Workshop là gì? Quy trình 7 Bước tổ chức buổi Workshop thành công

Hiện nay, việc học không chỉ được gói gọn trong trường lớp mà được mở rộng ra nhiều hình thức khác nhau, tiêu biểu trong đó là hình thức Workship. Workshop là một phương pháp học tập hiệu quả, nó được xem như “cánh cửa” mở ra trải nghiệm thực tiễn cho người tham gia. Từ sinh viên, người đi làm cho đến các doanh nghiệp, ai cũng có thể tìm thấy giá trị riêng từ những buổi Workshop. Mặc dù rất hữu ích trong cuộc sống nhưng thực tế không phải ai cũng hiểu Workshop là gì? Workshop khác gì với một buổi hội thảo hay lớp học thông thường? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Workshop là gì?

Thuật ngữ Workshop không có định nghĩa chính xác. Tuy nhiên tại Việt Nam thì Workshop được hiểu là một sự kiện hoặc chuỗi hoạt động được thiết kế để trao đổi, học hỏi kiến thức về một chủ đề hay một lĩnh vực nào đó. Tại buổi workshop những người quan tâm đến một chủ đề cụ thể sẽ cùng nhau học hỏi, thảo luận và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn. Không giống với hội thảo truyền thống vốn thiên về thuyết trình một chiều, workshop chú trọng vào tính tương tác cao, tạo điều kiện để người tham gia chủ động trao đổi, đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến.

Workshop là gì?

Thông qua buổi Workshop, mỗi cá nhân không chỉ tiếp thu thêm nhiều góc nhìn từ các chuyên gia mà còn có cơ hội nhìn lại chính mình, tìm ra hướng phát triển phù hợp hoặc thậm chí là lên chiến lược hành động cho công việc, dự án hay doanh nghiệp trong tương lai.

Thời lượng của một buổi Workshop thường kéo dài từ 2 - 4 tiếng và trong buổi Workshop sẽ diễn ra 2 phần chính sau:

• Phần chia sẻ: Các chuyên gia hoặc diễn giả có kinh nghiệm sẽ trình bày kiến thức, phân tích các tình huống thực tế và chia sẻ quan điểm chuyên môn xoay quanh chủ đề chính của buổi Workshop.

• Phần thảo luận: Đây là lúc người tham dự được đặt câu hỏi, trao đổi trực tiếp với diễn giả và cùng nhau thảo luận các vấn đề liên quan. Chính sự tương tác này giúp Workshop trở nên sinh động, gần gũi và mang lại giá trị thực tiễn cao hơn.

Lợi ích của việc tổ chức Workshop

Workshop không chỉ là cơ hội để những người tham gia củng cố kiến thức mà còn là cơ hội để học hỏi thêm nhiều kiến thức khác. Workshop giống như buổi học ngoại khóa giúp các thành viên trong nhóm được trau dồi kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và hình thành tư duy phản biến. Vậy cụ thể lợi ích của Workshop là gì? Sau đây Unica sẽ chia sẻ cho bạn:

Phát huy khả năng làm việc nhóm

Việc tổ chức Workshop không chỉ giúp bạn được chia sẻ, trao đổi thông tin với chuyên gia mà còn là cơ hội để tất cả mọi người được nâng cao kỹ năng làm việc nhóm. Trong các buổi Workshop, diễn giả sẽ cung cấp cho người tham gia những kiến bổ ích. Vì vậy, mọi người được học thêm rất nhiều điều hay. Không chỉ vậy, trong buổi workshop đôi khi chuyên gia còn đưa bài tập và yêu cầu người tham gia làm những bài tập nho nhỏ. Điều này, vừa giúp ghi nhớ kiến thức, vừa tạo ra thế chủ động để những người tham dự có thể nâng cao khả năng giao tiếp và hoạt động nhóm một cách hiệu quả nhất.

Phát huy khả năng tư duy, sáng tạo

Ở mỗi buổi Workshop những người tham gia sẽ phát huy được năng lực của bản thân thông qua những câu hỏi mà chương trình đặt ta, những câu hỏi này không hoàn toàn có tính bắt buộc và áp lực như những bài kiểm tra trên lớn. Với khung thời gian giới hạn và những phần quà hấp dẫn, Workshop là buổi học ngoại khóa chất lượng để bạn thể hiện năng lực tư duy của mình. Không những vậy, Workshop còn là diễn đàn để bạn bày tỏ ý kiến, trình bày những quan điểm của riêng mình một cách tự do phù hợp với những người hướng nội. Với người yêu thích đám đông, thích sự kiện, Workshop là phương pháp học tập hiệu quả không thể bỏ bởi lẽ, nó có thể là nơi ươm mầm những mối quan hệ mới - những người cũng sở thích, mối quan tâm và mục tiêu. 

Cách tổ chức Workshop hiệu quả sẽ mang lại thành công cho bạn

Workshop là kênh quảng bá thương hiệu

So với các chiến dịch marketing truyền thống vốn tiêu tốn nhiều chi phí cho quảng cáo đại trà, Workshop lại là một hình thức quảng bá tiết kiệm nhưng cực kỳ hiệu quả.
Bằng cách tổ chức một buổi chia sẻ chuyên sâu đúng với lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể tiếp cận chính xác nhóm đối tượng mục tiêu – những người thật sự quan tâm và đang có nhu cầu thực tế.

Thông qua việc tạo giá trị trước (chia sẻ kiến thức), doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và dễ tạo thiện cảm với khách mời. Từ đó, Workshop trở thành một kênh truyền thông gián tiếp nhưng bền vững, giúp thương hiệu lan tỏa một cách tự nhiên và thuyết phục hơn bất kỳ bài quảng cáo nào.

Workshop giúp mở rộng mối quan hệ

Workshop không chỉ là nơi tiếp thu kiến thức mà còn là cơ hội quý giá để mở rộng mạng lưới kết nối. Khi tham gia, bạn sẽ được gặp gỡ những người cùng chí hướng, cùng quan tâm đến một chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể. Chính sự tương tác trong buổi thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm thực tế sẽ giúp các mối quan hệ được hình thành một cách tự nhiên, dễ dàng.

Việc xây dựng được một mạng lưới quan hệ chất lượng sẽ mang lại rất nhiều giá trị dài hạn, đặc biệt với những người làm trong các ngành Marketing, Sales, HR, truyền thông hay các lĩnh vực đòi hỏi khả năng giao tiếp và kết nối rộng. Đây có thể là nền tảng để bạn tìm thấy đối tác tiềm năng, khách hàng tương lai hoặc cơ hội nghề nghiệp đầy triển vọng.

Hoạt động Workshop tại Việt Nam và trên thế giới

Workshop được tổ chức tùy theo từng mục đích và chủ đề mà người tổ chức muốn đem đến người tham gia của mình. Tại Việt Nam thông thường các hoạt động Workshop sẽ kéo dài từ 2 - 4 tiếng, gồm hai hoạt động chính là những chia sẻ của khách mời Workshop và những hỏi đáp của người tham gia dành cho khách mời.

Hiện nay Workshop có rất nhiều và đa dạng các chủ đề hay các ngành nghề bất kỳ, từ giáo dục, công nghệ thông tin, kiến trúc, nghệ thuật, y tế, marketing, giải trí,... đều hoàn toàn có thể tổ chức Workshop. Mặc dù nhiều nhưng trên thực tế tại Việt Nam hình thức Workshop lại không quá phổ biến, chủ yếu các hoạt động Workshop được sinh viên hoặc các tổ chức phi chính phủ quan tâm và tham gia, trong khi Workshop lại phát huy tốt nhất hiệu quả của mình trong các hoạt động liên quan đến giải pháp doanh nghiệp, kinh doanh.

Tại các quốc gia phát triển trên thế giới hoạt động Workshop rất được ưa chuộng bởi đây là hình thức thu hút được rất nhiều khách hàng tiềm năng quan tâm và giúp doanh nghiệp rút ngắn được các hoạt động marketing khác, cũng như giúp doanh nghiệp hiểu hơn khách hàng của mình, từ đó có những chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất tối ưu nhất. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều chiến lược kinh doanh để áp dụng cho doanh nghiệp của mình hãy cùng tìm hiểu thêm các khoá học kinh doanh trên Unica.

3 Hình thức workshop phổ biến hiện nay

Tùy vào mục tiêu của đơn vị tổ chức, Workshop có thể được triển khai theo nhiều hình thức khác nhau. Dưới đây là 3 loại hình Workshop thường gặp nhất hiện nay:

Workshop chia sẻ kiến thức

Đây là hình thức Workshop phổ biến nhất, tập trung vào việc cung cấp và trao đổi kiến thức chuyên môn giữa chuyên gia và người tham dự. Trong buổi Workshop, các diễn giả sẽ trình bày những chủ đề cụ thể liên quan đến lĩnh vực họ am hiểu, có thể là giáo dục, công nghệ, kinh doanh, y tế, v.v.

Chương trình thường kéo dài từ 3–4 tiếng, kết hợp giữa phần thuyết trình, thảo luận nhóm và phần giải đáp thắc mắc chiếm khoảng 1/3 thời gian. Hình thức này tạo ra môi trường học tập sôi nổi, nơi người tham gia có thể cập nhật kiến thức mới, học hỏi kinh nghiệm thực tế và mở rộng góc nhìn từ các chuyên gia đầu ngành.

Workshop thực hành

Khác với Workshop chia sẻ kiến thức, hình thức này tập trung vào yếu tố trải nghiệm thực tế. Người tham gia sẽ trực tiếp vận dụng lý thuyết để thực hành trong các lĩnh vực như: làm đẹp, nghệ thuật, thời trang, ẩm thực,...

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang tận dụng loại hình này như một chương trình đào tạo nội bộ nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân sự. Trong quá trình thực hành, người tham gia nhận được góp ý, phản hồi từ chuyên gia và đồng nghiệp, qua đó phát triển năng lực cá nhân và tăng sự gắn kết tập thể.

Workshop Marketing

Đây là một hình thức kết hợp giữa việc chia sẻ kiến thức và quảng bá thương hiệu. Các doanh nghiệp thường tổ chức Workshop Marketing để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo kết nối trực tiếp với khách hàng mục tiêu.

Workshop Marketing thường có quy mô lớn từ 100 đến 1.000 người, được đầu tư kỹ lưỡng về nội dung, hình ảnh và nhân sự. Diễn giả là các chuyên gia, KOLs có uy tín trong ngành — góp phần tăng sức hút và tính thuyết phục của chương trình. Đối tượng tham gia thường là khách hàng, nhà phân phối, đối tác, đại diện thương hiệu hoặc người tiêu dùng tiềm năng.

Quy trình 7 bước tổ chức buổi Workshop

Một buổi Workshop sẽ diễn ra theo một trình tự nhất định. Dưới đây là trình tự cụ thể của một buổi Workshop cho bạn đọc tham khảo:

Bước 1: Chuẩn bị tổ chức buổi Workshop

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng quyết định một buổi Workshop có thành công hay không đó chính là khâu chuẩn bị. Để chuẩn bị đầy đủ bạn phải xác định được mục tiêu cụ thể và kết quả cuối cùng muốn đạt được. Cụ thể để buổi workshop diễn ra tốt đẹp bạn cần:

• Xác định mục tiêu cụ thể bao trùm của cả buổi Workshop là gì?
• Ai sẽ là khách mời tham gia Workshop?
• Ai sẽ là người điều phối và ghi chép thông tin trong buổi Workshop?
• Mục tiêu cuối cùng mà Workshop cần phải đạt được là gì?
• Ai sẽ là người liên hệ để chuẩn bị và sắp xếp không gian cho buổi Workshop?
• Chuẫn bị những dụng cụ cần thiết được sử dụng trong buổi workshop một cách cẩn trọng nhất
• Chuẩn bị kịch bản chương trình buổi Workshop một cách chi tiết cụ thể để xác định được tiến độ quá trình tổ chức

Luôn nhớ rằng việc chuẩn bị tốt không chỉ giúp bạn có được những đánh giá tốt từ khách hàng mà còn lường trước được những sự cố trong quá trình tổ chức Workshop và biết cách xử lý để làm sao buổi Workshop của bạn được tổ chức một cách thành công nhất.

Bước 2: Xác định ngân sách tổ chức

Ngân sách là yếu tố then chốt quyết định quy mô và chất lượng của Workshop. Việc xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp ban tổ chức cân đối giữa chi phí và kỳ vọng. Ngân sách thường bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm

• Trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,...)

• Phí diễn giả/chuyên gia

• Chi phí thiết kế – in ấn tài liệu, backdrop

• Nguyên vật liệu phục vụ phần thực hành (nếu có)

• Quà tặng, teabreak và các khoản chi khác

Đặc biệt, nếu Workshop hướng đến việc kêu gọi tài trợ, một bản ngân sách minh bạch, cụ thể sẽ tạo được lòng tin và tăng khả năng hợp tác từ phía đối tác. Ngược lại, nếu Workshop mang mục đích kinh doanh, bước này còn giúp tính toán lợi nhuận và xác định mức giá vé phù hợp với chi phí đầu tư.

Bước 3: Xác định vai trò của từng thành viên tổ chức buổi Workshop

Để buổi Workshop diễn ra hiệu quả, việc phân công và xác định rõ vai trò của từng cá nhân tham dự là điều không thể thiếu. Điều này không chỉ giúp quy trình vận hành trơn tru mà còn xây dựng được tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết trong suốt quá trình tổ chức.

• Người điều phối (Facilitator): Là người giữ vai trò trung tâm trong việc điều hành, dẫn dắt nội dung, kết nối giữa diễn giả và người tham dự. Họ cần có kỹ năng quản lý không khí thảo luận, kiểm soát tình huống và xử lý linh hoạt mọi phát sinh.

• Người ghi chép (Note-taker): Chịu trách nhiệm ghi lại các nội dung quan trọng xuyên suốt Workshop như phần trình bày của diễn giả, ý kiến của người tham dự, các kết luận hoặc vấn đề chưa giải quyết. Đây là cơ sở để tổng hợp báo cáo, cải thiện cho các sự kiện lần sau.

• Người giám sát thời gian (Timekeeper): Đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ. Họ sẽ theo sát thời lượng từng phần, điều chỉnh linh hoạt nếu có phát sinh để không làm ảnh hưởng đến tổng thể sự kiện.

• Người tham dự (Participant): Đối tượng cốt lõi của Workshop. Họ không chỉ đến để lắng nghe mà còn là người chủ động chia sẻ quan điểm, phản biện và đóng góp ý tưởng, tạo nên sự tương tác sống động và thực tiễn cho sự kiện.

Bước 4: Xây dựng chiến lược quảng bá Workshop

Một Workshop chất lượng cũng cần một chiến dịch truyền thông mạnh mẽ để thu hút người tham dự tiềm năng. Việc quảng bá nên bắt đầu từ sớm với các hoạt động cụ thể:

• Thiết kế poster, banner online với thông tin rõ ràng, hấp dẫn.

• Sử dụng đa dạng kênh truyền thông như Facebook, LinkedIn, Email Marketing, Website, diễn đàn chuyên ngành.

• Tạo form đăng ký online và cập nhật liên tục các thông tin xoay quanh Workshop để tạo sự háo hức.

• Hợp tác với KOLs/người có ảnh hưởng trong ngành để mở rộng phạm vi tiếp cận.

Nội dung truyền thông cần nhấn mạnh: chủ đề hấp dẫn, lợi ích khi tham dự, tên tuổi diễn giả và những điểm khác biệt so với các Workshop khác.

Bước 5: Chuẩn bị trước buổi Workshop

Đây là giai đoạn hậu cần cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo mọi thứ sẵn sàng khi sự kiện chính thức bắt đầu:

• Địa điểm và thiết bị: Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, sắp xếp không gian, bàn ghế và khu vực tiếp đón.

• Dụng cụ hỗ trợ: Nếu có hoạt động thực hành, cần chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu, tài liệu hướng dẫn.

• Dịch vụ đi kèm: Vé vào cửa, bảng tên, phần ăn nhẹ, nước uống hoặc khu vực check-in chuyên nghiệp.

• Tài liệu in ấn: In ấn các ấn phẩm như catalogue, brochure, flyer, standee… hỗ trợ truyền thông và trải nghiệm người tham gia.

• Thiệp mời: Gửi đến diễn giả, khách mời VIP và các đơn vị truyền thông (nếu có).

Bước 6: Tiến hành tổ chức Workshop

Khi ngày diễn ra Workshop chính thức bắt đầu, mọi hoạt động cần diễn ra đúng kịch bản đã chuẩn bị:

• Chào đón khách mời: Hướng dẫn check-in, ổn định chỗ ngồi, phát tài liệu (nếu có).

• Dẫn dắt chương trình: Người điều phối/M.C. giữ vai trò tạo không khí tích cực, gắn kết người tham dự và giới thiệu tổng thể chương trình.

• Triển khai nội dung: Đảm bảo phần chia sẻ, thảo luận, thực hành diễn ra đúng lịch trình, truyền tải trọn vẹn thông điệp Workshop.

• Tạo sự tương tác: Khuyến khích người tham dự chia sẻ, đặt câu hỏi, thảo luận nhóm,... giúp tăng tính thực tiễn và hiệu quả học hỏi.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả sau Workshop

Đây là bước không thể thiếu để đo lường thành công của Workshop và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Ban tổ chức có thể:

• Gửi form khảo sát online hoặc phiếu phản hồi trực tiếp cho người tham gia.

• Tổng hợp nhận xét về nội dung, cách tổ chức, chất lượng diễn giả, mức độ tương tác.

• Đánh giá các chỉ số cụ thể như: số lượng người tham dự thực tế, tỉ lệ đăng ký thành công, lượng nội dung được ghi nhận lại.

• Lắng nghe những góp ý chân thực từ người tham dự để cải tiến nội dung, quy trình trong tương lai.

So sánh sự khác nhau giữa Workshop và Seminar

Mặc dù cả Seminar và Workshop đều là những hình thức chia sẻ kiến thức và học tập trong môi trường chuyên sâu, nhưng mục tiêu tổ chức, cách thức triển khai và đối tượng tham gia của hai hình thức này lại có nhiều điểm khác biệt rõ rệt. Việc phân biệt rõ Workshop và Seminar giúp cá nhân hoặc tổ chức lựa chọn mô hình phù hợp với mục đích đào tạo, học hỏi hoặc giao lưu chuyên môn.

Một số lưu ý khi tổ chức Workshop

Để một buổi workshop diễn ra hiệu quả và mang lại giá trị thiết thực cho tất cả người tham dự, việc tuân thủ các nguyên tắc trong quá trình tổ chức và tham gia là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là những quy tắc cần được lưu ý:

• Tôn trọng quan điểm của người khác: Workshop là không gian cởi mở để trao đổi và chia sẻ. Mỗi người sẽ có góc nhìn và trải nghiệm khác nhau, vì vậy mọi người khi tham gia cần tôn trọng lẫn nhau để xây dựng môi trường học tập tích cực và sáng tạo.

• Thảo luận trên tinh thần học hỏi và chia sẻ: Workshop không chỉ đơn thuần là nơi lắng nghe diễn giả mà còn là dịp để người tham dự học hỏi từ chính những người xung quanh. Việc chủ động chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và lắng nghe người khác giúp mở rộng tư duy, phát triển kỹ năng toàn diện hơn.

• Tập trung vào chủ đề chính: Thời lượng của một buổi Workshop thường có giới hạn, vì vậy cần đảm bảo các cuộc thảo luận và hoạt động xoay quanh vấn đề trọng tâm. Tránh lan man sang những chủ đề ngoài lề để không làm gián đoạn mạch chia sẻ và ảnh hưởng đến hiệu quả chương trình.

• Thảo luận đúng thời điểm, đúng thời lượng: Người tham gia nên trao đổi, đặt câu hỏi trong các khung thời gian được cho phép. Điều này, không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp buổi Workshop diễn ra đúng tiến độ, không bị gián đoạn bất ngờ.

• Tránh thái độ tiêu cực hoặc chỉ trích: Việc phê phán, miệt thị hay phản ứng tiêu cực với bất kỳ quan điểm nào đều không được khuyến khích trong Workshop. Thay vào đó, hãy chọn lọc những thông tin phù hợp để tiếp thu và thể hiện sự cầu thị với những kiến thức mới, dù chưa phù hợp với bản thân ở thời điểm hiện tại.

• Có sự tổng kết và thống nhất cuối cùng: Trước khi kết thúc Workshop, người điều phối nên tổng hợp lại các nội dung chính, giải đáp thắc mắc còn tồn đọng và tạo ra sự đồng thuận chung giữa các bên. Đây là bước quan trọng để đảm bảo người tham gia nắm được kiến thức cốt lõi và ra thu về được những giá trị thực sự qua buổi Workshop.

Câu hỏi thưởng gặp

Để hiểu rõ hơn về chủ đề wordkshop là gì, bạn đọc hay bỏ túi cho mình những câu hỏi thường gặp và đáp án trả lời dưới đây nhé.

Câu 1: Những ai được tham dự Workshop?

Workshop là buổi giao lưu chia sẻ kiến thức dành cho một nhóm người có cùng sở thích, nghề nghiệp hoặc mục tiêu nghề nghiệp. Tùy thuộc vào chủ đề của buổi Workshop mà những người tham dự sẽ khác nhau. Tuy nhiên thông thường buổi Workshop sẽ bao gồm những người như:

• Diễn giả: Chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm thực tế đến chia sẻ kiến thức, kỹ năng.

• Người tham dự: Nhân viên, sinh viên hoặc bất kỳ ai quan tâm đến chủ đề của Workshop.

• Khách mời khác (nếu có): Đối tác, nhà tài trợ, đại diện thương hiệu, nhà cung cấp,...

Câu 2: Một buổi Workshop thường có bao nhiêu người?

Workshop không giới hạn số lượng người tham gia. Tùy từng quy mô của buổi Workshop mà số lượng người nhiều hoặc ít, có thể vài chục hoặc lên đến vài trăm người.

Câu 3: Workshop được tổ chức ở đâu?

Workshop không cố định địa điểm tổ chức, nó có thể được tổ chức ở nhiều địa điểm tùy theo nhu cầu và tính chất của chương trình. Thông thường, Workshop hay được tổ chức phổ biến ở: Trung tâm hội nghị, phòng họp công ty; Trường học, đại học; Quán cà phê, không gian sáng tạo. Hoặc trong một số trường hợp Workshop cũng có thể được tổ chức ở nền tảng online: Zoom, Google Meet, MS Teams,...

Câu 4: Một buổi Workshop diễn ra trong bao lâu?

Thời gian tổ chức một Workshop thường kéo dài từ 2 - 4 tiếng. Tuy nhiên về cơ bản là thời gian này sẽ không cố định, nó sẽ thay đổi tùy vào hình thức Workshop.

Kết luận

Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin cơ bản nhất về Workshop là gì, các bước tổ chức buổi Workshop thành công. Hi vọng những thông tin trên có ích cho bạn để bạn có thể lựa chọn các chủ đề workshop hay. Chúc bạn thành công!

>>> Xem ngay: 

• PEST là gì? Tìm hiểu chi tiết các yếu tố trong mô hình PEST
• Coworking Space là gì? Các mô hình Coworking phổ biến nhất