Tiết lộ 2 cách trộn thư trong Word 2016 không phải ai cũng biết

Tiết lộ 2 cách trộn thư trong Word 2016 không phải ai cũng biết

Mục lục

Tính năng mail Merge trong word hiện đang có 4 phiên bản gồm 2007, 2010, 2013, 2016. Tùy theo ứng dụng cụ thể mà hoạt động mail merge còn được gọi với nhiều tên gọi khác nhau như cách trộn văn bản word 2010, cách trộn thư trong word 2013, cách tạo giấy mời trong word 2016. Trong nội dung bài viết này Unica sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng mailings trong word 2016, hãy tham khảo nhé..

1. Trộn thư trong Word là gì?

Trộn thư trong word là chức năng giúp bạn tạo nhiều biểu mẫu thư mời cùng lúc một cách nhanh chóng. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc, gia tăng hiệu suất lao động. 

Tính năng này được ứng dụng trong một số trường hợp như:

- Làm hợp đồng lao động

- Làm phiếu lương

- Tạo thư mời.

- Tạo thư cảm ơn.

- Tạo phiếu thông báo.

tron-thu-trong-word.jpg

Trộn thư trong word giúp bạn tạo nhiều biểu mẫu thư mời

2. Hướng dẫn cách trộn thư trong word

Có thể rất nhiều cách để bạn có thể thực hiện cách trộn thư trong word. Dưới đây là hướng dẫn trộn văn bản trong word 2016 kèm hình ảnh minh họa cụ thể: 

2.1. Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn

Cách dùng mail merge trong word 2016 khá dễ nhớ, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước chi tiết sau đây: 

- Bước 1: Bạn hãy vào tab Mailings trên thanh công cụ của Microsoft Word. Sau đó nhấn chọn biểu tượng Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard.

thao-tac-tron-thu-trong-word.jpg

Thao tác để bắt đầu thực hiện trộn thư trong word 

- Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge hiển thị bạn hãy tiếp tục chọn theo hướng dẫn sau:

+ Tại Step 1 of 6: Bạn hãy chọn Letter. Sau đó chọn Next: Starting document.

+ Tại Step 2 of 6: Bạn hãy chọn Use the current document. Sau đó chọn Next: Select Recipients.

+ Step 3 of 6: Bạn hãy chọn Type a new list. Sau đó chọn Next: Write your letter.

lua-chon-tron-thu-trong-word.jpg

Các tuỳ chọn để lựa chọn

- Bước 3: Sau khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn hãy chọn Customize Columns.

chon-customize-columns.jpg

Chọn Customize Columns

- Bước 4: Khi hộp thoại Customize Address List hiển thị bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:

+ Add: Thêm Field Names

+ Delete: Xóa các Field Names có sẵn.

+ Rename: Đổi tên Field Names có sẵn.

tuy-chinh-cac-du-lieu.jpg

Tuỳ chọn chỉnh dữ liệu

 Sau khi hoàn tất các mục bạn chọn OK.

- Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các Field Names. 

dien-cac-thong-tin-co-ban.jpg

Điền các thông tin cơ bản 

Sau khi hoàn tất các mục bạn chọn OK. 

Lưu ý: Tại cửa sổ này có 3 mục bạn cần lưu ý: 

+ New Entry: Tính năng thêm dòng mới.

+ Delete Entry: Tính năng xóa dòng.

+ Find: Tính năng tìm kiếm.

- Bước 6: Khi bạn nhấn OK, cửa sổ Save Address List sẽ hiển thị. Lúc này, bạn hãy đặt tên cho tệp tin vừa tạo. Sau đó chọn Save để lưu.

luu-lai-van-ban.jpg

Lưu lại văn bản

- Bước 7: Tại cửa sổ Mail Merge Recipients, bạn có thể thực hiện kiểm tra sửa đổi thông tin qua các chức năng:

+ Sort: Sắp xếp lại dữ liệu 

+ Filter: Lọc ra danh sách ưu tiên (cần thiết) trong danh sách dài.

+ Find duplicates: Tìm kiếm những dữ liệu trùng lặp để xóa.

+ Validate address: Xác nhận địa chỉ

kiem-tra-thong-tin-sua-doi.jpg

Kiểm tra thông tin sửa đổi 

Sau khi hoàn tất các mục bạn chọn OK.

- Bước 8: Bạn hãy quay lại cửa sổ Mail Merge bằng cách vào tab Mailings trên thanh công cụ, chọn biểu tượng Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard. 

+ Tại Step 3 of 6: Bạn hãy chọn Use an existing list. Sau đó chọn Next: Write your letter.

+ Tại Step 4 of 6: Bạn hãy chọn More items.

thao-tac-chon-hop-thoai-mail-merge.jpg

Thao tác chọn trong hộp thoại Mail Merge Wizard.

- Bước 9: Khi bảng Insert Merge Field hiển thị bạn hãy chọn Database Fields.

hop-thoai-insert-merge-field.jpg

Hộp thoại Insert Merge Field hiện ra

Sau đó chọn vào Field Names đã thiết kế. Sau đó chọn Insert. Sau đó chọn Next: Preview your letters. Bạn thực hiện lần lượt cho đến khi chèn xong các Field Names. Sau khi đã chèn xong các Field Names chọn Next: Complete the merge.

- Bước 10: Bạn hãy quay lại tab Mailings trên thanh công cụ. Tìm chọn mục Finish & Merge sau đó chọn Edit Individual Documents. Khi cửa sổ Merge to New Document hiển thị bạn hãy tick chọn All, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

tron-van-ban-trong-word.jpg

Tại cửa sổ Merge to New Document chọn All

2.2. Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng File Excel

Cách trộn thư trong word 2016 bằng cách sử dụng file excel được thực hiện như sau:

- Bước 1: Bạn hãy tạo mẫu danh sách trong file excel và mẫu văn bản trong word. Để giúp bạn biết cách tạo giấy mời trong word 2016, chúng tôi sẽ chọn mẫu giấy mời để làm ví dụ minh họa

vi-du-minh-hoa.jpg

Ví dụ minh hoạ

- Bước 2: Mở file Word có sẵn mẫu thư mời. Sau đó bạn hãy chọn tab Mailings trên thanh công cụ. Chọn tiếp Start Mail Merge, rồi chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard....

thao-tac-tron-thu-trong-word-nhanh.jpg

Thao tác trộn thư trong word

- Bước 4: Lúc này, phía bên phải màn hình sẽ hiển thị hộp thoại 6 Step

hop-thoai-mail-merge.jpg

Hộp thoại Mail merge

Bạn hãy thực hiện theo trình tự sau:

Ở Step 1, bạn hãy chọn biểu mẫu cho Mail Merge theo các lựa chọn: 

+ Letters: Thư mời.

+ E-mail messages: Email.

+ Envelopes: Phong thư.

+ Labels: Thư theo nhãn.

+ Directory: Thư theo danh mục.

Trong ví dụ minh họa này, chúng tôi sẽ chọn Letters (Thư mời). Sau đó nhấn Next để qua Step 2.

thao-tac-thuc-hien-tron-thu.jpg

 Thao tác thực hiện 

Ở Step 2, bạn chọn định dạng cho Mail Merge theo các lựa chọn :

+ Use the current document: Sử dụng mẫu thư mời hiện đang mở trong word.

+ Start from a template: Dùng mẫu thư mời trong Word.

+ Start from existing document: Dùng mẫu thư đã được tạo trước đó trong word.

chon-mau-dinh-dang-thu.jpg

Chọn mẫu định dạng thư 

Trong ví dụ minh họa này, chúng tôi sẽ chọn Use the current document. Sau đó nhấn Next để sang Step 3.

Ở Step 3: Bạn hãy chọn nguồn dữ liệu cho thư mời theo các lựa chọn sau đây: 

+ Use an existing list: Sử dụng dữ liệu trong file excel

+ Select from Outlook contacts: Sử dụng danh thiếp từ outlook

+ Type a new list: Nhập dữ liệu mới

Lúc này bạn hãy chọn các dữ liệu từ file Excel bằng cách nhấn vào File Names... Chọn tiếp file Excel có thông tin khách mời rồi nhấn Open để mở file. Sau đó chọn Sheet chứa thông tin khách mời. Bạn hãy tick vào các ô để thêm hoặc bỏ những thông tin không muốn sử dụng => Nhấn OK để qua step 4.

Ở Step 4: bạn hãy kiểm tra chỉnh sửa hoặc thêm những thông tin trong Mail Merge sau đó nhấn Next để sang Step 5.

chon-mau-dinh-dang-thu.jpg

Nhấn next để sang step 5

Ở Step 5: bạn điền thông tin vào các chỗ trống trong Mail Merge bằng cách chọn Insert Mail Merge Field sau đó chọn Field names sẽ lấy.

Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên field name mà là tên khách mời thì chỉ cần nhấn vào dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 như hình minh họa bên dưới. Sau khi hoàn tất, bạn hãy nhấn Next để chuyển sang Step 6.

cach-tron-thu-trong-word.jpg

Thao tác thực hiện để không hiện filed name 

Ở Step 6: Bạn hãy nhấn chọn Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư mời trong Word.

ket-qua-tron-thu.jpg

Chọn Edit individual letters 

Lưu ý: Nếu bạn muốn chỉnh sửa nội dung ở các bước trước bạn hãy chọn Previous Preview your letters trước khi nhấn chọn Edit individual letters... 

3. Những lưu ý cần biết khi thực hiện cách mail merge trong word

Khi trộn thư có điều kiện trong word 2010, 2016 bạn hãy lưu ý những điểm sau đây để có được văn bản thư chất lượng đúng như mong muốn của bản thân:

3.1. Đặt tên và định dạng cho các trường dữ liệu trong danh sách người nhận

Để dữ liệu được cập nhật đúng vào vị trí các ô trống, bạn nhất định phải định dạng cho các trường dữ liệu (Field names). Nếu bạn quên không đặt tên và định dạng cho các trường dữ liệu thì thông tin sẽ không được cập nhật vào các biểu mẫu sẵn có trên word.

3.2. Định dạng thư mẫu để tránh lỗi trộn thư

Lợi ích của việc định dạng thư mẫu là giúp các trường dữ liệu được cập nhật tự động chuẩn xác hơn. Nếu bạn không định dạng thư mẫu hoặc thư mẫu không đồng nhất có thể dẫn đến tình trạng lỗi trộn thư trong word.

dinh-dang-thu-mau-trong-word.jpg

Định dạng thư mẫu mang lại rất nhiều lợi ích

3.3. Kiểm tra lại tập tin dữ liệu nguồn trước khi trộn thư để tránh lỗi kết nối

Tính năng tự động cập nhật thông tin từ dữ liệu nguồn đến biểu mẫu văn bản sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu dữ liệu nguồn bị nhập sai thông tin, hoặc các cột dữ liệu nằm không đúng vị trí theo định dạng dữ liệu thì có thể toàn bộ danh sách thư mời sẽ bị lỗi dữ liệu. Do đó, bạn nhất định phải kiểm tra kỹ lưỡng tập tin dữ liệu nguồn trước khi trộn thư. 

3.4. Sử dụng chính xác các trường dữ liệu

Khi bạn chọn lệnh cập nhật thông tin trong các trường dữ liệu vào thư trộn nếu bạn sử dụng nhầm trường dữ liệu thì thư trộn sẽ bị lỗi thông tin. Do đó, việc xác định chính xác các trường dữ liệu khi điền nội dung vào chỗ trống trong biểu mẫu thư trộn là cực kỳ quan trọng.

4. Kết luận

Như vậy là chúng tôi đã hoàn tất hướng dẫn bạn cách dùng mail merge trong word 2016. Và cả những lưu ý cần biết khi thực hiện cách trộn thư trong word. Mong là những hướng dẫn chi tiết trên đã giúp bạn giải quyết được nhiệm vụ văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Bạn đừng quên theo dõi website của chúng tôi để nhận thêm các mẹo hay khi sử dụng các phần mềm văn phòng nhé.

 

Đánh giá :

Tags: Word