Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả thông qua 9 bước cơ bản

Làm sao để quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến không ít doanh nghiệp phải đau đầu. Khi gặp phải bài toán này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được các bước để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty. Trong bài viết dưới đây, Unica sẽ bật mí cho bạn 5 bước để quản lý nhân sự tốt nhất mà các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực là công việc rất quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp, công ty nào. Theo giáo sư người Mỹ Dinock: "Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó''; còn Giáo sư Felix Migro lại nhận định rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được”.

Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực

Trong khi đó, theo Wikipedia: “Quản trị nhân sự hay là Quản lý nguồn nhân lực là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồn nhân lực. Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm”.

Dù là khái niệm nào đi chăng nữa thì mục đích cuối cùng của công tác quản trị nhân sự vẫn là giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng đối với những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty.

Vai trò của quy trình quản lý nhân sự là gì?

Trong doanh nghiệp, quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể:

1. Xây dựng một môi trường làm việc tốt

Một doanh nghiệp muốn giữ được “chân” nhân viên gắn bó lâu dài thì việc xây dựng một môi trường làm việc tốt, văn hóa công ty thân thiện, chuyên nghiệp cũng là một trong những yếu tố hết sức quan trọng. Bởi khi được làm việc trong môi trường làm việc tốt, đáng tin cậy sẽ thúc đẩy nhân viên phát huy tính sáng tạo một cách tối đa, từ đó giúp mỗi cá nhân nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, đem lại kết quả đáng mong đợi cho cả công ty. Và để đạt được thành tựu đáng khích lệ như vậy thì không thể không kể đến vai trò to lớn của phòng Nhân sự trong việc cung cấp điều kiện làm việc tốt cho nhân viên.

2. Giải quyết tranh chấp

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều không tránh được những tranh chấp hay những xung đột trong quá trình làm việc. Khi gặp phải những tình huống như vậy thì bộ phận Nhân sự sẽ đóng vai trò như một nhà tư vấn, hoặc cầu nối để giải quyết vấn đề một cách êm xuôi. Họ sẽ phải lắng nghe những tâm tư, những lời than phiền của nhân viên, từ đó đưa ra biện pháp giải quyết vấn đề một cách phù hợp để trấn an tinh thần của nhân viên, để họ cảm thấy hài lòng với mỗi vấn để và tiếp tục làm việc một cách hiệu quả.

Một trong những vai trò của quản lý nhân sự là giải quyết tranh chấp

3. Duy trì chi phí quản lý

Khi thực hiện các nghiên cứu chi tiết về chính sách lương thưởng, quản lý nhân sự phải thông qua việc phân tích và so sánh giữa mức lương và công việc tương đương mà mỗi nhân sự đảm nhận. Việc làm này không chỉ góp phần duy trì chi phí của doanh nghiệp mà còn tránh bộ máy bị phình ra giúp cho doanh nghiệp vẫn đảm bảo hiệu quả. Đây cũng là công việc rất quan trọng đối với các công ty vừa và nhỏ có ngân sách bị giới hạn.

4. Khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên

Trong quá trình quản lý nhân sự, người làm công tác quản lý phải làm cho nhân viên luôn cảm thấy hài lòng về môi trường làm việc. Để thực hiện được điều này, họ sẽ xác định nhân viên đang hài lòng và không hài lòng về vấn đề gì thông qua việc tiến hành khảo sát từng nhân viên. Đây là việc làm quan trọng giúp họ biết được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, từ đó xác định những vấn đề còn tồn tại khiến nhân viên không hài lòng, và tìm ra những giải pháp tốt nhất để tạo động lực cho nhân viên.

5. Đem lại lợi ích cho nhân viên

Để nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, người làm công tác quản lý nhân sự phải luôn luôn nghiên cứu và đưa ra những chương trình phúc lợi - quyền lợi cho nhân viên như: chính sách tăng lương, phụ cấp, chính sách bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp, ốm đau, bệnh tật, hiếu hỉ... Làm tốt điều này thì toàn bộ cán bộ công nhân viên mới yên tâm làm việc và cống hiến dài lâu với doanh nghiệp. Đây cũng chính là chính sách thu hút nhân tài mà doanh nghiệp nào cũng cần phải xây dựng.

6. Xử lý hệ thống tính lương và cập nhật mức lương mới nhất

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì hệ thống quản lý nhân sự đều có trách nhiệm duy trì hệ thống tính lương cũng như xử lý các đợt tuyển dụng nhân viên hàng tháng, hàng năm. Ngoài ra, bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm phụ trách và đảm nhiệm đầy đủ các thông tin liên quan đến lương thưởng của toàn bộ nhân viên. Họ sẽ khuyến nghị mức lương của từng nhân viên dựa trên mức lương cơ bản của thị trường đồng thời xác định phạm vi mức lương cho doanh nghiệp nhờ vào những cập nhật thông tin và kiến thức mới nhất.

Xử lý hệ thống tính lương và cập nhật mức lương mới nhất

Yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự

Những yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự gồm có chính sách và quy trình, công nghệ và hệ thống quản lý, thời gian, người thực hiện, đánh giá và đo lường. Từng mục cụ thể như sau:

1. Chính sách và quy trình

Muốn quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần có chính sách quản lý rõ ràng để giúp bản thân tiết kiệm thời gian. Một chính sách quản lý rành mạch sẽ giúp nhân sự hiểu và dễ dàng thực hiện theo. Bộ chính sách quản lý rõ ràng còn giúp tránh tình trạng hiểu sai hoặc không hiểu dẫn tới tranh cãi trong quá trình làm việc. Bên cạnh chính sách, quy trình cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Quy trình cần rõ ràng, rành mạch theo từng bước cụ thể, không nên viết dài dòng khó hiểu.

2. Công nghệ và hệ thống quản lý nhân sự

Yếu tố tiếp theo ảnh hưởng tới quy trình quản lý nhân sự đó là công nghệ và hệ thống quản lý nhân sự. Đối với những công ty quy mô nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều nên hệ thống quản lý thường đơn giản nên một số đơn vị còn dùng file excel để quản lý. Còn với những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, số lượng nhân sự lên tới hàng trăm, hàng ngàn người thì cần một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp hơn. Việc áp dụng công nghệ cao vào quản lý sẽ giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và công sức của quản lý. 

3. Thời gian và kế hoạch

Quy trình quản lý nhân sự cần có kế hoạch cụ thể, mỗi thời điểm khác nhau sẽ có những chính sách khác nhau để phù hợp với yêu cầu công việc. Việc này đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc của quản lý. Một người quản lý giỏi, nắm vững những kỹ năng cơ bản này sẽ dễ dàng xử lý công việc trong thời gian ngắn. Còn với những quản lý mới hoặc trình độ chuyên môn chưa vững thì việc sắp xếp thời gian và lên kế hoạch sẽ gặp nhiều khó khăn.

4. Người thực hiện quy trình quản lý nhân sự

Trong một tổ chức, bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp tới những công việc liên quan tới nhân viên. Việc cần làm là tìm ra người trực tiếp thực hiện quy trình quản lý nhân sự trong bộ phận này. Người quản lý giàu kinh nghiệm chuyên môn, có nhiều năm làm việc sẽ dễ dàng xử lý công việc hơn so với những người ít kinh nghiệm. Khi công việc được xử lý nhanh, hiệu suất làm việc của nhân sự cũng sẽ tăng theo nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.

Người thực hiện quy trình quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng

5. Đánh giá và đo lường kết quả

Một yếu tố quan trọng khác của quy trình quản lý nhân sự đó là đo lường và đánh giá kết quả. Đây là bước quan trọng không nên bỏ qua. Việc đo lường sẽ giúp lãnh đạo biết được những khúc mắc và vấn đề đang tồn tại trong bộ máy nhân sự để từ đó tìm hướng xử lý phù hợp. Một số trường hợp chủ quan không đánh giá quy trình quản lý doanh nghiệp đã dẫn tới việc xử lý không kịp những vấn đề phát sinh. 

Phân loại quản lý nhân sự 

1. Quản lý nhân sự chiến lược

Việc quản lý nhân sự chiến lược chủ yếu tập trung vào nhu cầu hiện tại và tương lai.  Các yếu tố chính cần kiểm tra gồm tuyển dụng, luân chuyển nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên. Thông qua đây để biết được các yêu cần nhân sự nagwns hạn và dài hạn của mình.

2. Quản lý nhân sự chiến thuật

Hình thức này chủ yếu tập trung vào việc phát triển và lập kế hoạch cho tất cả các nguồn nhân sự của tổ chức.

- Lập kế hoạch với các cấp độ và lịch trình nhân sự dựa trên nhu cầu định lượng và định tính đối với các nguồn nhân lực và năng lực có sẵn. 

- Đưa ra kế hoạch nhân sự dài hạn, tạo khuôn khổ cho việc tuyển dụng cũng như lựa chọn và đào tạo nhân viên.

- Cấu trúc nhân viên - cơ bản, chức năng gồm đánh giá công việc, điều kiệm làm, lương thưởng... và kỹ thuật gồm các công cụ...

Quản lý nhân sự chiến thuật gồm nhiều đầu mục công việc

3. Quản lý nhân sự vận hành

Là việc tập trung chủ yếu vào các chức năng hỗ trợ hoặc qua trình đến dòng nhân viên

Ví dụ: 

- Thiết lập quy trình tuyển dụng và tuyển chọn.

- Tạo và duy trì hồ sơ nhân viên.

- Cung cấp ID, công cụ, phương tiện làm viêc...

Ngoài ra tất các khoản đầu tư vào nhân sự và các hoạt động liên tục phát triển chuyên môn cũng là một phần trong quản lý nhân sự vận hành. 

Quy trình quản lý nhân sự 

1. Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Một hệ thống quản lý nhân sự tốt là khi lãnh đạo cần thông tin về bất cứ một nhân sự nào hệ thống đều có thể cung cấp đầy đủ trong vòng 5 phút. Việc quản lý nhân sự hiệu quả không nhất thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu của bộ phận nhân sự. Nhà quản lý có thể triển khai bằng cách:

- Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận bao gồm các thông tin: họ và tên, tuổi, kinh nghiệm, quê quán, ưu nhược điểm…

- Xây dựng một file hồ sơ theo dõi tuyển dụng để có thể tuyển chọn được những ứng cử viên có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được nhu cầu công việc ở các bộ phận. 

- Bảng theo dõi về khả năng của nhân viên để đưa ra quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ của nhân viên, từ đó có thể phân bổ nhân viên ở những vị trí phù hợp.

- Bảng theo dõi lương: giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được mức lương cụ thể của từng nhân viên để có những điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí.

Mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình quản trị nhân sự chi tiết, bài bản

2. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự chính xác

Để xây dựng được quy trình quản trị nguồn nhân lực rõ ràng phụ thuộc rất nhiều vào mô hình của mỗi một doanh nghiệp. Nó có thể được xem là một bản đồ chiến lược nhân sự, bao gồm: 

- Quy trình tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự

- Xây dựng kế hoạch đào tạo cũng như quy trình điều chuyển nhân sự cho các phòng ban

- Các chế độ đãi ngộ

- Những nội quy, quy định được áp dụng tại doanh nghiệp

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

3. Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng nhân viên

Đây được xem là biện pháp quản lý nhân sự rất hiệu quả mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bởi việc xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên sẽ giúp họ có định hướng về công việc một cách rõ ràng; không bị choáng ngợp hay áp lực khi bắt đầu công việc. Qua đó, người quản lý cũng có thể bám sát được hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng hơn, từ đó để đưa ra một lộ trình đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên. Với cách quản lý nhân sự này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả công việc chuyên môn cao đối với bất cứ một doanh nghiệp nào.

Định hướng công việc cho nhân viên là việc làm cần thiết của người làm quản lý

4. Hướng dẫn cách thức làm việc cho nhân viên mới

Đối với những nhân viên khi mới bắt đầu tới doanh nghiệp của bạn, họ rất dễ bị hoang mang, bỡ ngỡ với môi trường làm việc. Vì vậy, người quản lý cần hướng dẫn nhân viên mới cách thức làm việc cụ thể hoặc giao cho những nhân viên cũ hướng dẫn công việc kể cả đó là công việc chuyên môn bạn cần mắn rõ quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp. Bởi mỗi môi trường làm việc các doanh nghiệp đều có yêu cầu và cách thức làm khác nhau. Việc hướng dẫn cách thức làm việc cho nhân viên mới sẽ giúp họ hòa nhập với môi trường mới dễ dàng, từ đó họ sẽ cảm thấy thoải mái, tự tin hơn để bắt đầu công việc một cách hiệu quả.

5. Chính sách thưởng phạt rõ ràng

Để trở thành một nhà quản lý nhân sự tài ba, một trong những yếu tố tiên quyết giúp bạn “giữ chân” nhân tài đó là bạn phải xây dựng được một kế hoạch thưởng phạt rõ ràng. Bởi với những người làm việc hiệu quả khi được nhận một phần thưởng xứng đáng họ sẽ cảm thấy công sức, cống hiến của họ được ghi nhận, họ sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn. Còn đối với những nhân viên làm việc kém hiệu quả hay việc luôn đi làm trễ của nhân viên sẽ bị khi bị khiển trách hoặc bị phạt họ sẽ nhận ra sai lầm của mình và không tái phạm nữa. 

6. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yêu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sư, Với các doanh nghiệp có nền văn hóa vững mạnh thì mọi cá nhân sẽ ý thức được giá trị cốt lõi và tinh thần doanh nghiệp là nền tảng để duy trì sự gắn kết và công hiến của nhân viên với mục tiêu chung. 

7. Quản lý hiệu suất

Quản lý hiệu suất (Performance management ) chính là quá trình đánh giá hiệu quả của nhân viện từ đó đưa ra những phương pháp cải thiện nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc. Hoạt động này thường được bộ phận nhân sự tổ chức vào mỗi dịp cuối năm gồm biểu mẫu đánh giá quản lý tiến độ, bài toán lương thưởng dựa trên chất lượng làm việc.

8. Đảm bảo tuân thủ quy định 

Đây là một phần rất quan trọng trong phương pháp quản lý nhân sự nhằm đảm bảo mọi cá nhân thuân theo các quy định của doanh nghiệp. Để hiệu quả thì bộ phận nhân sự sẽ phải đưa ra những quy định riêng cho tổ chức, doanh nghiệp của mình. Cũng như chính sách thưởng phạt minh bạch, rõ ràng.

9. Quan hệ nhân viên

Mục đích của điều này chính là giúp họ cảm thấy hài lòng với công ty, muốn gắn bó với công ty lâu hơn. Điều này giúp giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp do tỷ lệ nghỉ việc

Bạn có thể đưa ra những khảo sát nhu cầu lao động hay tài liệu công ty khi đó phòng nhân sự sẽ đo lường được mức độ gắn kết và cải thiện tương tác trong nội bộ doanh nghiệp 

Làm thế nào để quản lý nhân sự có hiệu quả

Quản trị nhân sự là một trong những việc làm đòi hỏi nhà quản lý phải thật khéo léo, bởi nếu không biết cách quản lý nhân viên hiệu quả, sẽ dẫn đến tình trạng nhân sự không hứng thú với công việc, làm việc không phát huy hết khả năng của mình, bỏ việc, thậm chí là bán đứng lãnh đạo. Để quản lý tốt nhân sự nhà quản lý cần phải có những kỹ năng sau đây:

Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và sắp xếp công việc phù hợp

Mỗi người đều có những kỹ năng riêng và những điểm mạnh của mình. Có thể việc này người này làm không tốt, nhưng người ấy lại có thể làm tốt công việc khác. Quan trọng là nhà quản lý phải nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đấy có kế hoạch sắp xếp công việc hợp lý. Nhân viên sẽ làm tốt công việc theo đúng sở trường của mình.

Quan tâm tới đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên

Đời sống vật chất thể hiện thông qua tiền lương, thưởng mà nhân viên nhận được cũng như các chế độ phúc lợi. Một nhà quản lý được gọi là thành công là người không chỉ giỏi về chuyên môn, mà cũng cần có sự quan tâm thấu hiểu được tâm lý của nhân viên. Nên có những chính sách khen thưởng đối với nhân viên của mình để nhân viên thấy được mình có sự tôn trọng và có thể cống hiến hết mình cho công việc.

Người quản lý nhân sự cần quan tâm tới cuộc sống của nhân viên

Lắng nghe, thấu hiểu và tạo động lực đối với nhân viên

Quản lý là người đứng đầu và là những người có quyền lực đối với đội ngũ nhân viên của mình. Tuy nhiên bạn không nên có tâm lý cậy mình là cấp trên để áp đặt nhân viên làm theo những yêu cầu của mình. Lắng nghe là một yếu tố rất cần thiết đối với nhà quản lý, để biết rằng họ đang mong muốn điều gì, họ muốn đóng góp ý kiến gì đối với công việc, đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đôi khi lắng nghe có tác dụng rất tốt trong việc điều chỉnh các kế hoạch trong kinh doanh.

Ngoài lắng nghe, bạn nên có những chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với nhân viên. Thưởng phạt giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc, để cho họ thấy rằng họ được công nhận và tôn trọng khi làm tốt công việc. 

Cần có tầm nhìn sâu rộng trong quản lý nhân sự

Khi bạn làm bất kỳ công việc gì, bạn cũng cần có tầm nhìn và chiến lược cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là trong cách quản trị nhân sự. Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn kiểm tra và đánh giá năng lực của nhân viên có đạt với yêu cầu hay không. Nếu mục tiêu không rõ ràng sẽ khiến nhà quản trị nhân sự khó có cái nhìn chi tiết về công việc và đánh giá năng lực làm việc và đóng góp của cá nhân đó.

Với quy trình quản lý nhân sự mà Unica vừa nêu trên, hi vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích giúp bạn xây dựng một trình quản lý nhân sự phù hợp. Quản lý nhân sự là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần, vì vậy để trở thành người “cầm quân” giỏi, ngoài việc xây dựng được quy trình quản lý thông minh, người quản lý nhân sự cần phải biết cách đặt, sắp xếp đúng người đúng việc, phải có bí quyết giữ chân những nhân tài.