Hướng dẫn 4 cách vẽ sơ đồ trong word nhanh nhất bạn cần biết

Sơ đồ là một công cụ hữu ích để trình bày các ý tưởng, quá trình, dữ liệu hay mối quan hệ một cách trực quan và sinh động. Trong quá trình học Word, bạn có thể vẽ sơ đồ bằng nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 4 cách vẽ sơ đồ trong word nhanh nhất bạn cần biết, cũng như các lưu ý khi vẽ sơ đồ trong Word.

Hướng dẫn chèn và định dạng sơ đồ SmartArt

4 cách vẽ sơ đồ trong word

Để vẽ sơ đồ trong Word, bạn có thể áp dụng một trong 4 cách là dùng Smart Art, Shapes, Drawing Tools hoặc vẽ sơ đồ trong Word dạng biểu đồ. Mỗi phương pháp sẽ được gợi ý chi tiết dưới đây:

1. Cách vẽ sơ đồ trên word bằng Smart Art

Smart Art là một tính năng của Word cho phép bạn tạo ra các sơ đồ đẹp mắt và chuyên nghiệp một cách dễ dàng. Bạn có thể chọn từ nhiều loại sơ đồ khác nhau, như danh sách, quy trình, chu trình, phân loại, so sánh, mối quan hệ hay ma trận. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art:

Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Nhấn vào thẻ Insert trên thanh công cụ. Trong nhóm tính năng Illustrations, bạn chọn vào Smart Art. 

Vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art bước 1

>> Xem thêm: Mách bạn cách vẽ sơ đồ tư duy trên Word chuyên nghiệp

- Bước 2: Khi hộp thoại Choose a SmartArt Graphic xuất hiện, bạn sẽ thấy rất nhiều kiểu sơ đồ, biểu đồ để lựa chọn. Cụ thể:

+ Cấu trúc dạng List (danh sách).

+ Cấu trúc dạng Process (quá trình, tiến trình).

+ Cấu trúc dạng Circle (vòng tròn).

+ Cấu trúc dạng Hierarchy (hệ thống phân cấp bậc).

+ Cấu trúc dạng Relationship (mối quan hệ).

+ Cấu trúc dạng Matrix (ma trận).

+ Cấu trúc dạng Pyramid (dạng kim tự tháp).

+ Cấu trúc dạng Picture (tranh ảnh minh họa).

Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic

Lựa chọn sơ đồ, biểu đồ phù hợp với nhu cầu và mục đích của mình.

- Bước 3: Sau khi chọn được sơ đồ, biểu đồ như mong muốn thì bạn chỉ cần click vào OK.

Lúc này trong Word sẽ xuất hiện thêm hai nhóm công cụ khác trên thanh công cụ và Design và Format như sau:

Ví dụ vẽ sơ đồ trong Word

- Bước 4: Điền nội dung vào sơ đồ theo từng [Text] cho phù hợp. Dưới đây là ví dụ minh họa:

Ví dụ về việc điền nội dung trong sơ đồ

- Bước 5: Trang trí và thiết kế lại sơ đồ

Tích hợp trong hai nhóm công cụ trên là điều chỉnh và chỉnh sửa nâng cao cho sơ đồ của bạn. Bạn có thể thay đổi màu sắc, kiểu thể hiện sơ đồ tùy theo mục đích và sở thích của bạn.

Có thể kể sơ qua về thiết kế sơ đồ (nhóm công cụ Design):

+ Add Shape: Thêm các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp, nhánh con (bạn có thể sử dụng chuột phải để gọi lệnh Add Shape)

+ Layouts: Thay đổi hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội dung.

+ Change Colors: Thay đổi màu sắc của biểu đồ, sơ đồ.

+ SmartArt Styles: Kiểu sơ đồ.

Trang trí và thiết kế lại cho sơ đồ

Song song với đó, bạn có thể định dạng kiểu chữ, màu sắc từng khối hình trong nhóm công cụ Format.

Như vậy là bạn đã hoàn thành vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art rồi đấy. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh nâng cao hơn với hai nhóm công cụ trên sao cho khoa học hơn, hấp dẫn và thẩm mỹ cao hơn nhé.

Với cách này bạn sẽ có thể tạo sơ đồ trong Word rất nhanh chóng, nhưng nếu bạn muốn chúng sáng tạo, thu hút người đọc hơn thì hãy dùng Shape để thực hiện nó. 

2. Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes

Shapes là một tính năng của Word cho phép bạn chèn các hình dạng khác nhau vào tài liệu của bạn, như đường thẳng, hình chữ nhật, hình tròn, hình tam giác, hình ngôi sao hay mũi tên. Bạn có thể kết hợp các hình dạng này để tạo ra các sơ đồ theo ý muốn của bạn.

Cách lập sơ đồ trong word này như sau:

- Bước 1: Chọn Insert trên thanh công cụ > Click chọn Shapes.

Thực hiện vẽ sơ đồ trong Word bằng Shape chọn Insert rồi chọn Shape

- Bước 2: Sau khi click chọn Shape bạn sẽ thấy xuất hiện ngay phía dưới là các tùy chọn với rất nhiều mũi tên, hình vẽ, hình khối,... 

Tùy chọn với rất nhiều hình khối, mũi tên, hình vẽ

- Bước 3: Thực hiện vẽ sơ đồ, biểu đồ trong Word bằng cách kết nối các hình khối, đường vẽ, mũi tên,... thành một khối thống nhất hoàn chỉnh.

Vẽ sơ đồ, biểu đồ trong Word bằng cách kết nối các hình khối, đường vẽ, mũi tên

Lưu ý:

 - Để vẽ được hình khối, bạn chỉ cần click chuột vào hình khối mà bạn muốn, sau đó giữ thả chuột đến kích thước mà bạn muốn. Cách này áp dụng cho tất cả các hình khối, hình vẽ, đường thẳng, mũi tên,...

 - Khi cần di chuyển đối tượng Shape bạn chỉ cần click chuột vào đối tượng, sau đó khi con chuột xuất hiện biểu tượng mũi tên 4 chiều thì bạn nhấn giữ con trỏ chuột và di chuyển tới vị trí mới là được. 

Thực hiện vẽ sơ đồ trong Word bằng Shape

 - Để sao chép và dán đối tượng: thay vì phải thực hiện nhiều lần thao tác Insert > Shape rồi căn chỉnh thì bạn chỉ cần sao chép đối tượng và dán chúng sang vị trí mới là được. 

- Nhấn giữ Ctrl, click chuột vào đối tượng rồi dùng con trở, ấn giữ và di chuyển con chuột tới một vị trí mới.

- Ngoài ra có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C sau đó Ctrl + V là có thể thực hiện sao chép và dán đối tượng trong khi vẽ sơ đồ bằng Word.

 - Thêm chữ vào đối tượng Shape: có hai cách để bạn có thể thêm chuột vào hình Shape:

 + Click chọn Insert --> Text Box --> chọn kiểu mẫu bất kỳ (cách nào áp dụng cho các hình đường thẳng, mũi tên)

Thực hiện vẽ sơ đồ trong Word bằng Shape

 + Click chuột vào hình Shape > Chọn Add Text, sau đó nhập nội dung vào (cách này áp dụng cho các hình khối, hình vẽ có viền).

- Bước 4: Trang trí lại sơ đồ, biểu đồ

Trên thanh công cụ khi bạn click chuột vào đối tượng Shape bạn sẽ thấy thanh Riboon, hãy click chọn tab Drawing Tools để điều chỉnh hình dạng, kích thước, màu sắc,... cho sơ đồ.

Chọn tab Drawing Tools để điều chỉnh hình dạng

3. Vẽ sơ đồ trong Word dạng biểu đồ

Biểu đồ là một loại sơ đồ thể hiện các dữ liệu số liệu một cách trực quan và sinh động. Trong Word, bạn có thể vẽ các biểu đồ dạng cột, dạng tròn, dạng đường hay dạng khu vực. 

Hướng dẫn vẽ sơ đồ trong word:

- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ.

Trên thanh công cụ, bạn click chọn Insert rồi chọn Charts. 

Vẽ sơ đồ dạng biểu đồ 

- Bước 2: Giao diện hiện ra các dạng biểu đồ cho bạn lựa chọn. Trong đó:

+ Column: Biểu đồ hình cột

+ Line: Biểu đồ đường 

+ Pie: Biểu đồ hình tròn

+ Bar: Biểu đồ cột ngang

+ Area: Biểu đồ vùng

+ X Y (Scatter): Biểu đồ phân tán XY

+ Map: Biểu đồ dạng Map

+ Stock: Biểu đồ chứng khoán

+ Surface: Biểu đồ bề mặt

+ Radar: Dạng mạng nhện.

>> Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ tròn trong Word chi tiết nhất

Trong ví dụ này, tôi lựa chọn biểu đồ tròn. Nhấn OK để hoàn tất. 

Vẽ sơ đồ dạng biểu đồ

- Bước 3: Nhập dữ liệu vào cửa sổ trang tính Excel được mở. Sau khi hoàn thành, bạn chỉ cần tắt bảng tính đi.

Vẽ sơ đồ dạng biểu đồ

- Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi kiểu biểu đồ thì hãy nhấn chuột phải vào biểu đồ. Sau đó, bạn chọn Change Chart Type để lựa chọn kiểu biểu đồ mới. 

Nhấn chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Change Chart Type

4. Dùng Drawing Tools trong Word

Drawing Tools là một tính năng của Word cho phép bạn vẽ tự do trên tài liệu của bạn, bằng cách sử dụng bút, bàn chải, bút chì hay bút lông. Bạn có thể tạo ra các sơ đồ sáng tạo và độc đáo bằng cách vẽ các đường cong, hình khép kín hay ký hiệu theo ý muốn của bạn.

Cách chèn sơ đồ trong word này gồm các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn nhấn chọn Insert > Chọn Shapes > Chọn New Drawing Canvas.

Chọn New Drawing Canvas

- Bước 2: Khung vẽ biểu đồ lúc này sẽ xuất hiện.

Khung vẽ biểu đồ

Bạn phải thay đổi kích thước khung vẽ để toàn bộ sơ đồ nằm gọn trong khung. Sau đó tìm vị trí muốn vẽ trên khung, bạn nhấn trái chuột và kéo để tạo ra hình.

Kéo để tạo hình

- Bước 3: Tại hộp thoại Format, chỉnh style theo mong muốn.

+ Trong khung Shape Styles có chức năng sau đây:

- Shape Fill: Màu hình nền trong hình.

- Shape Outline: Màu viền, độ dày cùng kiểu viền (nét liền, nét đứt,…).

- Shape Effects: Hiệu ứng hình 3D và đổ bóng.

+ Trong khung WordArt Styles có những chức năng là:

- Text Fill: Màu chữ.

- Text Outline: Màu viền, độ dày viền, kiểu viền (nét liền, nét đứt,…) của chữ.

- Text Effects: Hiệu ứng hình (3D, đổ bóng,...) của chữ.

Chỉnh style theo mong muốn

- Bước 4: Để thể hiện sự liên kết, bạn tiến hành vẽ thêm các mũi tên hoặc đường thẳng, bằng cách vào Insert > Chọn Shapes  > Chọn hình mũi tên hoặc đường thẳng.

Chọn hình mũi tên hoặc đường thẳng

Nếu bạn muốn chỉnh độ dày của mũi tên hay đường thẳng, hãy chọn Format > Chọn Shape Outlines > Chọn Weight > Chọn độ dày mong muốn.

Chọn độ dày cho mũi tên hoặc đường thẳng

- Bước 5: Để điền nội dung vào hình khối, bạn chọn vào hình, nhấp phải chuột chọn Add Text rồi sau đó viết chữ vào.

Thêm text

- Bước 6: Để chèn chữ bên ngoài các hình khối đã vẽ, bạn chọn Draw Text Box.

Chọn Draw Text Box

Các lưu ý về cách làm sơ đồ trên word

Khi thực hiện cách vẽ sơ đồ word, bạn nên chú ý đến một số điểm sau để tạo ra các sơ đồ chất lượng và chuyên nghiệp:

1. Sử dụng công cụ vẽ chính xác

Bạn nên lựa chọn công cụ vẽ phù hợp với loại sơ đồ bạn muốn tạo. Nếu bạn muốn tạo ra các sơ đồ có hình dạng và kiểu chuẩn, bạn nên sử dụng Smart Art hoặc Shapes. Nếu bạn muốn tạo ra các sơ đồ có dữ liệu số liệu, bạn nên sử dụng Chart. Nếu muốn tạo ra các sơ đồ có tính sáng tạo và tự do cao, bạn nên sử dụng Drawing Tools.

Lựa chọn công cụ vẽ phù hợp với loại sơ đồ bạn muốn tạo

2. Chú ý đến kích thước và tỷ lệ

Bạn nên điều chỉnh kích thước và tỷ lệ của các hình dạng trong sơ đồ sao cho phù hợp với kích thước và tỷ lệ của trang tài liệu. Bạn nên tránh để các hình dạng quá lớn hoặc quá nhỏ, quá dày hoặc quá mỏng, quá gần hoặc quá xa nhau. Bạn nên giữ cho các hình dạng cân đối và hài hòa với nhau.

3. Sử dụng lưới và hướng dẫn

Bạn nên sử dụng lưới và hướng dẫn để giúp bạn căn chỉnh và sắp xếp các hình dạng trong sơ đồ một cách chính xác và đều đặn. Bạn có thể bật hoặc tắt lưới và hướng dẫn bằng cách chọn tab View (Xem), sau đó chọn hoặc bỏ chọn các ô Gridlines (Lưới) và Guides (Hướng dẫn) trong nhóm Show (Hiển thị).

Sử dụng lưới và hướng dẫn để vẽ biểu đồ

4. Chú ý đến màu sắc và kiểu nền

Bạn nên chọn màu sắc và kiểu nền cho các hình dạng trong sơ đồ sao cho phù hợp với mục đích và nội dung của sơ đồ. Bạn nên tránh sử dụng các màu sắc quá rực rỡ, quá tối hoặc quá nhạt hoặc các kiểu nền quá phức tạp, quá rối mắt hoặc quá đơn điệu. Bạn nên giữ cho các màu sắc và kiểu nền tương phản và hợp lý với nhau.

5. Sử dụng mũi tên và kết nối hợp lý

Trong cách vẽ sơ đồ trong word, bạn nên sử dụng mũi tên và kết nối để thể hiện các mối quan hệ, sự chuyển động hay sự phụ thuộc giữa các hình dạng trong sơ đồ. Bạn nên chọn kiểu mũi tên và kết nối phù hợp với loại sơ đồ bạn muốn tạo. Bạn nên tránh sử dụng quá nhiều mũi tên và kết nối hoặc để chúng giao nhau hay che khuất nhau.

Sử dụng mũi tên và kết nối để thể hiện các mối quan hệ, sự chuyển động hay sự phụ thuộc giữa các hình dạng trong sơ đồ

6. Ghi chú và chú thích

Khi thực hiện cách làm sơ đồ trong word, bạn nên ghi chú và chú thích cho các hình dạng trong sơ đồ để giải thích ý nghĩa, nguồn gốc hay tham chiếu của chúng. Bạn có thể ghi chú và chú thích bằng cách thêm văn bản vào các ô trong sơ đồ, hoặc bằng cách chèn các khung văn bản, nhãn hay chú thích riêng biệt.

Ghi chú và chú thích cho các hình dạng trong sơ đồ để giải thích ý nghĩa, nguồn gốc hay tham chiếu của chúng

7. Sử dụng Group và Ungroup (Nhóm và Bỏ nhóm)

Hãy sử dụng Group và Ungroup để kết hợp hoặc tách rời các hình dạng trong sơ đồ. Điều này giúp bạn di chuyển, xoay, thu phóng hay định dạng các hình dạng một cách tiện lợi và hiệu quả. Bạn có thể Group hoặc Ungroup các hình dạng bằng cách nhấn chuột phải vào vùng đã chọn, sau đó chọn Group (Nhóm) hoặc Ungroup (Bỏ nhóm) trong menu ngữ cảnh.

8. Kiểm tra cẩn thận trước khi lưu

Việc kiểm tra sơ đồ trong Word trước khi lưu là một thói quen tốt để đảm bảo rằng các phần tử và dữ liệu trong tài liệu của bạn được sắp xếp và hiển thị đúng cách. Dưới đây là một số gợi ý để kiểm tra sơ đồ trong Word:

- Kiểm tra tổ chức và cấu trúc: Đảm bảo rằng các tiêu đề, đầu mục, danh sách và các phần tử khác được định dạng và sắp xếp theo cấu trúc logic. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu của bạn dễ đọc và dễ hiểu.

- Kiểm tra liên kết và mục lục: Nếu tài liệu của bạn có các liên kết hoặc mục lục, hãy đảm bảo rằng chúng hoạt động chính xác. Kiểm tra các liên kết để đảm bảo rằng họ dẫn đúng địa chỉ web hoặc vị trí trong tài liệu. Đối với mục lục, hãy đảm bảo rằng các mục được liệt kê và đánh số đúng.

- Kiểm tra hình ảnh và bảng: Đảm bảo rằng hình ảnh và bảng được định dạng và căn chỉnh đúng cách. Hãy xem xét kích thước và vị trí của chúng để đảm bảo rằng chúng không gây nhiễu hoặc che khuất nội dung quan trọng.

- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word để tìm và sửa các lỗi cú pháp và chính tả.

- Kiểm tra định dạng và phong cách văn bản: Đảm bảo rằng các phong cách văn bản, kích thước font chữ, màu sắc và định dạng khác được áp dụng một cách chính xác và thống nhất trong toàn bộ tài liệu.

- Kiểm tra hiển thị trước in: Sử dụng tính năng xem trước in để đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ được in ra đúng cách.

Kiểm tra biểu đồ thật kỹ trước khi lưu

Lưu ý rằng việc kiểm tra kỹ lưỡng tài liệu của bạn trước khi lưu sẽ giúp tránh các lỗi không mong muốn và cải thiện chất lượng của tài liệu cuối cùng.

Lời kết

Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn cho bạn 4 cách vẽ sơ đồ trong word nhanh nhất bạn cần biết. Đồng thời, Unica cũng đã giới thiệu cho bạn các lưu ý khi vẽ sơ đồ trong Word, để giúp bạn tạo ra các sơ đồ chất lượng và chuyên nghiệp. Cùng với đó bạn hoàn toàn có thể nâng cao vốn kiến thức tin học văn phòng cụ thể là về các cách soạn thảo cũng như trình bày văn bản trong Word chuyên nghiệp nhất thông qua tham khảo các khoá học Word từ các chuyên gia trên Unica.

Như vậy qua bài viết "Cách tạo sơ đồ trong word với mọi phiên bản đơn giản nhất" Unica đã giới thiệu và hướng dẫn bạn đọc cách để vẽ sơ đồ, biểu đồ trong Word với hai kiểu vẽ khác nhau, đó là vẽ bằng Smart Art và bằng Shape. Hi vọng qua  bài viết này bạn đọc đã có được kiến thức thật chi tiết đầy đủ để có thể thực hiện vẽ sơ đồ trong Word một cách chính xác, nhanh chóng và sáng tạo!

Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ IC3 trên Unica.

Chúc các bạn thành công!