15 Thủ thuật trong Excel dành cho dân văn phòng

15 Thủ thuật trong Excel dành cho dân văn phòng

Mục lục

Nắm bắt 13 Thủ thuật học Excel dưới đây sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc hay học tập của bạn. Bởi khi sử dụng thành thạo Thủ thuật Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

1. Chọn tất cả dữ liệu

Hãy quên luôn cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A. Thay vào đó, bạn chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

thu-thuat-excel-01.jpg

Thủ thuật Excel – Chọn tất cả dữ liệu

2. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng

Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

Thu-thuat-di-chuyen-va-sao-chep-du-lieu-trong-o

Thủ thuật Excel – Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô

>> Xem thêm: Hướng dẫn gộp ô trong excel nhanh chóng mà không mất dữ liệu

3. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

Để tiết kiệm thời gian trong việc chuyển qua lại giữ các bảng tính. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7.

Thu-thuat-chuyen-qua-lai-giua-cac-bang-tinh-excel-khac-nhau

Thủ thuật Excel – Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

4. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

Thu-thuat-dieu-huong-nhanh-voi-Ctrl +-phim-mui-ten

Thủ thuật Excel – Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên

5. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Để thêm cột mới hoặc dòng mới trong Excel bạn chỉ cần việc đặt con trỏ chuột tại vị trí cột hoặc dòng bất kỳ mà bạn muốn thêm ngay sau, hoặc ngay trước cột hoặc dòng đó. Sau đó nhấn chuột phải vào chọn Insert từ menu thả xuống.

Thu-thuat-cach-them-nhieu-dong-moi-hoac-cot-moi

Thủ thuật Excel – Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

6. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Nếu bạn muốn xem nhiều bảng tính Excel cùng một lúc để thuận tiện cho công việc. Rất đơn giản bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả bảng tính sẽ được mở đồng thời.

Thu-thuat-mo-nhieu-bang-tinh-Excel-cung-mot-luc

Thủ thuật Excel – Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

7. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu các bạn muốn xóa dòng trống hoặc các bạn có thể chọn toàn bộ dữ liệu bằng tổ hợp Ctrl+ A.

- Bước 2: Chọn thẻ Data, trong phần Sort&Filter các bạn chọn Filter.

- Bước 3: Tiếp theo các bạn chọn biểu tượng mũi tên trong ô đầu tiên của cột bất kỳ. Tại đây các bạn bỏ chọn trong phần Select All.

- Bước 4: Kéo thanh cuộn phải xuống dưới cùng và chọn ô Blanks và nhấn OK.

- Bước 5: Lúc này các dòng trống sẽ được lọc, các bạn chọn thẻ Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để xóa các dòng trống.

Thu-thuat-xoa-o-du-lieu-trong-mot-cach-nhanh-chong

Thủ thuật Excel – Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

8. Tạo một Shortcut Menu mới

- Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:

- File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.

Thu-thuat-tao-mot-shortcut-menu-moi

Thủ thuật Excel – Tạo một Shortcut Menu mới

9. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Hãy chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn chuyển bằng cách nhấn Ctrl+C. Sau đó vào Home-> Paste-> Transpose.

Thu-thuat-chuyen-du-lieu-tu-dong-sang-cot

Thủ thuật Excel – Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Kết quả thu được như sau:

Thu-thuat-chuyen-du-lieu-tu-dong-sang-cot

Thủ thuật Excel – Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

10. Ẩn hoàn toàn dữ liệu

Cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells.

– Bước 1: Các bạn bấm và giữ phím Ctrl sau đó click chuột trái vào ô bạn muốn ẩn. Tiếp tục ấn tổ hợp phím “Ctrl + 1” để vào Format Cells.

– Bước 2: Tại tab “Number”, chọn mục “Custom” ở dưới cùng. Sau đó các bạn nhập vào text box “Type” ba ký tự “;;;” (không có dấu nháy kép “” ) như trong hình, sau đó nhấn “OK”:

Và đây là kết quả:

Thu-thuat-an-hoan-toan-du-lieu

Thủ thuật Excel – Ẩn hoàn toàn dữ liệu

11. Ghép nối văn bản với &

Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu & (ấn shift + 7). Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức =A2&B2&C2&D2 và có được kết quả LizaUSA25@ trong ô F2.

Thu-thua-ghep-noi-van-ban-voi-&

Thủ thuật Excel – Ghép nối văn bản với &

12. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:

- Upper: Viết hoa tất cả

- Lower: Viết thường tất cả

- Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi

Thu-thuat-chuyen-doi-chu-hoa-va-chu-thuong

Thủ thuật Excel – Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

>> Xem thêm: 4 Cách đánh số trang trong Excel chi tiết nhất

13. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0

Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.

thu-thuat-nhap-vao-gia-tri-bat-dau-voi-0

Thủ thuật Excel – Nhập vào giá trị bắt đầu với 0

14. Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel

Khi nhắc đến nhóm thủ thuật Excel, bạn không thể bỏ qua nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel.

- Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.

- Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.

- Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.

- Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.

- Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.

- Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.

- Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.

- Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm - Find).

- Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế - Replace).

- Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.

- Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại 'Go to'.

- Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.

- Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.

15. Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu

Định dạng ô

- Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.

- Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.

- Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.

- Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.

- Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.

- Alt + ' (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

Các định dạng số

- Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.

- Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.

- Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm.

- Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.

- Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.

- F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Căn ô

- Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.

- Alt + H, A, C: Căn giữa ô.

- Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.

Phím tắt công thức

- =: Bắt đầu một công thức.

- Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.

- Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.

- Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.

- Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.

- Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.

- F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.

- Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.

- Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.

- Ctrl + ': Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.

- Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở

- Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.

- Ctrl + ▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính.

- Ctrl + ▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.

- Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.

- Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $.

- Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %.

- Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.

- Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô.

- Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức.

Tham khảo Khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ ngay hôm nay để hiểu rõ về hệ thống hàm Excel và cải thiện hiệu suất công việc một cách hiệu quả nhất.

Đánh giá :

Tags: Excel