Hướng dẫn cách tạo header and footer trong word cho 1 hoặc nhiều trang

Bạn đã từng bắt gặp tình huống cần thêm thông tin như tiêu đề, số trang hoặc tên tệp vào trong tài liệu của mình? Microsoft Word sẽ giúp bạn làm điều này một cách dễ dàng thông qua tính năng Header - Phần tiêu đề và Footer - Phần chân trang. Tuy nhiên, có một số thủ thuật và tùy chọn tùy chỉnh ít người biết đến ở đây. Hãy cùng Unica khám phá những cách tạo header and footer trong word trên word. Tìm hiểu ngay.

1. Header and footer trong word là gì?

Header and footer (hay tiêu đề và chân trang) là hai phần quan trọng của một tài liệu văn bản, được đặt ở đầu và cuối của mỗi trang tương ứng. Chúng thường chứa các thông tin phụ như tiêu đề, số trang, tên tài liệu, ngày tháng hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn hiển thị liên tục trên các trang của tài liệu.

Tìm hiểu khái niệm Header and Footer trong Word

• Header (tiêu đề):

  • Được đặt ở đầu trang (thường là phía trên cùng).

  • Thường chứa tiêu đề của tài liệu hoặc một phần của tiêu đề, cùng với các thông tin như tên tác giả, tên công ty, ngày tháng và số trang.

• Footer (chân trang):

  • Được đặt ở cuối trang (thường là phía dưới cùng).

  • Thường chứa các thông tin liên quan đến việc định dạng trang như số trang, tên tệp, liên kết và các thông tin khác.

Sử dụng Header and footer (hay tiêu đề và chân trang) giúp tạo sự liên kết và sắp xếp thông tin trong tài liệu, cũng như giúp người đọc dễ dàng theo dõi và xác định thông tin trên từng trang.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo heading trong Word chi tiết nhất

2. Lợi ích của việc tạo Header and Footer trong Word

Tạo Header and Footer trong Word mang lại 4 lợi ích chính bao gồm:

• Tăng tính chuyên nghiệp và thống nhất cho tài liệu.

• Giúp người đọc dễ dàng xác định vị trí của mình trong tài liệu.

• Cung cấp thông tin quan trọng như tên tác giả, tiêu đề, ngày tháng, giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung của tài liệu.

• Hỗ trợ việc cập nhật và chỉnh sửa thông tin trong Header and Footer một cách tự động, giúp người soạn thảo tiết kiệm thời gian và công sức.

Việc tạo Header and Footer trong Word có nhiều mục đích và lợi ích

3. Cách tạo header and footer trong word

Ở phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách tạo header and footer trong word đối với tất cả các trang và ở các trang lẻ bất kỳ.

3.1. Cách tạo Header and Footer trong Word cho tất cả các trang

Cách làm header and footer trong word gồm các bước sau:

• Bước 1: Trên giao diện chính của trình soạn thảo Word, nhấn vào tab Insert trên thanh công cụ. Tiếp theo, chọn mục Header & Footer và lựa chọn kiểu Header mà bạn muốn sử dụng.

Chọn kiểu Header mà bạn muốn sử dụng

Để chọn Footer, bạn cũng nhấp vào tab Insert trên thanh menu, chọn Header & Footer và lựa chọn kiểu Footer mà bạn muốn sử dụng.

Chọn kiểu Footer mà bạn muốn sử dụng

• Bước 2: Sau khi chọn kiểu Header, nó sẽ xuất hiện trên đầu văn bản Word với dòng chữ Type Here.

Để nhập nội dung vào Header, bạn chỉ cần xóa dòng chữ Type Here và chèn nội dung mong muốn vào văn bản Word.

Để nhập nội dung vào Header, bạn chỉ cần xóa dòng chữ Type Here

• Bước 3: Tương tự, bạn cũng có thể nhập nội dung vào phần Footer bằng cách chèn vào ô Type Here.

Nhập nội dung vào Footer

Kết quả là đã có phần Header and Footer với nội dung bạn đã nhập vào.

3.2. Cách tạo header and footer trong word riêng lẻ cho từng trang 

Để tạo Header and Footer khác nhau cho mỗi trang tài liệu, bạn cần tuân theo các bước sau:

• Bước 1: Trên văn bản Word, đặt con trỏ chuột ở cuối trang mà bạn muốn tạo Header and Footer riêng biệt. Sau đó, chọn tab Page Layout trên thanh công cụ, nhấn vào mục Breaks và chọn tùy chọn Next Page.

Chọn Next Page

• Bước 2: Tiếp theo, trên tab Design, bạn nhấp đúp chuột vào mục Header hoặc Footer. Sau đó, bấm vào biểu tượng Link to Previous để ngắt liên kết của Header and Footer giữa các trang.

Bấm vào biểu tượng Link to Previous

• Bước 3: Cuối cùng, bạn nhập nội dung cho Header and Footer trong trang bạn muốn thay đổi tiêu đề.

Nhập nội dung cho Header and Footer

4. Cách xóa Header and Footer trong Word

Ở phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về cách xóa Header and Footer trong Word cho từng trường hợp cụ thể:

4.1. Cách xóa header and footer ở trang 1 của văn bản 

Đây là cách để thực hiện điều chỉnh Header and Footer trên trang đầu tiên của tài liệu:

• Bước 1: Truy cập vào trang đầu tiên của tài liệu. Sau đó, nhấp đúp chuột ở đầu trang để chuyển sang chế độ chỉnh sửa.

• Bước 2: Chọn Different First Page như hình minh họa.

• Bước 3: Nhấp vào Close header and footer để loại bỏ nội dung tiêu đề ở đầu trang và cuối trang trên trang đầu tiên. Sau khi thực hiện thao tác này, bạn cũng sẽ thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Tương tự, bạn có thể xử lý Footer bằng cách nhấn đúp chuột ở phần đầu trang, sau đó kéo xuống cuối trang để xóa nội dung ở Footer.

Xóa header and footer ở trang 1 của văn bản

4.2. Cách xóa tất cả header and footer ở tất cả các trang 

Dưới đây là các bước để xóa nội dung Header and Footer trên tất cả các trang của tài liệu:

• Bước 1: Trước tiên, nhấn đúp chuột vào bất kỳ nội dung Header nào trên bất kỳ trang nào để chuyển sang chế độ chỉnh sửa. Sau đó, bôi đen nội dung Header.

• Bước 2: Sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa tiêu đề. Sau đó, nhấn vào Header and Footer để thoát chế độ chỉnh sửa. Khi đó, tất cả nội dung trong tất cả các trang của tài liệu sẽ bị loại bỏ ngay tức thì.

Xóa tất cả header and footer ở tất cả các trang

Bạn cũng có thể xóa Footer bằng cách tương tự. Bạn cần nhấp đúp chuột vào phần đầu trang, sau đó kéo chuột xuống Footer và xóa nội dung theo cách tương tự như trên.

4.3. Cách xóa header and footer với tính năng Remove

Để xóa Header and Footer trong một trang Word bằng tính năng Remove, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Để xóa Header, bạn truy cập vào tab Insert trên menu. Sau đó, chọn mục Header và lựa chọn Remove Header để xóa hoàn toàn Header.

Chọn Remove Header

• Bước 2: Tương tự như với Header, để xóa Footer, bạn chọn tab Insert, sau đó click vào Footer. Tiếp theo, chọn mục Remove Footer để xóa Footer.

Chọn mục Remove Footer

4.4. Cách bỏ header and footer tại trang bất kỳ bằng Continuous

Để xóa header and footer của trang thứ hai trong một văn bản có 3 trang mà không ảnh hưởng đến trang 1 và 3, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trỏ chuột vào trang 1, sau đó chọn Layout hoặc Page Layout (tùy phiên bản). Tiếp theo, chọn Break và sau đó chọn Continuous để tách trang 1 ra khỏi trang 2.

Chọn Continuous

• Bước 2: Tiếp tục, trỏ chuột vào trang đầu tiên, sau đó chọn Layout hoặc Page Layout và chọn Break, sau đó chọn Continuous để tách trang 2 ra khỏi trang 3.

Chọn Continuous để tách trang 2 ra khỏi trang 3

• Bước 3: Nhấp đúp chuột vào phần đầu của trang thứ hai và chuyển sang chế độ chỉnh sửa. Sau đó, chọn Design và bỏ chọn Link to Previous.

Chọn Design và bỏ chọn Link to Previous

• Bước 4: Tiếp theo, nhấp đúp chuột vào cuối trang thứ hai để sửa nội dung của Footer. Sau đó, chọn tab Design và bỏ chọn Link to Previous.

Chọn tab Design và bỏ chọn Link to Previous

• Bước 5: Nhấp đúp chuột vào phần đầu của trang thứ ba để chuyển sang chế độ chỉnh sửa. Sau đó, chọn tab Design và bỏ chọn Link to Previous.

• Bước 6: Nhấp đúp chuột vào cuối trang thứ ba để sửa nội dung của Footer. Sau đó, chọn tab Design và bỏ chọn Link to Previous.

Chọn tab Design và bỏ chọn Link to Previous

Khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa header and footer của trang thứ hai mà không ảnh hưởng đến trang đầu tiên và trang thứ ba.

Để xóa nội dung của Header, bạn có thể nhấp đúp chuột ở đầu trang thứ hai, sau đó bôi đen nội dung tiêu đề và nhấn Delete trên bàn phím. Sau cùng, nhấn vào Close header and footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Tương tự, bạn có thể xóa Footer như vậy.

>> Xem thêm: Cách giãn dòng trong Word đơn giản và chi tiết nhất

5. Lưu ý khi tạo Header and Footer trong Word

Đây là phần văn bản độc lập với phần nội dung chính của tài liệu. Bạn không thể chọn, sao chép, dán hoặc chỉnh sửa header and footer cùng lúc với phần nội dung chính. Để thực hiện các thao tác này, bạn cần vào chế độ chỉnh sửa header and footer.

Header and footer có thể được thiết lập khác nhau cho từng phần, từng loại trang (chẵn hoặc lẻ) hoặc từng trang riêng lẻ của tài liệu. Để tạo header và footer khác nhau cho các phần này, bạn cần ngắt liên kết giữa các phần, loại trang hoặc trang riêng lẻ.

Có thể được cấu hình để không hiển thị trên trang đầu tiên, trang bìa hoặc các trang có ngắt trang khác nhau. Bạn cần chọn các tùy chọn phù hợp trong nhóm Options khi chỉnh sửa header and footer để thực hiện điều này.

Lưu ý khi tạo Header and Footer trong Word

6. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1. Nên sử dụng Continuous khi nào để tạo header and footer?

Continuous nên được sử dụng khi bạn muốn tạo header and footer khác nhau cho các phần của tài liệu mà không cần phải chuyển sang trang mới. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Continuous để tạo header and footer riêng biệt cho mỗi chương, mục hoặc đề mục trong tài liệu.

Câu 2. Vì sao cần ngắt liên kết giữa những trang văn bản khi xóa header, footer?

Việc ngắt liên kết là cần thiết vì nếu không làm như vậy, header and footer sẽ được áp dụng cho tất cả các trang có cùng loại ngắt trang. Ví dụ, nếu bạn xóa header and footer trên trang đầu tiên của một phần, header and footer sẽ bị xóa trên tất cả các trang của phần đó, trừ khi bạn ngắt liên kết giữa các trang.

Cần ngắt liên kết giữa những trang văn bản khi xóa header, footer

Câu 3. Có nên dùng nhiều header and footer trong văn bản?

Việc sử dụng nhiều header and footer phụ thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn muốn tạo một tài liệu phức tạp với nhiều phần, chương, mục hoặc đề mục khác nhau, việc sử dụng nhiều header and footer có thể giúp phân biệt chúng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo một tài liệu đơn giản và ngắn gọn, việc sử dụng một header and footer duy nhất cho toàn bộ tài liệu cũng là một lựa chọn.

Câu 4. Có cách nào xóa header, footer mà không cần thực hiện nhiều thao tác như trên?

Có, bạn có thể xóa header and footer một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng tính năng Remove. Chỉ cần chọn tab Insert, sau đó nhấn vào nút Header hoặc Footer và chọn Remove Header hoặc Remove Footer. Điều này sẽ xóa hoàn toàn header and footer khỏi tất cả các trang của tài liệu.

7. Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn về header and footer là gì, mục đích và lợi ích của việc tạo header and footer trong word, cách tạo header and footer trong word, chỉnh và xóa header and footer trong word, cũng như một số lưu ý và câu hỏi thường gặp về header and footer trong word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng được header and footer trong word một cách hiệu quả.