Hướng dẫn sử dụng track change trong word đầy đủ, chi tiết

Track Change trong word là chức năng theo dõi lịch sử rất hữu ích. Đây được xem là một trong những tính năng quản lý văn bản rất hữu ích mà Microsoft Word cung cấp cho người dùng. Tuy vậy đến thời điểm hiện tại, tính năng này vẫn được ít người biết đến. Để hiểu rõ hơn về tính năng Track Change, cách sử dụng Track Changes trong Word bạn hay tham khảo bài viết sau nhé.

1. Track change trong word là gì?

Track Changes là tính năng theo dõi các thay đổi trên file word. Track Changes sẽ ghi lại mọi sự thay đổi, chỉnh sửa, thêm hoặc bớt nội dung (hình ảnh), nhận xét,... trong file word. Nói dễ hiểu hơn, Track Change hỗ trợ bạn quản lý mọi sự thay đổi của file word một cách hiệu quả, nhanh và chính xác. Đây là một tính năng vô cùng hữu ích khi bạn dùng chung file word với nhiều người.

Ngoài ra chức năng của Track Changes đó là giúp bạn chỉnh sửa tài liệu bằng cách theo dõi quá trình chèn, xóa, thêm bớt, thay thế và thay đổi định dạng đã được thêm vào trong file Word của mình. Track Changes đặc biệt rất hữu ích khi bạn đang chia sẻ tài liệu với mọi người khác, vì nó cho phép bạn xem chính xác những thay đổi nào đã được thực hiện và bởi ai.

Ngoài ra, Track Changes cũng cung cấp nhiều quyền lợi hơn cho chủ sở hữu của tài liệu, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu.

Track change trong word

>> Xem thêm: 2 Cách đổi tên File Word đơn giản, chi tiết nhất

2. Cách mở track change trong word

Để mở Track Changes, bạn hãy chọn Review, trong phần Tracking bấm chọn Track Changes.

Chọn Review

Như vậy là bạn  đã mở thành công tính năng Track Change trong word.

Bạn cũng có thể mở tính năng Track Change trên word bằng bộ phím tắt Ctrl + Shift + E.

3. Cách sử dụng Track Changes trong Word

Khi đã bật tính năng Track Change, bạn hãy chú ý đến cách dùng track change trong word. Cụ thể hơn là chú ý đến việc theo dõi sự thay đổi trên file word. Khi bạn chọn mục Track Change trên thanh công cụ, bảng tùy chỉnh sẽ hiển thị một số lựa chọn sau:

- For Everyone: Khi bạn chọn tính năng này bạn có thể theo dõi sự thay đổi trên file word do tất cả mọi người tạo ra. 

- Just Mine: Khi bạn chọn tính năng này bạn chỉ có thể theo dõi sự thay đổi trên file word do chính bạn tạo ra. 

Cách sử dụng Track Changes trong Word

4. Các tính năng của track change trong word

Có rất nhiều cách bỏ track change trong word. Bạn có thể tham khảo chi tiết cách dùng Track Change trên word thông qua 4 tính năng chính dưới đây nhé.

4.1. Thay đổi cài đặt cho Track Changes trong Word

Để thay đổi cài đặt cho Track Changes bạn hãy thực hiện theo trình tự sau đây: 

- Bước 1: Khi bạn đã bật tính năng Track Change, trên thanh công cụ sẽ hiển thị mục Tracking kèm mũi tên trỏ xuống. Lúc này bạn hãy nhấn chọn vào mũi tên ở mục Tracking.

Tracking

- Bước 2: Lúc này hộp thoại Track Changes Options sẽ xuất hiện, bạn có thể tùy chỉnh các lựa chọn. Nếu muốn chỉnh sửa nâng cao hãy nhấn vào Advanced Options.

Chỉnh sửa nâng cao

- Bước 3: Ở hộp thoại Advanced Track Changes Options, bạn có thể thay đổi màu sắc và đánh dấu các thay đổi tùy theo nhu cầu của mình. Sau khi chỉnh xong nhấn OK.

Chọn vào ok

- Bước 4: Quay trở lại hộp thoại Track Changes Options ban đầu, nhấn OK lần nữa để lưu thay đổi.

Lưu lại

4.2. Thay đổi tên người dùng

Để thay đổi tên người dùng Track Change trong word bạn hãy thực hiện theo trình tự hướng dẫn sau đây:

- Bước 1: Nhập phần mũi tên ở phần Tracking.

Tracking

- Bước 2: Khi đó hộp thoại Track Changes Options sẽ hiện ra, bạn chỉ cần nhấn vào Change User Name.

Thay đổi tên

- Bước 3: Lúc này hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện, ở tab General bạn tìm đến mục Personalize your copy of Microsoft Office và thay đổi tên ở ô User Name. Sau đó nhấn OK để lưu.

Bấm ok

- Bước 4: Quay trở lại hộp thoại Track Changes Options ban đầu, nhấn OK lần nữa để lưu thay đổi.

Lưu thay đổi

4.3. Thay đổi kiểu trình bày và các loại Markup hiện ra

Để thay đổi kiểu trình bày và các loại Markup hiển thị khi dùng Track Change, bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn sau: 

- Bước 1: Khi bạn đã bật Track Change, trên thanh công cụ sẽ hiển thị thêm một số tính năng của Track Change. Để thay đổi kiểu trình bày, bạn hãy nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh biểu tượng 2 trang giấy có 2 mũi tên đảo chiều. Lúc này sẽ có 1 bảng tùy chọn hiển thị.

All Markup 

Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, bạn hãy chọn vào Original.

Original

- Bước 2: Bạn cũng có thể chọn những loại Markup được hiện ra bằng cách chọn Show Markup và bỏ chọn hoặc kích chọn vào những loại phù hợp như:

- Comments: Ghi chú của những người chỉnh sửa.

- Insertions and Deletions: Các phần được thêm và phần xóa.

- Formatting: Toàn bộ chỉnh sửa về định dạng.

- Balloons: Các thành phần sẽ hiển thị ở phía bên phải.

- Specific people: Hiển thị những người chỉnh sửa.

Tùy chọn

4.4. Xem các thay đổi trong một cửa sổ khác

Để có thể xem cụ thể các thay đổi trong 1 cửa sổ khác, bạn hãy chọn Reviewing Pane và chọn Reviewing Pane Vertical (cách xem dọc) hoặc Reviewing Pane Horizontal (cách xem ngang).

Chọn kiểu xem

Lúc này cửa sổ xem các thay đổi sẽ được hiển thị dọc hoặc ngang tùy theo bạn lựa chọn.

Xem lại thay đổi

>> Xem thêm: Cách bỏ formatted trong Word chỉ mất vài phút

5. Cách tắt track change trong word

Cách xóa track change trong word thực hiện theo 1 trong 2 cách sau đây:

- Cách 1: Bạn tắt tính năng Track Change và đồng ý lưu lại các thay đổi. 

Bạn hãy vào mục Accept trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking.

Chọn Accept 

- Cách 2: Ngoài cách tắt tracking trong word trên nếu bạn muốn tắt tính năng Track Change và không lưu các thay đổi thì bạn thực hiện như sau:

Bạn hãy vào mục Reject trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp Reject All Changes and Stop Tracking.

Chọn Reject

6. Kết luận

Ở mỗi phiên bản word tính năng Track Change có đôi chút khác biệt. Tuy vậy, về cơ bản cách dùng và thao tác thực hiện là tương tự nhau. Hy vọng với những chia sẻ chi tiết về track change và cách dùng Track Change trong word mà chúng tôi vừa chia sẻ trên đã giúp bạn biết thêm một tính năng hữu ích của word. Chúc bạn luôn tự tin với kỹ năng word của mình.