Công việc hành chính nhân sự với mình giờ đây đã không còn quá áp lực

Tên mình là Thùy Linh, năm nay 22 tuổi và vừa tốt nghiệp Học viện Ngoại Thương chuyên ngành Quản trị Nhân sự. Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, mình đã có cơ hội làm việc part-time ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp cho hai doanh nghiệp chuyên về nhập khẩu mỹ phẩm và may mặc. Kinh nghiệm này giúp mình tự tin rằng bản thân đã tích lũy đủ kiến thức và kỹ năng mềm cần thiết để bắt đầu sự nghiệp sau khi ra trường.

Khởi đầu đầy hứa hẹn nhưng nhiều khó khăn

Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Mất hai tháng sau khi tốt nghiệp, mình mới tìm được công việc phù hợp với mức lương tương đối tốt so với mặt bằng chung của sinh viên mới ra trường. Công ty mới của mình là một doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối sản phẩm từ Nhật Bản, Hàn Quốc, chuyên về chăm sóc sức khỏe và thẩm mỹ. Công ty có khoảng 100 nhân viên, một quy mô trung bình nhưng khối lượng công việc cho vị trí Hành chính Nhân sự lại rất lớn.

Ban đầu, mình rất tự tin vì đã có 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, những khó khăn thực sự bắt đầu khi công việc được phân chia cụ thể. Khoảng 20% công việc của mình liên quan đến mảng hành chính như:

• Quản lý, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, công văn đi - đến.

• Theo dõi, quản lý, đề xuất đặt mua văn phòng phẩm.

• Phụ trách đề xuất mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cần thiết cho văn.

• Quản lý, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ cho văn phòng.

• Theo dõi, làm thanh toán hàng tháng tại văn phòng: điện nước, vệ sinh...

• Đảm bảo các hạng mục hành chính triển khai đúng đủ đều.

• …

Công việc hành chính không gây khó khăn cho mình

Những công việc này mình đều đã làm qua, nên xử lý rất trôi chảy và nhanh chóng. Nhưng 80% khối lượng công việc còn lại là về mảng nhân sự, một lĩnh vực mình chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm thực tế.

Công việc nhân sự không chỉ dừng lại ở việc xây dựng bản mô tả công việc (JD), tuyển dụng, lọc CV, phỏng vấn sơ loại mà còn bao gồm cả phỏng vấn trực tiếp các ứng viên để chọn ra người phù hợp nhất cho từng vị trí. Mặc dù đã được sự hỗ trợ từ chị Vân, quản lý trực tiếp của mình, mình vẫn rất lúng túng khi phải phỏng vấn ứng viên, vì chưa bao giờ trực tiếp làm việc này trước đây. Mỗi lần phỏng vấn, mình đều rất run và không biết cách giao tiếp sao cho tự tin và chuyên nghiệp.

Ngoài ra, mảng C&B (Compensation and Benefits - Lương thưởng và Phúc lợi) cũng là một thách thức lớn đối với mình. Những công việc như:

• Quản lý, chấm công, theo dõi phép, đánh giá nhân sự. Đảm bảo các chính sách phúc lợi được triển khai đúng đủ đều.

• Chăm lo đời sống, cán bộ nhân viên tại văn phòng: sinh nhật, team, các hoạt động tại chi nhánh.

• Hướng dẫn CBNV thực hiện các thủ tục liên quan đến chính sách phúc lợi.

• Đảm bảo các thủ tục liên quan: BHXH thực hiện đúng đủ đều

• Thực hiện các công việc: tổ chức team building, sinh nhật, các sự kiện sinh hoạt chung… cho cán bộ công nhân viên công ty.

• Hỗ trợ trưởng phòng HCNS xây dựng chính sách lao động tối ưu.

• Các đầu việc liên quan theo yêu cầu của Trưởng phòng HCNS

Khó khăn ở công việc Nhân sự và C&B

Ngoài đầu mục công việc “Chăm lo đời sống, cán bộ nhân viên tại văn phòng” thì các đầu mục còn lại mình chưa làm hoặc rất ít khi làm nên kinh nghiệm thực tế rất ít. Chính vì vậy, mình xử lý công việc rất chậm vì phải vừa học cách làm vừa xử lý công việc. Cứ tới cuối tháng là mình đều phải tăng ca tới 22-23h đêm để làm lương và xử lý những công việc liên quan. 

Dù đã qua thử việc và trở thành nhân viên chính thức nhưng mình vẫn gặp nhiều khó khăn trong công việc. Để tối ưu hóa năng suất làm việc, mình đã quyết định đi học một khóa Nhân sự online.

Mình muốn cải thiện chất lượng công việc

Thông qua một vài người bạn học, mình được giới thiệu tới với Unica. Sau khoảng 1 tuần nghiên cứu, mình quyết định học “Khóa học trưởng phòng hành chính nhân sự chuyên nghiệp” của SprinGO HR. 

Khóa này giúp mình giải quyết được vấn đề về mảng Tuyển dụng, đào tạo và phát triển trong doanh nghiệp. Theo như chia sẻ của giảng viên, để cải thiện được khả năng phỏng vấn ứng viên, mình cần phải tự luyện giao tiếp. Cách tốt nhất là tham gia nhiều buổi phỏng vấn, thông qua các tình huống thực tế để biết được điểm yếu của bản thân và cải thiện dần dần. 

Cùng với đó, thầy cũng khuyên mình nên tham khảo học một số khóa về kỹ năng giao tiếp và phỏng vấn. Tại đây, mình sẽ có môi trường để học và thực hành, hiệu quả sẽ tốt hơn so với việc học một mình.

Không chỉ dừng lại ở  “Khóa học trưởng phòng hành chính nhân sự chuyên nghiệp”. Mình còn đăng ký thêm khóa “Tạo ứng dụng quản lý chấm công và giao việc với Google Appsheet” để tối ưu hóa quy trình chấm công và làm bảng lương tại doanh nghiệp.

Cải thiện chất lượng công việc

Kết luận

Nhờ hai khóa học của Unica, giờ đây mình đã nâng cao năng suất làm việc và không còn phải thường xuyên mang việc về nhà. Mình có nhiều thời gian hơn để chăm sóc bản thân, đọc sách và làm những điều mình thích. Công việc hành chính nhân sự với mình giờ đây đã không còn quá áp lực. Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn giống mình, hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn tìm ra phương pháp phù hợp để xử lý vấn đề. Chúc các bạn thành công!