Rehearsal trong Event là gì? Thông tin cần biết về Rehearsal trong sự kiện

Bí quyết đằng sau sự thành công của các buổi sự kiện hay chương trình quy mô lớn như hội nghị, concert chính là những buổi rehearsal. Rehearsal được coi như một giai đoạn then chốt, quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện, để đảm bảo sự kiện được triển khai một cách có trật tự, thể hiện tính chuyên môn cao và diễn ra một cách suôn sẻ. Vậy rehearsal trong event là gì mà lại quan trọng như vậy? Cùng Unica tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây nhé.

Rehearsal trong Event là gì?

Rehearsal còn gọi là tổng duyệt hoặc diễn tập - là một buổi luyện tập dượt toàn bộ chương trình trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Rehearsal bao gồm việc kiểm tra kỹ thuật, diễn tập các tiết mục hay phối hợp giữa các thành viên tham gia. Rehearsal là bước chuẩn bị quan trọng, nó điều chỉnh ngay cả những chi tiết nhỏ nhất nhằm đảm bảo mọi khâu tổ chức thực hiện trơn tru, chính xác và đúng theo kịch bản đã đề ra. 

Rehearsal trong Event là gì?

Tùy vào quy mô và tính chất của chương trình, rehearsal có thể diễn ra một hoặc nhiều lần từ tổng duyệt toàn bộ đến các buổi tập dượt riêng lẻ cho từng phần. Mục tiêu chính của buổi rehearsal là đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định, suôn sẻ và diễn ra chuyên nghiệp nhất trong suốt quãng thời gian sự kiện diễn ra, tránh những sự cố không mong muốn.

Tại sao cần rehearsal trước mỗi sự kiện

Từ khái niệm rehearsal trong event là gì chắc hẳn bạn đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của việc này. Không chỉ là buổi tập dượt thông thường, rehearsal đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo một sự kiện diễn ra thành công, chuyên nghiệp và trọn vẹn nhất. Ngoài ra, rehearsal giúp phát hiện vấn đề, tối ưu kế hoạch. Dưới đây là những lý do giải đáp về tầm quan trọng của rehearsal trước mỗi sự kiện cho bạn đọc tham khảo:

Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng

Buổi tổng duyệt là cơ hội để các bên liên quan như: ban tổ chức, nghệ sĩ, diễn giả, MC,... gặp mặt và làm quen với nhau. Nhờ đó, mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Rehearsal giúp tăng khả năng phối hợp nhịp nhàng và giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận có liên quan, đảm bảo các vấn đề được cải thiện rõ rệt, giúp sự kiện vận hành mượt mà và đúng tiến độ.

Phát hiện và khắc phục sự cố kỹ thuật

Rehearsal giúp ban tổ chức nhận diện sớm các sai sót trong quá trình chuẩn bị từ lỗi kỹ thuật, sai lệch về thời gian đến những chi tiết vận hành chưa hợp lý. Việc phát hiện và khắc phục lỗi trước ngày diễn ra sự kiện sẽ giảm thiểu rủi ro, tránh được những tình huống ngoài ý muốn. Đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí, công sức xử lý sự cố sau này.

Thử nghiệm kịch bản chương trình

Thông qua rehearsal, ban tổ chức có thể kiểm tra hiệu quả thực tế của toàn bộ kế hoạch, bao gồm: thời lượng chương trình, tính liền mạch của nội dung, sự phân bổ nhân sự, trang thiết bị,… Đây là thời điểm quan trọng để rà soát lại toàn bộ kịch bản chương trình và đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đảm bảo sự kiện đạt được chất lượng tốt nhất.

Rehearsal giúp ban tổ chức thử nghiệm kịch bản chương trình

Đảm bảo sự tự tin cho diễn giả và nghệ sĩ

Rehearsal không chỉ là buổi chạy thử kịch bản để xem có khớp thời gian hay không, mà còn là lúc để diễn giả, nghệ sĩ, MC,… luyện tập phần trình bày và lấy lại tinh thần trước “giờ G”. Đồng thời, đội ngũ nhân viên tổ chức cũng được thực hành quy trình cụ thể, giúp họ tự tin hơn khi xử lý các tình huống phát sinh trong sự kiện thật. Tất cả những điều này giúp nâng cao sự tự tin cũng như chuẩn bị sẵn sàng tinh thần cho buổi sự kiện diễn ra chính thức.

Đảm bảo an toàn

Ngoài những lợi ích quan trọng đã chia sẻ ở trên, rehearsal còn đóng vai trò then chốt trong việc kiểm tra toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị điện, lối thoát hiểm,… và các phương án ứng phó khẩn cấp. Việc tập dượt trước không chỉ giúp ekip nhận diện rủi ro tiềm ẩn mà còn kiểm tra mức độ sẵn sàng của đội ngũ khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Điều này nhằm đảm bảo mọi sự kiện diễn ra một cách an toàn, chuyên nghiệp và kiểm soát tốt nhất.

Các hạng mục cần rehearsal trước khi sự kiện diễn ra

Như đã đề cập, rehearsal không chỉ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và an toàn tổng thể. Để rehearsal đạt hiệu quả tối đa, ban tổ chức cần xác định rõ những hạng mục quan trọng cần được kiểm tra và diễn tập kỹ lưỡng. Dưới đây là một số những hạng mục quan trọng cần rehearsal trước khi sự kiện diễn ra.

Nhân sự

Rehearsal nhân sự là bước cần thiết để đảm bảo tất cả thành viên trong ekip tổ chức đều nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của mình. Từ đó có sự phối hợp ăn ý trong suốt quá trình vận hành sự kiện:

• MC và diễn giả: Tập dượt bài phát biểu, cách di chuyển trên sân khấu, tương tác với khán giả và các điểm chuyển tiếp chương trình.

• Nhân viên hậu cần: Đảm bảo biết rõ quy trình sắp xếp, trang trí, bố trí khu vực ăn uống, hỗ trợ thiết bị…

• Tình nguyện viên: Được hướng dẫn chi tiết về vị trí làm việc, cách đón tiếp – hướng dẫn khách mời, phân phát tài liệu hoặc hỗ trợ các phần kỹ thuật cơ bản.

• Đội ngũ an ninh: Diễn tập các kịch bản khẩn cấp, nắm rõ sơ đồ thoát hiểm, điểm tập kết và phối hợp với lực lượng y tế nếu cần.

• Nhân viên kỹ thuật: Làm quen với hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng và xử lý nhanh sự cố nếu xảy ra.

Rehearsal đặc biệt quan trọng với những sự kiện quy mô lớn có sự tham gia của nhiều người như: hội thảo, hội nghị,...

Nhân sự - hạng mục quan trọng cần rehearsal trước khi sự kiện diễn ra

Kiểm tra âm thanh và ánh sáng

Trong bất kỳ sự kiện nào, âm thanh và ánh sáng đều đóng vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự. Rehearsal là thời điểm lý tưởng để ban tổ chức kiểm tra lại toàn bộ hệ thống âm thanh + ánh sáng nhằm đảm bảo nó hoạt động ổn định, đúng kịch bản và không xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

• Âm thanh: Cần kiểm tra kỹ tất cả các thiết bị như: micro, loa, bộ khuếch đại, mixer,… đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng, không bị nhiễu hoặc chênh lệch âm lượng. Đặc biệt, rehearsal giúp xác định và điều chỉnh vị trí đặt thiết bị, hướng loa phù hợp giúp tránh hiện tượng dội âm hay âm thanh phân bố không đồng đều trong không gian sự kiện.

• Ánh sáng: Điều chỉnh cường độ, màu sắc và hiệu ứng ánh sáng theo từng phần của chương trình. Việc rehearsal giúp ban tổ chức kiểm tra khả năng chuyển cảnh ánh sáng, đồng bộ ánh sáng với tiết mục., tránh ánh sáng quá gắt gây khó chịu, hay đèn bị tắt bất ngờ làm gián đoạn chương trình.

Thực hiện kịch bản chương trình

Rehearsal kịch bản chương trình là bước chạy thử toàn bộ nội dung sự kiện theo đúng thứ tự đã lên kế hoạch, nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trôi chảy, đúng giờ và ăn khớp với nhau. Dưới đây là các phần cần được diễn tập chi tiết:

• Phần mở đầu: Lời chào mừng, giới thiệu đại biểu, khách mời và thực hiện đầy đủ các nghi thức khai mạc,... đảm bảo phần mở đầu chỉn chu, trang trọng.

• Chuyển tiếp giữa các phần: MC và các diễn giả cần rehearsal cách dẫn dắt, chuyển mạch nội dung giữa các phần sao cho liền mạch, mượt mà, tránh tình trạng lúng túng hoặc bỏ sót nội dung.

• Phần chính của chương trình: Diễn tập kỹ các bài phát biểu, hoạt động tương tác, phần thuyết trình hoặc tọa đàm, đảm bảo nội dung được truyền tải trọn vẹn và đúng trọng tâm.

• Thời lượng từng phần: Kiểm tra thời gian thực hiện mỗi phần, từ đó điều chỉnh hợp lý để đảm bảo tổng thể chương trình không bị kéo dài quá mức hoặc thiếu hụt thời gian.

• Phần kết thúc: Thực hành lời cảm ơn, chia tay khách mời và các nghi thức bế mạc để sự kiện kết thúc trong không khí trang trọng, ấn tượng và đúng quy chuẩn.

Rehearsal kịch bản chương trình là bước chạy thử toàn bộ nội dung sự kiện 

Diễn tập các tiết mục biểu diễn trên sân khấu

Nhắc đến hạng mục cần rehearsal trong event là gì, không thể không nhắc đến việc diễn tập các tiết mục văn nghệ. Các tiết mục văn nghệ diễn ra trong sự kiện cần được tập thử để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các tiết mục, tránh tiết mục này lộn xộn sang tiết mục khác hay tránh việc để khoảng trống sân khấu.

Ngoài ra, việc diễn tập các tiết mục văn nghệ biểu diễn trên sân khấu cũng là thời điểm lý tưởng để nghệ sĩ, diễn viên và toàn bộ ekip làm quen với sân khấu, kiểm tra điều kiện thực tế và đồng bộ với các yếu tố kỹ thuật. Bao gồm:

• Âm thanh – ánh sáng: Nghệ sĩ có cơ hội kiểm tra micro, âm nhạc nền, hệ thống ánh sáng đi kèm từng tiết mục để đảm bảo không có sự cố kỹ thuật và hiệu ứng được hiển thị đúng như mong muốn.

• Vị trí sân khấu và vũ đạo: Diễn tập giúp nghệ sĩ làm quen với không gian biểu diễn, điều chỉnh vị trí đứng, di chuyển hoặc vũ đạo sao cho phù hợp với bố cục sân khấu thực tế.

• Hiệu chỉnh và cải thiện tiết mục: Rehearsal là lúc nghệ sĩ nhận phản hồi từ đạo diễn chương trình hoặc đồng nghiệp để tinh chỉnh giọng hát, biểu cảm, kỹ thuật biểu diễn hoặc phối hợp nhóm, góp phần nâng cao chất lượng trình diễn trong sự kiện chính thức.

Kiểm tra lịch trình và thời gian

Một trong những nội dung trọng yếu của buổi rehearsal chính là kiểm tra lại toàn bộ lịch trình và phân bổ thời gian cho từng phần của sự kiện. Ban tổ chức sẽ tiến hành chạy thử chương trình từ đầu đến cuối theo kịch bản đã định, qua đó đánh giá:

• Tính hợp lý của thời gian: Xác định xem mỗi phần đã được bố trí thời lượng phù hợp chưa, có phần nào đang kéo dài quá mức hoặc quá ngắn so với dự kiến.

• Duy trì nhịp độ chương trình: Việc diễn tập giúp kiểm soát mạch sự kiện, tránh để xảy ra khoảng trống thời gian không cần thiết hoặc chuyển cảnh bị đứt gãy, gây mất hứng cho người tham dự.

• Đảm bảo sự kiện kết thúc đúng giờ: Điều này đặc biệt quan trọng trong các sự kiện có khung thời gian cố định, hoặc có sự tham gia của khách mời quan trọng, giúp thể hiện tính chuyên nghiệp và tổ chức bài bản của chương trình.

Kiểm tra lịch trình và thời gian - Hạng mục trọng yếu của buổi rehearsal 

Kiểm tra thiết bị trình chiếu

Trong các sự kiện có sử dụng slide trình bày, video hoặc hình ảnh minh họa, việc rehearsal thiết bị trình chiếu là bước kiểm tra không thể thiếu. Quá trình rehearsal này bao gồm:

• Máy chiếu, màn hình LED và các thiết bị hiển thị: Cần được kiểm tra kỹ lưỡng về khả năng kết nối, độ phân giải và vị trí đặt để đảm bảo hình ảnh rõ nét, dễ theo dõi từ mọi góc nhìn.

• Nội dung trình chiếu: Các slide, video, hình ảnh minh họa phải được chạy thử để kiểm tra độ tương thích, thời gian chuyển slide, âm thanh đi kèm (nếu có) và tránh lỗi font chữ, cắt xén hình ảnh.

• Thiết bị điều khiển: Các công cụ hỗ trợ như: remote điều khiển slide, clicker hoặc máy tính trình chiếu cũng cần rehearsal để đảm bảo thao tác mượt mà, đúng tiến độ với kịch bản chương trình.

Bí quyết thực hiện rehearsal hiệu quả

Việc tập dượt trước khi sự kiện diễn ra là bước then chốt đóng vai trò quan trọng không thể bỏ qua nếu bạn muốn chương trình thành công đúng như mong muốn. Vậy làm cách nào để rehearsal thật sự hiệu quả, không lãng phí thời gian? Unica sẽ chia sẻ với bạn một số bí quyết thiết thực dưới đây:

Lập kế hoạch chi tiết

Trước khi bắt đầu rehearsal, hãy chuẩn bị một kế hoạch cụ thể và chi tiết về thời gian, địa điểm, cũng như phân công rõ vai trò, nhiệm vụ của từng thành viên tham gia để họ biết mình phải làm gì. Một kế hoạch cụ thể và sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhân sự giúp quá trình chạy thử diễn ra suôn sẻ, tránh nhầm lẫn và thiếu sót.

Mô phỏng tình huống thực tế

Sau khi đã lập kế hoạch chi tiết thành công, tiếp theo bạn phải làm sao cố gắng tái hiện đầy đủ các tình huống, kịch bản sẽ xảy ra trong ngày sự kiện. Đồng thời hãy sử dụng đầy đủ đạo cụ, âm thanh, ánh sáng giống như thực tế để có cái nhìn chân thực nhất về buổi sự kiện thực sự. Điều này giúp mọi người làm quen với không gian, trang thiết bị và tạo phản xạ tốt hơn khi gặp các tình huống ngoài dự kiến.

Bí quyết thực hiện rehearsal hiệu quả

Tập luyện đến khi hoàn hảo

Quá trình rehearsal cần có thời gian chứ không nên vội vàng, ban tổ chức đừng vội kết thúc rehearsal chỉ sau một lần thử. Hãy lặp lại nhiều lần, liên tục để hoàn thiện từng chi tiết nhỏ, từng lời nói, hành động đến thao tác kỹ thuật nhỏ nhất. Điều này giúp đảm bảo mọi thứ trong buổi sự kiện thực sự vận hành nhịp nhàng, chuyên nghiệp.

Lắng nghe phản hồi và điều chỉnh

Sau mỗi lần tập dượt, hãy dành thời gian thu thập ý kiến phản hồi từ tất cả các thành viên tham gia. Những góp ý chân thành sẽ giúp bạn phát hiện điểm yếu, thiếu sót để điều chỉnh kịp thời, tránh sai sót khi sự kiện chính thức diễn ra. Lắng nghe phản hồi và đánh giá điều chỉnh là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, cần hết sức chú ý và không được bỏ qua.

Kết luận

Qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ Rehearsal trong Event là gì và tại sao nó lại đóng vai trò thiết yếu trong quá trình tổ chức sự kiện. Không chỉ giúp phát hiện và khắc phục những sai sót tiềm ẩn, rehearsal còn là bước đệm vững chắc để mọi khâu vận hành trơn tru, đúng tiến độ và chuyên nghiệp. Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, đừng bỏ qua công đoạn rehearsal nếu bạn muốn tạo ra một chương trình ấn tượng, chỉn chu và thành công trọn vẹn nhất nhé.

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết