Phiếu kế toán là gì? Nguyên tắc, cách điền phiếu kế toán

Phiếu kế toán là một dạng chứng từ kế toán được thiết lập trong mỗi doanh nghiệp nên đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý kế toán. Cụ thể phiếu kế toán là gì và cách sử dụng thế nào cùng Unica tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán là loại giấy tờ xuất hiện trong quá trình thực thi việc của nhân viên kế toán, nó có vai trò quản lý, hạch toán một cách đầy đủ chi tiết và chính xác nhất. Phiếu kế toán chính là một dạng của chứng từ kế toán, phiếu kế toán do người kế toán lập ra. Dựa vào đó để người lập hoặc kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ vào sổ và nhật ký chứng từ.

Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán được dùng làm gì?

Phiếu kế toán là một giấy tờ không thể thiếu đi kèm với các định khoản kế toán và để hạch toán các nghiệp vụ kế toán mà không có chứng từ đi kèm.

Ví dụ: Bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ, khấu trừ thuế GTGT cuối tháng… Đối với phiếu kế toán thì chỉ được dùng để hạch toán nội bộ.

Điểm khác biệt giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Để thấy được sự khác biệt giữa phiếu kế toán với chứng từ kế toán thì  cùng phân tích định nghĩa và mục đích của từng loại.

Phiếu kế toán

- Đây là loại giấy tờ do kế toán lập ra để làm căn cứ ghi chép thông tin vào sổ khi chưa có bất kỳ chứng từ nào được ghi chính xác và chi tiết. 

- Mục đích là để hạch toán những nghiệp vụ kế toán khi không có chứng từ đi kèm và chỉ để hạch toán nội bộ. Cho nên nó không có tên gọi cụ thể và cũng không có biểu mẫu.

Khác nhau giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán

- Là loại giấy tờ lưu lại những vấn đề phát sinh, đã hoàn thành, sau đó lấy làm căn cứ để ghi vào sổ.

- Mục đích: Chứng từ kế toán không chỉ là giấy tờ để hạch toán nội bộ mà còn là tài liệu quan trọng phục vụ cho công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Đây chính là bằng chứng để chứng minh tài sản, giấy tờ trước pháp luật.

Điểm đặc biệt của chứng từ kế toán đó là mỗi chứng từ kế toán đều có tên, biểu mẫu có sẵn cùng phiếu chi, phiếu thu, bảng chấm công và chi trả tiền lương …

Nguyên tắc điền phiếu kế toán

Để đảm bảo được tính minh bạch, rõ ràng, tránh những tiêu cực trong kế toán, mọi nhân viên đều phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tuân thủ theo đúng nguyên tắc điền phiếu kế toán. Cụ thể và chi tiết sẽ được thể hiện trong khóa học nguyên lý kế toán online tại Unica.

Kế toán viên cần đảm bảo các nguyên tắc như sau:

- Phải thể hiện rõ ràng, đầy đủ, chi tiết và chính xác theo nội dung quy định

- Điền nội dung theo từng mục, từ trên xuống dưới để đảm bảo không bỏ sót bất cứ một hạng mục nào

- Hạn chế viết tắt, tẩy xóa hay  sửa chữa trong phiếu kế toán. Nếu có sai sót và cần phải sửa chữa, cần có giải trình hoặc ghi chú

- Số liệu phải được ghi chép một cách cẩn thận, chính xác và căn cứ rõ ràng

- Lập phiếu kế toán đúng thời điểm và đúng pháp lý

- Người lập phải chịu trách nhiệm pháp lý trước mọi nội dung mà mình thực hiện.

Nguyên tắc điền phiếu kế toán

Cách điền phiếu kế toán chính xác nhất

Phiếu kế toán được dùng để ghi nhận các bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ hoặc khấu trừ VAT cuối tháng. Phiếu này được thực hiện theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trưởng tiến hành lập ra và sử dụng để hạch toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu tìm hiểu về công việc này: 

- Số chứng từ: Nhập đúng thứ tự và theo đúng yêu cầu quản lý doanh nghiệp

- Ngày lập chứng từ: Là ngày điền vào phiếu kế toán

- Ngày hạch toán: Là ngày lớn hơn so với ngày khóa sổ và được dùng tính toán

- Tỷ giá: Thường tiền hạch toán tỷ giá sẽ bằng 1 hoặc không cập nhật;

- Diễn giải: Chứa nội dung nghiệp vụ ở trong phiếu kế toán

- Tài khoản: Là mã số được chọn lựa trong danh mục tài khoản

- Phát sinh Nợ và phát sinh Có: Là đồng tiền giao dịch, thay đổi khi giá trị phát sinh khác nhau. Nếu phát sinh Nợ khác 0 thì phát sinh Có bằng 0 và ngược lại

- Bằng chữ: Kế toán viên tiến hành ghi tổng cộng các phát sinh Nợ và Có ghi bằng chữ.

Cách điền phiếu kế toán 

Để đảm bảo các nghiệp vụ kế toán trong trường hợp không có sẵn chứng từ được chính xác nhất, thì bạn cần lưu ý một số điều sau, trước khi điền phiếu kế toán:

- Cần sử dụng các tài khoản chi tiết

- Phải nhập cột mã khách nếu là các tài khoản ngoại lệ

- Ngày khoá sổ theo chứng từ phải ở trước ngày chứng từ

- Phát sinh Nợ, phát sinh Có phải nhập kiểu số, tối đa là 14 số và 2 số lẻ

- Số chứng từ phải nhập số liệu không được để trống

- Số liệu theo chứng từ đã khóa thì không thể chuyển sang dữ liệu

- Chỉ kiểm tra trùng số trong chứng từ, không kiểm tra chi tiết các tham số

Những thắc mắc về phiếu kế toán doanh nghiệp

Phiếu kế toán được sử dụng trong những hoàn cảnh nào?

Phiếu kế toán được xem là loại giấy tờ có ảnh hưởng và được dùng để cập nhật, minh họa cho các bút toán. Do vậy mà phiếu kế toán sẽ được dùng trong các tình huống sau:

– Tình trạng bút toán được kết chuyển kế toán ở vào cuối kỳ

– Tình trạng tiếp theo đó chính là bút toán khấu trừ thuế GTGT vào thời điểm cuối tháng.

– Tiếp theo chính là bút toán phân bổ, bút toán điều chỉnh và bút toán minh họa cho các nghiệp vụ không có chứng từ khác cũng sẽ sử dụng phiếu kế toán…. Chúng được xem là tình trạng sử dụng liên tục phiếu kế toán nhất, không dừng lại ở đó còn có một số tình trạng khác.

Thắc mắc về phiếu kế toán 

Phiếu kế toán có bắt buộc sử dụng không?

Tính chất của phiếu kế toán chỉ được tận dụng để hạch toán nội bộ thì việc lập kế toán là bắt buộc. Phiếu kế toán được xem là một tài liệu quan trọng và cần thiết để minh họa cho hạch toán cũng như điều chuyển cho kế toán khác, nhưng điều cần quan tâm chính là phiếu kế toán chỉ được áp dụng trong việc lưu hành nội bộ, và phiếu kế toán này rất có thể lưu hành nội bộ chuyển cho kế toán để làm cơ sở hạch toán vào sổ.

Tổng kết

Qua bài viết này các bạn đã nắm được phiếu kế toán là gì? đặc điểm và cách điền chính xác và rõ ràng nhất. Đồng thời hãy tham khảo thêm các khóa học kế toán tổng hợp trên Unica ngay hôm nay bạn nhé.