Hướng dẫn cách tính tổng trong Word một cách chi tiết và cực dễ làm

Hướng dẫn cách tính tổng trong Word một cách chi tiết và cực dễ làm

Mục lục

Word là một phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và mạnh mẽ, cho phép bạn tạo ra các tài liệu đẹp mắt và chuyên nghiệp. Ngoài việc định dạng văn bản, chèn hình ảnh, biểu đồ, bảng, Word còn có khả năng tính toán các giá trị số trong bảng, giống như Excel. Bạn có thể sử dụng công cụ Formula để thực hiện các phép tính đơn giản hoặc phức tạp, bao gồm cả hàm tính tổng trong Word. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính tổng trong Word một cách chi tiết và cực dễ làm.

Tìm hiểu về công cụ Formula

Formula là một công cụ của Word cho phép bạn nhập và tính toán các công thức trong bảng. Bạn có thể truy cập vào công cụ Formula bằng cách nhấn vào tab Layout (hoặc Bố cục) > Formula (hoặc Công thức) trong thanh công cụ của Word. Khi bạn nhấn vào nút Formula, bạn sẽ thấy một hộp thoại xuất hiện, cho phép bạn nhập công thức, chọn kiểu số liệu và xác định vùng tính toán.

Phép cộng trong word - Formula có cấu trúc như sau:

=Function(Argument1, Argument2,...)

Trong đó:

- = là ký hiệu bắt đầu của một công thức.

- Function là tên của hàm tính toán, ví dụ như SUM (hoặc TỔNG) để tính tổng, AVERAGE (hoặc TRUNG BÌNH) để tính trung bình, MAX (hoặc LỚN NHẤT) để tìm giá trị lớn nhất và nhiều hơn nữa.

- Argument là các tham số của hàm, ví dụ như các số liệu hoặc các ô trong bảng.

Ví dụ: Công thức =SUM(LEFT) có nghĩa là tính tổng các ô ở cột bên trái của ô chứa công thức.

Những cách nhanh chóng và dễ dàng giúp bạn tính tổng trong word

Formula là một công cụ của Word cho phép bạn nhập và tính toán các công thức trong bảng

Những điều cần biết khi sử dụng hàm tính tổng trong Word

Khi thực hiện cách tính tổng trong word bằng sử dụng hàm tính tổng, bạn cần biết một số điều sau:

1. Tham chiếu theo vị trí

Bạn có thể tham chiếu đến các ô trong bảng theo vị trí của chúng so với ô chứa công thức. Có 4 từ khóa để tham chiếu theo vị trí là:

- ABOVE (hoặc TRÊN): Tham chiếu đến tất cả các ô ở hàng trên ô chứa công thức.

- BELOW (hoặc DƯỚI): Tham chiếu đến tất cả các ô ở hàng dưới ô chứa công thức.

- LEFT (hoặc TRÁI): Tham chiếu đến tất cả các ô ở cột bên trái ô chứa công thức.

- RIGHT (hoặc PHẢI): Tham chiếu đến tất cả các ô ở cột bên phải ô chứa công thức.

Ví dụ: Công thức =SUM(ABOVE) có nghĩa là tính tổng các ô ở hàng trên ô chứa công thức.

Ví dụ tính tổng trong word
Tham chiếu theo vị trí 

>> Xem thêm: 

2. Tham chiếu theo cột, hàng

Bạn cũng có thể tham chiếu đến các ô trong bảng theo tên của cột và hàng của chúng. Có 2 cách để tham chiếu theo cột, hàng là:

- Cách 1: Sử dụng ký tự R và C để tham chiếu đến hàng và cột. Ví dụ: R1C1 là ô ở hàng 1, cột 1; R2C3 là ô ở hàng 2, cột 3; RC là ô chứa công thức.

- Cách 2: Sử dụng tên của cột và số của hàng để tham chiếu đến ô. Ví dụ: A1 là ô ở cột A, hàng 1; B3 là ô ở cột B, hàng 3; A:A là toàn bộ cột A; 1:1 là toàn bộ hàng 1.

Ví dụ: Công thức =SUM(R1C1:R2C3) có nghĩa là tính tổng các ô từ R1C1 đến R2C3, tương đương với =SUM(A1:C2).

Cách tính tổng trong Word

Sau khi đã hiểu về công cụ Formula và các cách tham chiếu đến các ô trong bảng, bạn có thể bắt đầu tính tổng trong Word. Dưới đây là một số cách phổ biến để tính tổng trong Word.

1. Cách tính tổng trên word theo hàng, cột

Đây là cách đơn giản nhất để tính tổng trên word theo hàng hoặc cột. Bạn chỉ cần chọn một ô trống ở cuối hàng hoặc cột bạn muốn tính tổng, sau đó nhấn vào nút Formula và nhập công thức. Để hiểu hơn về phần này, mời bạn theo dõi ví dụ dưới đây:

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:

cho-bang-du-lieu.jpg

Yêu cầu: Thực hiện cách tính tổng cột trong word bằng công cụ Formula để tính tổng nam ở khu A và B.

Cách tính tổng trong word:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của Nam như hình dưới đây. Trên thanh công cụ, bạn chọn tab Layout trong Table Tools.

chon-Layout-trong-Table-Tools.jpg

Chọn tab Layout trong Table Tools

- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).

chon-Formula.jpg

Nhấp chuột vào Formula

- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức =SUM(X1:Xn). 

Trong đó:

+ X là ký hiệu cột muốn tham chiếu (A, B, C, D,…)

+ n là ký hiệu hàng muốn tham chiếu (1, 2, 3, 4,…)

Ở đây, tôi nhập hàm tổng trong word =Sum(B2:B3).

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức tính toán

- Bước 4: Bấm OK để hoàn tất. Kết quả của công thức sum trong word thu được như sau:

nhan-ok-se-thu-duoc-ket-qua.jpg

2. Hàm tính tổng trong Word bằng tham chiếu vị trí dữ liệu trong bảng

Đây là cách tính tổng trong Word bằng cách sử dụng tham chiếu vị trí dữ liệu trong bảng. Bạn có thể tham chiếu đến các ô cụ thể trong bảng bằng cách sử dụng ký tự R và C hoặc tên của cột và số của hàng. Sau đó, bạn nhập công thức tính tổng vào ô chứa công thức.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:

cho-bang-du-lieu.jpg

Yêu cầu: Dùng hàm cộng trong word Formula để tính tổng nam ở khu A và B.

Cách tính tổng trong word:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của Nam như hình dưới đây. Bạn chọn tab Layout trong Table Tools.

chon-Layout-trong-Table-Tools.jpg

Chọn tab Layout trong Table Tools

- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).

chon-Formula.jpg

Nhấp chuột vào Formula

- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức mình muốn tính tổng. 

Các công thức tính tổng theo tham chiếu vị trí dữ liệu mà bạn có thể sử dụng:

=SUM(ABOVE): Cộng các số trong cột ở bên trên ô dữ liệu đang chọn.

=SUM(LEFT): Cộng các số trong hàng ở bên trái ô dữ liệu đang chọn.

=SUM(BELOW): Cộng các số trong cột ở bên dưới ô dữ liệu đang chọn.

=SUM(RIGHT): Cộng các số trong hàng ở bên phải ô dữ liệu đang chọn.

Ở ví dụ này, tôi sẽ nhập công thức của hàm tính tổng trong word là:

=SUM(ABOVE).

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức tính tổng

- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả nhận được khi dùng lệnh sum trong word như sau:

nhan-ok-se-thu-duoc-ket-qua.jpg

3. Công thức tính tổng nhiều hàng nhiều cột trong Word

Bạn có thể sử dụng công thức tính tổng nhiều hàng nhiều cột trong Word để tính tổng các số liệu trong một vùng lớn của bảng. Bạn chỉ cần nhập công thức tính tổng vào ô chứa công thức và tham chiếu đến vùng dữ liệu bạn muốn tính tổng.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:

cho-bang-du-lieu.jpg

Yêu cầu: Dùng công cụ Formula để tính tổng nam và nữ ở khu A và B.

Cách cộng trong word:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của Nam va Nữ như hình dưới đây. Trên thanh công cụ, bạn chọn tab Layout trong Table Tools.

chon-Layout-trong-Table-Tools.jpg

Chọn tab Layout trong Table Tools

- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).

chon-Formula.jpg

Nhấp chuột vào Formula 

- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức mình muốn tính tổng. 

Trong đó:

+ Tính tổng nhiều hàng: 

=SUM(SUM(vị trí hàng thứ nhất);SUM(vị trí hàng thứ hai),…;SUM(vị trí hàng thứ n))

+ Tính tổng nhiều cột: 

=SUM(SUM(vị trí cột thứ nhất);SUM(vị trí cột thứ hai),…;SUM(vị trí cột thứ n))

Ở ví dụ này, tôi sẽ đặt công thức tính tổng trong word là:

=SUM(SUM(B2:C2);SUM(B3:C3)).

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức tính toán

- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả của công thức cộng trong word nhận được như sau:

nhan-ok-se-thu-duoc-ket-qua.jpg

4. Công thức tính tổng trong Word theo dữ liệu tự chọn

Nếu bạn muốn tính tổng theo dữ liệu tự chọn, bạn có thể nhập công thức tính tổng vào ô chứa công thức và chỉ định các ô cụ thể mà bạn muốn tính tổng.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:

cho-bang-du-lieu.jp

Yêu cầu: Dùng công cụ Formula để tính tổng nam, nữ và khác ở khu A, B và C.

Cách cộng tổng trong word:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của Nam, Nữ và Khác như hình dưới đây. Trên thanh công cụ, bạn chọn tab Layout trong Table Tools.

chon-Layout-trong-Table-Tools.jpg

Chọn tab Layout trong Table Tools

- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).

chon-Formula.jpg

Nhấp chuột vào Formula

- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức mình muốn tính cấu trúc:

=SUM(Xn1, Xn2, Xn,…). 

Ví dụ: Muốn tính tổng 4 ô ngẫu nhiên B2, C3, D4, bạn sẽ nhập như sau:

=SUM(B2;C3;D4).

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức tính toán

- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả nhận được như bên dưới:

nhan-ok-se-thu-duoc-ket-qua.jpg

Cách cập nhật lại kết quả và hiển thị công thức

Sau khi bạn đã nhập công thức và có kết quả, bạn có thể cập nhật lại kết quả nếu có sự thay đổi trong dữ liệu. Để làm điều này, bạn làm theo 1 trong 2 cách sau:

1. Dùng chuột

- Bước 1: Nhấn chuột phải vào ô chứa kết quả của phép tính cộng trong word.

- Bước 2: Chọn Toggle Field Codes (hoặc Chuyển đổi mã trường). Công thức sẽ được hiển thị thay vì kết quả.

Toggle-Field-Codes.jpg

Chọn Toggle Field Codes

2. Sử dụng phím tắt

- Dùng phím tắt F9

+ Bước 1: Nhấp vào dấu cộng ở góc trên bên trái để chọn bảng.

nhan-vao-dau-cong-tren-bang.jpg

Nhấp chuột vào dấu cộng phía bên trái bảng dữ liệu

+ Bước 2: Nhấn phím F9 trên bàn phím để cập nhật bảng.

nhan-phim-f9.jpg

Nhấn phím F9

- Dùng phím tắt Alt + F9

+ Bước 1: Nhấp vào dấu cộng ở góc trên bên trái để chọn bảng.

nhan-vao-dau-cong-tren-bang.jpg

Nhấp chuột vào dấu cộng phía bên trái bảng dữ liệu

+ Bước 2: Nhấn phím Alt + F9 trên bàn phím để cập nhật bảng.

nhan-phim-Alt-f9.jpg

Nhấn phím Alt + F9

Giải đáp một số thắc mắc khi tính tổng trong Word

Việc dùng Word để tính toán chắc chắn sẽ khiến một số người cảm thấy khó khăn. Bởi vậy, ở phần này, Unica sẽ giải đáp một số thắc mắc phổ biến về chủ đề này để bạn hiểu hơn.

1. Tại sao kết quả tính tổng bị sai?

Nếu kết quả tính tổng của bạn bị sai, có thể do một số nguyên nhân sau:

- Bạn đã nhập sai công thức hoặc tham chiếu đến ô sai.

- Dữ liệu trong bảng có sự thay đổi mà bạn chưa cập nhật lại kết quả.

- Có lỗi trong việc định dạng số liệu hoặc kiểu số liệu.

ket-qua-tinh-bi-sai.jpg

Kết quả tính tổng trong word bị sai

2. Khi chỉnh sửa số liệu trong bảng, kết quả có tự cập nhật không?

Khi bạn chỉnh sửa số liệu trong bảng, kết quả tính toán không tự cập nhật. Bạn cần nhấn chuột phải vào ô chứa kết quả và chọn Update Field (hoặc Cập nhật trường) để cập nhật lại kết quả.

Kết luận

Tính tổng trong Word là một tính năng hữu ích và tiện lợi cho việc soạn thảo văn bản và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng công cụ Formula để nhập và tính toán các công thức trong bảng, bao gồm cả hàm tính tổng. Bạn có thể tính tổng theo hàng, cột, vùng dữ liệu lớn hoặc dữ liệu tự chọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể cập nhật lại kết quả và hiển thị công thức khi cần thiết. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tính tổng trong Word và áp dụng nó vào công việc của mình. Ngoài ra, nếu bạn đọc quan tâm chủ đề tin học văn phòng cùng những chủ đề hot khác, hãy tham khảo thêm những khoá học Word mới tại Unica! 

Chúc các bạn vận dụng thành công!

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đổi inch sang cm trong word

Đánh giá :

Tags: Word