Quy trình 5S là gì? Tại sao nên áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Quy trình 5S là gì? Tại sao nên áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Mục lục

Quy trình 5S là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu đi theo con đường của văn hóa cải tiến liên tục. Thực hiện 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Vậy quy trình 5s là gì? Hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Quy trình 5S là gì?

Ở môi trường làm việc công sở, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với quy tắc 5S. Quy tắc 5S là tên gọi để chỉ các phương pháp khác nhau được người quản lý sử dụng nhằm kiểm soát, sắp xếp môi trường và không gian làm việc một cách sạch sẽ, ngăn nắp. Quy tắc 5s được xuất pháp từ thuật ngữ tiếng Nhật, bao gồm các yếu tố như nhau: Seiri (ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật). 

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các công việc dọn phòng và duy trì chu trình này. Sắp xếp, làm sạch, lặp lại.

quy trình 5s

Quy tắc 5S được sử dụng trong doanh nghiệp

Tại sao nên thực hiện 5s trong doanh nghiệp

Thực hiện 5s trong doanh nghiệp là một việc làm rất cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Bởi đặc điểm của người Việt Nam (có thể nói là một căn bệnh) đó là luôn muốn giữ lại tất cả mọi thứ, kể cả những thứ không cần thiết. “Căn bệnh” này sẽ khiến cho mặt bằng (không gian) của doanh nghiệp trở nên chật chội, chất chồng những thứ không sử dụng được.

Tại sao lại không sử dụng được? Vì có rất nhiều những vật dụng bị cất giữ lộn xộn, không ngăn nắp, khiến doanh nghiệp không biết mình đang sở hữu những thứ gì. Khi cần dùng đến rất khó để tìm kiếm và lại mất thời gian nên giải pháp doanh nghiệp đưa ra sẽ là đi tìm mua những cái mới mặc dù vật dụng ấy vẫn có sẵn tại doanh nghiệp, công ty. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí đáng kể mà thật sự là không cần thiết. 

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong”. Do đó, khi thực hiện chương trình 5s đòi hỏi phải có sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Bởi qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau :

– Tạo được môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, giúp cho việc tìm kiếm được thực hiện dễ dàng hơn. Việc làm này vừa giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời tìm kiếm như trước kia, vừa giúp cho năng suất, hiệu quả công việc được tăng lên đáng kể.

– Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi sẽ tạo được tâm lý làm việc thoải mái cho toàn thể nhân viên trong quá trình làm việc. 

– Loại bỏ được các vật dụng thừa, giúp cho việc tìm kiếm những vật dùng cần thiết được thuận lợi hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

– Mặt bằng kho bãi được giải phóng một cách hợp lý, từ đó giải quyết được nhu cầu xuất nhập cho toàn doanh nghiệp, công ty.

– Việc áp dụng chương trình 5s cho doanh nghiệp nếu diễn ra liên tục sẽ tạo thói quen tốt cho nhân viên luôn có ý thức khi thực hiện công việc và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Quy trình 5s áp dụng cụ thể như thế nào

1. Seiri - Sàng lọc 

Bước đầu tiên trong thực hiện 5s ở nơi làm việc đó chính là xem xét tất cả các thiết bị, công cụ và đồ đạc trong không gian làm việc để có thể xác định những gì thật sự cần trong quá trình làm việc và những gì không cần để loại bỏ nhằm mục đích giữ cho không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi trong bước đầu tiên của quy tắc 5S này, bao gồm: Mục đích của việc giữ lại những vật dụng này là gì? đồ vật này được sử dụng vào lần cuối khi nào? Nó có thường xuyên được sử dụng hay không ? Nó có phục vụ cho mục đích làm việc không? Ai là người sử dụng nó một cách nhiều nhất? Nó có thật sự cần thiết phải xuất hiện ở đây không….Những câu hỏi này giúp bạn xác định giá trị của từng đồ dùng cụ thể. Không gian làm việc có thể có thể sạch sẽ, thoáng mát hơn nếu không có các đồ vật không thật sự cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể làm cho không gian làm việc bừa bộn và cản trở quá trình làm việc. 

Phân loại theo vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. (Hành động này liên quan đến việc xem qua tất cả nội dung của không gian làm việc để xác định nội dung nào cần thiết và nội dung nào có thể loại bỏ. Mọi thứ không được sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc nên rời khỏi khu vực làm việc.)

2. Seiton - Sắp đặt theo trật tự

Sau khi đã sàng lọc được những vật dụng cần thiết, doanh nghiệp tiến hàng sắp xếp các đội nhóm hợp tác để đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại bằng cách trả lời những câu hỏi như: 

- Có những ai cần sử dụng đến những vật dụng nào.

- Khi nào cần sử dụng đến những vật dụng đó.

- Loại dụng cụ nào được dùng phổ biến nhất. 

- Vị trí để đồ hợp lý nhất?

...

Vậy nên, ở giai đoạn này doanh nghiệp cần xác định và sắp xếp một cách hợp lý nhất. Để làm được điều này bạn cần tính đến các công việc ần làm, hiệu suất làm việc, không gian có thể di chuyên trong quá trình làm việc.

Quy trình 5S

Thực hiện 5S tại nơi làm việc

3. Seiso - sạch sẽ

Tức là việc giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức, thu xếp, vệ sinh hàng ngày khu làm việc và máy móc vật dụng. S3 có mục đích hướng tới cải thiện môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp để tăng năng suất làm việc lên. 

Ngoài việc vệ sinh cơ bản nơi làm việc, thì Seiso còn là việc bạn thường xuyên kiểm tra bảo trì hệ thống máy móc. Đưa ra những bản kế hoạch bảo trì toàn bộ máy móc giúp ích cho công việc nhằm ngăn chặn và đề phòng những tai nạn, rủi ro xảy ra.

4. Seiketsu – Săn sóc

Trong quy trình 5S rất dễ gặp phải tình trạng làm việc bạn đầu họ rất hào hứng sau đó lại bị trì trệ, điều cần làm nhất bây giờ là bạn cần phải Săn sóc (Seiketsu) để việc thực hiện đảm bảo hiệu quả công việc trong mô hình này. Có nghĩa là doanh nghiệp của bạn cần hệ thống các hoạt động này bằng cách lên thời gian biểu cụ thể, giao nhiệm vụ thường xuyên cho nhân viên và đăng thông tin hướng dẫn

- Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà các nhà quản lý cân nhắc việc sử dụng 5S hàng ngày. Một lịch trình niêm yết cho nhân viên sẽ giúp họ biết được tiến độ công việc của mình làm cũng như trách nhiệm của mình với công việc

5. Shitsuke - Sẵn sàng

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là sẵn sàng, sau khi áp dụng các tiêu chuẩn của quy trình 5S thành công thì doanh nghiệp cần phải duy trì được các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp đều cần phải thực hiện quy trình 5S này để tạo dựng một doanh nghiệp phát triển hơn. 

>> “Điểm mặt chỉ tên” các yếu tố khó khăn khi khởi nghiệp

>> Kinh nghiệm làm đại lý thời trang từ những “ông lớn” 

>> 3 Cách tiếp cận khách hàng doanh nghiệp đỉnh cao dành cho người mới

 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu quy trình 5S là gì và ý nghĩa của việc thực hiện 5S tại nơi làm việc. Ngoài ra, bạn đọc có thể tham khảo khóa học “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp” của giảng viên Phạm Anh Cường có trên Unica.vn để có thể giúp doanh nghiệp đi đến những mục tiêu lâu dài, bền vững. 

Tham khảo khóa học “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp”

Lộ trình khóa học có 21 bài giảng với thời lượng 01 giờ 38 phút. Kết thúc khóa học bạn sẽ nắm được các nguyên tắc lãnh đạo cùng với kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp để có thể trở thành một người lãnh đạo vừa giỏi về chuyên môn lại có sức hút trong giao tiếp hàng ngày. Khóa học còn giúp bạn nắm được các tuyệt chiêu để nắm vững văn hóa doanh nghiệp giúp nội bộ gắn kết và doanh nghiệp phát triển bền vững. 

XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

XEM NGAY: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Đánh giá :

Tags: Kinh doanh