Cơ cấu tổ chức là gì? 4 Loại cơ cấu tổ chức phổ biến nhất

Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp mỗi khi triển khai các chiến lược kinh doanh. Sở hữu một cơ cấu tổ chức chặt chẽ và quy củ, doanh nghiệp sẽ phân chia được rõ vai trò, trách nhiệm và chức năng cho từng vị trí. Từ đó, tạo ra được lợi thế trong kinh doanh. Để hiểu cụ thể cơ cấu tổ chức là gì? Có những loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nào? Mời bạn đọc tham khảo nội dung bài viết sau đây để biết rõ nhé.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức giống như là một sơ đồ biểu thị cấu trúc hoặc liên kết các bộ phận, phòng ban, cá nhân nhằm tạo nên một tổ chức thống nhất và hoàn chỉnh. Thông qua cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có thể nhận biết được nhiệm vụ, vai trò của các phòng ban. Đồng thời, xác định mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận trong tổ chức. Từ đó, tạo ra môi trường làm việc có tổ chức, hiệu quả và có định hướng rõ ràng.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Mục đích của việc xây dựng cơ cấu là để xác định, phân chia công việc, chức năng của từng phòng ban, cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp tổ chức vận hành đồng bộ, có khoa học. Cơ cấu tổ chức giúp đảm bảo tính ổn định cho doanh nghiệp,, tổ chức các phòng ban vận hành theo đúng định hướng phát triển ban đầu.

Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu doanh nghiệp phản ánh tầm nhìn và năng lực của các cấp lãnh đạo tối cao. Việc xây dựng cơ cấu hoạt động doanh nghiệp sẽ giúp việc quản lý, vận hành diễn ra suôn sẻ hơn. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững, tăng hiệu quả cạnh tranh thị trường. Vậy cụ thể cơ cấu tổ chức là gì?

• Định hướng luồng thông tin: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp rõ ràng là điều kiện tiên quyết giúp các phòng ban thiết lập liên kết hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp truyền thông nội bộ nhanh, chính xác và kịp thời. Căn cứ theo sơ đồ tổ chức, các bộ phận, phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn. Hỗ trợ tăng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, tránh được các mâu thuẫn nội bộ không đáng có. 

• Tối ưu hóa nguồn lực: Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phân ban giúp phân bổ công việc theo sơ đồ khoa học, đúng người đúng việc. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng khai thác thế mạnh các nguồn lực từ nhân sự cho đến tài chính. Điều này, thúc đẩy tiến độ công việc, tối ưu hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh thị trường. 

• Hỗ trợ phát triển chiến lược: Cơ cấu tổ chức chính là nền tảng cho mọi chiến lược kinh doanh. Sở hữu sơ đồ tổ chức phù hợp với nội lực, mục tiêu phát triển và xu hướng phát triển thị trường sẽ thúc đẩy doanh nghiệp phát triển toàn diện. 

• Thúc đẩy sự phát triển và đổi mới: Tùy theo từng thời kỳ, giai đoạn chiến lược, doanh nghiệp nên xây dựng và phát triển cơ cấu tổ chức phù hợp sự phát triển chung của thị trường. Tạo điều kiện cho nguồn nhân lực trẻ, có năng lực đưa ra ý tưởng mới. Khuyến khích nhân viên lao động sáng tạo. 

• Giảm thiểu xung đột và nâng cao sự hợp tác: Sơ đồ cấu trúc được thiết lập chặt chẽ sẽ tạo điều kiện cho các phòng ban hợp tác dễ dàng. Đồng thời, khi các bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ cụ thể, phân quyền rõ ràng sẽ giảm thiểu được những xung đột nội bộ, khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

Cơ cấu doanh nghiệp phản ánh tầm nhìn và năng lực của các cấp lãnh đạo tối cao

4 loại cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có thể phân chia thành nhiều loại khác nhau. Mỗi loại sẽ mang đến cho doanh nghiệp những thế mạnh và nhược điểm khác nhau. Dưới đây là 4 loại hình cơ cấu cơ bản dưới đây cho bạn tham khảo.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng, vai trò

Cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ chia doanh nghiệp thành nhiều nhóm, phòng, ban nhỏ. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận vai trò, nhiệm vụ cụ thể theo chuyên môn. Cụ thể như phòng tài chính, phòng marketing, phòng kế toán, phòng nhân sự, bộ phận quản lý sản xuất,... Đây là cơ cấu tổ chức phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có ít biến động. 

Ưu điểm của cơ cấu này là tính chuyên môn hóa cao; dễ phân việc, điều hành và quản lý, tốc độ truyền thông nội bộ nhanh. Cơ cấu tổ chức theo chức năng, vai trò đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và phát triển nâng cao kỹ năng chuyên môn tốt. 

Nhược điểm của cơ cấu này là có thể dẫn đến sự thiếu giao tiếp nội bộ. Dễ gặp khó khăn trong việc đáp ứng theo các thay đổi của xu hướng thị trường và các yêu cầu đột xuất của khách hàng. 

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận là cơ cấu tổ chức dành cho các doanh nghiệp, tập đoàn đa ngành nghề, đa quốc gia. Cách phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận cũng có nhiều cách. Bao gồm: phân chia theo nhiệm vụ, phân chia theo đặc tính khu vực, phân chia theo đặc thù hoạt động. Ví dụ: 

• Một tập đoàn đa vận tải có thể được chia theo bộ phận vận tải hàng không, vận tải đường bộ, vận tải đường thủy,...

• Một tập đoàn thời trang có thể xây dựng cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm khách hàng sản phẩm, dịch vụ, khu vực địa lý. 

• Một tập đoàn đa quốc gia có thể xây dựng cơ cấu tổ chức theo thị trường. Như bộ phận quản lý vận hành ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á,...

Ưu điểm của cơ cấu này là: Mang đến sự linh hoạt cho từng bộ phận; Cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một doanh nghiệp độc lập. Đồng thời giúp tăng khả năng tập trung vào định hướng phát triển riêng. Cơ cấu tổ chức theo bộ phận giúp từng bộ phận phát triển tốt và ít chịu ảnh hưởng xấu từ các bộ phận khác khi có biến động, rủi ro xảy ra. 

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức này là dễ xảy ra sự trùng lặp chức năng. Các bộ phận khó thiết lập truyền thông nội bộ chặt chẽ. Cấu trúc này cũng đặt ra cho ban quản trị bài toán khó về việc phân bổ tài nguyên và các vấn đề về kế toán - thuế.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại khác nhau

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ma trận được đánh giá là cơ cấu khá phức tạp. Theo đó báo cáo có thể được truyền đi theo nhiều hướng, nhiều bộ phận. Có thể nói cấu trúc ma trận chỉ phù hợp với doanh nghiệp có nguồn lực quản trị mạnh mẽ, linh hoạt, sáng tạo. Và nhân viên phải có năng lực xác định được phương hướng truyền tin nội bộ hiệu quả nhất. 

Ưu điểm của loại cấu trúc này là có thể thiết lập mối quan hệ nội bộ mật thiết giữa quản lý và quản lý, giữa nhân viên và nhân viên, giữa quản lý và nhân viên. Nhờ vậy nội bộ có thể giao tiếp thống nhất, thấu hiểu rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của nhau. Đồng thời, dễ dàng chia sẻ, cảm thông cho nhau, tạo nên sức mạnh đoàn kết nội bộ doanh nghiệp. 

Nhược điểm của cơ cấu này là có thể gây ra sự xung đột, nhầm lẫn giữa các bộ phận, cá nhân.

Cơ cấu tổ chức phân cấp - phẳng

Đây là loại cơ cấu phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc doanh nghiệp mới khởi nghiệp, doanh nghiệp có cơ cấu vận hành đơn giản. 

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là cho phép người quản lý đưa ra quyết định, mệnh lệnh phẳng, trực tiếp đến vơ nhân viên thực hiện. Tránh tình trạng tam sao thất bản hoặc không hiểu rõ nhiệm vụ được giao. 

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức này là không phù hợp với các doanh nghiệp gồm nhiều người, nhiều bộ phận và các doanh nghiệp lớn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức

Khi doanh nghiệp lập kế hoạch xây dựng cơ cấu tổ chức hãy xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình. So sánh với các điều kiện sẵn có để lựa chọn cơ cấu phù hợp. Vậy yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức là gì? Dưới đây là các yếu tố cơ bản có khả năng ảnh hưởng không hề nhỏ đến mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Quy mô của doanh nghiệp, tổ chức

• Doanh nghiệp, tổ chức nhỏ: Nền tảng doanh nghiệp có cấu trúc tổ chức đơn giản, ít phân tầng quản lý. Quyền lực tổ chức lãnh đạo sẽ tập trung vào một số ít người. Với quy mô này ưu tiên lựa chọn cơ cấu tổ chức ít phân cấp quản trị như phân cấp phẳng. 

• Doanh nghiệp lớn: Nền tảng doanh nghiệp thường có cấu trúc phức tạp. Được phân chia thành nhiều phòng ban, chức năng và gồm nhiều tầng cấp bậc quản lý. Như vậy mới có thể đảm bảo vận hành và quản trị doanh nghiệp. Với quy mô này ưu tiên lựa chọn cơ cấu tổ chức có phân nhiều tầng quản trị.

Yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức

Quy định và pháp luật

Các quy định pháp luật cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ luật doanh nghiệp khi lập kế hoạch xây dựng tổ chức. Vì luật lao động, luật doanh nghiệp tại mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ có sự khác nhau nên khi thiết lập cơ cấu, bạn cần tìm hiểu thêm. 

Mục tiêu và tầm nhìn dài hạn

Tùy theo mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn và định hướng phát triển mà doanh nghiệp lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp. Việc thiết lập mô hình quản lý có thể thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Chiến lược kinh doanh

• Chiến lược tập trung: Lúc này doanh nghiệp cần tối ưu hóa hiệu quả hoạt động chuyên môn. Vậy nên việc chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng là phù hợp nhất. 

• Chiến lược đa dạng hóa: Trong trường hợp này, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận hoặc ma trận đều phù hợp. Các cơ cấu tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhiều sản phẩm, dòng sản phẩm, dịch vụ, thị trường khác nhau.

Môi trường kinh doanh:

• Môi trường ổn định: Khi môi trường kinh doanh ít biến động, doanh nghiệp có thể sử dụng cấu trúc ít sự thay đổi. Gợi ý lựa chọn: cơ cấu tổ chức phân cấp phẳng.

• Môi trường biến động: Trường hợp này, doanh nghiệp nên chọn cấu trúc tổ chức linh hoạt hoặc cấu trúc ma trận. Cách cơ cấu tổ chức này có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với môi trường. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với các biến động. 

Công nghệ

Việc áp dụng công nghệ vào quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hiệu quả làm việc và cắt giảm chi phí quản lý. Công nghệ thông tin và truyền thông càng hiện đại càng cho phép tinh giảm các cấp quản lý trung gian. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp xây dựng cơ cấu phẳng và cơ cấu mạng lưới.

Áp dụng công nghệ vào quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hiệu quả làm việc 

Văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức đóng vai trò quan trọng trong khi xây dựng cơ cấu tổ chức. Một nền văn hóa mở, khuyến khích mọi người sáng tạo và cống hiến, tham gia hết mình sẽ giúp cấu trúc tổ chức được bằng phẳng hơn.Nhà quản trị sẽ ưu tiên lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với văn hóa tổ chức và định hướng phát triển của doanh nghiệp. 

Chọn cơ cấu tổ chức tốt phù hợp nhất

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng, vận hành cơ cấu tổ chức. Do đó sẽ không có mô hình cơ cấu nào là tốt nhất với doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp nhất là được. Để chọn được cơ cấu phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể căn cứ theo các tiêu chí sau: 

• Vai trò và nhóm hiện tại trong công ty: Xác định vai trò, công việc và nội lực hiện tại trong doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức hiện tại đang thúc đẩy hay đang cản trở doanh nghiệp phát triển.

• Xác định mục tiêu ngắn hạn và kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

• Tổng hợp ý kến phản hồi từ các cấp quản lý, các thành viên trong doanh nghiệp.

• Vận hành tổ chức đã xây dựng, tiếp tục thu thập thông tin và có thể điều chỉnh khi cần. 

Kết luận

Trên đây là chia sẻ thông tin cơ cấu tổ chức là gì? Mỗi mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sẽ những nét đặc trưng khác nhau. Tạo nên quy mô hoạt động, chức năng vận hành, nhiệm vụ thực thi cụ thể. Để có thể xây dựng mô hình tổ chức tối ưu nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm ý kiến cố vấn hoặc vận dụng linh hoạt các mô hình tổ chức. Từ đó đúc kết kinh nghiệm thực tiễn và thiết lập sơ đồ quản trị hiệu quả.