Năng Suất Là Gì? Cách Đo Lường Năng Suất Hiệu Quả

Chất lượng và năng suất làm việc của nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Nhưng trong thực tế không phải nhà kinh doanh, quản lý nào cũng biết cách nâng cao nâng cao năng suất lao động của nhân viên. Trong bài viết dưới đây Unica chia sẽ đến bạn khái niệm năng suất là gì và cách tăng năng suất làm việc hiệu quả cho nhân viên. Cùng theo dõi nhé!

Năng suất là gì? 

Năng suất làm việc là gì?

Năng suất là kết quả phản ánh qua số lượng hàng hóa, dịch vụ mà người lao động làm ra trong một khoảng thời gian nhất đinh. Nó thể hiện ở kết quả lao động của mỗi người trong khoảng thời gian. Cùng một khoảng thời gian đó có người năng suất làm việc cao đạt KPI nhưng cũng có người năng suất lao động của họ lại thấp. 

Ví dụ về năng suất: có thể bao gồm tốc độ mà công nhân của bạn sản xuất sản phẩm tại nhà máy, xử lý các cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật cho một công ty công nghệ hoặc phục vụ khách hàng tại một nhà hàng. 

Tại sao năng suất lại quan trọng trong công việc và cuộc sống?

Năng suất được hiểu là một yếu tố rất quan trọng trong công việc và cuộc sống vì nó ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả, tăng cường động lực, nâng cao chất lượng cuộc sống và giúp bạn đạt được thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

Đồng thời năng suất cũng là một yếu tố cốt lõi để tăng sản xuất trong các công ty và doanh nghiệp. Việc tăng năng suất có thể giúp tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. Khi năng suất tăng lên, người lao động có thể dành nhiều thời gian hơn để chú tâm vào chi tiết và quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm. Điều này giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh của công ty.

Còn nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng, bạn có thể tập trung vào những việc khác và tăng khả năng hoàn thành các nhiệm vụ khác. Điều này cũng có thể giúp tăng động lực và giảm stress trong công việc. Nó cũng giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn trong công việc, được công nhận và có cơ hội thăng tiến nhanh hơn trong sự nghiệp.

Như vậy năng suất sẽ giúp cho cuộc sống của bạn trở nên tiện lợi và thú vị hơn. Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả, bạn có thể dành thời gian cho những hoạt động khác mà bạn yêu thích và giúp nâng cao chất lượng cuộc sống. Tóm lại, năng suất là yếu tố rất quan trọng trong công việc và cuộc sống vì nó giúp tăng cường động lực và khả năng hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả.

Năng suất sản xuất là gì?

Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất

Trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của người lao động chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến năng suất. Người lao động khi có trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng tốt sẽ có khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến năng suất của người lao động. Một môi trường làm việc thuận lợi với điều kiện làm việc tốt, ánh sáng, không khí thoáng mát và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp sẽ giúp tăng năng suất.

Công cụ, các trang thiết bị và công nghệ cũng đóng một vai trò quan trọng trong tăng năng suất. Công cụ và trang thiết bị mới, tiên tiến sẽ giúp cho công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, giảm thời gian và tăng hiệu quả.

Quy trình làm việc cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Một quy trình làm việc rõ ràng, đơn giản và hiệu quả giúp cho việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn và giảm thiểu sai sót. Hơn nữa động lực và sự phù hợp của công việc đóng vai trò quan trọng trong năng suất. Những công việc phù hợp với sở thích và khả năng của người lao động sẽ giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.

Sự quản lý và hỗ trợ từ phía các đồng nghiệp cũng giúp nâng cao năng suất. Sự hỗ trợ, khuyến khích và chia sẻ kinh nghiệm giữa các đồng nghiệp giúp cho công việc được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sự tập trung

Sự tập trung cũng là yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Khi người lao động tập trung vào công việc của mình một cách tối đa, họ sẽ có khả năng hoàn thành công việc nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này sẽ giúp tăng năng suất, giảm thiểu thời gian hoàn thành công việc và tăng hiệu quả. Việc tập trung còn có thể được nâng cao bằng cách loại bỏ các yếu tố phân tâm trong môi trường làm việc, tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh và thoải mái, và sử dụng các kỹ thuật tập trung như kỹ thuật Pomodoro để gia tăng sự tập trung và năng suất trong công việc.

Năng suất trong công việc hiệu quả

Động lực

Động lực chính là một yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Khi người lao động có động lực cao, họ sẽ dễ dàng tập trung vào công việc của mình và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Còn ngược lại, nếu người lao động thiếu động lực, họ có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc của mình. Để nâng cao động lực, các nhà quản lý có thể sử dụng các kỹ thuật khuyến khích nhân viên như thưởng và khen thưởng, đưa ra mục tiêu rõ ràng và cung cấp các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu. Người lao động cũng có thể tự tăng động lực của mình bằng cách đặt mục tiêu và đánh giá bản thân.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Khi người lao động có kỹ năng quản lý thời gian tốt, họ có thể sắp xếp công việc một cách hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng hiệu quả trong công việc. Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, người lao động có thể sử dụng các công cụ như lịch làm việc, danh sách công việc và ưu tiên hóa công việc. Họ cũng có thể học các kỹ thuật quản lý thời gian như kỹ thuật "Getting Things Done" để giúp tối ưu hóa thời gian làm việc.

Năng suất giúp ích cho công việc

Kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc cũng tác động nhiều đến năng suất. Khi người lao động có kỹ năng quản lý công việc tốt, họ có thể phân bổ công việc cho các nhân viên khác một cách hợp lý, theo dõi tiến độ công việc và đưa ra các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc và đạt được kết quả tốt trong công việc. Để có thể cải thiện kỹ năng quản lý công việc, người lao động có thể học các kỹ thuật quản lý dự án, phân tích công việc và đánh giá công việc để tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Họ cũng được tham gia vào các khóa đào tạo hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp hoặc người quản lý của mình để phát triển kỹ năng này.

Năng suất trong công việc

Áp dụng công nghệ

Việc áp dụng công nghệ cũng làm ảnh hưởng đến năng suất trong công việc. Sử dụng các công nghệ mới có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí, và tăng hiệu quả trong công việc. Ví dụ, việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án, hệ thống thông tin quản lý, hoặc ứng dụng di động có thể giúp người lao động quản lý công việc và giao tiếp với đồng nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Ngoài ra, các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và robot hóa cũng có thể tối ưu hóa các công việc đơn giản và lặp đi lặp lại để tăng năng suất trong công việc.

Ý nghĩa của năng suất trong công việc? 

Giữ năng suất tại nơi làm việc cao là điều quan trọng để giúp công ty của bạn giảm chi phí, làm hài lòng các bên liên quan, mở rộng hoạt động và nổi bật trong thị trường cạnh tranh. Bằng cách hiểu các nguyên nhân phổ biến của hiệu quả công việc thấp, bạn có thể huấn luyện nhân viên của mình về kỳ vọng làm việc, hợp lý hóa quy trình kinh doanh và thúc đẩy tinh thần cao hơn trong lực lượng lao động của bạn.

Kiểm soát và quản lý năng suất

Kiểm soát và quản lý năng suất

Khi đo lường năng suất làm việc, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý năng suất của từng nhóm, từng cá nhân người lao động. Từ đó nhà quản lý sẽ có những đánh giá cũng như nhận xét về hiệu quả làm việc. Các kết quả sẽ được xem xét tổng quan trong mỗi bộ phận, trong toàn doanh nghiệp hay cụ thể trong từng ngành nghề, lĩnh vực.

Tạo cơ hội phát triển

Đo lường năng suất lao động còn là cách mà các doanh nghiệp thực hiện tìm ra cơ hội mới. Bạn sẽ so sánh được mức độ cạnh tranh giữa các công ty trong từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Qua đó, người quản lý có thể kịp thời đưa ra định hướng đúng đắn hoặc đổi mới các biện pháp nhằm nâng cao năng suất một cách mạnh mẽ và nhanh chóng. 

Chính sách đãi ngộ 

Chính sách đãi ngộ 

Đo lường năng suất tạo là tiền đề cho doanh nghiệp xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp đối với từng nhân viên. Quản lý sẽ đảm bảo được tính công bằng, khách quan trong việc xử phạt hay khen thưởng. Do vậy, việc đo lường hiệu quả làm việc được xem là một trong những nhiệm vụ bắt buộc cần phải có ở mỗi doanh nghiệp. 

Giảm thiếu chi phí không cần thiết

Việc giữ vững và nâng cao năng suất lao động cũng là cách để doanh nghiệp tránh lãng phí nguồn ngân sách. Dựa trên những báo cáo cụ thế, các công việc và khoản chi bất hợp lý sẽ được điều chỉnh kịp thời mà vẫn đảm bảo hài lòng được các bên liên quan. Nó hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc mở rộng và nâng cao lợi thế trên thị trường.

Năng suất là gì?

Cách tính năng suất lao động

Năng suất tại nơi làm việc thường mô tả khối lượng công việc mà nhân viên của bạn có thể làm trong một số giờ nhất định hoặc số lượng chi phí lao động. Một cách dễ dàng để tính toán nó là bạn cần lên danh sách công việc và chia tổng đầu ra của bạn cho tổng đầu vào. Đầu vào sẽ bao gồm giờ lao động và các nguồn lực khác được sử dụng trong quá trình làm việc. 

Có hai cách để tính toán năng suất có thể phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn. 

- Nếu công ty của bạn sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bạn có thể tìm năng suất lao động tổng thể của mình bằng cách chia số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất cho số giờ làm việc. 

- Nếu bạn điều hành một công ty bán hàng, thay vào đó, bạn có thể chia doanh thu ròng theo giờ làm việc để xem công ty của bạn tạo ra bao nhiêu doanh thu cho mỗi giờ làm việc.

Tạo sao phải tăng năng suất trong khi làm việc?

Phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp

Hiểu được năng suất là gì, Unica mời bạn đọc tìm hiểu một số phương pháp để tăng năng suất làm việc tại môi trường công sở nhé. 

1. Cải thiện điều kiện nơi làm việc

Nếu bạn muốn thấy sự gia tăng năng suất của nhóm, bạn cần phải nỗ lực cải thiện môi trường làm việc của đồng đội. Nếu bạn làm việc tại văn phòng, điều quan trọng là đảm bảo rằng có các khu vực được chỉ định được thiết lập để làm việc đảm bảo sự yên tĩnh, cũng như các khu vực mà nhân viên có thể nhận cuộc gọi và cộng tác.

Nếu nhóm của bạn gần đây đã chuyển sang làm việc từ xa , bạn có thể đăng ký với mọi người để đảm bảo rằng họ có các công cụ và thiết bị văn phòng mà họ cần để làm việc tại nhà. Một số công ty cung cấp các khoản phụ cấp văn phòng làm việc tại nhà để giúp nhân viên thiết lập văn phòng tại nhà của họ. Nói chuyện với nhóm lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự của bạn nếu bạn nghĩ rằng đây là điều mà nhóm của bạn mong muốn để có thể làm việc năng suất hơn.

2. Bỏ thời gian dành cho những cuộc họp vô nghĩa

Thời gian dành cho các cuộc họp là một trong những trở ngại lớn nhất đối với năng suất làm việc của nhân viên, nhất là những cuộc họp tốn thời gian nhưng không mang lại kết quả. Để có thể khắc phục tình trạng này bạn có thể lên lịch và giải thích mục đích của cuộc họp. Là một người quản lý, bạn có thể gửi trước tài liệu cho nhân viên của mình để có thể tiết kiệm được thời gian trong suất quá trình diễn ra cuộc họp. Ngoài ra bạn có thể giới hạn số người được phép trong cuộc họp. Quy mô của các thành viên trong nhóm càng lớn thì khả năng bị sao lãng càng tăng.

Bỏ qua những cuộc họp không mang lại hiệu quả

3. Giảm phiền nhiễu

Các ứng dụng Internet và các phương tiện truyền thông xã hội là nguyên nhân khiến cho hiệu suất công việc bị ảnh hưởng một cách nghiêm trọng. Thay vì cứng nhắc bắt nhân viên của mình không sử dụng điện thoại và Internet trong giờ làm việc, bạn cần khuyến khích khích họ nên tắt điện thoại di động và sử dụng nó trong giờ nghỉ trưa để có thể tập trung 100% vào công việc, nhờ đó mà cải thiện hiệu quả làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc lên rất nhiều lần. 

Ngoài ra còn rất nhiều những phương pháp khác để tăng năng suất làm việc của nhân viên như: dành cho nhân viên những phần thưởng xứng đáng, có các công cụ và thiết bị cần thiết để hỗ trợ trong quá trình làm việc, xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp….

4. Tạo phần thưởng và những lời khen

Tạo phần thưởng và những lời khen

Một trong những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên tốt nhất là khích lệ và tạo động lực cho họ. Khi bạn dành sự công nhận cho nhân viên thì họ sẽ tăng hiệu suất làm việc hơn nhiều lần. Sự công nhận không chỉ làm ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên này, mà còn là một tấm gương sáng cho các nhân viên khác có động lực cạnh tranh trong công việc.

Có thể nói công nhận rất quan trọng nhưng khen thưởng cũng cần thiết không kém. Một phần thưởng dành cho những cá nhân hoàn thành tốt công việc là điều kiện cần, thế nhưng bạn không nên áp dụng nó quá thường xuyên. Đến một thời điểm thích hợp thì bạn hãy biến lời nói thành hành động. Nhờ vậy mà nhân viên sẽ hiểu rằng đó không phải là lời nói suông mà kết quả mà họ xứng đáng nhận được là lời tán dương và phần thưởng.

5. Luôn công bằng

Công bằng là điều mà ai cũng mong muốn không chỉ trong đời sống cá nhân, gia đình mà còn trong cả công việc. Chắc chắn rằng khi bạn thiếu công bằng, minh bạch trong công việc sẽ gây ra tác động tiêu cực. Từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và ảnh hưởng xấu đến tinh thần của cá nhân bị nhìn nhận không đúng với công sức thực tế mà họ đóng góp.

Không những thế, sự bất công không chỉ làm ảnh hưởng đến cá nhân mà còn làm chia rẽ nội bộ của phòng, ban, công ty. Chính vì vậy, mọi hoạt động, đường đi nước bước của mọi người đều cần được theo dõi một cách nghiêm ngặt. Đồng thời, điều hướng nhân viên cần được hợp lý để công việc của bạn và từng nhân viên dễ dàng hơn. Đừng vì một cá nhân mà ảnh hưởng đến tập thể, khiến công việc bị trì trệ. Đây chính là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên mà bạn không nên bỏ qua.

5. Sử dụng công nghệ tiên tiến

Sử dụng công nghệ tiên tiến

Hiện nay, nhiều nhân viên vẫn phải làm những công việc hằng ngày bằng phương thức thủ công đáng ra nên được tự động hóa. Nếu bạn cũng đang ở trường hợp này thì hãy xem xét đến việc sử dụng máy móc thay cho sức người. Việc này sẽ giúp cải thiện hiệu suất công việc rất nhiều. Bên cạnh đó bạn nên sử dụng các phần mềm theo dõi công việc giúp bạn nắm bắt cụ thể lộ trình công việc mà mình đang làm.

Bạn hãy để ý những công việc mà nhân viên đang làm, đặc biệt là những công việc đơn điệu lặp đi lặp lại nhiều lần. Sau đó, dành thời gian tìm ra phương án giải quyết có thể tự động hóa hoặc tăng tốc công việc. Nếu bạn thực hiện được việc này thì sẽ đẩy nhanh được tiến độ công việc và giúp nhân viên phấn khởi khi họ làm việc hiệu quả hơn.

7. Là chính mình

Nếu bạn cố “gồng mình” để trở thành một bản sao của ai đó thì nhân viên sẽ cảm nhận được điều này dễ dàng nhất, vì họ là người hàng ngày tiếp xúc với bạn. Việc trở thành bản sao của ai đó sẽ khiến bạn đánh mất niềm tin ở những cộng sự của mình.

Luôn là chính mình

Việc bạn cần làm là hành xử theo cách phù hợp với niềm tin và giá trị của bạn, thay vì phải cố gắng theo một phong cách lãnh đạo nhất định. Đây chính là cách tốt nhất để bạn có nhiều năng lượng hơn mỗi ngày, đồng thời gửi thông điệp “hãy là chính mình” đến với nhân viên. Bạn nên áp dụng cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên này.

8. Đúng người đúng việc

Làm sao để nâng cao năng suất của nhân viên? Bạn nên quan sát, tìm hiểu thế mạnh của từng người để giao việc sao cho phù hợp nhất. Cụ thể như sau:

- Giao việc đúng với năng lực: Phát huy tối đa năng lực là cách mang lại năng suất làm hiệu nhất.

- Cho nhân viên thử sức với công việc: Phương pháp này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng phát hiện đâu là thế mạnh và năng lực của nhân viên. Khi được trọng dụng họ sẽ phấn đấu hơn trong công việc.

- Giao việc theo lũy tiến: Phân công công việc theo lũy tiến có nghĩa là những ngày đầu sẽ ít và tăng dần vào những ngày sau đó. Với phương pháp này bạn cần đảm bảo rằng công việc đó vừa sức với nhân viên, đừng khiến họ cảm thấy bị “quá tải”.

9. Các khóa đào tạo nhân viên

Các khóa đào tạo nhân viên

Yếu tố cốt lõi để nhân viên phát triển năng lực là đào tạo. Đây chính là giải pháp dài hạn để tăng năng suất của đội nhóm. Thế nhưng, không phải nhà quản lý nào cũng có thể dành thời gian và chi phí cho hoạt động đào tạo. Nếu bạn dũng cảm làm việc này thì chắc chắn 1 - 2 năm sau, bạn sẽ sở hữu một đội ngũ nhân viên hùng hậu mang lại năng suất cao. Phương pháp này còn giúp bạn có thể khai quật được những “viên ngọc sáng”.

10. Quan tâm đến chế độ lương

Lương không phải là điều duy nhất có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhưng nó đóng một vai trò quan trọng, đặc biệt với những cửa hàng bán lẻ. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng, các nhà bán lẻ trả lương cao cho nhân viên có năng suất làm việc tốt hơn so với những nơi không đầu tư đủ vào nhân viên.

Ngoài việc quan tâm đến chế độ lương, bạn cần đảm bảo nhân viên đã được tham gia vào những khóa đào tạo, khuyến khích họ học hỏi và trau dồi kinh nghiệm. Đây chính là một trong những cách cải thiện hiệu suất làm việc cho nhân viên hiệu quả.

Có rất nhiều cách để đào tạo và phát triển nhân viên như: cầm tay chỉ việc, đào tạo thông qua công việc, huấn luyện hiệu suất, hoặc đơn giản là mở rộng phạm vi công việc…

11. Không nên cấm truy cập vào mạng xã hội

 Không cấm truy cập vào mạng xã hội

Có nhiều lý do khiến nhân viên sử dụng mạng xã hội. Đây là cách để họ xả stress hoặc sử dụng nó làm phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp với các đối tượng mục tiêu. Cho nên, dù nhân viên sử dụng mạng xã hội với mục đích gì đi chăng nữa, thì việc chặn các kết nối cũng là một hành vi làm ảnh hưởng xấu đến tinh thần của họ.

Việc này còn cho thấy bạn đang thiếu sự tin tưởng vào nhân viên. Một nghiên cứu của Evolv đã cho thấy các trang mạng xã hội chính là cách giúp người sử dụng trở nên đa nhiệm hơn. Bên cạnh đó, nó còn giúp nâng cao năng suất và hạnh phúc hơn trong công việc. Như vậy, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi làm sao để nâng cao năng suất của nhân viên rồi đúng không. 

Tổng kết

Qua bài viết này bạn đã hiểu được năng suất là gì? ý nghĩa cũng như cách để nâng cao hiệu quả năng suất trong công việc một cách chính xác nhất. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh tay đăng ký để theo dõi những khoá học kỹ năng mềm online của chúng tôi trên website Unica.vn để có cho mình những kỹ năng mềm tốt nhất áp dụng vào trong công việc để tăng năng suất làm việc lên nhiều lần.