5 cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel chuẩn và nhanh nhất

Excel là một công cụ thông minh có số lượng người dùng đông đảo, đặc biệt là dân văn phòng bởi những tính năng tuyệt vời, chuyên nghiệp mà nó mang lại. Để kiểm tra sự khác biệt thông tin giữa các cột trong excel bạn sẽ phải dùng hàm so sánh. Đây là hàm rất cần thiết và quan trọng, đặc biệt là khi bạn sử dụng excel để nhập liệu. Biết cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel bằng hàm bạn sẽ tối ưu hoá thời gian làm việc, có quá trình làm việc trên excel được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Để biết cách đối chiếu dữ liệu 2 cột trong excel như thế nào? Các bạn hãy tham khảo nội dung chia sẻ trong bài viết sau nhé.

1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột?

Người dùng thường sử dụng excel để so sánh dữ liệu trong một số trường hợp chính sau:

- Kiểm tra sự trùng khớp giữa hai cột dữ liệu. Ví dụ, bạn muốn so sánh danh sách khách hàng đã đăng ký và danh sách khách hàng đã mua hàng để kiểm tra xem có trường hợp khách hàng nào đã mua hàng nhưng chưa đăng ký hay không.

- Tìm kiếm các dữ liệu khác biệt giữa hai cột dữ liệu. Ví dụ: Sử dụng bảng excel so sánh danh sách sản phẩm hiện tại và danh sách sản phẩm cũ để tìm ra các sản phẩm đã bị ngừng sản xuất hoặc thay đổi giá.

- So sánh kết quả của hai phép tính hoặc công thức. Ví dụ: So sánh kết quả của phép tính tổng số tiền bán hàng theo tháng của hai phòng ban để kiểm tra xem có sự chênh lệch hay không.

- Khi cần so sánh số lượng dữ liệu giữa 2 cột. Vì dụ: Bạn muốn so sánh để biết xem cột nào có chứa số lượng dữ liệu nhiều hơn.

Bạn nên so sánh dữ liệu 2 cột khi muốn kiểm tra sự trùng khớp giữa 2 cột

2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel

Có rất nhiều cách so sánh giá trị 2 cột trong excel, bạn có thể sử dụng hàm ISERROR COUNTIF, VLOOKUP, IF hay MATCH đều được. Để biết cụ thể cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel bằng hàm như thế nào, sau đây Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn:

2.1. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu 2 cột

Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh giá trị 2 cột trong Excel.

Hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu sẽ dùng hàm so sánh 2 cột trong Excel. Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trùng 2 cột trong excel để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau.

Hàm COUNTIF được sử dụng nhiều để so sánh dữ liệu 2 cột

Ưu điểm của hàm COUNTIF: Hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường, so sánh được 2 cột dữ liệu chính xác. 

- Nhược điểm của hàm COUNTIF: Các bước thực hiện phức tạp. 

- Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria)

Trong đó:

+ Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc).

+ Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).

- Bước 1: Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

- Bước 2: Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy.

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

- Bước 3: Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên.

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

Như vậy sau khi thực hiện so sánh cho ra kết quả:

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

- Bước 4: Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles > chọn Conditional Formatting > chọn New ruler

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

Hiện lên cửa sổ New formatting Rule, click vào dòng cuối cùng

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

- Bước 5: Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu > Format để hoàn thành.

.=> Bạn sẽ thấy được xuất hiện trong bảng tính ở cột 1 những những giá trị được bôi theo màu bạn chọn, đó là những giá trị không có ở trong cột 2.

Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel

Thực hiện thao tác tương tự với cột 2, trên màn hình sẽ hiện những giá trị không được trùng lặp trên trang tính là những giá trị được bôi màu trong cả 2 cột, như vậy việc khảo sát và kiểm tra so sánh dữ liệu 2 cột Excel của bạn đã hoàn thành.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

2.2. Sử dụng hàm so sánh trong excel EXACT 

- Hàm EXACT để so sánh hai cột trong Excel.

- Ưu điểm của hàm EXACT: Dễ sử dụng dành cho những người mới tiếp xúc và làm quen với Excel.

- Nhược điểm của hàm EXACT: Hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường, ngoài ra hàm này chỉ so sánh được dữ liệu trên một hàng ngang. 

- Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2)

Trong đó:

- Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh.

- Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh.

- Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Quan sát ví dụ sau và so sánh 2 cột như hình.

Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 1

- Bước 2: Nhập công thức =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh. 

Trong đó:

- $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh

- $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.

Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 2

- Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True - giống nhau, False - khác nhau. 

Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 3

- Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ỏ góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại. 

Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 4

2.3 Sử dụng hàm VLOOKUP để so sáng giá trị 2 cột 

Việc sử dụng hàm VLOOKUP so sánh 2 cột trong Excel để timg ra các giá trị trùng nhau nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Công thức:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value: Giá trị cần dò tìm

- Table_array: Bảng giới hạn dò tìm.

- Col_index_num: Số thứ tự từ trái qua phải của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm

- Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn

- Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

- Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Bạn có thể xem cách sử dụng công thức qua ví dụ sau: Tìm giá trị trùng nhau ở cột 1 so với cột 2

=VLOOKUP(=VLOOKUP(E4;$C$4:$C$8;1;0)

Hàm Vlookup

Những ô có kết quả trùng lặp sẽ xuất hiện giá trị trùng lặp, còn nếu không sẽ có biểu tượng lỗi #N/A.

2.4. Sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH để so sánh dữ liệu trùng nhau trong excel

Bên cạnh những lệnh so sánh 2 giá trị trong excel bằng hàm như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH để so sánh 2 cột số liệu trong excel. Trước khi đi vào chi tiết cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel bằng các hàm này như thế nào, bạn cần hiểu rõ thông tin về các hàm này trước. Cụ thể như sau:

- Hàm IF: Đây là hàm điều kiện dùng để so sánh logic giữa giá trị này với giá trị khác do chính bạn chỉ định so sánh.

- Hàm ISERROR: Đây là hàm dùng để kiểm tra giá trị lỗi trong excel. Ngoài chức năng đó ra, hàm này cũng thường được thực hiện để so sánh tìm ra sự khác biệt.

- Hàm MATCH: Hàm này thường được được ứng dụng để tìm một mục được chỉ định trong phạm vi của ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó trong phạm vi này.

Sau khi đã hiểu rõ các hàm này, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm để so sánh 2 cột excel.

-  Bước 1: Trước hết bạn cần tạo dữ liệu cho cột A và B, công thức để so sánh dữ liệu trùng nhau trong excel sẽ nhập vào cột C.

Bảng dữ liệu đã tạo

-  Bước 2: Tiếp theo bạn tìm các giá trị giống nhau: Nhập vào cột C công thức hàm: =IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$7,0)),"",A1).

Nhập công thức hàm để tìm các giá trị giống nhau

Ý nghĩa của công thức hàm này đó là: Trong ô C1 hàm MATCH sẽ trả về số 5 (chữ A thuộc vị trí thứ 5 trong vùng dữ liệu B1:B7). Kết quả thu được là hàm ISERROR sẽ trả về FALSE và hàm IF trả về giá trị trong ô A1. Trong ô C4 hàm MATCH sẽ trả về lỗi #N/A (bởi vì không có chữ D trong phạm vi B1:B7). Kết quả cuối cùng hàm ISERROR sẽ trả về FALSE, còn hàm IF trả về chuỗi trống.

- Bước 3: Sau khi đã tìm được các giá trị giống nhau giữa 2 cột ở cột A. Tiếp theo bạn sẽ tìm các giá trị giống nhau giữa 2 cột ở cột B. Công thức tìm giá trị giống nhau lúc này sẽ là: =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$7,0)),"",B1).

Công thức tìm giá trị giống nhau ở cột B

2.5. So sánh dữ liệu trùng 2 cột trong excel bằng Conditional Formatting

Conditional Formatting là tính năng để đánh dấu các giá trị. Việc đánh dấu này giúp bạn tìm ra được các giá trị giống nhau hoặc khác nhau tuỳ theo yêu cầu của bạn. Để giúp bạn dễ dàng hình dung hơn unica sẽ hướng dẫn bạn cách dùng Conditional Formatting để so sánh dữ liệu 2 cột trong excel bằng, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.

- Bước 1: Đầu tiên từ thanh menu bạn chọn Home => Chọn Conditional Formatting => Chọn New Rule. Cửa sổ New Formatting Rule xuất hiện, trong mục Select a Rule Type bạn bấm chọn Use a formula to determine which cells to format => Nhập vào phần Format values where this formula is true công thức =MATCH(A2,$C$2:$C$12,0).

Thao tác so sánh dữ liệu trùng 2 cột excel

- Bước 2: Tiếp theo bạn bấm chọn Format, hệ thống chuyển tới phần Format Cells => Tại mục Fill bạn tiến hành chọn màu.

Chọn Fill để thay đổi màu

- Bước 3: Cuối cùng bạn bấm OK để kết thúc quá trình so sánh dữ liệu dữ 2 cột trong excel. Kết quả hiển thị ra như hình bên dưới.

Kết quả hiển thị

3. Một số lỗi thường gặp khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel

Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel không có gì quá phức tạp. Vì vậy ai cũng có thể dễ dàng thực hiện nhanh chóng để quá trình làm việc với excel được thuận tiện nhất. Trong quá trình so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel, bạn cần đặc biệt chú ý để khắc phục một số lỗi sau:

3.1. Lỗi không khớp dữ liệu

Lỗi không khớp dữ liệu khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel có thể xảy ra do một số nguyên nhân như: Dữ liệu nhập sai hoặc không chính xác, dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự khác nhau,... Để khắc phục vấn đề này bạn hãy: kiểm tra lại dữ liệu để xem đã nhập chính xác hay chưa?

3.2. Lỗi sai cú pháp công thức

Bên cạnh lỗi không khớp dữ liệu thì lỗi sai cú pháp công thức cũng là một lỗi phổ biến nhất. Nguyên nhân gây lỗi này là do: nhập sai tên hàm, sai cú pháp hàm, sử dụng tham chiếu ô không chính xác,... Để khắc phục này không có cách nào khác ngoài việc bạn phải nhập đúng cú pháp công thức hàm. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đảm bảo tham chiếu ô trong công thức chính xác.

3.3. Lỗi sai định dạng dữ liệu

Dữ liệu được định dạng không giống nhau thì cũng sẽ gây lỗi trong quá trình so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel. Để khắc phục lỗi trong tình huống này, bạn cần phải sử dụng công cụ định dạng để định dạng dữ liệu giống nhau trong cả hai cột.

Lỗi sai định dạng dữ liệu rất hay thấy khi làm việc với excel

3.4. Lỗi vùng dữ liệu không chính xác

Lỗi vùng dữ liệu không chính xác thường xuất hiện do một số nguyên nhân như: chọn sai vùng dữ liệu, định dạng vùng dữ liệu không giống nhau. Cách khắc phục lỗi này vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần đảm bảo chọn đúng dữ liệu vùng so sánh và đảm bảo vùng chọn được định dạng giống nhau là được.

3.5. Lỗi số liệu trùng lặp

Trong quá trình làm việc với excel, lỗi số liệu trùng lặp xuất hiện khá nhiều. Bạn cần đặc biệt chú ý tới lỗi này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chủ động nhất. Để khắc phục lỗi số liệu trùng lặp này, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm các ô có dữ liệu trùng lặp.

4. Kết luận

Trên đây là tổng hợp 5 cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel. Đây đều là những thao tác đơn giản và tối ưu nhất mà Unica đã tổng hợp được nên hãy hãy lưu lại và áp dụng ngay để nhanh chóng tối ưu thời gian làm việc của mình. Để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng thực hành mời bạn đọc tham khảo các khóa tin học văn phòng trên trang Unica của chúng tôi nhé.