Cách hiển thị số trang trong word đơn giản nhất ai cũng nên biết

Word là công cụ quen thuộc đã và đang được sử dụng phổ biến trong học tập và làm việc bởi nó có rất nhiều tính năng tuyệt vời. Khi làm việc với word, bạn nhất định phải biết cách hiển thị số trang trong word. Đây là một thao tác cơ bản nhưng rất quan trọng để bạn tìm kiếm nội dung nhanh chóng và thuận tiện, nhất là khi in ấn. Hãy cùng Unica khám phá các cách hiển thị trang trong word qua nội dung bài viết sau nhé.

1. Lý do cần hiển thị số trang trong word

Thực hiện cách đánh số trang trong word là rất cần thiết bởi nó sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy nội dung khi cần. Ngoài ra, bạn cũng cần hiển thị số trang trong word vì một số những lý do sau:

- Để tạo sự chuyên nghiệp cho tài liệu. Hiển thị số trang giúp tài liệu trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

- Để đáp ứng các yêu cầu của định dạng tài liệu. Một số định dạng tài liệu yêu cầu hiển thị số trang, chẳng hạn như báo cáo hoặc luận văn.

Hiển thị số trang trong word giúp văn bản chuyên nghiệp hơn

2. Cách hiển thị số trang trong word

Có rất nhiều cách hiển thị page number trong word. Sau đây Unica sẽ hướng dẫn cho bạn cách thực hiện chi tiết từng cách xem số trang trong word, cùng khám phá nhé.

2.1. Hướng dẫn hiển thị số trang trong Word từ trang đầu

Trong Microsoft Word được tích hợp sẵn một chức năng đánh số và hiển thị số trang văn bản soạn thảo, đó là tính năng Page Number.

Để thực hiện đánh số và hiển thị số trang trong Microsoft Word, bạn đọc thực hiện như sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ của Word click chuột tới thẻ Insert --> Page Number. 

Chọn Page Number

Bạn click vào Page Number sẽ xuất hiện thêm các tùy chọn khác, cụ thể:

 - Top of Page: Tùy chọn đánh số trang nằm ở vị trí phía trên giấy

 - Bottom of Page: Tùy chọn đánh số trang ở vị trí phía bên dưới giấy

 - Page Margins: Tùy chọn đánh số trang ở bên lề trái hoặc lề phải giấy

 - Current Position: Tùy chọn đánh số trang tại vị trí đang đặt con trỏ chuột trên trang giấy

Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu của người soạn thảo mà có những lựa chọn cách đánh số trang cụ thể. 

Sau khi lựa chọn được vị trí để hiển thị số trang nằm trên/dưới trang giấy bạn sẽ tiếp tục lựa chọn thêm các tùy chọn khác cho vị trí cụ thể.

Chẳng hạn sau khi lựa chọn Bottom of Page bạn sẽ tiếp tục chọn nên đặt số trang ở chân trang bên phải, bên trái hoặc ở giữa, tùy vào mục đích và nhu cầu của bạn.

Chọn hiển thị số trang trong word

 Với cách đánh số trang như thế này Word sẽ mặc định tất cả các trang soạn thảo của bạn đều được đánh số thứ tự, từ trang bìa ngoài cho đến trang phụ lục cuối cùng. Cách này cũng được gọi là cách đánh số thứ tự trong Word, nhanh chóng và hiệu quả nếu bạn cần nhanh mà vẫn đảm bảo chính xác. 

Tuy nhiên không phải văn bản nào cũng có thể đánh số trang bắt đầu từ trang đầu tiên. Trong rất nhiều trường hợp người dùng vì chưa biết cách đánh số trang trong word bất kỳ nên đã đánh số toàn bộ các trang, vừa làm mất tính thẩm mĩ vừa khiến người soạn thảo khó theo dõi hơn.

Vậy phải làm thế nào để có thể đánh số và hiển thị số trang soạn thảo từ một trang Word lớn hơn 1.

>> Xem thêm: Paragraph trong Word là gì? Cách giãn dòng trong Word, Excel chuẩn nhất

2.2. Cách đánh số và hiển thị số trang trong Word từ một trang lớn hơn 1

Để có thể đánh số và hiển thị số trang word từ một trang bất kỳ (không phải trang đầu tiên) bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ click chọn thẻ Insert --> Page Number

Chọn insert - > Paga Number

- Bước 2: Trong bảng tùy chọn của Page Number bạn chọn Format Page Numbers...

Chọn Format Page Numbers...

- Bước 3: Lúc này xuất hiện hộp thoại Format Page Number, thực hiện nhập số trang bắt đầu trong Star at (nằm trong Page Numbering). Ví dụ bắt đầu đánh số từ trang thứ 5

Thực hiện nhập số trang bắt đầu trong Star at

- Bước 4: Click chọn OK sau khi nhập vị trí trang bắt đầu hiển thị số trang.

Cách này cũng là một cách khá hay để đánh số trang trong word từ một trang bất kỳ đấy bạn nhé.

Hoàn tất việc đánh số trang

Một cách khác để bạn có thể đánh số trang word từ một trang bất kỳ khác đó chính là chỉnh sửa trực tiếp số thứ tự trang soạn thảo.

2.3. Cách đánh số trang từ một trang bất kỳ

Để thực hiện cách đánh số trang từ một trang bất kỳ bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Đặt trỏ chuột tại trang bạn muốn đánh số. Trên thanh công cụ chọn Layout -> chọn Breaks -> sau đó chọn Next Page.

Đánh số trang Word từ trang bất kỳ

- Bước 2: Tiếp tục chọn Insert trên thanh menu -> chọn Page Number và chọn vị trí, kiểu.

Chọn vị trí và kiểu hiển thị

- Bước 3: Chọn mục Design. Trong mục này, bỏ chọn Link to Previous. Tiếp tục chọn Close Header and Footer để xóa số trang section 1.

Chọn Close Header and Footer để xóa số trang 

2.4. Cách hiện số trang trong Word bỏ trang đầu

Để thực hiện hiển thị 1 trang trong word 2010 nhưng bỏ trang đầu thì bạn thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh Menu của văn bản Word, chọn Insert -> Chọn Page Number ở góc bên tay phải -> chọn vị trí, kiểu mà bạn mong muốn.

Chọn Page Number ở góc bên tay phải

- Bước 2: Chọn Design. Trong mục Options, bạn chọn Different First Page. 

Chọn Different First Page

3. Một số lỗi thường gặp khi đánh và hiển thị số trang trong Word

Đánh số trang trong word là thao tác quan trọng giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cách hiện trang trong word chắc chắn sẽ có lúc bạn sẽ gặp lỗi. Dưới đây là một số lỗi word không hiện số trang thường gặp cùng cách khắc phục cho bạn tham khảo:

3.1. Lỗi không hiện số trang trong word

Khi đánh số trang trong word thay vì hiện số trang như bình thường thì lại hiện màn hình word của bạn lại hiện dòng chữ {PAGE \* MERGEFORMAT}. Lỗi không hiện số trang trong word là một lỗi phổ biến, hàng loạt người dùng làm việc với word đang gặp phải vấn đề này.

3.1.1. Nguyên nhân

Có rất nhiều nguyên nhân gây ra lỗi này, có thể kể tới một số nguyên nhân điển hình như: do tính năng đánh số trang bị tắt, do số trang bị ẩn hoặc do lỗi hệ thống gây nên.

Lỗi không hiện số trang trong word

3.1.2. Cách khắc phục

Cách khắc phục lỗi này nhanh chóng nhất đó là bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9. Khi này, định dạng số trang sẽ chuyển sang định dạng số và chữ số sẽ xuất hiện như bình thường.

Trong trường hợp thực hiện cách trên không hiệu quả bạn có thể khắc phục bằng cách: Tại trong word bị lỗi chọn tab File => Chọn Options => Khi hộp thoại hiển thị bạn chọn Advanced ở menu bên trái => Tiếp tục tìm đến mục mục Show Document Content => Bỏ tick chọn Show Field Codes Instead Of These Values => Cuối cùng nhấn OK.

3.2. Lỗi số trang trong word không liên tục

Ngoài lỗi không hiện số trang trong word thì lỗi số trang trong word không liên tục cũng là một lỗi phổ biến mà rất nhiều người dùng word gặp phải. Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này như sau:

3.2.1. Nguyên nhân

Tại sao đánh số trang trong word không liên tục? Nguyên nhân là do bạn lựa chọn chế độ Page Number bao gồm cả số trang và tổng số trang. 

Ngoài ra, việc nhầm lẫn giữa giữa Insert Page Number và Insert Number of Pages cũng khiến cho việc đánh số trang trong Word không được thực hiện liên tục.

Nguyên nhân đánh số trang không liên tục

3.2.2. Cách khắc phục

Để có thể khắc phục lỗi đánh số trang không liên tục bạn phải phân biệt Insert Page Number và Insert Number of Page có ý nghĩa như thế nào.

Phân biệt Insert Page Number và Insert Number

Đầu tiên bạn cần phân biệt rõ hai chế độ này khi thực hiện các thao tác trên Word:

- Insert Page Number mang nghĩa là số trang hiển thị.

- Insert Number of Page chính là tổng số trang đang có chữ trong Word.

4. Xóa hiển thị số trang trong Word

Sau khi đã thực hiện cách hiển thị từng trang trong word thành công để thuận tiện làm việc nếu muốn bạn hoàn toàn có thể bỏ hiện thị bất cứ lúc nào. Cách xoá hiển thị số trang trong word như sau:

4.1. Xóa tất cả số trang đã cài đặt trong Word

- Bước 1: Chọn mục Insert

Mục Insert

- Bước 2: Chọn lựa Page Number

Page Number

- Bước 3: Bấm chọn Remove Page Numbers

Remove Page

4.2. Trực tiếp xóa số trang tại chân trang word

- Bước 1: Click đúp chuột vào vị trí số trang tại trang muốn xóa số.

- Bước 2: Nhấn phím Backspace hoặc Delete để xóa số trang

Cách xóa số trang trong Word - Hình 1

- Bước 3: Thoát ra ngoài vị trí Header & Footer để kiểm tra bằng cách click chuột ra ngoài khỏi chân trang. Khi không còn thấy hiển thị số trang nữa nghĩa là bạn đã thành công.

Cách xóa số trang trong Word - Hình 2

4.3. Cách xóa số trang bằng việc ngắt trang

Nếu trường hợp các trang đang được đánh số trang theo thứ tự, khi bạn ngắt trang và tách các trang thành các section thì trang cần xóa sẽ bị cô lập, sau đó bạn tiến hành đánh số trang lại từ đầu

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện tách trang với lệnh Page Break.

- Mở văn bản Word, sau đó đặt con trỏ vào vị trí bất kỳ tại trang cần bỏ đánh số trang. Ở ví dụ trong bài viết này là cần ngắt trang số 3.

- Tiếp đó chọn đến thẻ Insert trên thanh Ribbon, sau đó chọn mục Page Break như hình.

Page Break 

Bước 2: Bỏ chọn ở mục Link to Previous.

- Nhấn đúp chuột vào trang đầu của section 2 (ví dụ trong bài này là trang số 4). Sau đó, bạn nhấn vào mục Link to Previous trong thẻ Design để bỏ chọn.

Link to Previous

- Xong thao tác này là bạn đã hoàn thành ngắt 2 trang thành 2 section thành công.

Bước 3: Cách xóa đánh số trang trong word.

- Di chuyển chuột đến trang cần xóa (trang 3), nhấn đúp chuột vào vị trí số trang, bôi đen và xóa bằng cách ấn phím Delete hoặc Backspace

Xóa đánh số trang

Bước 4: Định dạng trang mới.

- Nhấn đúp chuột vào vị trí số trang của trang 4 (trang tiếp theo của trang vừa xóa số trang).

- Trên thanh Ribbon, chọn lựa thẻ Insert, tiếp theo chọn phần Page Number. Để tùy chọn cách đánh số trang, bạn bấm chọn mục Format Page Numbers.

Định dạng trang mới

Bước 5: Tự động đánh lại các trang cho văn bản.

- Trên cửa sổ của Page Number Format vừa xuất hiện, lựa chọn số trang cần đánh tiếp tại ô Start at. Ở ví dụ này thì số trang cần đánh tiếp là trang 3.

- Ấn OK sau khi nhập dữ liệu là bạn đã hoàn tất.

Chọn số trang cần đánh

Lúc này, nó sẽ tự động đánh lại số trang tại vị trí bạn chọn. Đây cũng chính là cách đánh số trang trong word 2019 cực đơn giản.

>> Xem thêm: Cách trộn thư trong word 2007, 2010, 2013, 2016

5. Vì sao gặp vấn đề đánh số trang trong Word không được liên tục?

Nguyên nhân chính gây ra lỗi đánh số trang trong word không liên tục đó là:

- Do người dùng chọn chế độ Page Number bao gồm cả tổng số trang và số trang.

- Do người dùng nhầm lẫn giữa Insert Number of Pages với Insert Page Number.

Trong trường hợp này cách khắc phục như sau:

- Chọn Remove Page Numbers để xóa toàn bộ trang đã đánh số rồi thực hiện lại từ đầu.

- Thực hiện cách đánh số trang trong word khác.

- Cần phải phân biệt rõ 2 tính năng là Insert Number of Pages với Insert Page Number. Insert Page Number là số trang hiển thị còn Insert Number of Page là tổng số các trang đang có chữ trong Word.

6. Kết luận

Trên đây Unica đã giới thiệu và hướng dẫn bạn cách hiển thị số trang trong word đơn giản và dễ thực hiện nhất. Các bạn hãy tham khảo kĩ để quá trình làm việc với word được thuận lợi và nhanh chóng nhất nhé. Để sớm làm chủ được công cụ soạn thảo văn bản Microsoft Word bạn hãy tham gia các khoá học word trên Unica. Với đội ngũ giảng viên hàng đầu chắc chắn bạn sẽ từng bước chinh phục được tin học văn phòng.

Chúc bạn thành công!