Power BI là gì? Cách sử dụng Power BI cho doanh nghiệp

Trong thời đại số hoá hiện nay, dữ liệu được ví như “vàng” trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng. Đây chính là lý do vì sao Power BI – công cụ phân tích dữ liệu thông minh từ Microsoft – ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với khả năng kết nối hàng trăm nguồn dữ liệu, tạo báo cáo trực quan, cập nhật tự động và hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI), Power BI giúp người dùng dễ dàng biến dữ liệu thô thành thông tin giá trị phục vụ ra quyết định kinh doanh. Sau đây, Unica sẽ chia sẻ Power BI là gì? Tại sao nó lại trở thành giải pháp không thể thiếu trong kỷ nguyên dữ liệu? Cùng tìm hiểu ngay.

Power BI là gì?

Power BI là một bộ công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ do Microsoft phát triển, giúp doanh nghiệp biến dữ liệu thành báo cáo trực quan, tự động hóa quy trình và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Công cụ này bao gồm các phiên bản Power BI Desktop, Power BI Service và Power BI Apps, đáp ứng nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Power BI là gì?

Lịch sử hình thành Power BI

Power BI lần đầu xuất hiện vào tháng 7 năm 2011 dưới tên gọi ban đầu là Project Crescent, được phát triển cùng với SQL Server với tên mã “Denali”. Ban đầu, công cụ này vẫn trong giai đoạn thử nghiệm và chỉ là một phần mở rộng dành cho Excel, hướng đến việc trực quan hóa dữ liệu.

Đến tháng 9 năm 2013, Microsoft chính thức đặt tên cho sản phẩm là Power BI. Trong giai đoạn đầu, Power BI được xây dựng dựa trên nền tảng các tính năng quen thuộc từ Excel như Power Query, Power Pivot và Power View. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nằm ở khả năng kết nối đa nguồn dữ liệu, giao diện trực quan và tính năng bảo mật cao hơn, giúp người dùng phân tích dữ liệu hiệu quả hơn trong môi trường doanh nghiệp.

Cột mốc quan trọng đánh dấu sự trưởng thành của công cụ này là vào tháng 7 năm 2015, khi Power BI chính thức được ra mắt dưới dạng một sản phẩm độc lập, không còn phụ thuộc vào Excel. Từ đó, Power BI không ngừng phát triển và trở thành một trong những nền tảng Business Intelligence hàng đầu thế giới.

Các tính năng nổi bật của Power BI

Được mệnh danh là một trong những nền tảng phân tích dữ liệu mạnh mẽ nhất hiện nay, Power BI mang đến hàng loạt tính năng ưu việt, giúp người dùng dễ dàng kết nối, xử lý và trực quan hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau. Cụ thể:

• Kết nối dữ liệu đa nguồn: Power BI cho phép kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu khác nhau – từ Excel, Google Analytics, SQL Server đến các nền tảng đám mây như Azure, dịch vụ web hay các hệ thống cơ sở dữ liệu ngoại tuyến. Nhờ đó, người dùng có thể tổng hợp toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp về một nơi duy nhất để phân tích hiệu quả hơn.

• Làm sạch và chuyển đổi dữ liệu: Với Power Query, bạn có thể dễ dàng làm sạch, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu trước khi phân tích. Các thao tác như lọc, loại bỏ trùng lặp, chuyển đổi định dạng hay tạo cột tính toán đều có thể thực hiện nhanh chóng mà không cần kiến thức lập trình phức tạp.

• Trực quan hóa thông tin linh hoạt: Power BI cung cấp một kho biểu đồ phong phú như biểu đồ cột, tròn, đường, bản đồ,... giúp bạn trình bày dữ liệu một cách sinh động, dễ hiểu. Nhờ khả năng trực quan hóa mạnh mẽ, người dùng có thể phát hiện xu hướng, điểm bất thường hay mối tương quan trong dữ liệu chỉ qua một cái nhìn.

• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực: Power BI hỗ trợ cập nhật báo cáo theo thời gian thực với các nguồn hỗ trợ live connection. Ngoài ra, bạn cũng có thể lên lịch làm mới dữ liệu định kỳ để đảm bảo báo cáo luôn phản ánh đúng tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.

• Tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên: Tính năng Q&A cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên (tiếng Anh), ví dụ: “Doanh thu theo quý năm 2024 là bao nhiêu?” – và Power BI sẽ tự động trả lời bằng biểu đồ hoặc bảng số liệu phù hợp. Đây là công cụ tuyệt vời cho những ai không rành kỹ thuật nhưng vẫn muốn phân tích dữ liệu.

• Dễ dàng chia sẻ và cộng tác: Thông qua Power BI Service, bạn có thể xuất và chia sẻ báo cáo một cách an toàn với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Việc cộng tác thời gian thực cũng được hỗ trợ, giúp nhiều người có thể cùng làm việc trên một báo cáo, đảm bảo sự đồng thuận và nhất quán trong phân tích dữ liệu.

• Hỗ trợ truy cập mọi lúc, mọi nơi: Với ứng dụng Power BI Mobile, bạn có thể theo dõi báo cáo và tương tác với dữ liệu ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Tính năng này cực kỳ hữu ích cho những người thường xuyên di chuyển nhưng vẫn cần ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu.

Power BI - nền tảng phân tích dữ liệu mạnh mẽ nhất hiện nay

Ví dụ về chức năng vượt trội của Power BI

Ví dụ 1: Tạo Dashboard theo dõi doanh số bán hàng

• Kết nối dữ liệu từ hệ thống CRM của công ty.

• Hiển thị doanh số theo từng khu vực, nhân viên, sản phẩm.

• Cập nhật dữ liệu tự động theo ngày để phản ánh tình hình kinh doanh thực tế.

Ví dụ 2: Dự báo doanh thu bằng AI

• Sử dụng Power BI AI để phân tích xu hướng doanh thu theo mùa vụ.

• Dự báo doanh thu trong 6 tháng tiếp theo dựa trên dữ liệu lịch sử.

• Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, nhập hàng phù hợp.

So sánh Power BI với Excel

So sánh Power BI với Excel

Các thành phần của Power BI

Hệ sinh thái Power BI được cấu thành từ nhiều thành phần mạnh mẽ, mỗi công cụ đảm nhiệm một vai trò nhất định trong quy trình xử lý và phân tích dữ liệu. Cụ thể:

• Power Query: Là công cụ dùng để làm sạch, chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu. Power Query giúp người dùng xử lý dữ liệu từ dạng thô thành dữ liệu “sạch” – sẵn sàng đưa vào phân tích mà không cần viết mã phức tạp.

• Power Pivot: Đóng vai trò là công cụ mô hình hóa dữ liệu, Power Pivot cho phép bạn thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và thực hiện các phép tính nâng cao bằng ngôn ngữ DAX (Data Analysis Expressions).

• Power View: Đây là công cụ tạo biểu đồ trực quan và dashboard tương tác, hỗ trợ người dùng xây dựng các báo cáo sinh động, có thể thao tác dễ dàng bằng bộ lọc (filter) hoặc slicer.

• Power Map: Công cụ trực quan hóa dữ liệu theo dạng bản đồ 3D, cho phép bạn trình bày dữ liệu theo vị trí địa lý (vĩ độ, kinh độ, quốc gia, thành phố…). Power Map sử dụng nền tảng bản đồ của Bing để mang lại trải nghiệm trực quan hấp dẫn.

• Power Q&A: Tính năng này cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận lại câu trả lời dưới dạng biểu đồ hoặc bảng. Power Q&A giúp bạn truy xuất dữ liệu nhanh chóng mà không cần thao tác kỹ thuật phức tạp.

• Power BI Desktop: Là công cụ trung tâm trong toàn bộ hệ sinh thái Power BI. Đây là nơi bạn xây dựng các mô hình dữ liệu, trực quan hóa thông tin và tạo ra báo cáo hoàn chỉnh trước khi chia sẻ với người khác.

• Power BI Service (Website): Phiên bản phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) hoạt động trên nền tảng đám mây. Power BI Service cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và theo dõi các báo cáo theo thời gian thực, rất tiện lợi cho cộng tác nhóm.

• Power BI Mobile Apps: Là ứng dụng trên thiết bị di động, giúp người dùng truy cập, xem và chia sẻ báo cáo mọi lúc, mọi nơi – đảm bảo quá trình ra quyết định không bị gián đoạn dù bạn đang ở đâu.

Các phiên bản của Power BI

• Power BI Desktop: Phiên bản miễn phí dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ tạo báo cáo và phân tích dữ liệu.

• Power BI Service: Dịch vụ trên nền tảng đám mây, cho phép chia sẻ và truy cập báo cáo từ bất cứ đâu.

• Power BI Pro: Phiên bản có phí, bổ sung nhiều tính năng cao cấp như cộng tác nhóm, làm việc với dữ liệu lớn.

• Power BI Premium: Dành cho doanh nghiệp lớn, hỗ trợ AI, xử lý dữ liệu nhanh hơn và khả năng tùy chỉnh cao hơn.

• Power BI Mobile Apps: Ứng dụng trên điện thoại giúp người dùng theo dõi báo cáo mọi lúc, mọi nơi.

Các phiên bản của Power BI

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Power BI Desktop

Bước 1: Tải và cài đặt Power BI

• Truy cập trang Microsoft Power BI Download

• Tải và cài đặt Power BI Desktop

Truy cập vào trang chủ Microsoft Power 

Bước 2: Kết nối nguồn dữ liệu

• Mở Power BI Desktop, nhấn Get Data

• Chọn nguồn dữ liệu (Excel, SQL, API...)

Bước 3: Thiết kế báo cáo

• Kéo thả các biểu đồ, bảng số liệu

• Tùy chỉnh giao diện, màu sắc theo nhu cầu

Bước 4: Lưu và chia sẻ

• Lưu báo cáo để dùng sau

• Xuất file PDF hoặc chia sẻ qua Power BI Service

Một số hạn chế của Power BI

Mặc dù Power BI là một công cụ mạnh mẽ trong việc trực quan hóa và phân tích dữ liệu, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế nhất định mà người dùng cần cân nhắc:

• Giới hạn về dung lượng và hiệu suất: Khi xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc thực hiện phân tích phức tạp, Power BI có thể gặp tình trạng quá tải khiến tốc độ phản hồi chậm, ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng. Để khắc phục, doanh nghiệp cần đầu tư thêm về hạ tầng công nghệ, đặc biệt là máy chủ, bộ nhớ và hiệu năng thiết bị.

• Khó tích hợp với một số hệ thống dữ liệu: Power BI hoạt động rất hiệu quả với các nền tảng phổ biến như SQL Server, Oracle hay Excel. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng các định dạng dữ liệu phức tạp hoặc không phổ biến, quá trình kết nối và đồng bộ có thể đòi hỏi kiến thức kỹ thuật sâu hơn hoặc sử dụng giải pháp trung gian.

• Chi phí cho phiên bản nâng cao: Phiên bản miễn phí của Power BI phù hợp cho người dùng cá nhân hoặc nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng cao cấp như chia sẻ báo cáo theo nhóm, dung lượng lưu trữ lớn hơn hay cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, doanh nghiệp phải đầu tư vào các gói trả phí. Điều này có thể trở thành rào cản đối với các tổ chức nhỏ hoặc có ngân sách giới hạn.

Hạn chế của Power BI là phải trả phí để dùng phiên bản nâng cao

Doanh nghiệp có nên sử dụng Power BI

Có, doanh nghiệp cần phải sử dụng Power BI. Lý do vì:

Power BI giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các nguồn dữ liệu sẵn có, từ hệ thống quản trị nội bộ đến dữ liệu phát sinh từ hoạt động kinh doanh hằng ngày. Với khả năng tổng hợp, trực quan hóa và phân tích dữ liệu hiệu quả, Power BI trở thành "trợ lý đắc lực" trong việc kiểm soát tình hình kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Không chỉ dừng lại ở phân tích, Power BI còn mang đến trải nghiệm linh hoạt và tiện lợi: người dùng có thể truy cập báo cáo, biểu đồ và dashboard mọi lúc, mọi nơi thông qua nền tảng web hoặc ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng. Đặc biệt, tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực (real-time) giúp các cấp quản lý kịp thời đưa ra quyết định tức thì, nâng cao hiệu quả điều hành.

Về mặt bảo mật, Power BI cho phép phân quyền chi tiết theo từng cá nhân, bộ phận hay phòng ban, đảm bảo mỗi người chỉ truy cập được đúng thông tin cần thiết. Điều này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm mà còn duy trì sự minh bạch, tránh xung đột nội bộ.

Cuối cùng, khả năng làm mới dữ liệu tự động (schedule refresh) và quản lý luồng dữ liệu (dataflow) giúp tối ưu hóa quy trình báo cáo. Nhân sự không còn phải mất thời gian cập nhật thủ công mỗi ngày, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến vấn đề Power BI là gì? Power BI là một công cụ vô cùng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá việc phân tích và báo cáo dữ liệu. Nếu bạn muốn học và sử dụng Power BI hiệu quả, hãy tìm hiểu ngay hôm nay.