Thiết lập cách viết tắt trong word 2010, 2013, 2016, 2019

Nắm được cách viết tắt trong word sẽ giúp quá trình soạn thảo văn bản của bạn được nhanh chóng hơn. Điều này giúp tối ưu thời gian làm việc, kịp thời hoàn thành tiến độ công việc một cách hiệu quả nhất. Trong nội dung bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách gõ tắt trong word 2007, 2013 và các phiên bản khác cực kì đơn giản, dễ thực hiện, hay tham khảo ngay nhé.

1. Thực hiện cách gõ tắt trong word mang đến lợi ích gì?

Thực hiện cách viết tắt trong word mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, có thể kể đến một số lợi ích tiêu biểu như:

- Tiết kiệm thời gian: Gõ tắt giúp người dùng tiết kiệm thời gian gõ văn bản. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những văn bản dài, có nhiều cụm từ, câu viết lặp đi lặp lại.

- Giảm thiểu sai sót: Gõ tắt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản mà còn giúp người dùng giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập, gõ văn bản.

- Tăng năng suất làm việc: Gõ tắt giúp người dùng tối ưu công việc, tăng năng suất làm việc, đặc biệt là đối với những người thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản.

Cách gõ tắt trong word

2. Cách thiết lập gõ tắt trong word với ký tự cơ bản

Thiết lập cách biết tắt trong word giúp việc soạn thảo văn bản trở nên nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian cho người dùng. Vậy cách thiết lập gõ tất trong word với ký tự cơ bản như nào, sau đây Unica sẽ chia sẻ cho bạn:

Hướng dẫn nhanh

Tại giao diện chính của word bạn nhấn vào File > Option > Proofing > AutoCorrect options > Nhập cụm từ viết tắt cần thay thế và mục Replace, nội dung cụm từ sẽ được thay thế vào mục With > Add.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của Word, bạn hãy nhấn và mục File.

Chọn mục File

Bước 2: Tiếp tục chọn vào Options.

Vào Options

Bước 3: Tại đây, bạn chọn vào Proofing ở danh sách bên trái.

Vào Proofing

Bước 4: Bạn nhấn vào AutoCorrect options trong mục AutoCorrect options.

Vào Autocorrect Options

Bước 5: Màn hình AutoCorrect English được mở ra, tại đây bạn lựa chọn tab AutoCorrect > Nhập cụm từ viết tắt cần thay thế vào mục Replace, sau đó nhập nội dung cụm từ thay thế vào mục With > Nhấn vào Add.

Vào mục Add

Bước 6: Để xóa cụm từ viết tắt, thì tại màn hình AutoCorrect English được mở ra, tại đây bạn hãy chọn tab AutoCorrect, sau đó chọn cụm từ bạn muốn xóa và nhấn Delete.

Nhấn xóa

3. Cách viết tắt trong word với ký tự đặc biệt

Đối với cách viết tắt bằng ký tự đặc biệt bạn thực hiện theo các cách sau:

- Đối với cụm từ viết tắt thay thế cho ký tự đặc biệt có trong AutoCorrect:

Trong hộp thoại AutoCorrect tại tab Math AutoCorrect bạn sử dụng cụm từ gõ tắt thay thế cho các ký tự toán học.

Hình ảnh minh hoạ

- Đối với cụm từ viết tắt thay thế cho ký tự đặc biệt có trong AutoCorrect:

- Bước 1: Đầu tiện bạn chọn vào tab Insert => Chọn Symbol.

Chọn Symbol

- Bước 2: Tiếp theo bạn chọn ký tự đặc biệt muốn thiết lập, gõ tắt rồi chọn Insert. Khi này ký tự đặc biệt sẽ được chèn vào bảng.

Chèn ký tự đặc biệt vào bảng

- Bước 3: Tiếp tục bạn bôi đen ký tự đó, nhấp chuột phải sau đó click chuột chọn Copy. Để nhanh hơn thì bạn thao tác bằng tổ hợp phím Ctrl + C.

Chọn copy

- Bước 4: Tiếp theo bạn chọn vào File => Chọn Options.

Chọn Options

- Bước 5: Hộp thoại Word Options xuất hiện, bạn chọn Proofing => Chọn tiếp AutoCorrect options.

Chọn AutoCorrect options

- Bước 6: Tại hộp thoại AutoCorrect phần Math AutoCorrect, bạn nhấp chuột phải chọn Paste. Để nhanh hơn thì bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V vào mục With để dán kí tự đặc biệt mà bạn muốn thiết lập vừa copy vào và nhập từ hoặc cụm từ viết tắt cần thay thế vào mục Replace. Cuối cùng bạn chọn Add => Chọn OK là được.

Thao tác viết tắt

Như vậy là bạn đã thực hiện thành công cách gõ ký tự đặc biệt không có sẵn trong word.

4. Thiết lập gõ tắt trong word bằng Unikey

Unikey là phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản bằng Tiếng Việt đang được rất nhiều người sử dụng. Phần mềm Unikey hỗ trợ tạo Tiếng Việt trên Windows, Linux và trên tất cả các công cụ chat, phần mềm chỉnh sửa ảnh,... Unikey hoạt động trên mọi hệ điều hành bạn đang sử dụng, chỉ cần bạn tải Unikey và cài đặt là có thể sử dụng.

Thiết lập gõ tắt trong word bằng Unikey vô cùng đơn giản, bạn thực hiện theo các bước sau.

- Bước 1: Đầu tiên bạn vào website sau đó tải và cài đặt Unikey. Trường hợp máy tính của bạn đã cài đặt Unikey thì bạn hãy khởi động chương trình Unikey lên.

- Bước 2: Tải và mở xong trên hộp thoại của giao diện Unikey bạn chọn "Mở rộng".

Chọn "Mở rộng"

- Bước 3: Tiếp tục sau đó bạn chọn "Bảng gõ tắt".

Chọn "Bảng gõ tắt"

- Bước 4: Hộp thoại Macro Definition xuất hiện bạn nhập từ hoặc cụm từ cần thay thế vào ô "Thay thế". Tiếp theo bạn nhập nội dung từ hoặc cụm từ đầy đủ muốn thay thế vào ô "Bởi" sau đó chọn "Thêm". Nếu muốn thêm các từ khác bạn thực hiện tương tự như trên. Sau khi đã thêm xong bạn nhấn "Lưu" để lưu các thiết lập lại là hoàn thành.

Thao tác thay từ viết tắt

- Bước 5: Tiếp tục trong "tuỳ chọn gõ tắt" bạn tick chọn ô "Cho phép gõ tắt" và "Cho phép gõ tắt cả khi Tiếng Việt".

Tích chọn trong "tuỳ chọn gõ tắt"

Như vậy là bạn đã hoàn tất thiết lập gõ tắt trong word bằng Unikey thành công.

5. Lưu ý khi cài đặt gõ tắt trong word

Sau khi đã biết cách viết tắt trong word thì để quá trình gõ tắt chữ trong word mang lại hiệu quả cao, tránh sai sót bạn cần phải đặc biệt chú ý đến một số vấn đề sau:

5.1. Tránh đặt trùng từ gõ tắt

Khi cài đặt gõ tắt trong word bạn tuyệt đối không được đặt ký tự tắt trùng với ký tự sẵn có trong word. Nếu như bạn dùng ký tự trùng nhau thì khi gõ ký tự viết tắt rất dễ bị thay thế bởi ký tự tắt có sẵn trong word.

Ngoài ra, khi cài đặt ký tự bạn cũng tuyệt đối không được đặt trùng ký tự, cụm từ với những ký tự, cụm từ thường xuyên sử dụng trong văn bản. Nếu như bạn cố tình đặt nhầm thì trong quá trình làm việc rất dễ bị gõ nhầm.

5.2. Đặt từ gõ tắt có ý nghĩa

Khi cài đặt cách viết tắt trong word bạn không nên tránh sử dụng các ký tự quá phức tạp và khó nhớ. Vì điều này sẽ khiến bạn dễ quên và sử dụng sai. Thay vào đó bạn nên lựa chọn những từ gõ tắt có ý nghĩa để vừa thuận tiện làm việc, vừa giúp thao tác làm việc được chuyên nghiệp.

Khi cài đặt gõ tắt trong word nên chọn từ có ý nghĩa 

5.3. Phân biệt chữ hoa/chữ thường

Ngoài những lưu ý trên khi cài đặt gõ tắt trong word bạn cũng phải phân biệt rõ ràng chữ hoa/ chữ thường. Mục đích để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của văn bản.

Chú ý: Không nên chọn Ignore case, bởi nếu như chọn ký tự này thì nó sẽ áp dụng cho cả chữ hoa và chữ thường, dẫn đến một số tình huống không mong muốn gây ảnh hưởng đến văn bản.

5.4. Lưu lại danh sách gõ tắt

Khi cài đặt bộ gõ tắt bạn chú ý phải lưu lại danh sách gõ tắt. Mục đích để bạn dễ dàng quản lý danh sách gõ tắt cũng như để quá trình chia sẻ danh sách gõ tắt sang máy tính khác được nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Word sẽ lưu danh sách gõ tắt dưới dạng tệp .acr. Tệp này có thể được mở và chỉnh sửa bằng Notepad hoặc các trình soạn thảo văn bản khác.

5.5. Khởi động lại Word sau khi thay đổi

Khi bạn thay đổi cài đặt gõ tắt trong Word, các thay đổi này sẽ được lưu trữ trong tệp Normal.dotm. Tệp Normal.dotm là tệp mẫu được sử dụng làm cơ sở cho tất cả các tài liệu mới mà bạn tạo. Tuy nhiên, Word không tự động tải lại tệp Normal.dotm sau khi bạn thay đổi cài đặt gõ tắt. Để đảm bảo rằng các thay đổi của bạn được áp dụng đầy đủ, bạn cần khởi động lại Word. Sau khi khởi động lại word chắc chắn các thay đổi của bạn đối với cài đặt gõ tắt sẽ được áp dụng đầy đủ.

Khởi động lại Word sau khi thay đổi

5.6. Đảm bảo tính tương thích

Khi thực hiện cách viết tắt trong word, bạn cần chú ý đảm bảo tính tương thích. Để đảm bảo tính tương thích khi thay đổi cài đặt gõ tắt trong Word bạn lưu ý:

- Không thay đổi các gõ tắt có sẵn trong word.

- Trước khi sử dụng gõ tắt mới trong các tài liệu quan trọng, hãy thử nghiệm các gõ tắt này trong các tài liệu mới.

- Tạo bản sao lưu của tệp Normal.dotm trước khi thay đổi cài đặt gõ tắt.

6. Kết luận

Trên đây là tổng hợp toàn bộ thông tin có liên quan đến cách viết tắt trong word. Chúng tôi mong rằng qua những thông tin chia sẻ trong bài viết này các bạn đã biết cách gõ tắt trong word đơn giản và dễ thực hiện nhất. Nếu muốn hoàn thiện kỹ năng tin học văn phòng của mình thì bạn hãy tham khảo khóa học word trên Unica nhé.

>> Xem thêm: Hướng dẫn định dạng văn bản trong Word chuẩn nhất