8 Cách viết Email hiệu quả, thu hút bạn nên áp dụng ngay

Như các bạn cũng đa biết, Email là một trong những công cụ được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến để tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua những thông tin hữu ích mà Email cung cấp. Thế nhưng làm thế nào để có thể khai thác và vận dụng Email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đừng quá lo lắng, Unica mời bạn đọc tham khảo một số cách viết Email hiệu quả thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé. 

1. Xem xét thông điệp và người nhận

Để học cách viết Email hiệu quả, trước tiên, hãy xem xét lý do tại sao bạn viết. Bạn muốn loại phản hồi nào? Bạn muốn truyền đạt thông điệp gì? Nếu bạn đang yêu cầu thông tin, nộp đơn xin việc, hãy đảm bảo rằng yêu cầu của bạn về hành động của người nhận là rõ ràng.

Tiếp theo, hãy xem xét quan điểm của người nhận. Họ cần thông tin gì để thực hiện hành động hoặc hiểu thông điệp của bạn? Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết (nhưng không quá mức). Biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt, như OMG hoặc LOL, không thích hợp cho các đơn xin việc và hầu hết các email doanh nghiệp.

2. Viết dòng chủ đề Email mô tả

Khi bạn viết email, bạn tuyệt đối không nên bỏ trống phần tiêu thư đề hoặc viết nội dung chung chung như ‘xin chào”. Những email có dòng tiêu đề như thế này có nhiều khả năng bị đưa vào hộp thư rác của người nhận hoặc đơn giản là bị bỏ qua. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy đặt tên của vị trí trong dòng tiêu đề. Nếu email là cho đồng nghiệp, hãy đặt dòng tiêu đề của bạn thành một cụm từ ngắn gọn tóm tắt mục đích của thư.

Lựa chọn tiêu đề hấp dẫn cho Email 

3. Kiểm tra chính tả và viết hoa

Sử dụng cách viết hoa chính xác. Hầu hết mọi người đều biết viết hoa đầu câu và danh từ riêng, nhưng nhiều người không làm như vậy trong email. Mặt khác, quá nhiều chữ in hoa có thể khiến người đọc mất tập trung. Tránh viết hoa tất cả các cụm từ, chỉ để nhấn mạnh, chữ cái đầu tiên của các từ không phải ở đầu câu hoặc danh từ riêng.

4. Sử dụng định dạng đơn giản trong Email

Một trong những cách cách viết Email hiệu quả đó là sử dụng định dạng trong Email. Hãy nhớ rằng các chương trình email đều hiển thị khác nhau. Những gì trông được căn chỉnh hoàn hảo trên màn hình của bạn có thể chạy cùng nhau trên màn hình của người khác. Vì lý do này, hãy tránh dán tài liệu xử lý văn bản có định dạng cao, như sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc, vào email. Sử dụng các tài liệu được viết ở định dạng văn bản thuần túy. 

Làm cho đoạn văn ngắn gọn. Giống như các khoảng thời gian, ngắt đoạn văn giúp cho mắt người đọc được nghỉ ngơi. Ai đó đọc email trên điện thoại di động sẽ được hưởng lợi từ các đoạn văn ngắn. Nhưng hãy cẩn thận để vẫn tuân theo các quy tắc cơ bản liên quan đến đoạn văn.

Sử dụng định dạng Email đơn giản

5. Tránh trích dẫn có thể gây khó chịu cho người đọc

Ngày càng có nhiều bạn thấy trích dẫn ở cuối email. Một số là những câu trích dẫn truyền cảm hứng tích cực, chẳng hạn như "Hãy trở thành người giỏi nhất có thể mỗi ngày", những câu này rất ổn. Tuy nhiên, tránh những câu trích dẫn có ý nghĩa tôn giáo, những câu trích dẫn có thể được coi là loại trừ người khác vì nó có thể mang nội dung xúc phạm đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhà cung cấp, điều này có thể dẫn đến mất năng suất và kinh doanh.

6. Giải thích lợi ích trong Email của bạn

Nhiều chuyên gia kinh doanh không hiểu sự khác biệt giữa các tính năng và lợi ích. Các tính năng mô tả những gì sản phẩm của bạn làm. Một lợi ích giải thích cách một tính năng giúp ích cho người đọc của bạn.

Đừng cho rằng người đọc email của bạn đã biết tại sao điều gì đó lại quan trọng đối với họ. Đảm bảo rằng email của bạn giải thích cách người đọc của bạn được hưởng lợi từ những nội dung có giá trị mà bạn cung cấp trong Email. 

Nếu lợi ích mà người dùng sẽ nhận được thông qua Email

7. Kêu gọi hành động (CTA) 

Bạn nên nhớ rằng, mục đích cuối cùng của mỗi chiến dịch Email Marketing đó là thúc đẩy hành động của khách hàng truy cập vào website của doanh nghiệp bạn và kết thúc bằng việc mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Chính vì vậy, hãy kết thúc Email của bạn bằng một lời kêu gọi hành động thật rõ ràng. Tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn cách thiết kế CTA phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những vấn đề sau khi đặt CTA trong Email của mình:

- Lời kêu gọi hành động phải thật ấn tượng để thu hút khách hàng

- Lời kêu gọi hành động phải được đặt ở những vị trí nổi bật nhất và là một yếu tố không thể thiếu khi triển khai cách làm email marketing hiệu quả.

- Bạn có thể thiết kế những lời kêu gọi bằng hình ảnh ngắn gọn, đẹp mắt, trực diện,... hay những lời kêu gọi có thể viết dưới dạng tình huống, gợi sự tò mò, đưa ra lợi ích cho khách hàng giúp “kích thích” khách hàng nhanh chóng hơn.

- Một số cụm từ thông dụng bạn có thể áp dụng trong lời kêu gọi hành động đó là: “Mua hàng ngay để được...”, “Tìm hiểu thêm thông tin tại...”, “Yêu cầu dùng thử...”, “Đăng ký ngay bây giờ”.

8. Cá nhân hóa Email của bạn đến đúng đối tượng khách hàng

Những chiến dịch gửi Email được cá nhân hóa và phân đoạn có mức hiệu suất cao hơn, mang lại kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp (ví dụ như tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột so với Email được phân đoạn sẽ cao hơn so với những Email không được cá nhân hóa). Theo nghiên cứu của Direct Marketing Association cho rằng: “Các Email phân đoạn và nhắm mục tiêu tạo ra 58% tổng doanh thu cho các nhà tiếp thị, và 36% doanh thu từ các Email được gửi đến các lựa chọn mục tiêu cụ thể”. Danh sách email của bạn càng cụ thể, được phân loại càng chi tiết bạn càng có khả năng cá nhân hóa dòng chủ đề và cung cấp những nội dung phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu và có liên quan đến người nhận email đó. 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu cách viết Email hiệu quả. Một gợi ý cho bạn đọc giải pháp cho những ai lỡ quên mật khẩu gmail tìm hiểu ngay.