Báo cáo quản trị là gì? Các xây dựng báo cáo quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Thị trường kinh doanh đang cạnh tranh rất khốc liệt, trong guồng quay cạnh tranh đó, doanh nghiệp muốn vừa kiểm soát được các hoạt động kinh doanh, vừa đưa ra được các quyết định kinh doanh chính xác không hề đơn giản, nó đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có báo cáo quản trị và biết ứng dụng báo cáo đó vào quá trình kinh doanh của mình. Vậy báo cáo quản trị là gì? Xây dựng báo cáo quản trị như thế nào hiệu quả và có tính ứng dụng cao nhất. Cùng tìm hiểu ngay. 

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị (Management Report) là một công cụ tổng hợp các tài liệu và số liệu được chuẩn bị và trình bày cho các nhà quản lý trong một tổ chức. Báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết, phân tích về hoạt động kinh doanh, tài chính và các khía cạnh cần thiết để các nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược và hoạt động. Báo cáo quản trị giống như “bộ não phân tích” giúp các nhà quản lý nắm bắt được cụ thể tình hình kinh doanh hiện tại, dự báo xu hướng và tối ưu hóa hiệu suất.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị được đánh giá là một báo cáo vô cùng quan trọng phục vụ nhu cầu bên trong nội bộ doanh nghiệp. Thông tin hiển thị trong báo cáo quản trị được xem như nguồn dữ liệu kinh doanh chính xác, hỗ trợ việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu. Tùy theo lĩnh vực và quy mô của mỗi doanh nghiệp mà báo cáo quản trị sẽ được điều chỉnh sao cho phản ánh sát nhất với tình hình thực tế.

Tầm quan trọng của báo cáo quản trị trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Để biết cụ thể tầm quan trọng của báo cáo quản trị là gì, mời bạn đọc tham khảo nội dung chia sẻ dưới đây.

• Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định: Dựa vào báo cáo quản trị, nhà quản lý sẽ nắm được đầy đủ các thông tin kinh doanh. Từ đó có cơ sở để đưa ra những quyết định chiến lược, tài chính và phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.

• Cung cấp thêm thông tin cho các nhà đầu tư và cổ đông: Nhà đầu tư và cổ đông trước khi quyết định góp vốn sẽ tìm hiểu các thông tin về doanh nghiệp để xem có rủi ro và có tiềm năng phát triển hay không. Dựa vào báo cáo quản trị, họ sẽ nắm bắt được các thông tin cần thiết và chính xác về tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.

• Giám sát hiệu quả hoạt động: Thông qua thông tin hiển thị trên báo cáo quản trị chủ doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh. Từ đó có biện pháp giám sát và đánh giá hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.

• Tạo động lực cho nhân viên: Báo cáo quản trị với những con số được hiển thị một cách chân thực và rõ ràng sẽ giúp nhân viên biết được doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào. Báo cáo quản trị tốt sẽ tạo động lực cho nhân viên, tạo sự cam kết và đồng lòng trong công việc.

Báo cáo quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng

Báo cáo quản trị gồm những gì?

Sau khi đã biết được khái niệm báo cáo quản trị là gì chắc chắn nhiều người sẽ tò mò về thành phần cấu tạo nên một báo cáo quản trị. Thông thường, báo cáo quản trị sẽ gồm những thông tin sau:

• Tổng quan vài nét về doanh nghiệp: Nêu mô tả ngắn gọn về lịch sử hình thành và phát triển, sứ mệnh, mục tiêu và định hướng phát triển trong tương lai.

• Hiệu suất tài chính: Mục này sẽ bao gồm thông tin chi tiết về doanh thu, lợi nhuận lãi hay lỗ, dòng tiền,...

• Hiệu suất kinh doanh: Ở phần này bao gồm thông tin về sản phẩm/ dịch vụ, doanh số bán hàng, thị phần kinh doanh,...

• Thị trường và cạnh tranh: Báo cáo kinh doanh phân tích và trình bày cụ thể các chiến lược kinh doanh, đồng thời triển khai kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

• Đánh giá rủi ro: Xem xét tình hình thực tế để đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, đưa ra cách quản lý hiệu quả để giảm thiểu rủi ro.

Phân biệt báo cáo quản trị và báo cáo tài chính

Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính đều là những công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, nhưng chúng có mục đích, đối tượng sử dụng và nội dung khác nhau. Sau đây là bảng phân biệt báo cáo tài chính và báo cáo quản trị:

Phân biệt báo cáo quản trị và báo cáo tài chính

Các loại báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị có rất nhiều loại khác nhau, dưới đây là một số loại phổ biến nhất hiện nay:

• Báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh: Cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược cải thiện.

• Báo cáo quản trị chi phí: Theo dõi, phân tích và kiểm soát các loại chi phí như chi phí sản xuất, chi phí vận hành, chi phí nhân sự… Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu suất hoạt động.

• Báo cáo quản trị dòng tiền: Theo dõi dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp để đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì hoạt động ổn định. Báo cáo quản trị dòng tiền giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả và tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt.

• Báo cáo quản trị bán hàng: Cung cấp số liệu về doanh số, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, hiệu quả kênh bán hàng…Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chiến lược bán hàng, tiếp cận thị trường hiệu quả hơn.

• Báo cáo quản trị hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt nguồn hàng. Loại báo cáo này giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả và giảm thiểu chi phí lưu kho

• Báo cáo nhân sự và tiền lương: Cung cấp thông tin về số lượng nhân sự, chi phí tiền lương, hiệu suất làm việc của từng bộ phận. Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra chính sách nhân sự hợp lý để tối ưu hóa nguồn nhân lực.

• Báo cáo quản trị tài chính: Tổng hợp các chỉ số tài chính quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, đòn bẩy tài chính, tỷ lệ nợ/vốn… Từ báo cáo này, ban lãnh đạo đánh giá được sức khỏe tài chính và đưa ra được quyết định đầu tư phù hợp.

Tóm lại, mỗi loại báo cáo quản trị đều phục vụ một mục đích riêng nhưng đều có chung mục tiêu là giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Báo cáo quản trị có rất nhiều loại khác nhau

Các thành phần cơ bản trong báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị bao gồm rất nhiều thành phần. Vậy cụ thể các thành phần trong báo cáo quản trị là gì? Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn:

• Tiêu đề: Chính là tên của báo cáo để phân biệt nó với những loại báo cáo khác, đồng thời tiêu đề giúp xác định rõ mục tiêu và phạm vi của nó.

• Tóm tắt: Phần mô tả ngắn gọn về nội dung và những kết quả quan trọng của báo cáo.

• Giới thiệu: Chia sẻ thông tin liên quan tới mục tiêu của báo cáo, ngữ cảnh và phạm vi nghiên cứu.

• Phân tích và kết quả: Trình bày các dữ liệu và số liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.

• Phân tích SWOT: Phân tích thật chi tiết và cụ thể về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt.

• Chiến lược và kế hoạch phát triển: Phần này bao gồm các chiến lược và kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

• Đánh giá rủi ro: Chỉ ra những rủi ro đang tiềm ẩn và cách làm sao để quản lý và giảm thiểu rủi ro.

• Kết luận và đề xuất: Chốt lại vấn đề, tổng kết kết quả và đưa ra đề xuất về hướng phát triển mới cho doanh nghiệp.

• Tài liệu tham khảo: Liệt kê chi tiết các nguồn tham khảo cũng như dữ liệu đã được sử dụng ở trong báo cáo quản trị doanh nghiệp.

• Phụ lục: Phần này sẽ bao gồm các thông tin bổ sung, báo cáo tài chính chi tiết, biểu đồ và hình ảnh hỗ trợ cho nội dung của báo cáo.

Xây dựng báo cáo quản trị cho quản lý doanh nghiệp

Xây dựng báo cáo quản trị không hề đơn giản, nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các phòng ban đang vận hành trong doanh nghiệp. Để biết cách xây dựng báo cáo quản trị cho quản lý doanh nghiệp như thế nào, bạn đọc hãy tham khảo các bước mà chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé.

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng báo cáo quản trị

Người lập báo cáo quản trị cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị nhằm mục đích xác nhận các mục tiêu cơ bản của báo cáo. Trước khi bắt tay vào việc lập một báo cáo quản trị doanh nghiệp cụ thể, người lập báo cáo cần phải xác định được nhu cầu sử dụng báo cáo quản trị bằng việc trả lời các câu hỏi như: Ai sẽ là người xem báo cáo quản trị? Báo cáo quản trị cung cần thông tin cốt lõi gì? Yêu cầu về thông tin cung cấp trong báo cáo quản trị?

Xác định nhu cầu sử dụng báo cáo quản trị

Bước 2: Xác định nội dung báo cáo

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng, tiếp theo bạn sẽ lên ý tưởng nội dung bố cục của báo cáo. Trên cơ sở những thông tin đã xác định được, người lập báo cáo tiến hành phân tích để xác định xem đâu là thông tin chính, đâu là thông tin phụ và phải trình bày các thông tin này như thế nào để phù hợp, dễ dàng và thuận tiện truyền tải thông tin tới người xem.

Bước 3: Thu thập dữ liệu

Tại bước này người lập báo cáo phải thu thập được toàn bộ các thông tin cần thiết, bao gồm” dữ liệu thông tin bên trong và bên ngoài để tập hợp đầy đủ trong báo cáo quản trị. 

• Dữ liệu nội bộ: Có thể lấy từ hệ thống trong phòng ban tài chính - kế toán, nhân sự hoặc kinh doanh hay một số phòng ban có liên quan.

• Dữ liệu bên ngoài: Thường dựa vào chiến lược phát triển ngành nghề lĩnh vực liên quan với doanh nghiệp để thu thập dữ liệu.

Đối với bước thu thập dữ liệu, người lập báo cáo có thể thực hiện rất nhiều cách, bao gồm: Thu thập dữ liệu thủ công, dựa vào báo cáo trên các hệ thống, dựa vào phần mềm bổ trợ. Hoặc thu thập dữ liệu từ việc khảo sát, điều tra, tiếp nhận dữ liệu có sẵn trên internet.

Bước 4: Xử lý và phân tích dữ liệu

Từ những dữ liệu thô đã thu thập được, người lập báo cáo quản trị cần phải xử lý và phân tích những dữ liệu đó. Để làm được điều này, người lập báo cáo cần phải có những kỹ năng liên quan đến công cụ xử lý và phân tích bởi báo cáo quản trị rất đặc thù. Ngoài ra, người lập báo cáo cũng phải có kỹ năng đọc hiểu và có tầm nhìn, kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn thì mới có thể phân tích dữ liệu chính xác.

Xử lý và phân tích dữ liệu đã thu thập được

Bước 5: Lập và trình bày báo cáo quản trị

Sau tất cả những dữ liệu đã được xử lý và phân tích, cuối cùng bạn bắt tay vào việc lập và trình bày báo cáo quản trị. Đây là bước vô cùng quan trọng, nó một lần nữa khẳng định năng lực của người xây dựng báo cáo. Ở bước này, người lập cần diễn đạt và trình bày thông tin bằng văn bản tốt thì mới hoàn thiện được một bảng báo cáo chất lượng.

Trường hợp lập báo cáo có khuôn mẫu sẽ đơn giản hơn không có khuôn mẫu. Nếu không có khuôn mẫu, bạn phải tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất. Báo cáo quản trị yêu cầu trình bày ngắn gọn, xúc tích để người xem dễ hiểu và thuận tiện xem.

Một số lưu ý khi lập báo cáo quản trị

Khi lập báo cáo quản trị, có một số lưu ý quan trọng cần được xem xét để đảm bảo tính hiệu quả và hữu ích của báo cáo. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

• Xác định rõ mục tiêu và đối tượng của báo cáo: Trước khi bắt đầu lập báo cáo, cần xác định rõ mục đích của báo cáo là gì và ai sẽ là người sử dụng báo cáo? Điều này giúp xác định nội dung, hình thức và mức độ chi tiết của báo cáo.

• Chọn lọc thông tin phù hợp: Báo cáo quản trị không nên quá dài dòng và chứa quá nhiều thông tin không cần thiết. Tốt nhất nên tập trung vào những thông tin quan trọng, liên quan trực tiếp đến quyết định quản lý. Ngoài ra, báo cáo nên sử dụng các chỉ số và dữ liệu phù hợp để đo lường hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu: Dữ liệu trong báo cáo cần được thu thập từ các nguồn đáng tin cậy và được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác. Sử dụng các phương pháp và công cụ phân tích dữ liệu phù hợp để đảm bảo tính khách quan và khoa học.

Lưu ý cần quan tâm khi lập báo cáo quản trị doanh nghiệp

• Trình bày thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu: Báo cáo quản trị nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên môn quá phức tạp. Để hiển thị trực quan nhất, báo cáo cũng nên sử dụng các biểu đồ, bảng biểu và hình ảnh minh họa. Sắp xếp thông tin một cách logic và có cấu trúc rõ ràng.

• Lập báo cáo đúng lúc: Báo cáo cần được lập và trình bày đúng thời hạn để hỗ trợ kịp thời cho các quyết định quản lý. Tần suất lập báo cáo cần phù hợp với nhu cầu và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

• So sánh và phân tích dữ liệu cụ thể: Báo cáo cần so sánh dữ liệu thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch hoặc các kỳ trước để đánh giá hiệu quả hoạt động và xác định các xu hướng. Phân tích nguyên nhân của các biến động và đưa ra các khuyến nghị phù hợp.

• Cập nhật liên tục: Báo cáo quản trị cần phải được cập nhật định kỳ (hàng tháng, quý hoặc năm) để theo dõi sự thay đổi và thúc đẩy quyết định kịp thời. 

Kết luận

Trên đây là mọi thông tin liên quan đến báo cáo quản trị là gì mà chúng tôi đã tổng hợp được. Có thể nói, báo cáo quản trị là một công cụ quản lý vô cùng quan trọng, nó là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.