Cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản

Word là một phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến và được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, khi in văn bản từ word, bạn có thể gặp phải một số vấn đề như không in được hết khổ giấy A4, bị mất chữ hay mất góc, hoặc không in được đúng định dạng mong muốn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản, cũng như những lợi ích của việc làm như vậy. Ngoài ra, Unica cũng sẽ chỉ cho bạn cách khắc phục những lỗi thường xảy ra khi in hết khổ giấy A4 trong word.

Hướng dẫn cách định dạng khổ giấy a4 trong word cũng như cách trình bày

Lợi ích của việc in hết khổ giấy A4 trong Word

Việc in hết khổ giấy A4 trong word có nhiều lợi ích, chẳng hạn như tiết kiệm giấy và mực in, in toàn bộ nội dung trên 1 trang giấy và tạo sự chuyên nghiệp cho chính bản in. Chi tiết của cách in a4 này như sau:

1. Tiết kiệm được giấy và mực khi in.

Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn sẽ không bị lãng phí giấy và mực do không để lại khoảng trống ở các mép của giấy. Bạn có thể in được nhiều nội dung hơn trên một tờ giấy và cũng giảm được chi phí cho việc in ấn.

2. Có thể in được tất cả nội dung 1 cách rõ ràng mà không bị mất chữ hay mất góc.

Việc in vừa khổ a4 trong word sẽ đảm bảo được rằng tất cả nội dung của văn bản sẽ được hiển thị đầy đủ và rõ ràng trên giấy. Bạn sẽ không gặp phải tình trạng bị mất chữ hay mất góc do không khớp với kích thước của giấy. Bạn cũng sẽ không phải lo lắng về việc điều chỉnh lại kích thước hay căn lề của văn bản khi in.

Khổ giấy Letter và khổ A4 trong công cụ Word

3. Tạo được sự chuyên nghiệp khi in ấn các văn bản.

Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn sẽ tạo được sự chuyên nghiệp và đẹp mắt cho các văn bản của bạn. Bạn sẽ không để lại ấn tượng xấu cho người nhận hoặc người đọc văn bản do có những khoảng trống hay lỗi khi in. Bạn cũng sẽ thể hiện được sự tôn trọng và quan tâm đến nội dung cũng như hình thức của văn bản.

>> Xem thêm: Cách in 2 mặt trong word 2007, 2010, 2013, 2016

Cách chỉnh cỡ giấy A4 cho file Word trước khi in

Trước khi in hết khổ giấy A4 trong word, bạn cần phải chỉnh cỡ giấy A4 cho file word của bạn. Cách làm này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng kích thước của văn bản sẽ phù hợp với kích thước của giấy khi in. Để chỉnh cỡ giấy A4 cho file word, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Mở file word bạn muốn in hết khổ giấy A4.

- Bước 2: Nhấn vào tab Layout trên thanh công cụ.

Chọn tab Layout

- Bước 3: Nhấn vào nút Size ở mục Page Setup.

Nhấn vào nút Size

- Bước 4: Chọn A4 trong danh sách các kích thước giấy.

Chọn A4

Căn lề trước khi in ra giấy A4

Trước khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn cần căn lề bằng cách dùng nút lệnh Page Setup hoặc dùng công cụ Ruler. Cách căn lề chi tiết như sau:

1. Cách căn chỉnh in trong 1 trang word bằng Page Setup

- Bước 1: Mở file Word cần in. Sau đó, bạn chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ.

Chọn tab Layout

- Bước 2: Ở mục Page Setup, nhấn vào mũi tên chéo xuống như hình dưới đây:

Nhấn vào mũi tên chéo xuống

- Bước 3: Khi hộp thoại Page Setup hiện lên, bạn chọn thẻ Margins (Căn lề).

Chọn thẻ Margins

- Bước 4: Ở phần Margins, bạn cần thiết lập các mục Top, Left, Bottom, Right, Gutter về 0 cm.

- Bước 5: Chọn thẻ Paper.

Chọn thẻ Paper

- Bước 6: Ở trong hộp thoại Paper size > Nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn A4.

Chọn A4

2. Căn lề trước khi in bằng thanh Thước (Ruler)

Ưu điểm của cách chỉnh trang in trong word này là nhanh, không mất nhiều thời gian thực hiện. Còn nhược điểm là dễ mắc lỗi trên các thanh thước. Cách thực hiện căn lề bằng Ruler như sau:

- Bước 1: Mở file Word cần in. Sau đó, bạn chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ.

Chọn tab Layout

- Bước 2: Chọn Size ở mục Page Setup.

Chọn Size

- Bước 3: Chọn A4 trong danh sách các kích thước giấy.

Chọn A4

- Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + W rồi nhấn R để thanh thước trong Word hiện ra.

Nhấn tổ hợp phím Alt + W rồi nhấn R để lấy thanh thước ra

- Bước 5: Bôi đen toàn bộ văn bản cần in ra giấy A4.

Bôi đen toàn bộ văn bản cần in

- Bước 6: Kéo thanh thước sang bên phải đến khi hết trang giấy.

Kéo thanh thước sang bên phải

- Bước 7: Kéo thanh thước sang bên trái đến khi hết trang giấy.

Kéo thanh thước sang bên trái

- Bước 8: Hoàn thành xong các bước bạn chỉ cần vào thẻ File rồi chọn In (Print).

Cách in full khổ giấy a4 trong word

Sau khi đã chỉnh cỡ giấy A4 cho file word, bạn có thể thực hiện cách in vừa khổ giấy a4 trong word theo các bước sau:

Bước 1: Mở file word bạn muốn in hết khổ giấy A4.

Bước 2: Chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ.

Chọn tab Layout

Bước 3: Nhấn vào mũi tên chéo xuống ở mục Page Setup.

Nhấn vào mũi tên chéo xuống

Bước 4: Trong hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Paper.

Chọn thẻ Paper

Bước 5: Ở mục Paper size, bạn chọn kích thước giấy a4.

Chọn A4

Bước 6: Ở mục Margins > Thực hiện căn lề theo tỷ lệ chuẩn như sau:

+ Top (Căn lề trên): 2cm – 2,5cm.

+ Bottom (Căn lề dưới): 2cm – 2,5cm.

+ Left (Căn lề trái): 3cm – 3,5cm.

+ Right (Căn lề phải): 1,5cm – 2cm.

Căn lề theo tỷ lệ

Bước 7: Chọn thẻ File > Chọn mục Print > Chọn In (Print) là in vừa 1 trang trong word.

Những lỗi thường xảy ra khi in vừa trang trong word và cách khắc phục

Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn có thể gặp phải một số lỗi như:

1. Lỗi nhấn Print nhưng chỉ lưu chứ không in

Đây là một lỗi phổ biến khi bạn sử dụng máy in mạng hoặc máy in không dây. Nguyên nhân có thể là do máy in không được kết nối với máy tính của bạn, hoặc do word không nhận diện được máy in. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thử các cách sau:

- Kiểm tra lại kết nối của máy in với máy tính, đảm bảo rằng máy in được bật và có địa chỉ IP hợp lệ.

- Cập nhật driver mới nhất cho máy in từ trang web của nhà sản xuất.

- Xóa và cài lại máy in trên máy tính của bạn, theo các bước sau:

+ Mở Control Panel và chọn Devices and Printers.

+ Chuột phải vào máy in mà bạn muốn xóa và chọn Remove device.

+ Nhấn vào nút Add a printer và làm theo hướng dẫn để cài lại máy in.

Lỗi nhấn Print nhưng chỉ lưu chứ không in

2. Lỗi thanh Ruler không đúng với mặc định khi thực hiện cách in giấy a4

Khi thực hiện cách in hết khổ giấy a4 trong word, đôi khi thanh Ruler không giống như mặc định. Để khắc phục lỗi này, bạn cần thiết lập lại thanh Ruler như sau:

- Bước 1: Nhấp 2 lần chuột trái vào tab đã tạo trên Thước (Ruler).

- Bước 2: Nhấn vào Clear All > Nhấn OK.

Thiết lập lại thanh Ruler

3. Lỗi tiêu đề không lặp lại ở các trang khi in

Đây là một lỗi do word không in lại tiêu đề của bảng hoặc đoạn văn bản ở các trang tiếp theo. Nguyên nhân có thể là do word không được cài đặt tính năng Repeat Header Rows hoặc Repeat as Header Row at the top of each page. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thử các cách sau:

3.1. Cách 1: In lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo

Nếu bạn muốn in lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn hàng chứa tiêu đề của bảng.

- Bước 2: Nhấn vào tab Layout trên thanh công cụ của bảng.

- Bước 3: Nhấn vào nút Repeat Header Rows.

In lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo

3.2. Cách 2: In lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo

Nếu bạn muốn in lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản chứa tiêu đề.

- Bước 2: Nhấn vào tab Home trên thanh công cụ.

- Bước 3: Nhấn vào nút Paragraph dialog box launcher (biểu tượng hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph).

- Bước 4: Trong hộp thoại Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks.

- Bước 5: Chọn ô Repeat as header row at the top of each page.

In lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản, cũng như những lợi ích của việc làm như vậy. Cùng với đó, chúng tôi cũng đã chỉ cho bạn cách khắc phục những lỗi thường xảy ra khi in hết khổ giấy A4 trong word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn in ấn các văn bản một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, để sử dụng thành thạo Word cũng như làm việc chuyên nghiệp hơn chúng tôi khuyên bạn nên có một lộ trình học Word bài bản và chi tiết nhất từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tin học văn phòng trên Unica. Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ tin học IC3 trên Unica.

>> Xem thêm: Cách in ngang trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003

Chúc các bạn thành công!