn bộ môn BJ tại FullHouse
Cẩm nang BJ dành cho phụ nữ, giúp bạn và đối tác có được cảm giác khoái cảm tuyệt vời, giữ hạnh phúc gia đình luôn nồng nàn, đam mê
THÊM VÀO GIỎ HÀNG

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, thì phần mềm theo dõi nhân sự bằng excel cũng có những hạn chế nhất định khiến người dùng cảm thấy bối rối trong quá trình sử dụng. Cụ thể:

- Khả năng quản lý thấp

Trong 1 file excel chỉ tối đa được 65000 dòng. Vì vậy, với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân viên quá đông vượt quá 65000 dòng trên 1  file excel thì việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp lớn khi gặp vấn đề này, họ thường nghĩ đến cách tách thông tin nhân sự ra các Sheet hoặc file khác nhau để thuận tiện hơn trong quá trình lưu trữ. Tuy nhiên cách làm này cũng đồng nghĩa với việc người quản lý sẽ gặp những khó khăn khi tìm kiếm thông tin hay cần phải thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu.

 - Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo

Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu về excel, file lưu trữ thông tin thì rất dễ dẫn đến việc xuất dữ liệu báo cáo bị sai, hoặc thiếu dữ liệu.

Bên cạnh ưu điểm, thì quản lý nhân sự bằng phần mềm excel cũng khiến nhiều người phải đau đầu

- Độ bảo mật, an toàn thấp

Hiện nay, có 2 dạng quản lý nhân sự bằng excel là quản lý tập trung và quản lý phân tán. 

Quản lý tập trung: tức là cả phòng sẽ dùng chung 1 file master đặt tại một thư mục nào đó theo quy định. Việc này sẽ gặp những hạn chế như: khi người quản lý nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên B, người quản lý nhân sự C cần thay đổi thông tin nhân viên D. A và C cùng mở file master. Nếu A lưu trước, C lưu sau thì nhân viên D được thay đổi, B không được thay đổi,.. Như vậy thông tin B sẽ bị sai.

Quản lý phân tán: tức là mỗi người quản lý sẽ cập nhật thông tin bằng một file excel khác nhau, dẫn đến việc tổng hợp, xuất báo cáo không đồng bộ, thống nhất. Gây khó khăn trong quá trình theo dõi, quản lý của cán bộ cấp cao hơn. Chưa kể đến việc bảng theo dõi nhân sự bằng excel sẽ bị ảnh hưởng khi máy tính xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như bị virus tấn công…

Có thể nói theo dõi nhân sự bằng excel không hề đơn giản như nhiều người nghĩ. Vì vậy, để làm tốt công việc này, người quản lý cần phải không ngừng trau dồi, học hỏi những kiến thức chuyên môn về quản lý nhân sự.

Chúc bạn thành công!


Tags: Excel Nhân sự