Nguyên nhân & cách loại bỏ thói quen trì hoãn công việc

Trì hoãn là một trong những thói quen rất hay gặp trong cuộc sống. Sự trì hoãn sẽ khiến cho tốc độ hoàn thành mục tiêu công việc bị giảm sút, thậm chí là bị ảnh hưởng một cách nghiêm trọng. Để có thể khắc phục tình trạng trên, Unica sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân và cách loại bỏ thói quen trì hoãn trong công việc vô cùng hiệu quả. 

1. Trì hoãn công việc là gì?

Trì hoãn không phải là một khái niệm xa lạ với mỗi chúng ta nữa. Trì hoãn là khi bạn kéo dài thời gian thực hiện công việc nào đó một cách có chủ đích, thay vì thực hiện nó ngay lập tức. Khi bạn muốn trì hoãn công việc, điều đó có nghĩa là bạn hoàn toàn có đủ khả năng và thời gian để hoàn thành nó nhưng bạn lại chọn kéo dài thời gian thực hiện, hoặc để nó lại chưa muốn làm hoặc đôi khi nó chính là nguyên nhân của sự lười biếng mà vô hình bạn không nhận ra.

Việc này sẽ khác so với việc bạn đang do dự về việc có nên làm một việc gì đó hay không, hoặc chưa có đủ thời gian, năng lực và nguồn lực để thực hiện nó. Trong những trường hợp trên, bạn có thể muốn thực hiện công việc này, nhưng có một hoặc một vài yếu tố khách quan đã ngăn cản bạn.

Thế nào là trì hoãn?

2. Biểu hiện của thói quen trì hoãn trong công việc

Thói quen trì hoãn trong công việc có thể được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Dưới đây là một số biểu hiện phổ biến của thói quen trì hoãn:

- Lười biếng: Người có thói quen trì hoãn thường có xu hướng lười biếng, không muốn làm việc hoặc làm việc ít nhất có thể, bạn cần biết đến cách chữa bệnh lười hiệu quả giúp khắc phục tình trạng cho bạn.

- Chỉ trích và phàn nàn: Họ có thể thường xuyên chỉ trích và phàn nàn về công việc hoặc môi trường làm việc của mình, thay vì tập trung vào giải quyết vấn đề.

- Sự chậm chạp: Người trì hoãn có thể làm việc chậm chạp và chưa hoàn thành công việc đúng thời gian. Họ có thể dành nhiều thời gian cho những việc không quan trọng thay vì tập trung vào công việc cần làm.

- Tập trung vào những việc khác: Họ có thể dành nhiều thời gian cho các hoạt động khác thay vì tập trung vào công việc cần làm, như lướt web, chơi game, xem phim, đọc sách, hoặc làm bất kỳ hoạt động nào khác mà không liên quan đến công việc.

- Thay đổi thường xuyên: Người trì hoãn có thể thay đổi công việc thường xuyên và không hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc khác.

- Stress và lo lắng: Họ có thể cảm thấy stress và lo lắng khi thời hạn công việc gần kết thúc. Khi đó, họ thường càng trì hoãn nhiều hơn.

- Thất bại trong quản lý thời gian: Họ có thể không quản lý được thời gian của mình, dẫn đến việc không hoàn thành công việc trong thời gian quy định.

3. Nguyên nhân dẫn đến sự trì hoãn công việc

Mục tiêu trừu tượng

- Mọi người có nhiều khả năng trì hoãn khi mục tiêu của họ mơ hồ hoặc trừu tượng, so với khi mục tiêu của họ cụ thể và được xác định rõ ràng.

Ví dụ, các mục tiêu như “có được thân hình cân đối” hoặc “bắt đầu tập thể dục” tương đối mơ hồ và do đó có khả năng dẫn đến sự trì hoãn. Ngược lại, mục tiêu như “đi tập thể dục vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu ngay sau giờ làm việc và dành ít nhất 30 phút trên máy chạy bộ, chạy tốc độ cao” là cụ thể và do đó có nhiều khả năng dẫn bạn đến hành động.

- Trong công việc cũng mới, thay vì ngồi suy nghĩ mục tiêu bao giờ bạn được lên vị trí leader thì có thể đưa ra các phương án hành động để có thể thực hiện mục tiêu đó một cách rõ ràng và cụ thể. 

- Hơn nữa, hãy lưu ý rằng ngoài việc thiếu định nghĩa rõ ràng, còn có những yếu tố khác có thể khiến mục tiêu trở nên trừu tượng. Ví dụ, theo  lý thuyết cấp thông minh, các mục tiêu được coi là rất khó xảy ra cũng được coi là tương đối trừu tượng. Điều này có nghĩa là nếu một người cảm thấy không chắc rằng họ sẽ đạt được một mục tiêu nhất định, điều này có thể khiến họ coi mục tiêu đó là trừu tượng, do đó có thể làm tăng khả năng họ sẽ trì hoãn nó.

Công việc quá tải làm chậm tiến độ hoàn thành

Phần thưởng sẽ giảm xa hơn trong tương lai

- Một trong những nguyên nhân của sự trì hoãn công việc chính là liên quan đến phần thường bạn sẽ nhận được sau những nỗ lực mà mình đã bỏ ra. 

- Mọi người thường trì hoãn các nhiệm vụ có liên quan đến phần thưởng mà họ sẽ chỉ nhận được một thời gian sau khi hoàn thành nhiệm vụ, vì mọi người có xu hướng giảm giá trị của phần thưởng trong tương lai, một hiện tượng được gọi là chiết khấu tạm thời hoặc  trì hoãn chiết khấu.

Ví dụ: sẽ dễ dàng hơn để giảm giá trị của việc đạt điểm cao trong một kỳ thi trong khi kỳ thi đó vẫn còn vài tuần so với khi nó chỉ còn vài ngày nữa, đó là một trong những lý do tại sao mọi người đợi đến ngay trước thời hạn để hoàn thành các công việc cần thiết.

- Lưu ý rằng mối quan hệ giữa thời gian cần thiết để nhận được phần thưởng và giá trị cảm nhận của phần thưởng đó thường không nhất quán, vì tỷ lệ chiết khấu giảm dần theo thời gian . Về cơ bản, điều này có nghĩa là phần thưởng trong tương lai càng xa thì thời gian càng ít gia tăng, khi làm giảm giá trị nhận thức của phần thưởng đó.

Lạc quan về tương lai

Lạc quan về tương lai

Mọi người đôi khi trì hoãn các nhiệm vụ vì họ lạc quan về khả năng hoàn thành các nhiệm vụ đó trong tương lai. Sự lạc quan này có thể liên quan đến hai điều chính, và cụ thể là khoảng thời gian có sẵn để hoàn thành nhiệm vụ, hoặc khả năng hoàn thành nhiệm vụ vốn có của một người. Luôn phó mặc tất cả mọi thứ cho ông trời quyết định mà không tự mình làm chủ, nỗ lực để theo đuổi hoàn thành nó.

Công việc quá tải hoặc stress

Mọi người đôi khi bị trì hoãn bởi họ cảm thấy khối lượng công việc bị quá tải so với khả năng cũng như thời gian của mình. Công việc được giao quá nhiều khiến bản thân bị căng thẳng, stress khiến họ không có đủ sức hoặc không muốn hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Cho nên đây là một trong những guyên nhân của sự trì hoãn.

Căng thẳng, mệt mỏi khiến công việc bị ảnh hưởng

Không thích công việc được giao

- Mọi người thường trì hoãn bởi vì họ không thích những nhiệm vụ mà họ cần phải thực hiện .

Ví dụ: nếu bạn cần thực hiện một cuộc điện thoại quan trọng cho người mà bạn không thích, bạn có thể sẽ trì hoãn thay vì chỉ hoàn thành công việc vì bạn không muốn nói chuyện với họ.

- Điều này xảy ra bởi vì, nói chung, mọi người càng thấy một nhiệm vụ nào đó không hấp dẫn, họ càng có xu hướng muốn tránh nó, và do đó, họ càng có nhiều khả năng trì hoãn.

- Lưu ý rằng có nhiều điều có thể khiến một người không thích một nhiệm vụ theo cách khiến họ trì hoãn thực hiện. Ví dụ, một người có thể trì hoãn vì họ cảm thấy một nhiệm vụ là bực bội, tẻ nhạt hoặc nhàm chán, hoặc họ có thể trì hoãn vì họ tin rằng có một khoảng cách giữa độ khó của nhiệm vụ và năng lực của họ, điều đó có nghĩa là họ cảm thấy rằng nhiệm vụ đó quá khó để họ xử lý.

Bị phân tâm bởi những điều xung quanh

Bị phân tâm bởi những điều xung quanh

Trong quá trình làm việc thay vì bạn chú tâm vào để hoàn thành công việc đúng tiến độ thì bạn lại đang bị ảnh hưởng bởi những tác nhân bên ngoài như không muốn bỏ dở tập phim, những thông báo trên mạng xã hội. Điều này gây lãng phí, tiêu tốn thời gian của bạn rất nhiều. Đặc biệt là những nền tảng mạng xã hội phát triển như ngày nay cũng là nguyên nhân làm cho bạn bị mất tập trung trong công việc.

Không có quyết tâm cao khi làm việc

Việc bạn không có quyết tâm cao trong quá trình thực hiện kế hoạch của mình, rất dễ khiến bạn rơi vào tình trạng kế hoạch sẽ bị bở dở và mục tiêu không thể hoàn thành được. Vậy nân bạn cần xác định rõ mục tiêu và quyết tâm cao trong quá trình làm việc. Động lực và sự quyết tâm chính là những điều quan trọng giúp bạn có thể hoàn thành tốt được mọi nhiệm vụ được giao, cho nên nếu đánh mất chúng thì bạn cũng sẽ không thể làm được điều gì.

Muốn kiểm soát mọi thứ

Trì hoãng công việc là bạn sẽ giữ được quyền kiểm soát hoàn toàn các công việc mình đang chịu trách nhiệm, nhưng điều đó cũng có nghĩa bạn chưa thực hiện các công việc đó. Nếu sự trì hoãn này diễn ra lâu sẽ ảnh hưởng tới sự phát triển của công việc. 

Thiếu tự chủ

Thiếu tự chủ

Những người không có tính kỷ luật cho bản thân rất dễ rơi vào tình trạng trì hoãn công vieecn, không hoàn thành đúng tiến độ cũng như thời hạn, thiếu sự chủ động trong công viêc. Bạn cần có trách nhiệm riêng với bản thân mình. Thế ỷ lại vào người khác, trong mọi việc luôn bị động và ảnh hưởng bởi người xung quanh nên khiến bạn không có tinh tự giác hoặc tự chủ trong mọi công việc của mình.

Không lên kế hoạch các việc cần làm

Biểu hiện của thói quen trì hoãn công việc là làm mọi việc tùy hứng không theo kế hoạch cụ thể nào. Bạn nên có kế hoạch rõ ràng, cụ thể các công việc cần làm trong một ngày, chỉ như vậy bạn mới biết và nắm rõ những đầu công việc mà mình cần phải thực hiện trong ngày hôm nay. Việc lên một bản kế hoạch cũng giúp bạn không bị quên đi những việc quan trọng mình cần làm để tránh sự trì hoãn công việc. Điều này sẽ giúp đạt được mục tiêu việc làm nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiềi đấy.

4. Tác hại của việc trì hoãn công việc

Việc trì hoãn công việc thường xuyên sẽ có những tác hại vô cùng trong thực thi công việc đơn cử như: 

Gây lãng phí thời gian

Khi thực hiện công việc, bạn chủ động đông việc, thực hiện theo kế hoạch, không trì hoãn công việc thì công việc sẽ đúng thời hạn và có nhiều thời gian để làm công việc khác. Bạn sẽ không dành thời gian tập trung vào công việc mà kéo dài nó, làm ảnh hưởng đến thời gian của bản thân và những người xung quanh. Đặc biệt nếu hoạt động theo nhóm, cần có sự phối hợp của tất cả mọi người với nhau.

Đánh mất nhiều cơ hội 

Có những cơ hội chỉ đến một thời điểm nào đó, nếu không chịu năm bắt sẽ tuột mất. Việc trì hoãn công việc sẽ khiến công việc bị đình trệ, không đảm bảo chất lượng công việc được giao và bị trì hoãn nhiều cơ hội phát triển. Cơ hội chỉ đến một lần với những người biết nắm lấy, sự trì hoãn sẽ làm bạn tuột mất nó vào tay của những người khác. Cụ thể là sự thăng tiến trong công việc cũng sẽ không có cơ hội đạt được.

Mất niềm tin và sự tôn trọng từ người khác

Sự sai lệch về thời gian do trì hoãn công việc cũng sẽ khiến bạn mất đi sự tôn trọng của người khác. Khó có thể cảm thông cho một người không tôn trọng cũng như chẳng thể tự thiết lập kỷ luật với chính bản thân mình, nhất là trong công việc. Nếu bạn duy trì tình trạng này trong một thời gian sẽ khiến người khác cảm thấy khó chịu và không tin tưởng giao công việc cho bạn nữa, qua đó mà làm giảm đi cái nhìn thiện cảm về bạn.

5. Cách loại bỏ thói quen trì hoãn hiệu quả nhất

Cách từ bỏ thói quen trì hoãn công việc

Nhận thức được lý do trì hoãn

- Khi quyết định trì hoãn công việc hay sự việc nào đó bạn cần nhận thức rõ được lý do mà mình sẽ trì hoãn. Bạn không biết bắt đầu từ đâu? Bạn thấy công việc này nhàm chán? Bạn sự thất bại? Bạn bị tác động bởi yếu tố ngoại cảnh? Mỗi nguyên nhân cần một cách tiếp cận khác nhau. Đây là một yếu tố quan trọng để bạn có thể lên kế hoạch và hướng thay đổi bản thân cho phù hợp.

Tổ chức lại cách làm việc

- Bạn cần tổ chức lại cách làm việc, vạch ra chiến lược kế hoạch cụ thể rõ ràng, lên outline, thực hiện chi tiết từng mục...

- Biết sắp xếp việc quan trọng làm trước và ít quan trọng xếp sau. 

- Một kế hoạch cụ thể sẽ giuos cho bạn theo dõi tiến hộ cũng như sửa chữa cần thiết nhanh chóng.

Đặt ra mục tiêu khả thi

- Một phần trong lý do khiến chúng ta trì hoãn công việc là ban chưa xác định được mục tiêu công việc hoặc mục tiêu của bạn quá cao siêu nên không thể thực hiện được. 

- Thay vào điều đó bạn nên đặt ra mục tiêu ngắn hạn và khả thi cho từng giai đoạn

Ngăn chặn những yếu tố gây xao nhãng

Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng với bạn trong quá trình làm việc như không gian bừa bộn, tiếng ồn quá lớn, thông báo từ tin nhắn điện thoại... Hãy xây dựng không gian làm việc ngăn lắp, sạch sẽ, ít ồn ào nơi mà chúng ta có thể chú tâm hơn vào trong công việc. Trong quá trình làm việc thì hãy tránh sử dụng điện thoại hay mạng xã hội, nó sẽ làm bạn không tập trung vào công việc mà bạn đang làm hoặc cách cai nghiện điện thoại hiệu quả bằng việc tập trung làm việc và tắt thông báo từ các ứng dụng mạng xã hội.

Đừng sợ thất bại

Đừng sợ thất bại

Cuối cùng, hãy luôn nhìn vào mặt tích cực của vấn đề. Học hỏi được từ những lần thất bại cũng là một thành công. Chỉ cần bạn quyết tâm đến cùng, lao động hăng say chắc chắn bạn sẽ đạt được thành quả như mình monng muốn. Hãy thử sức nhiều lĩnh vực khác nhau và đừng lo thất bại, vì nếu không làm bạn sẽ không biết mình hợp với công việc nào nhất.

Bạn hãy luôn nhìn vào những mặt tích cực của vấn đề, những lần thất bại là những lần bạn có được những kinh nghiệm, bài học quý báu rút ra cho bản thân. Thậm chí những nhất bại còn để bạn biết và nhận ra bạn không hợp với nó, bạn có thể thử những hướng đi khác. Không có điều gì mình quyết tâm làm mà lại không mang lại một lợi ích nào cả. Vì vậy đừng dung túng thói quen trì hoãn! Hãy hành động ngay hôm nay các bạn nhé!

Không đa nhiệm

Một trong những cách hết sự trì hoãn trong công việc đó chính là không đa nhiệm. Đa nhiệm nghe có vẻ ấn tượng nhưng nó không có tác dụng gì đối với năng suất. Thay vì cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ, hãy dẫn chúng về thói quen trì hoãn công việc, hoàn thành nó và sau đó chuyển sang dự án tiếp theo. Bạn sẽ hoàn thành công việc với tốc độ nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn.

Chia thành các nhiệm vụ nhỏ

Chia thành các nhiệm vụ nhỏ

Một trong những cách không trì hoãn đó chính là chia các nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ. Các nhiệm vụ lớn có thể quá sức, vì vậy bạn có thể tạm dừng chúng. Bí quyết là chia một nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ, sau đó chỉ tập trung vào phần công việc tiếp theo, có thể đạt được. Bỏ qua bức tranh lớn một lúc và chỉ giải quyết nhiệm vụ nhỏ tiếp theo. Đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng hình dung kết quả của nhiệm vụ nhỏ của mình. Tất nhiên, hãy ghi nhớ bức tranh lớn, nhưng đừng để nó làm bạn sợ hãi. Bằng cách nhận công việc to lớn đó và chia nhỏ nó thành một vài nhiệm vụ cụ thể đầu tiên, bạn có thể giảm bớt nỗi sợ hãi và giúp bản thân bắt đầu.

Sử dụng thời gian một cách hiệu quả

Thay vì dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động trên các trang mạng xã hội không thật sự cần thiết trong giờ làm việc như Facebook, youtube, hãy dành thời gian xử lý email, tin nhắn, ghi chú xung quanh các dự án của bạn và ghi lại bất kỳ ý tưởng nào bạn có thể có. Điều này cho phép tâm trí của bạn chuyển sang chế độ làm việc để khi bước vào không gian làm việc, bạn đã sẵn sàng và sẵn sàng tập trung vào dự án ngay lập tức.

Sắp xếp không gian làm việc có tổ chức

Sắp xếp không gian làm việc có tổ chức

Đối với nhiều người, sự trì hoãn kinh niên cũng đi đôi với sự vô tổ chức hoặc lộn xộn trong không gian làm việc.

Để làm việc hiệu quả hơn và luôn hoàn thành công việc, bạn sẽ muốn tạo một không gian làm việc có tổ chức, dựa trên năng suất và sự tích cực. Khi bạn đang cố gắng sắp xếp lại và chuyển hướng tâm trí của mình để thay đổi thói quen xấu, nơi làm việc của bạn cũng nên phản ánh những thay đổi tích cực này và phù hợp với mục tiêu mà bạn đang cố gắng hoàn thành.

Nói với ai đó về mục tiêu của bạn

Thật dễ dàng để quên các bài tập được giao hoặc bỏ qua nếu bạn là người duy nhất tự chịu trách nhiệm. Nếu bạn thực sự muốn hoàn thành một việc gì đó, hãy nói với bạn bè hoặc thành viên trong gia đình. Bây giờ có ai đó đang giữ bạn chịu trách nhiệm về mục tiêu của bạn. Bạn không thể rút lui hoặc bỏ qua nó. Như một phần thưởng bổ sung, bạn cũng có người để ăn mừng chiến thắng của mình, bất kể nhỏ như thế nào. Cho dù đó là đạt điểm A trong bài kiểm tra vật lý đó hay chỉ hoàn thành một dự án trước vài ngày, bạn bè của bạn sẽ ở đó để hỗ trợ bạn.

6. Tổng kết

Có thể nói rằng kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc. Một người có kỹ năng mềm tốt họ sẽ thường gặt hái được nhiều thành công và tự tin hơn. Để làm được điều này bạn cần thường xuyên trau dồi học hỏi kiến thức thực tế hoặc tham gia các khóa học kỹ năng mềm tại các trung tâm hoặc học online. 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân và phương pháp khắc phục thói quen trì hoãn. Việc trì hoãn thường xuyên không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công việc được giao mà nó còn ảnh hưởng đến mức lương thưởng mà bạn đang được nhận.