Bỏ túi ngay 4 cách xóa khoảng trắng trong Word đơn giản, nhanh chóng

Khi làm việc với Microsoft Word, việc quản lý khoảng trắng có thể trở thành một trong những thách thức không nhỏ và có thể gây ra phiền toái. Tuy nhiên, không cần phải lo lắng quá nhiều về việc này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 4 cách xóa khoảng trắng trong word đơn giản và nhanh chóng để loại bỏ những khoảng trắng không mong muốn trong Word. Bạn sẽ sớm nhận thấy rằng, việc tạo ra văn bản gọn gàng và chuyên nghiệp không còn là điều khó khăn.

Nguyên nhân xuất hiện khoảng trắng trong Word

Khoảng trắng trong Word là những chỗ trống không có ký tự nào giữa các từ, câu, đoạn văn hay trang giấy. Khoảng trắng trong Word có thể xuất hiện do nhiều nguyên nhân khác nhau, ví dụ:

- Do bạn nhập thừa khoảng cách, tab, enter hay các ký tự đặc biệt khi soạn thảo văn bản.

- Do bạn sử dụng các tính năng như Section Break, Page Break, Header, Footer hay Table of Contents để phân chia và sắp xếp văn bản.

- Vì thiết lập sai kích thước giấy, lề, khoảng cách dòng hay định dạng cho văn bản.

- Do chèn hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ hay đồ thị có kích thước lớn hơn không gian của trang giấy.

Khoảng trắng trong Word là những chỗ trống không có ký tự nào giữa các từ, câu, đoạn văn hay trang giấy

>> Xem thêm: Cách tạo và xóa Comment trong Word chi tiết nhất

Xóa các khoảng trắng trong word để làm gì?

Xóa khoảng trắng trong Word là một kỹ năng cần thiết cho những ai thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản. Xóa khoảng trắng trong Word có thể giúp bạn:

1. Cải thiện định dạng và thẩm mỹ

Bạn có thể xóa khoảng trắng trong Word để làm cho văn bản của bạn trông gọn gàng và đẹp mắt hơn. Bạn có thể loại bỏ những khoảng trống không cần thiết giữa các từ, câu hay đoạn văn để tạo ra sự liên kết và mạch lạc cho nội dung của bạn.

2. Giảm chỗ trống không mong muốn

Cách xóa khoảng trắng trong word sẽ giảm bớt số lượng trang giấy khi in ra. Bạn có thể xóa những trang trắng ở cuối cùng của văn bản, hoặc những trang trắng do Section Break hay Page Break tạo ra. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí và tài nguyên cho bạn.

3. Đảm bảo định dạng in ấn chính xác

Cách xóa khoảng trống trong word để đảm bảo rằng văn bản khi in ra sẽ giống như khi bạn soạn thảo trên màn hình. Bạn có thể xóa những khoảng trống do thiết lập sai kích thước giấy, lề hay khoảng cách dòng gây ra. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót và lỗi khi in ấn.

Đảm bảo định dạng in ấn chính xác

4. Tối ưu hóa không gian trang

Cách xóa khoảng trắng trong word sẽ giúp bạn tận dụng được không gian của trang giấy một cách hiệu quả. Bạn có thể xóa những khoảng trống khi chèn hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ hay đồ thị vào văn bản. Điều này sẽ giúp bạn hiển thị được nhiều nội dung hơn trong một trang giấy.

5. Loại bỏ khoảng trắng dư thừa

Cách bỏ khoảng trống trong word sẽ loại bỏ những ký tự thừa và không cần thiết trong văn bản. Bạn có thể xóa những khoảng cách, tab, enter hay các ký tự đặc biệt mà bạn không cố ý nhập vào khi soạn thảo văn bản. Điều này sẽ giúp bạn giảm được dung lượng và tăng được tốc độ xử lý của văn bản.

Việc xóa khoảng trắng trong Word sẽ loại bỏ những ký tự thừa và không cần thiết trong văn bản

4 Cách xóa khoảng trắng trong Word chi tiết nhất

Để xóa khoảng trắng trong Word, bạn có thể sử dụng một trong ba cách sau đây:

1. Cách xóa dấu cách trong word bằng phím Delete/Backspace 

Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để bỏ dấu cách trong word. Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ đến vị trí của khoảng trắng và nhấn phím Delete (nếu khoảng trắng nằm sau con trỏ) hoặc phím Backspace (nếu khoảng trắng nằm trước con trỏ). 

Bạn có thể nhấn liên tục phím Delete/Backspace để xóa nhiều khoảng trắng một lúc. Tuy nhiên, cách này chỉ hiệu quả khi bạn muốn xóa những khoảng trắng đơn lẻ và ít. Nếu bạn muốn xóa nhiều khoảng trắng cùng một lúc, bạn có thể sử dụng các cách khác sau đây.

Ví dụ: Cho đoạn văn bản sau đây:

Yêu cầu: Dùng phím Backspace để xóa toàn bộ khoảng trắng trong đoạn văn.

Cách xóa dòng trống trong word:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào trước chữ cái có khoảng trống trong đoạn văn. Ở đây, tôi sẽ đặt con trỏ chuột đằng trước chữ “thực”.

Đặt con trỏ chuột đằng trước chữ “thực”

- Bước 2: Nhấn phím Backspace trên bàn phím tới lúc không còn khoảng trắng giữa chữ “thực” và “cách”.

Xóa khoảng trắng thừa trong word​​​​​​​ giữa chữ “thực” và “cách”

- Bước 3: Thực hiện thao tác tương tự với các khoảng trắng khác trong đoạn văn. 

2. Cách xóa khoảng trắng trong word bằng Paragraph

Đây là cách hiệu quả và tiện lợi để xóa dòng trắng trong word. Bạn có thể sử dụng tính năng Paragraph để xóa các dòng trắng do enter, Section Break hay Page Break tạo ra.

2.1. Xóa trang trắng ở cuối cùng của văn bản

Cách xóa dòng trắng trong word ở cuối văn bản tương đối dễ như sau:

- Bước 1: Di chuyển con trỏ đến cuối văn bản.

- Bước 2: Tại thanh công cụ Home, bạn nhấn biểu tượng Paragraph. 

Nhấn biểu tượng Paragraph

- Bước 3: Sau đó bôi đen những ký tự ở trang trắng và nhấn Delete hoặc Backspace trên bàn phím để loại bỏ chúng.

Bôi đen và xóa khoảng trắng

2.2. Xóa trang trắng do Section Break hoặc Page Break

Nếu bạn muốn xóa trang trắng do Section Break hoặc Page Break tạo ra giữa văn bản, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph để hiển thị thông báo do lỗi của Page Break hoặc Section Break gây ra.

Nhấn vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph

- Bước 2: Đặt con chuột vào trước ký tự Page Break hoặc Section Break. Sau đó, bạn nhấn Delete để xóa trang trắng.

Xóa khoảng trắng 

2.3. Cách xóa khoảng trắng trong word khi chèn bảng

Nếu bạn muốn xóa trang trắng khi chèn bảng vào văn bản, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph, bôi đen khoảng trắng có ký tự Paragraph.

Nhấn vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph

Bước 2: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+D, khi cửa sổ Font hiện ra, bạn chọn Hidden rồi nhấn OK.

Chọn Hidden rồi nhấn OK

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Paragraph một lần nữa, toàn bộ trang trắng lúc này sẽ được xóa hết.

Xóa khoảng trắng trong bảng

3. Cách xóa khoảng trắng trong word bằng Find & Replace

Đây là cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian để xóa khoảng trắng trong Word. Bạn có thể sử dụng tính năng Find & Replace để tìm và thay thế các khoảng trắng trong văn bản một cách tự động.

Cách bỏ khoảng trắng trong word:

- Bước 1: Mở văn bản Word cần xóa khoảng trắng.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Mở hộp thoại Find and Replace

- Bước 3: Trong ô Find what, nhập ký tự khoảng trắng mà bạn muốn xóa. Bạn có thể nhập nhiều ký tự khoảng trắng liên tiếp để xóa nhiều khoảng trắng cùng một lúc.

- Bước 4: Trong ô Replace with, để trống hoặc nhập ký tự mà bạn muốn thay thế cho khoảng trắng. Bạn có thể nhập một ký tự khoảng trắng để giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ.

- Bước 5: Nhấn nút Replace All để thực hiện việc tìm và thay thế tất cả các khoảng trắng trong văn bản.

Kết quả xóa khoảng trắng

>> Xem thêm: Cách tạo và xóa Comment trong Word chi tiết nhất

4. Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng xuống dòng

Một trong những lỗi khoảng trắng dễ gặp nhất trong Word là khi bạn thực hiện thao tác xuống dòng. Vậy làm thế nào để khắc phục nhược điểm này? Mời bạn theo dõi ví dụ dưới đây:

Ví dụ: Cho đoạn văn chứa khoảng trắng.

Yêu cầu: Xóa khoảng trắng do thao tác xuống dòng gây ra trong đoạn văn trên.

Cách xóa khoảng trắng giữa các đoạn trong word:

- Bước 1: Mở công cụ Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H.

+ Nhập vào ô Find what: ^p,(^p là ký hiệu xuống dòng)

+ Nhập vào ô Replace with: một dãy ký tự tùy ý, ở đây vì mình chỉ cần cách nên sẽ nhập 1 dấu cách (khoảng trống).

Xóa khoảng trắng trong Word 

- Bước 2: Nhấn Replace All là bạn đã xóa được khoảng trắng xuống dòng.

Khám phá thêm tin học IC3 đến từ các chuyên gia Unica

>> Xem thêm: 2 Cách xóa Header and Footer trong Word 2016, 2010, 2007, 2003,

Kết luận

Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn bạn cách xóa khoảng trắng trong Word bằng ba cách khác nhau: sử dụng phím Delete/Backspace, sử dụng Paragraph và sử dụng Find & Replace. Tôi cũng đã giới thiệu một số lợi ích của việc xóa khoảng trắng trong Word cho việc soạn thảo và in ấn văn bản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn xóa khoảng trắng trong Word một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu các khóa học Word này hãy click tìm hiểu và đăng ký khóa học ngay bởi ưu đãi trên Unica rất có giới hạn. Hãy nhanh chóng sở hữu cho mình một khóa học hay nhất để bạn sớm trở thành bậc thầy tin học văn phòng nắm trong tay hàng loạt kiến thức và mẹo hay chỉ có những chuyên gia mới biết.