4 cách chèn chữ ký vào word cực đơn giản mà bạn cần biết

Trong soạn thảo văn bản chắc chắn sẽ có lúc bạn cần thực hiện thao tác chèn chữ ký vào word, bởi điều này sẽ giúp cho văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn. Nếu bạn đang muốn chèn chữ ký viết tay vào thư xin việc, CV hoặc những tài liệu word,... để tăng uy tín và độ chuyên nghiệp cho văn bản nhưng chưa biết cách thực hiện. Đừng lo lắng, dưới đây là 4 cách chèn chữ ký vào word cực đơn giản, hữu ích dành cho bạn.

1. Chèn chữ ký tay vào văn bản Word có lợi ích gì?

Biết cách chèn chữ ký vào văn bản sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Đồng thời, việc này còn mang lại khá nhiều lợi ích như: 

- Cách chèn chữ ký và dấu vào word sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian và giảm áp lực khi phải ký hàng loạt nội dung văn bản. 

- Cách chèn chữ ký số vào file word còn giúp chúng ta khẳng định thương hiệu, tăng tính xác thực và tăng độ uy tín cho văn bản khi giao dịch online. 

Chèn chữ ký vào word thể hiện sự chuyên nghiệp

2. 4 cách chèn chữ ký vào word

Trong nội dung bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn cho bạn 4 cách dán chữ ký vào word. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 4 cách dưới đây để hoàn thành quá trình chèn chữ kỹ vào word của mình nhé.

2.1. Cách chèn chữ ký vào file word với công cụ Scan

Việc chèn chữ ký tay vào word bằng công cụ Scan là phương pháp được ưu tiên sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Bởi tính chân thực và khả năng tạo độ tin cậy cao. Tuy nhiên, bạn để tránh việc bị làm giả chữ ký, bạn phải thật cẩn thận khi sao lưu chữ ký tay trên các thiết bị. 

2.1.1. Bước 1: Tạo chữ ký trên giấy

Màu chữ cơ bản trên word là màu đen. Do đó, để tạo sự đồng nhất với nội dung văn bản, bạn nên chọn bút màu đen để tạo chữ ký.

Đồng thời, loại giấy bạn dùng để tạo chữ ký nên là loại có màu trắng trơn. Điều này sẽ giúp chữ ký của bạn nổi bật hơn. Và giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tách nền chữ ký ở bước tiếp theo. 

2.1.2. Bước 2: Chụp hoặc scan chữ ký

Để giữ nguyên định dạng của chữ ký, bạn hãy scan chữ ký bằng máy scan. Hoặc khi bạn chọn scan chữ ký từ các ứng dụng điện thoại thì bạn nên chọn ứng dụng scan được đánh giá cao. 

Nếu bạn scan chữ ký bằng điện thoại thì hãy gửi hình scan qua một ứng dụng đồng bộ nào đó để tải chữ ký về máy tính của bạn để thực hiện bước tiếp theo nhé. 

Chụp hoặc scan chữ ký

2.1.3. Bước 3: Tách nền chữ ký

Bạn có thể xóa nền chữ ký viết tay bằng cách sử dụng photoshop. Hoặc đơn giản hơn là bạn có thể truy cập công cụ hỗ trợ xóa nền online removebg. Tại giao diện chính, bạn chỉ cần tải hình scan chữ ký lên trang. Hệ thống sẽ tự động xóa nền trong vài giây. Sau khi đã xóa nền thành công, bạn hãy nhấn "Tải xuống" ở bên phải giao diện để tải chữ ký đã tách nền về máy tính. 

2.1.4. Bước 4: Chèn chữ ký vào Word

Đặt trỏ chuột ở vị trí văn bản mà bạn muốn chèn chữ ký. Sau đó chọn “Insert” rồi chọn tiếp “Picture” để tải chữ ký vừa tách nền lên file word. 

Như vậy chữ ký viết tay đã được chèn vào văn bản word. 

Di chuyển đến vị trí muốn để chữ ký

Lưu ý: Nếu chữ ký chèn chưa đúng vị trí bạn mong muốn, bạn hãy nhấn chọn chữ ký và dùng chuột để di chuyển đến vị trí thích hợp. 

2.2. Thêm chữ ký cuối bài dạng Digital

cách chèn chữ ký số vào file word cũng giúp chúng ta tăng độ uy tín cho văn bản online. Tuy nhiên, khi bạn đã chèn chữ ký số ở cuối bài dạng Digital thì bạn sẽ không thể chỉnh sửa văn bản được nữa. Do đó, trước khi thực hiện chèn chữ ký bạn hãy đảm bảo nội dung văn bản chính xác. Chi tiết các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở mục cài đặt của Microsoft Office. Sau đó mở tệp Selfcert.

Chọn Selfcert

- Bước 2: Khi một hộp thoại Create Digital Certificate xuất hiện, bạn điền mật khẩu chữ ký số vào ô "Your certificate's name" rồi nhấn chọn OK.

Điền mật khẩu chữ ký số

- Bước 3: Bạn hãy trở về bản word muốn chèn chữ ký. Sau đó nhấn double click chuột vào vị trí muốn chèn chữ ký. Lúc này hộp thoại Sign sẽ hiển thị. Bạn hãy nhập chữ ký vào ô trống hoặc chọn Select Image để thêm chữ ký viết tay đã tách nền. (Bạn xem lại Cách chèn chữ ký vào file word với công cụ Scan)

Nhập chữ ký vào ô trống

- Bước 4: Nhấn chọn Sign để chèn chữ ký vào bản word. 

Chèn chữ kỹ vào word

2.3. Cách chèn chữ ký trong word dạng hình ảnh

Cách chèn ảnh chữ ký vào word được thực hiện như sau: 

- Bước 1: Bạn hãy vào tab Insert, chọn mục Pictures. Khi hộp thoại Insert Pictures hiển thị bạn hãy chọn ảnh chữ ký tay đã được lưu sẵn trên máy. Sau đó nhấn Insert để chèn ảnh vào văn bản.

Chèn ảnh chữ ký vào văn bản

- Bước 2: Bạn hãy nhấn chuột trái vào hình ảnh chữ ký vừa chọn. Tại tab Format bạn hãy chọn Wrap Text. Chọn tiếp Square để hình ảnh chữ ký được tích hợp vào văn bản. Điều này sẽ giúp cho văn bản có kèm chữ ký tay khi in không bị biến dạng.

Tích hợp hình ảnh vào văn bản

Mách bạn mẹo hay: Bạn có đặt chuột trái ở các góc và di chuyển qua trái qua phải để tăng giảm kích thước chữ ký cho phù hợp với văn bản. 

- Bước 3: Bạn hãy kéo thả ảnh chữ ký vào đúng vị trí. Sau đó bạn chọn mục Recolor, chọn tiếp Set Transparent Color. Sau đó nhấn vào ảnh chữ ký để xóa phông nền.

Chọn Set Transparent Color

Và đây là kết quả sau khi bạn hoàn thành cách chèn chữ ký tay vào word mà chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên.

Kết quả nhận được

2.4. Cách dán chữ ký vào word bằng Signature line

Đây là cách chèn chữ ký vào word mà không cần phải ký tay, không cần scan, không cần tải ảnh. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây để thêm chữ ký trực tiếp vào word.

- Bước 1: Bạn hãy đặt trỏ chuột ở vị trí muốn chèn chữ ký. Bạn vào thanh công cụ và chọn Insert. Chọn tiếp Signature line như hình minh họa bên dưới. 

Chèn chữ ký vào word bằng Signature line

- Bước 2: Khi hộp thoại Signature setup hiển thị, bạn hãy điền xuất hiện, bạn hãy điền đầy thông tin vào 3 dòng trống. Sau đó nhấn OK để nhận chữ ký. 

Điền đầy thông tin vào 3 dòng trống

Trong đó: 

- Suggested singer: tên của người ký. 

- Suggested singer’s title: chức vụ của người ký.

- Suggested singer’s email address: địa chỉ gmail của người ký. 

>> Xem thêm: Cách tạo đường link trong Word, Excel, PowerPoint cực đơn giản

3. Kết luận

Cách chèn chữ ký vào word khá đơn giản, nhanh, dễ thực hiện. Hy vọng là bài viết trên đã kịp thời giúp bạn giải quyết vấn đề văn phòng hiệu quả. Hãy thường xuyên theo dõi trang blog Unica để cập nhật thêm nhiều kiến thức hay bổ ích khác nhé.