Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết nhất từ A-Z 

Gửi hàng qua bưu điện là hình thức gửi hàng thông dụng và phổ biến đang được nhiều tổ chức/ cá nhân áp dụng. Ưu điểm của gửi hàng qua bưu điện đó là an toàn, độ tin cậy cao, cách gửi đơn giản, nhanh chóng. Trong bài viết hôm nay, Unica sẽ chia sẻ cho bạn cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết từ A - Z, bạn hãy tham khảo nhé.

1. Những hình thức gửi hàng qua bưu điện

Trước khi đi vào chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện như thế nào bạn cần phải biết các hình thức gửi hàng qua bưu điện hiện nay là gì? Hiện nay đang có 3 hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biến đó là:

- Bưu phẩm: Hình thức gửi hàng này thường được sử dụng để vận chuyển công văn, hợp đồng hay những giấy tờ quan trọng.

- Chuyển phát nhanh EMS: Hình thức gửi hàng này chuyên để gửi sản phẩm là hàng hóa cần vận chuyển trong thời gian ngắn.

- Bưu kiện: Hình thức gửi hàng này áp dụng cho gửi hàng hoá thông thường. Ưu điểm là chi phí rẻ hơn chuyển phát nhanh. Tuy nhiên nhược điểm là thời gian gửi hàng thường lâu.

Hình thức gửi hàng qua bưu điện

2. Ưu, nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện

Với nhiều hình thức gửi hàng khác nhau, dịch vụ vận chuyển bưu điện đang được rất nhiều người quan tâm. Sau đây là những ưu, nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện.

2.1. Ưu điểm

Ưu điểm khi gửi hàng qua bưu điện đó là:

- Giá cước cạnh tranh: Bưu điện là đơn vị vận chuyển có lịch sử lâu đời và mạng lưới phủ sóng rộng khắp trên cả nước. Chính vì vậy, giá cước vận chuyển của bưu điện thường cạnh tranh hơn so với các đơn vị vận chuyển tư nhân. 

- Đảm bảo an toàn: Bưu điện có hệ thống kho bãi và bảo quản hàng hóa hiện đại. Các bưu kiện được đóng gói cẩn thận và vận chuyển an toàn, tránh thất lạc hoặc hư hỏng.

- Dịch vụ đa dạng: Bưu điện cung cấp nhiều dịch vụ vận chuyển khác nhau, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng. Ngoài dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu điện còn cung cấp các dịch vụ khác như: chuyển phát tiết kiệm, chuyển phát quốc tế, chuyển phát thu hộ,..

- Hệ thống bưu điện có trên khắp toàn quốc: Hệ thống bưu điện gần như phủ khắp cả nước. Vì vậy, quá trình gửi hàng qua bưu điện khá dễ dàng và thuận tiện.

Gửi hàng qua bưu điện an toàn và nhanh chóng

2.2. Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm thì dịch vụ gửi hàng qua bưu điện cũng còn tồn tại một số nhược điểm như sau:

- Thời gian vận chuyển chậm hơn: Thời gian vận chuyển của bưu điện thường chậm hơn so với các đơn vị vận chuyển tư nhân. Nguyên nhân là do bưu điện có lượng hàng hóa vận chuyển lớn và phải thực hiện thủ tục hải quan trong trường hợp vận chuyển quốc tế.

- Khó theo dõi tình trạng đơn hàng: Bưu điện không cung cấp dịch vụ tra cứu đơn hàng trực tuyến. Vì vậy, khách hàng khó theo dõi tình trạng đơn hàng của mình.

- Quy trình vận chuyển nhiều thủ tục: Để gửi hàng người gửi sẽ phải điền đầy đủ và chính xác thông tin vào nhiều loại phiếu. Bên cạnh đó cũng không được chọn thời gian giao hàng và nơi nhận hàng mà phải dựa theo quy định gói vận chuyển của bưu điện.

Gửi hàng qua bưu điện nhiều thủ tục

3. Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện

Nếu bạn đang có ý định gửi hàng qua bưu điện nhưng chưa biết cách thực hiện như thế nào. Đừng lo lắng nhé, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn các bước thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết nhất.

3.1. Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa

Khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng nhất trong quá trình gửi hàng qua bưu điện đó là chuẩn bị hàng hoá. Khi gửi hàng qua bưu điện, hàng hoá sẽ được lưu kho và phải trải qua rất nhiều chặng. Vì vậy bạn cần đóng gói thật cẩn thận và chắc chắn. Điều này rất quan trọng vì khi hàng hóa được đóng kỹ lưỡng sẽ an toàn, phòng tránh được các va đập khiến hàng hoá bị hư hỏng trong suốt chặng đường vận chuyển.

Việc chuẩn bị, đóng gói hàng hoá càng quan trọng hơn với những sản phẩm là hàng dễ vỡ. Trong trường hợp gửi hàng dễ vỡ, ngoài khâu đóng gói cẩn thận bạn cũng nên dán thêm một dòng bên ngoài chú thích là hàng dễ vỡ để lưu ý cho bên bưu điện trong quá trình vận chuyển. Từ đó, sản phẩm khi gửi của bạn sẽ được an toàn hơn.

Đóng gói hàng hoá thật cẩn thận để tránh móp méo, nứt vỡ

3.2. Bước 2: Gửi hàng tới bưu cục

Sau khi đã chuẩn bị hàng hoá thật cẩn thận và kỹ lưỡng xong xuôi, khâu tiếp theo là bạn mang hàng tới bưu cục gần với vị trí của mình nhất. Để biết bưu cục nào gần với mình nhất bạn truy cập vào đường dẫn https://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem. Sau đó nhập thông tin về tỉnh/ thành, quận/ huyện và hình thức gửi hàng bạn lựa chọn là sẽ hiện ra danh sách các bưu cục gần với khu vực bạn sống.

Hàng hóa được gửi đến bưu điện sẽ được nhân viên bưu cục kiểm tra kích thước và trọng lượng, sau đó báo mức phí tương ứng với hình thức vận chuyển mà bưu điện đang hỗ trợ. Bạn lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu của mình.

Trước khi giao hàng và để lại bưu cục, bạn cũng phải điền đầy đủ các thông tin người nhận lên phiếu gửi hàng. Thông tin này bao gồm: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại,... Sau khi điền thông tin xong, bên bưu cục sẽ gửi cho bạn một bản sao phiếu gửi hàng để đối chiếu trong trường hợp có xảy ra sự cố.

Gửi hàng tới bưu cục

3.3. Bước 3: Hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Bước cuối cùng trong quá trình thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện đó là nhân viên bưu cục sẽ kiểm tra thông tin một lần nữa để xem có thiếu sót gì không. Mục đích để tránh các sai sót và xác nhận đúng hình thức gửi hàng cho bạn. Sau khi bên bưu cục đã kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin là bạn đã hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện.

4. Những lưu ý khi đóng gói hàng gửi bưu điện

Để quá trình thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện mang lại hiệu quả cao, tránh lỗi thì các bạn cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

Lưu ý về cách đóng gói

- Hàng hóa cần được gói cẩn thận để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn có thể sử dụng các vật liệu đóng gói như: giấy bọt khí, xốp, băng keo,... để làm đầy hộp giúp bảo vệ hàng hóa.

- Chọn loại hộp đóng gói có kích thước vừa đủ so với sản phẩm để hạn chế tình trạng rung lắc trong quá trình vận chuyển. Đồng thời cũng giúp tiết kiệm chi phí gửi hàng.

- Đậy kín và thật chắc nắp thùng để tránh tình trạng hàng hoá bị bục, bung ra ngoài trong quá trình vận chuyển.

- Trên bao bì cần có đủ chỗ để dán bill thông tin và phải ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại,... để nhân viên bưu điện dễ dàng vận chuyển hàng hóa.

Lưu ý về cách đóng gói hàng hoá

Lưu ý đối với hàng điện tử

Với những kiện hàng điện tử đắt tiền như: điện thoại, ipad, máy tính, máy ảnh,... quý khách cần quấn quanh sản phẩm bằng những miếng bọt khí để tránh va đập gây hỏng, vỡ, móp méo. Sau khi quấn miếng bọt khí xong bạn phải sử dụng miếng bìa carton hoặc miếng xốp để cố định lại. Cuối cùng là đặt sản phẩm vào trong một chiếc thùng carton và bọc kỹ càng thêm một lần nữa.

Lưu ý đối với sản phẩm là chất lỏng

Kiện hàng là chai lọ chứa chất lỏng bên trong cần phải được bịt kín miệng bằng băng dính để chống tràn.

Lưu ý đối với hàng thuỷ tinh dễ vỡ

Đối với mặt hàng thuỷ tinh dễ vỡ bạn cần sử dụng bìa carton hoặc loại giấy gói có bọt khí bọc xung quanh để chống va đập. Sau khi gói xong, bạn cần chú thích bên ngoài nội dung “hàng dễ vỡ” để nhân viên vận chuyển chú ý hơn.

Lưu ý đối với hàng thuỷ tinh dễ vỡ

5. Một số câu hỏi thường gặp khi gửi hàng bưu điện 

Để có thêm những thông tin hữu ích khác xoay quanh chủ đề cách gửi hàng qua bưu điện bạn hãy tham khảo một số câu hỏi thường gặp cùng đáp án trả lời dưới đây.

5.1. Nên gửi hàng bưu điện tại nhà hay dịch vụ vận chuyển?

Tùy theo nhu cầu và tính chất hàng hoá mà bạn quyết định nên gửi hàng bưu điện tại nhà hay dịch vụ vận chuyển. Kinh nghiệm Unica gợi ý cho bạn đó là

- Nếu hàng hóa có kích thước và trọng lượng nhỏ, bạn có thể gửi hàng bưu điện tại nhà. Tuy nhiên, nếu hàng hóa có kích thước và trọng lượng lớn, bạn nên sử dụng dịch vụ vận chuyển uy tín để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

- Bưu điện có thời gian vận chuyển chậm hơn so với các đơn vị vận chuyển tư nhân. Nếu bạn cần gửi hàng gấp, bạn không nên gửi hàng qua bưu điện. Nếu hàng hoá của bạn không cần vội, thời gian chỉ là yếu tố phụ thì gửi hàng qua bưu điện là sự lựa chọn thích hợp.

Tuỳ thuộc vào loại hàng sẽ gửi bưu điện hoặc dịch vụ vận chuyển

5.2. Thời gian làm việc của bưu điện

Thời gian làm việc của bưu điện gửi hàng phụ thuộc vào từng bưu cục cụ thể. Thông thường, các bưu cục bưu điện Việt Nam (VNPost) làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, với thời gian cụ thể như sau:

- Sáng: 7h30 - 12h00

- Chiều: 13h30 - 17h30

Tuy nhiên, một số bưu cục bưu điện có thể mở cửa cả thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc làm việc ngoài giờ hành chính. Bạn có thể liên hệ với bưu cục bưu điện gần nhất để biết thêm thông tin chi tiết về thời gian làm việc.

Lưu ý: Thời gian làm việc của bưu điện có thể thay đổi theo từng dịp lễ, tết. Vì vậy bạn hãy kiểm tra thông tin thời gian làm việc của bưu điện trước khi đến gửi hàng nhé.

Thời gian làm việc của bưu điện

5.3. Bao lâu nhận được đơn hàng từ bưu điện

Thời gian vận chuyển của bưu điện phụ thuộc vào loại dịch vụ vận chuyển, khoảng cách địa lý giữa người gửi và người nhận. Vì vậy nó sẽ không cố định. Thông thường, thời gian vận chuyển của các dịch vụ vận chuyển bưu điện như sau:

- Chuyển phát thường: 5 - 7 ngày

- Chuyển phát nhanh: 1 - 3 ngày

- Chuyển phát quốc tế: 7 - 10 ngày

Thời gian nhận hàng bưu điện tuỳ thuộc vào dịch vụ vận chuyển

5.4. Xử lý sự cố lạc mất hàng khi gửi qua bưu điện thế nào?

Nếu hàng hóa của bạn bị lạc mất khi gửi qua bưu điện, bạn cần thực hiện các bước sau để xử lý sự cố:

- Kiểm tra tình trạng đơn hàng: Bạn có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng trên website của bưu điện hoặc liên hệ với bưu cục bưu điện gần nhất. Nếu đơn hàng của bạn có trạng thái "Thất lạc", bạn cần liên hệ với bưu điện để được hỗ trợ.

- Liên hệ với bưu điện: Liên hệ với bưu điện nơi gửi hàng để trình báo sự cố. Khi này, bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin. Nếu bưu điện xác định hàng hóa của bạn bị thất lạc thì họ sẽ tiến hành bồi thường cho bạn.

- Chuẩn bị hồ sơ bồi thường: Hồ sơ bồi thường bao gồm: Phiếu gửi hàng, giấy tờ chứng minh giá trị hàng hóa. Sau khi chuẩn bị hồ sơ bồi thường, bạn cần nộp hồ sơ cho bưu điện nơi bạn gửi hàng. Bưu điện sẽ tiến hành xem xét hồ sơ và giải quyết bồi thường cho bạn trong thời gian quy định.

Xử lý sự cố khi gửi hàng qua bưu điện bị mất hàng

5.5. Chi phí gửi hàng qua bưu điện như thế nào?

Chi phí gửi hàng qua bưu điện phụ thuộc vào các yếu tố như: loại hình vận chuyển, khối lượng + kích thước hàng hoá (càng lớn càng nặng thì chi phí càng cao). Vì vậy mỗi người gửi hàng sẽ có một mức phí khác nhau.

Trong các loại hình thức gửi hàng qua bưu điện thì chuyển phát thường sẽ có mức phí thấp nhất. Tuy nhiên thời gian vận chuyển sẽ lâu hơn. Chuyển phát nhanh có chi phí cao hơn một chút nhưng đổi lại thời gian vận chuyển lại nhanh.

Bạn có thể tham khảo bảng giá gửi hàng qua bưu điện trên website của bưu điện hoặc liên hệ với bưu cục bưu điện gần nhất để được tư vấn cụ thể nhé.

6. Kết luận

Bài viết là toàn bộ chia sẻ về cách gửi hàng qua bưu điện. Gửi hàng qua bưu điện là một lựa chọn hợp lý cho những khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa với giá cước cạnh tranh và đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, khách hàng cần cân nhắc thời gian vận chuyển và dịch vụ chăm sóc khách hàng khi lựa chọn gửi hàng qua bưu điện.