Tổng hợp các lỗi thường gặp trong word và cách khắc phục triệt để

Trong quá trình sử dụng word để soạn thảo văn bản chắc chắn sẽ lúc phát sinh lỗi làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Lỗi word xuất hiện không chỉ làm chậm quá trình làm việc mà còn gây tâm lý ức chế. Trong bài viết hôm nay, Unica sẽ tổng hợp cho bạn các lỗi thường gặp trong word và cách khắc phục cực kỳ chi tiết, hãy cùng tham khảo nhé.

Lỗi word

1. Lỗi hiển thị trong Word

Một trong những lỗi thường hay gặp nhất trong quá trình làm việc với word đó là lỗi hiển thị, giao diện word hiển thị không như mong muốn khiến bạn khó làm việc. Vậy cụ thể lỗi hiển thị trong word là những lỗi nào và cách khắc phục ra sao? Sau đây Unica sẽ chia sẻ cho bạn:

1.1. Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ dưới chữ

Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ thường xuất hiện dưới dòng chữ khi bạn nhập văn bản thực chất không phải là một lỗi khi gõ tiếng Việt. Nó đơn giản chỉ là do chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh của Word. Nên khi bạn thực hiện in ấn văn bản nó sẽ không xuất hiện, tuy nhiên nó sẽ khiến bạn cảm thấy khá rối mắt và che mất dấu câu khi đọc.

Để có thể khắc phục bạn chỉ cần: Nhấn vào File > Chọn Options > Và bấm vào Proofing > Đi đến mục When correcting spelling and grammar in Word > Bỏ tích ở mục Check spelling as you type > Rồi nhấn OK.

Nhấn ok

1.2. Lỗi không chèn được số trang

Lỗi này xảy ra khi bạn cần đánh số trang. Nhưng sau khi đánh số trang xong, bạn chỉ thấy Word xuất hiện chữ Page mà không hiện số trang thì bạn có thể khắc phục như sau:

Vào thẻ File > Options > Chọn đến Advanced > Đi đến phần Show document content > Bỏ tích chọn trong ô Show field codes instead of their values > Rồi nhấn OK.

Không chèn được số trang

1.3. Nhấn Enter xuống dòng hiện số thứ tự đếm dòng

Khi bạn cần xuống dòng hoặc hết dòng thì sẽ xuất hiện các số đếm thứ tự tương tự khi bạn chọn lệnh Bullet thì bạn có thể khắc phục bằng cách:

Chọn thẻ Layout > Nhấn vào mũi tên hướng xuống dưới ở phần Page setup > Hộp thoại hiện lên > Chọn mục Layout > Bấm vào Page Line Numbers…> Bỏ tích chọn ô Add line numbering > Và nhấn OK.

Bỏ xuất hiện số thứ tự đếm dòng

1.4. Nhấn phím tab nhưng hiển thị dấu mũi tên

Một lỗi khá phổ biến khi bạn mới vừa tải Word về máy, lỗi này thường xuyên xuất hiện khi bạn nhất phím Tab để sang 1 ô khác trong bảng Table, cách khắc phục lỗi này cụ thể:

Chọn thẻ File > Options > Chọn vào mục Display > Bỏ tích chọn ở ô Tab Characters > Nhấn OK.

Xuất hiện dấu mũi tên

>> Xem thêm: Nguyên nhân Word bị khóa? Khắc phục lỗi Word không đánh được chữ

1.5. Nhấn phím Home hoặc End không có tác dụng

Khi nhấn phím Home hoặc End mà bạn không được di chuyển đến đầu trang hoặc cuối trang thì bạn có thể khắc phục:

Chọn thẻ Tools > Options > Chọn đến thẻ General > Bỏ tích trong ô Navigation keys for Wordperfect users > Bấm OK.

Nhấn phím Home

1.6. Lỗi màu nền xanh và chữ màu trắng (Word 2003)

Màu nền trong khi đánh văn bản của Word thường là màu trắng với chữ đen, nếu như trong trường hợp trang Word của bạn có màu nền màu xanh và chữ màu trắng bất thường, hãy thử khắc phục sau đây:

Vào menu Tools > Options > Chọn vào thẻ General > Bỏ tích chọn ở ô Blue background, white text > Nhấn OK.

Lỗi màu nền xanh

1.7. Hình ảnh không hiển thị sau khi chèn

Nếu như bạn đã chèn 1 ảnh vào trang Word nhưng hình ảnh đó lại không xuất hiện thì bạn phải làm thế nào? Bạn hãy:

Đầu tiện chọn thẻ File > Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show picture placeholders > Rồi nhấn OK.

Ảnh không hiển thị sau khi chèn

1.8. Định dạng trang văn bản

Việc định dạng trang văn bản trước khi in rất quan trọng bởi vì chắc hẳn bạn sẽ không muốn bản in của mình bị lệch hẳn ra các trang giấy, mất chữ văn bản. Để định dạng được đúng khổ giấy khi in thì bạn thực hiện như sau:

Chọn thẻ Layout > Đi đến phần Page Setup > Nhấn vào Size > Lựa chọn A4 để định dạng lại trang văn bản theo đúng khổ A4.

Định dạng trang văn bản

1.9. Bỏ đường viền quanh văn bản

Đường viền bao quanh văn bản chính là thứ có thể gây khó chịu cho bạn trong lúc làm việc? Cách loại bỏ như sau:

Chọn thẻ File > Options > Tiếp theo vào mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show text boundaries > Nhấn OK.

Bỏ đường viền quanh

1.10. Lỗi Word không phải hồi 

Đây là một lỗi khá phổ biến khi sử dụng Word, đặc biệt là với các dạng máy yếu và khi mở tệp file Word quá lớn sẽ dễ gây ra tình trạng bị đơ máy và dẫn đến lỗi Word không phản hồi. Hoặc cũng có thể là do các nguyên nhân sau:

- Do tiện ích của bên thứ ba như: Add-on và Plugin, xung đột chương trình.

- Do CPU hoặc bộ nhớ đang bị quá tải, mất nhiều thời gian để hoàn thành tác vụ.

- Do các phần mềm độc hại hoặc máy của bạn đang bị nhiễm virus.

Khi gặp lỗi này thì việc đầu tiên bạn cần làm là tắt file Word và mở lại để tránh trường hợp làm đơ máy, dẫn đến các phần mềm khác cũng sẽ bị lỗi tương tự. Cách tắt file Word khi gặp lỗi Not Responding như sau:

Click chuột phải vào thanh Ribbon > Task Manager > Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Processes > Nhấn chuột vào file Word đang bị lỗi > Chọn End task để tắt file Word đó đi.

Word không phản hồi

1.11. Bảng trong Word tự động nhảy trang

Lỗi tự động nhảy trang là lỗi khi bạn chèn thêm các table , hình ảnh hay sơ đồ vào Word thì các dữ liệu sẽ tự động nhảy sang trang mới dù trang Word trước đó vẫn còn đủ khoảng trống làm cho tài liệu của bạn mất đi tính chuyên nghiệp.

Nguyên nhân:

- Do phần mềm Word mà bạn sử dụng.

- Sao chép table từ một nơi khác và dán vào văn bản.

- Một lỗi thường gặp khi bạn sử dụng các table trong soạn thảo văn bản Word.

Cách để sửa lỗi này như sau: 

Mở file Word bị nhảy trang > Chọn Thẻ Home > Đến phần Paragraph > Chọn Mũi tên hướng xuống > Chọn tab Line and Page Breaks tại cửa sổ hiện lên > Bỏ tích chọn cả 4 ô ở phần Pagination > Nhấn OK để sửa lỗi nhảy trang trong Word.

Bảng tự động nhảy

1.12. Lỗi không bôi đen được văn bản

Nguyên nhân có thể là do bạn đã bật Unikey dưới quyền Administrator hay chế độ Run as Administrator. Việc chạy Unikey như vậy sẽ làm cho bạn không thể dùng chuột để chọn văn bản mà chỉ có thể click 2 lần chuột trái để chọn văn bản hoặc chọn ngoài lề của văn bản.

Cách để khắc phục lỗi:

Đầu tiên bạn hãy Thoát khỏi Unikey ở bên dưới thanh hệ thống > Sau đó nhấn chuột phải vào Unikey.exe > Và chọn Properties > Compatibility > Bỏ tích Run this program as an administrator > Cuối cùng nhấn OK để thực hiện sửa lỗi không bôi đen được trong Word.

Lỗi không bôi đen được

1.13. Bảng trong Word bị tràn ra khỏi lề

Nguyên nhân gây ra lỗi này là do bạn copy bảng từ một nguồn bất kỳ và dán vào file Word và vô tình kích thước của bảng bạn copy về lớn hơn kích thước khổ giấy.

Để sửa lỗi này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFit của Word như sau: Chọn toàn bộ bảng bị lỗi > Tiếp theo chọn thẻ Layout > AutoFit > AutoFit Window để làm cho bảng bị tràn vừa với khổ giấy mà file Word bạn đang mở.

Bảng trong Word bị tràn ra khỏi lề

1.14. Chuyển đổi đơn vị từ Inch sang Cm 

Đơn vị đo lường trong MS Word được mặc định là "inch", nhưng tại Việt Nam không thường sử dụng inch mà thường sử dụng đơn vị đo là "cm". Ngay cả trong các quy định về thể thức văn bản của nhà nước cũng được đo bằng "cm". Vì vậy khi soạn thảo văn bản nên chuyển đổi đơn vị đo lường trong Word thành "cm".

Thực hiện nhanh:

Nhấn vào File > Chọn Options > Tiếp đến nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Display > Tại mục Show measurement in units of > Chọn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK > Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

Thực hiện chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Sau đó nhấn vào tab File.

Tab File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Display > Tại mục Show measurement in units of > Nhấn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK.

Bấm ok

Bước 4: Lưu tài liệu và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

2. Lỗi khi đánh, gõ chữ trong Word

Nhắc đến lỗi thường gặp trong word không thể không nhắc lỗi đánh, gõ chữ trong word. Một số lỗi thường gặp khi đánh, gõ chữ trong word có thể kể đến như:

2.1. Lỗi gõ chữ "i" chuyển thành chữ "I"

Trong quá trình soạn thảo khi bạn gõ chữ "i" thì tự nhiên nó lại trở thành chữ "I", vấn đề này thường xảy ra đối với những người sử dụng công cụ gõ Unikey. Nguyên nhân chính là do ứng dụng tự sửa lỗi thông minh của Word. Thường là do bàn phím máy tính của bạn được thiết kế theo bảng chữ cái tiếng Anh.

Cách làm nhanh:

Để khắc phục hiện tượng này:

Đầu tiên nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Ở mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options... > Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Rồi nhấn OK.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Tiếp theo nhấn vào tab File.

Chọn tab file

Bước 2: Chọn vào Options.

Options

Bước 3: Hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

 AutoCorrect

Bước 4: Tại hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Bấm ok

Lưu ý: Hoặc bạn có thể xóa từ i trong danh sách các từ tự động sửa lỗi của MS Word với cách làm như sau:

Cách làm nhanh:

Vào File > Chọn Options > Nhấn nút Proofing > Ở mục AutoCorrect Options, nhấn vào AutoCorrect Options... > Ở hộp thoại Autocorrect, tiến hành quan sát bảng Replay - With > Kéo xuống nhấn vào hàng "i" được thay thế bằng "I" > Chọn Delete > Nhấn OK.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn mục tab File.

Tab File

Bước 2: Chọn Options.

Vào options

Bước 3: Tại vị trí hộp thoại Word Options > Hãy nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Nhấn vào AutoCorrect

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect > Đi đến bảng Replay - With > Kéo xuống nhấn vào hàng "i" được thay thế bằng "I" > Chọn Delete > Nhấn OK.

Nhấn OK

2.2. Lỗi khoảng trống của chữ khi gõ tiếng Việt

Khi soạn thảo và gõ văn bản trong Word, để gõ dấu trong tiếng Việt bạn sử dụng các công cụ gõ tiếng Việt như Unikey và Vietkey. Trong một vài trường hợp thì chữ tiếng Việt có dấu tự động bị tách ra và để lại một khoảng trắng ở giữa 2 chữ. Với trường hợp này lỗi xuất hiện có thể là do sự cố khi bạn sao chép và dán một đoạn văn bản hoặc có thể là do tự nhiên.

Để có thể khắc phục hiện tượng này bạn chỉ cần tắt chế độ sao chép và dán của Word:

Nhấn chọn File > Vào Options > Nhấn vào Advanced > Đi đến phần Cut, copy and paste > Ở mục Use smart cut and paste > Tiếp đến nhấn vào Settings > Ở hộp thoại Setting > Bỏ tích chọn Adjust sentence and word spacing automatically > Bấm OK để sửa lỗi cách chữ trong Word.

Lỗi khoảng trống

2.3. Chữ in hoa đầu dòng là nguyên âm có dấu bị thụt xuống

Khi muốn viết một từ in hoa ở đầu câu có dấu nhưng nó lại là các nguyên âm (i, y, ư, u, ê, ơ, ô, e, a, o,..). Trước khi viết bạn sẽ làm theo cách dưới đây để tránh bị thụt xuống:

Bước 1: Mở file Word > Và nhấn chọn vào tab File.

Tab File

Bước 2: Chọn đến Options.

Nhấn options

Bước 3: Hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Word Options

Bước 4: Tại hộp thoại Autocorrect bạn hãy bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK.

Bấm chọn ok

>> Xem thêm: 3 Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word đơn giản nhất

2.4. Viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên ký tự chữ hoa

Khi viết chữ in hoa trên Word thì việc bị lệch dấu là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, lỗi này vẫn có thể khắc phục bằng cách sau:

Tiến hành chọn thẻ File > Options > Mục Proofing > Tiếp theo click vào AutoCorrect Options > Hộp thoại hiện lên > Chọn tab AutoCorrect > Bỏ tích ở mục Correct Two initial Caption > Sau đó nhấn OK để sửa lỗi tiếng Việt bị lệch dấu khi viết hoa.

Viết chữ tiếng Việt

2.5. Chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Ngoài những lỗi thường gặp trong word như bên trên đã chia sẻ thì lỗi chữ dính lại với nhau khi gõ cũng là một trong những lỗi word phổ biến. Lỗi thường thường xảy ra khi bạn mở file làm việc nhưng nếu soạn thảo trên một file word mới thì lại không bị.

Nguyên nhân gây lỗi dính chữ (giữa các chữ không có khoảng trắng) bắt nguồn từ:

- Phần mềm bị xung đột.

- Do copy dữ liệu từ các phần mềm như: PDF, Excel,... sang word bị xung đột, không tương thích với nhau.

- Người dùng sử dụng phần mềm khác word để mở văn bản.

Khi gặp lỗi này bạn thực hiện cách khắc phục như sau: Tại giao diện word bạn chọn thẻ File => Chọn tiếp Options => Tiếp tục chọn mục Proofing => Ở phần When correcting spelling and grammar bạn lựa chọn bỏ tích chọn toàn bộ các ô => Cuối cùng nhấn OK để sửa lỗi dính chữ trong Word là xong.

Lỗi dính chữ trong word

2.6. Lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

So với lỗi dính chữ thì lỗi bị khoá không đánh được chữ trong word ít xảy ra hơn. Tuy ít xảy ra nhưng nó rất khó để khắc phục. Lỗi bị khoá không đánh được chữ trong word do 2 nguyên nhân chính gây nên đó là: 

- Do bạn không sử dụng bộ office bản quyền.

- Do người tạo file word đã chặn không cho người xem khác chỉnh sửa nội dung.

Cách sửa lỗi word này nhanh chóng nhất đó là: Bạn nhấn vào nút Enable Editing để mở khoá và thao tác được trên file Word.

Nhấn nút Enable Editing để mở khoá

2.7. Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau

Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau cũng là lỗi thường gặp trong word. Đây là một lỗi xảy ra khá phổ biến trong quá trình bạn soạn thảo văn bản. Nguyên nhân gây lỗi chính đó là:

- Do khoảng cách dòng đặt mặc định quá rộng.

- Do bạn không may đổi cài đặt khoảng cách.

- Do bạn copy từ một trang khác hoặc 1 file word khác có định dạng dòng cách xa nhau.

Cách khắc phục lỗi này nhanh nhất đó là: Bạn bôi đen đoạn văn bản bị giãn cách dòng => Chọn thẻ Home => Chọn mục Paragraph > Chọn Line & Paragraph Spacing => Chọn lại khoảng cách phù hợp.

Khắc phục lỗi từng hàng chữ cách xa nhau

2.8. Văn bản trong Word bị lỗi font

Lỗi văn bản word bị lỗi font xuất hiện khi bạn download file từ trên mạng hoặc khi bạn copy dữ liệu từ một máy tính khác. Khi bộ font sử dụng giữa 2 máy tính khác nhau sẽ là nguyên nhân khiến văn bản tải về bị lỗi font chữ.

Cách khắc phục lỗi word bị mất font khá đơn giản. Bạn chỉ cần sửa font trong word bằng Unikey. Hoặc bạn có thể bổ sung thêm nhiều bộ font mới để thuận tiện cho việc tải tài liệu từ trên mạng xuống là được. Vô cùng đơn giản và dễ dàng phải không nào!

3. Kết luận

Trên đây là các lỗi thường gặp trong mà chúng tôi tổng hợp được. Bên cạnh việc cung cấp các lỗi thường thấy, bài viết còn gợi ý cách khắc phục giúp bạn có thể dễ dàng sửa lỗi cơ bản và nhanh chóng. Những lỗi word này bạn sẽ rất dễ gặp phải trong quá trình sử dụng trình soạn thảo word. Để nắm được nhiều công cụ và thao tác sửa lỗi khác thì bạn đừng bỏ lỡ các khóa học word online trên Unica bạn nhé.