Hồ sơ theo dõi nhân sự bằng Excel và những điều bạn cần biết

Hồ sơ theo dõi nhân sự bằng Excel và những điều bạn cần biết

Mục lục

Theo dõi nhân sự bằng Excel được xem là một trong những công cụ quan trọng đối với người làm nhân sự và vẫn đang được sử dụng phổ biến từ trước đến nay. Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel có thật sự hiệu quả? Nó có ưu, nhược điểm gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có ưu điểm gì?

Với sự ra đời của excel việc quản lý, theo dõi nhân sự tại các doanh nghiệp, công ty trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ ứng dụng tin học văn phòng này. Theo dõi nhân sự bằng excel mang lại những ưu điểm tuyệt vời như: 

- File excel theo dõi nhân sự được cập nhật rất chi tiết và rõ ràng, qua đó người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được đầy đủ, chính xác về thông tin nhân sự, có thể đối chiếu, so sánh dễ dàng các hạng mục với nhau cũng như thuận tiện hơn trong quá trình xuất dữ liệu báo cáo.

- Quản lý nhân sự bằng excel đa dạng về form, biểu mẫu giúp người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lựa chọn những biểu mẫu phù hợp với công ty, doanh nghiệp mình.

- Theo dõi nhân sự bằng excel cũng có vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho người làm công tác quản lý tiết kiệm được sức lực, thời gian, từ đó tiến hành làm bảng theo dõi thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác so với cách làm thủ công.

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng excel cũng là một trong những tính năng độc đáo mà phần mềm quản lý nhân sự này mạng lại.

/theo-doi-nhan-su-bang-excel-2.jpg

Quản lý nhân sự bằng excel là công cụ được nhiều người sử dụng hiện nay

2. Phần mềm theo dõi nhân sự bằng Excel có hạn chế gì?

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, thì phần mềm theo dõi nhân sự bằng excel cũng có những hạn chế nhất định khiến người dùng cảm thấy bối rối trong quá trình sử dụng. Cụ thể:

- Khả năng quản lý thấp

Trong 1 file excel chỉ tối đa được 65000 dòng. Vì vậy, với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân viên quá đông vượt quá 65000 dòng trên 1  file excel thì việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp lớn khi gặp vấn đề này, họ thường nghĩ đến cách tách thông tin nhân sự ra các Sheet hoặc file khác nhau để thuận tiện hơn trong quá trình lưu trữ. Tuy nhiên cách làm này cũng đồng nghĩa với việc người quản lý sẽ gặp những khó khăn khi tìm kiếm thông tin hay cần phải thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu.

 - Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo

Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu về excel, file lưu trữ thông tin thì rất dễ dẫn đến việc xuất dữ liệu báo cáo bị sai, hoặc thiếu dữ liệu.

/theo-doi-nhan-su-bang-excel-2.jpg

Bên cạnh ưu điểm, thì quản lý nhân sự bằng phần mềm excel cũng khiến nhiều người phải đau đầu

- Độ bảo mật, an toàn thấp

Hiện nay, có 2 dạng quản lý nhân sự bằng excel là quản lý tập trung và quản lý phân tán. 

Quản lý tập trung: tức là cả phòng sẽ dùng chung 1 file master đặt tại một thư mục nào đó theo quy định. Việc này sẽ gặp những hạn chế như: khi người quản lý nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên B, người quản lý nhân sự C cần thay đổi thông tin nhân viên D. A và C cùng mở file master. Nếu A lưu trước, C lưu sau thì nhân viên D được thay đổi, B không được thay đổi,.. Như vậy thông tin B sẽ bị sai.

Quản lý phân tán: tức là mỗi người quản lý sẽ cập nhật thông tin bằng một file excel khác nhau, dẫn đến việc tổng hợp, xuất báo cáo không đồng bộ, thống nhất. Gây khó khăn trong quá trình theo dõi, quản lý của cán bộ cấp cao hơn. Chưa kể đến việc bảng theo dõi nhân sự bằng excel sẽ bị ảnh hưởng khi máy tính xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như bị virus tấn công…

3. Hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm những gì

Ngoài những thông tin cơ bản liên quan đến tên, địa chỉ, số điện thoại trong danh sách nhân sự của một công ty thì File quản lý Excel phải bao gồm các thông tin liên quan đến: kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, mức lương thưởng và các giấy tờ khác liên quan.

Cụ thể, hồ sơ đó bao gồm các thông tin như sau:

- Mã nhân viên gắp với từng nhân viên để dễ tìm kiếm và quản lý. Khi nhân viên đó nghỉ, mã đó sẽ được giữ nguyên và không chuyển giao sang người khác.

- Họ và tên: Nguyễn văn A, Hoàng Thị B, Đỗ Vân C...

- Bộ phận, phòng ban: Hành chính nhân sự, kế toán, Marketing, Telesales.

- Chức vụ: Giám đốc, trưởng phòng, nhân viên, thực tâp sinh...

- Loại hình làm việc: Full Time, Part Time, thời vụ, cộng tác viên.

- Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh.

- Học vấn: Đại học, Cao đẳng, trung cấp.

- Giấy tờ khác liên quan bao gồm: bản sao CMTND, sơ yếu lý lịch có công chứng, bản sao giấy khai sinh có công chứng, bản sao công chứng sổ hộ khẩu, bản sao công chức bằng tốt nghiệp.

- Các thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp: Mã số thuế, số sổ BHXH, STK ngân hàng.

- Các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc như: công ty, vị trí đảm nhiệm, thời gian làm việc. 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu các thông tin liên quan đến hồ sơ theo dõi nhân sự bằng Excel cũng như những ưu điểm và hạn chế của nó. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm theo dõi. 

Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm: 6 Cách làm tròn số trong Excel đơn giản và nhanh nhất

Đánh giá :

Tags: Excel