Sổ nhật ký chung là gì? Phân loại, hướng dẫn, mẫu sổ chung

Trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì việc ghi chép, lưu trữ thông tin trên sổ sách và giấy tờ là điều quan trọng. Trong đó sổ nhật ký chung được nhiều người sử dụng và trở nên vô cùng phổ biến. Cùng Unica tìm hiểu cụ thể sổ nhật ký chung là gì và cách ghi sổ nhật ký chung chính xác nhất trong bài viết này nhé.

Khái niệm sổ nhật ký chung 

Sổ nhật ký chung được hiểu là sổ ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của một doanh nghiệp theo trình tự thời gian dựa vào bộ chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ kế toán và chứng từ gốc.

Sổ nhật ký chung được mở định kỳ 1 tháng 1 lần, tương ứng với 12 lần/năm. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp doanh nghiệp chỉ mở sổ nhật ký chung 1 năm trên 1 lần. Chỉ cần theo dõi sổ nhật ký chung là các bạn có thể nắm được trong một khoảng thời gian nhất định như tháng/quý/năm, nhận biết được doanh nghiệp phát sinh bao nhiêu nghiệp vụ.

Khái niệm chung sổ nhật ký chung

Đặc điểm của sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung chắc hẳn vô cùng quen thuộc với những người làm kế toán. Đây là loại sổ được sử dụng phổ biến nhất trong các công ty và doanh nghiệp hiện nay.

Sổ nhật ký chung có đặc điểm cơ bản nhất đó là những nghiệp vụ và tài chính phát sinh trong công ty đều được ghi chép lại một cách chi tiết. Các thông tin này đều được ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh trong sổ nhật ký chung. Điều này sẽ giúp ích rất lớn cho kế toán khi thực hiện tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp quản lý.

Ngoài ra, các thông tin được ghi chép trong sổ nhật ký chung theo từng kỳ chính là căn cứ quan trọng để kế toán liệt kê vào sổ cái. Tuy nhiên, việc lấy thông tin từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái đòi hỏi người làm kế toán phải chú ý và cẩn thận.

Bởi vì một nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép lặp lại nhiều lần trong sổ nhật ký chung. Khi lấy thông tin thì cần phải chọn lọc kỹ lưỡng để tránh việc thông tin bị trùng lặp.

Đặc điểm cơ bản của sổ nhật ký chung

Những nội dung trong nhật ký chung

Nội dung trong nhật ký chung cần phải phản ánh được nội dung đầy đủ dưới đây:

- Thời gian (gồm ngày, tháng) ghi sổ.

- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh của doanh nghiệp.

- Số tiền nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Về nguyên tắc thì toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải cập nhật vào nhật ký chung. Những nếu đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn thì các công ty có thể mở sổ nhật ký đặc biệt để đơn giản hóa và giảm khối lượng thông tin ghi vào sổ cái.

Nội dung chính trong sổ nhật ký chung

Phân loại sổ trong hình thức nhật ký chung

Sổ nhật ký chung là nơi ghi chép lại các nghiệp vụ hay tài chính phát sinh tại bất kỳ một thời điểm nào của một đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, nếu lượng thông tin ghi vào sổ nhật ký chung quá lớn thì ngoài sổ nhật ký chung thì một số loại sổ khác được sử dụng như: Sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái và thẻ kế toán chi tiết.

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký đặc biệt là một phần quan trọng của sổ nhật ký chung. Việc ghi chép của sổ nhật ký đặc biệt cũng tương tự với sổ nhật ký chung. Trong sổ nhật ký đặc biệt, người ta sẽ chia thành các sổ riêng là: sổ nhật ký thu tiền hoặc sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua và bán hàng.

- Sổ nhật ký thu tiền là loại sổ được sử dụng để ghi các khoản tiền thu của đơn vị kinh doanh. Gồm cả tiền mặt, tiền chuyển qua ngân hàng đều sẽ được ghi chép đầy đủ trong sổ này.

- Sổ nhật ký chi tiền là sổ dùng để ghi chép lại các khoản chi của doanh nghiệp. Các khoản tiền mặt hay tiền chuyển qua ngân hàng để phục vụ mục đích chi tiêu của doanh nghiệp đều sẽ được thống kê tại đây.

- Sổ nhật ký mua hàng sẽ ghi chép lại các hoạt động mua hàng đã thanh toán và đặt cọc trước hoặc mua chịu tiền của doanh nghiệp.

- Sổ nhật ký bán hàng là nơi ghi chép lịch sử bán hàng của doanh nghiệp. Các hàng hóa, bán thành phẩm được cung cấp cho người mua theo hình thức đã thanh toán hay đặt cọc trước đều sẽ được ghi chép rõ ràng, chi tiết trong sổ.

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ cái

Sổ cái chính là sổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một giai đoạn nhất định của công ty. Các thông tin được ghi chép trong sổ cái đều được cung cấp bởi quyển sổ nhật ký chung.

Các số liệu được ghi chép và tổng hợp trên sổ cái sẽ phản ánh phần vốn, tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể:

- Ngày, tháng cụ thể ghi sổ.

- Số hiệu cùng ngày tháng của các chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi sổ.

- Nội dung nghiệp vụ kế toán.

- Sổ tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ/Có của mỗi tài khoản.

Mẫu sổ cái

Hướng dẫn các trình tự ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung hàng ngày

Kế toán phải dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi chép những nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó, dựa theo các dữ liệu trên sổ nhật ký chung này để nhập vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Trong trường hợp doanh nghiệp có mở sổ và thẻ kế toán thì ngoài việc ghi chép vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng cần phải được ghi vào các sổ kế toán chi tiết.

Trường hợp các doanh nghiệp mở sổ nhật ký đặc biệt thì cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày vào sổ nhật ký đặc biệt. Tuỳ vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ tổng hợp định kỳ để lấy số liệu nhập vào sổ cái.

Trình tự ghi nội dung sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung cuối tháng/quý/năm

Với định kỳ cuối tháng/quý/năm, bộ phận kế toán sẽ tiến hành đối chiếu và kiểm tra dữ liệu của sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sau đó cộng các số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh.

Phát sinh Nợ và Có trên bảng cân đối phát sinh phải bằng với tổng số phát sinh Nợ và Có được ghi trong sổ nhật ký chung cùng kỳ.

Mẫu nhật ký chung cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Kế toán cần lựa chọn một mẫu sổ nhật ký chung phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Trong khóa học nguyên lý kế toán các bạn có thể dễ dàng nắm bắt nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì có thể tham khảo mẫu sổ số S03a – DNN theo thông tư 133.

Cách ghi như sau:

- Cột A: Ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B: Số hiệu chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ.

- Cột C: Thời gian thành lập chứng từ kế toán.

- Cột D: Tóm tắt phần nội dung nghiệp vụ kế toán của chứng từ.

- Cột E: Đánh dấu nghiệp vụ trong sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ cái.

- Cột G: Số thứ tự của sổ Nhật ký chung.

- Cột H: Số hiệu của các tài khoản ghi Nợ, Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh. Tài khoản Nợ ghi trước và Có ghi sau, mỗi tài khoản ghi một dòng riêng.

- Cột 1: Số tiền phát sinh của Tài khoản ghi Nợ.

- Cột 2: Số tiền phát sinh trong Tài khoản ghi Có.

Tổng kết

Qua bài viết này bạn đã nắm được khái niệm: Sổ nhật ký chung là gì? và đặc điểm cũng như mẫu sổ nhật ký đúng chuẩn nhất. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng của mình thì đừng bỏ qua khóa học kế toán online trên Unica nhé.