Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản

Bạn đang muốn biết các quy tắc gõ văn bản trong word nhưng bạn không biết cách làm như thế nào? Bên cạnh đó, bạn cũng muốn biết lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản ở trong word và bộ quy tắc gõ văn bản thì không nên bỏ qua nội dung dưới đây. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các quy tắc gõ văn bản ở trong word, cũng như cách gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey. Bạn cũng sẽ biết được cách sửa các lỗi như lỗi nhảy chữ, lỗi mất chữ, lỗi dấu chấm, lỗi căn đều, lỗi vẽ hình và lỗi dấu đoạn văn trong word. Hãy cùng Unica tìm hiểu nhé!

Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word

Gõ văn bản trong word là một kỹ năng soạn thảo văn bản cơ bản và quan trọng trong word. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, lưu và chia sẻ các văn bản word một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn không tuân thủ các quy tắc gõ văn bản trong word, bạn có thể gặp phải một số vấn đề như sau:

- Văn bản của bạn sẽ bị đánh giá thấp về mặt chất lượng và chuyên nghiệp. Bạn sẽ không thể trình bày được nội dung, ý tưởng và thông điệp của văn bản một cách rõ ràng và logic. Bạn cũng sẽ không thể tuân thủ được các quy chuẩn và tiêu chuẩn về viết văn bản như định dạng, kiểu chữ, cách trình bày,…

- Văn bản của bạn sẽ không tạo được sự ấn tượng và thiện cảm tốt cho mọi người đọc. Bạn sẽ không thể thể hiện được sự tôn trọng và chăm sóc đến người đọc. Bạn cũng sẽ không thể gây được sự chú ý và hứng thú cho người đọc. Bạn có thể bị coi là một người thiếu kiến thức, kỹ năng và thái độ trong viết văn bản.

- Văn bản của bạn sẽ không thu hút được nhiều người đọc. Bạn sẽ không thể truyền đạt được thông tin, kiến thức và ý kiến của mình đến nhiều người. Bạn cũng sẽ không thể nhận được nhiều phản hồi, góp ý và đánh giá từ người đọc. Bạn có thể bị bỏ qua hoặc bị lãng quên trong thế giới văn bản.

Không tuân thủ các quy tắc gõ văn bản trong word sẽ dẫn tới một số vấn đề

>> Xem thêm: Hướng dẫn định dạng văn bản trong Word chuẩn nhất

Vì vậy, việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong word là rất cần thiết và hữu ích cho bạn. Bạn sẽ nhận được những lợi ích sau đây:

Văn bản của bạn sẽ được đánh giá cao về mặt chất lượng và chuyên nghiệp. Bạn sẽ có thể trình bày được nội dung, ý tưởng, và thông điệp của văn bản một cách rõ ràng và logic. Bạn cũng sẽ có thể tuân thủ được các quy chuẩn và tiêu chuẩn về viết văn bản, như định dạng, kiểu chữ, cách trình bày,…

- Văn bản của bạn sẽ tạo được sự ấn tượng và thiện cảm tốt cho mọi người đọc. Bạn sẽ có thể thể hiện được sự tôn trọng và chăm sóc đến người đọc. Bạn cũng sẽ có thể gây được sự chú ý và hứng thú cho người đọc. Bạn sẽ được coi là một người có kiến thức, kỹ năng, và thái độ tốt trong viết văn bản.

- Khi thực hiện quy tắc gõ dấu trong word, văn bản của bạn sẽ thu hút được nhiều người đọc. Bạn sẽ có thể truyền đạt được thông tin, kiến thức, và ý kiến của mình đến nhiều người. Bạn cũng sẽ nhận được nhiều phản hồi, góp ý và đánh giá từ người đọc. Bạn sẽ được chú ý và nhớ đến trong thế giới văn bản.

Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word

Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word

Để hiểu các quy tắc gõ văn bản trong word, bạn cần biết các thành phần của văn bản, con trỏ soạn thảo, quy tắc gõ văn bản, và cách gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey. Bạn có thể tham khảo như sau:

1. Các thành phần của văn bản

Văn bản là một tập hợp các ký tự, từ, câu, đoạn, và trang được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để truyền đạt một nội dung nào đó. Văn bản có thể được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, như tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp,… Văn bản có thể được lưu dưới nhiều định dạng khác nhau, như .doc, .docx, .pdf, .txt,… Trong word, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, lưu, và chia sẻ các văn bản một cách dễ dàng.

Các thành phần của văn bản trong word bao gồm:

- Ký tự: Là một đơn vị nhỏ nhất của văn bản, bao gồm các chữ cái, số, dấu câu, khoảng trắng, và các ký hiệu khác. Ví dụ: A, B, C, 1, 2, 3, ., , ?, !, @, #, v.v…

- Từ: Là một nhóm các ký tự liên kết với nhau để tạo ra một ý nghĩa. Ví dụ: anh, em, bạn, tôi, văn, bản, word, v.v…

- Dòng: Tập hợp tất cả các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.

- Câu: Là một nhóm các từ liên kết với nhau theo một quy luật ngữ pháp để tạo ra một ý nghĩa hoàn chỉnh. Ví dụ: Anh yêu em. I love you. Je t’aime. v.v…

- Đoạn: Là một nhóm các câu liên quan đến một chủ đề chung hoặc một ý chính. Ví dụ: Đoạn văn giới thiệu bản thân. Paragraph introducing yourself. Paragraphe se présentant. v.v…

- Trang: Là một đơn vị lớn nhất của văn bản, bao gồm nhiều đoạn được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để tạo ra một văn bản hoàn chỉnh. Ví dụ: Trang bìa, trang mục lục, trang nội dung, trang tài liệu tham khảo,…

Các thành phần của văn bản

2. Con trỏ soạn thảo

Con trỏ soạn thảo là một ký hiệu nhỏ có hình dạng như một đường thẳng đứng nhấp nháy ở vị trí bạn đang gõ văn bản trong word. Con trỏ soạn thảo cho biết bạn đang gõ văn bản ở đâu trong văn bản. Bạn có thể di chuyển con trỏ soạn thảo bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím. Bạn có thể di chuyển con trỏ soạn thảo theo các cách sau:

- Bằng chuột: Bạn chỉ cần kích chuột trái vào vị trí bạn muốn gõ văn bản trong word. Bạn sẽ thấy con trỏ soạn thảo nhảy đến vị trí đó.

- Bằng bàn phím: Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên (←, →, ↑, ↓) để di chuyển con trỏ soạn thảo sang trái, sang phải, lên trên, hoặc xuống dưới một ký tự. Bạn cũng có thể sử dụng các phím Home, End, Page Up, Page Down, Ctrl + Home, Ctrl + End, Ctrl + ←, Ctrl + →, Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ để di chuyển con trỏ soạn thảo đến đầu dòng, cuối dòng, đầu trang, cuối trang, đầu văn bản, cuối văn bản, sang trái một từ, sang phải một từ, lên trên một đoạn, hoặc xuống dưới một đoạn.

3. Quy tắc gõ văn bản trong word

Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu là: (.) (,) (:) (;) (!) (?) được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng ngay trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.

Sử dụng dấu ngắt câu

- Các dấu mở ngoặc: (, [, {, <, ‘,=""> sẽ được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng ngay trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.

Dùng dấu mở ngoặc

- Các dấu đóng ngoặc: ), ], }, >, ’, ” đặt sát vào kí tự cuối cùng từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó nên khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu là các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.

Quy tắc gõ văn bản có dấu đóng ngoặc

- Giữa các từ chỉ dùng đúng 1 phím cách để phân cách.

- Nhấn phím Enter để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.

>> Xem thêm: Hướng dẫn nhập văn bản bằng giọng nói Word chỉ mất 10 giây

Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.

4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey

Khi thực hiện cách gõ văn bản trong word mà bạn muốn gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn sẽ sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt đó là Unikey.

- Bảng gõ chữ Tiếng Việt cách gõ VNI (Bảng mã Unicode).

Gõ VNI

- Quy tắc gõ dấu câu trong word với cách gõ TELEX (Bảng mã Unicode).

Gõ Telex

Các lỗi thường gặp khi thực hiện quy tắc soạn thảo văn bản trong word

Trong quá trình gõ văn bản trong word, bạn có thể gặp phải một số lỗi thông thường như lỗi nhảy chữ, lỗi mất chữ, lỗi một chữ thì có một dấu chấm, lỗi khi thực hiện vẽ hình bằng Draw có khung, lỗi có các dấu (¶, , . ),... trong văn bản. Bạn có thể khắc phục các lỗi này bằng các cách sau:

1. Lỗi nhảy chữ trong Word

Đây là lỗi khi bạn gõ văn bản trong word, các chữ bị nhảy lên xuống hoặc sang trái phải một cách bất thường. Nguyên nhân của lỗi này có thể là do bạn đã bật chức năng Overtype, một chức năng cho phép bạn ghi đè lên các ký tự đã có sẵn trong văn bản. Mỗi phiên bản Word gặp phải lỗi này sẽ có cách khắc phục như sau:

1.1. Với Word 2016, 2013, 2019

- Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn chọn File > Tìm và chọn Options. Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị hộp thoại Word Options.

Chọn Options

- Bước 2: Click chọn Advanced ở khung bên trái như hình dưới đây. Tiếp theo tìm và bỏ tích tùy chọn Use smart cut and paste rồi nhấn chọn OK để sửa lỗi nhảy chữ trong Word.

Chọn Use smart cut and paste

Không chỉ cách trên, bạn có thể áp dụng cách khác để sửa lỗi nhảy chữ trong Word bằng cách:

- Bước 1: Nhấn chọn nút Settings nằm kế bên tùy chọn Use smart cut and paste.

- Bước 2: Trên cửa sổ hiển thị trên màn hình, bạn tìm và bỏ tích ô nằm kế bên tùy chọn Adjust sentence and word spacing automatically.

Chọn Adjust sentence and word spacing automatically

1.2. Với Word 2007 và 2010

- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Office nằm góc trên cùng bên trái màn hình > Chọn Word Options.

Chọn Word Options

- Bước 2: Trên cửa sổ Word Options, bạn nhấn chọn tab Advanced. Sau đó, bạn tìm và click chọn nút Settings trong mục Cut, copy, paste như bên dưới:

Click chọn nút Settings trong mục Cut, copy, paste

- Bước 3: Trên cửa sổ Settings, bạn tìm và bỏ tích tùy chọn Adjust sentence and word spacing automatically rồi click chọn OK để lưu thay đổi.

Chọn Adjust sentence and word spacing automatically

1.3. Với Word 2003

- Bước 1: Trên cửa sổ tài liệu Word bị lỗi nhảy chữ, bạn chọn Tools rồi nhấn Options.

Nhấn Options

- Bước 2: Trên cửa số Options, chọn Tab Edit rồi click chọn nút Settings.

Chọn nút Settings

- Bước 3: Tìm và bỏ tích ô nằm kế bên tùy chọn Adjust sentence and word spacing automatically. Cuối cùng là click vào OK.

Chọn Adjust sentence and word spacing automatically

2. Lỗi một chữ thì có một dấu chấm

Đây là lỗi phổ biến khi bạn thực hiện cách đánh văn bản trong word, mỗi chữ đều có một dấu chấm ở phía sau. Nguyên nhân của lỗi này có thể là do bạn đã bật chức năng AutoCorrect, một chức năng cho phép bạn tự động sửa lỗi chính tả, dấu câu hoặc định dạng trong văn bản. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn chọn tab File, sau đó chọn Options (biểu tượng hình bánh răng).

- Bước 2: Trong cửa sổ Word Options, chọn Proofing, sau đó nhấn vào nút AutoCorrect Options (biểu tượng hình chữ A có dấu check).

- Bước 3: Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn tab AutoFormat As You Type, sau đó bỏ chọn ô Ordinals (1st) with superscript trong phần Automatically as you type. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để lưu thay đổi.

- Bước 4: Bạn sẽ thấy lỗi một chữ thì có một dấu chấm trong word đã được khắc phục.

3. Lỗi căn lề trang in không chính xác

Khi bạn in văn bản Word mà bạn vừa soạn thảo, bạn có thể gặp phải lỗi lề không đúng như bạn đã thiết lập trên Word. Lý do của lỗi này là do bạn chưa chọn đúng kiểu giấy cho văn bản. Ví dụ, bạn đang dùng khổ giấy A4 là (210mm x 297mm) để in, nhưng trong Word lại chọn kiểu giấy Letter (215mm x 279,4mm). Để sửa lỗi này, bạn cần đổi kiểu giấy trong Word thành A4. Bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Mở file Word cần sửa > Click chọn tab Layout (Page layout) > Click chọn Margins > Click Custom Margins…

Click Custom Margins

- Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, bạn chọn tab Paper. Sau đó, bạn tìm đến mục Paper size > Chọn kiểu giấy A4 > Nhấn OK để lưu thay đổi.

Chọn khổ giấy và nhấn OK

- Bước 3: In lại file Word đã đổi kiểu giấy.

4. Lỗi khi thực hiện vẽ hình bằng Draw có khung

Đây là lỗi khi bạn vẽ hình bằng chức năng Draw trong word, các hình vẽ của bạn đều có một khung bao quanh, làm mất đi tính thẩm mỹ của hình vẽ. Nguyên nhân của lỗi này có thể là do bạn đã bật chức năng Text Wrapping, một chức năng cho phép bạn điều chỉnh cách bố trí của hình vẽ so với văn bản. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn hình vẽ cần bỏ khung bằng cách kích chuột trái vào hình vẽ.

- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Format, sau đó nhấn vào nút Wrap Text (biểu tượng hình hộp chữ nhật có chữ W bên trong).

- Bước 3: Trong menu Wrap Text, chọn In Line with Text (biểu tượng hình hộp chữ nhật có chữ A bên trong). Bạn sẽ thấy khung bao quanh hình vẽ biến mất.

- Bước 4: Bạn sẽ thấy lỗi khi thực hiện vẽ hình bằng Draw có khung trong word đã được khắc phục.

Tổng kết

Gõ văn bản trong word là một kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng và cần thiết trong word. Bạn cần tuân thủ các quy tắc gõ văn bản trong word để gõ văn bản một cách chính xác, đúng chuẩn và chuyên nghiệp. Bạn cũng cần biết cách gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey, và cách khắc phục các lỗi thông thường trong soạn thảo văn bản word. Bạn sẽ có được nhiều lợi ích từ việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong word, như văn bản được đánh giá chuẩn hơn, tạo sự ấn tượng và thiện cảm tốt cho mọi người đọc và thu hút nhiều người đọc hơn. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy tắc gõ văn bản trong word và có thể áp dụng thành thạo trong công việc và học tập của bạn. Chúc bạn thành công!