Hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel COUNTIFS: Công thức và cách dùng

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính nổi tiếng trên thế giới đang được rất nhiều người sử dụng. Excel ra đời giúp công việc tính toán, thống kê của mọi người trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong tất cả các hàm Excel, hàm đếm có điều kiện COUNTIFS và COUNTIF là hai hàm tính thông dụng nhất. Sự khác biệt tiêu biểu nhất giữa hai hàm này là COUNTIF được thiết kế để đếm các ô có một điều kiện trong một phạm vi, trong khi COUNTIFS có thể đánh giá các điều kiện khác nhau trong cùng hoặc trong các phạm vi khác nhau. Để giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel, mời bạn tham khảo nội dung bài viết sau đây để có câu trả lời nhé.

1. Công thức và cách dùng hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel COUNTIFS 

Như đã đề cập, hàm COUNTIFS trong Excel được dùng để đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel trên nhiều phạm vi dựa trên một hoặc một số điều kiện. Hàm COUNTIFS có sẵn trong Excel 2016, 2013, Excel 2010 và Excel 2007, vì vậy bạn có thể sử dụng các ví dụ dưới đây trong bất kỳ phiên bản Excel nào.

Công thức countif: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

Trong đó: 

- criteria_range1: Vùng chứa điều kiện thứ nhất, đây là phần bắt buộc phải có

- criteria1: Điều kiện thứ nhất (thuộc trong vùng điều kiện thứ nhất) gồm có các dạng số, ô tham chiếu, chuỗi văn bản, hàm Excel hoặc vùng Excel khác.

- criteria_range2: Vùng chứa điều kiện thứ hai( yêu cầu vùng criteria_range2 phải có độ lớn bằng nhau)

- criteria2, ... Điều kiện thứ hai (thuộc trong vùng điều kiện thứ nhất). Bạn có thể chỉ định tối đa 127 cặp phạm vi / điều kiện trong công thức của mình.

- Tương tự như vậy với các điều kiện khác cũng sẽ áp dụng như vậy.

Công thức hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel

Thực tế, bạn không cần phải nhớ cú pháp của hàm đếm có điều kiện COUNTIFS. Microsoft Excel sẽ hiển thị các đối số của hàm ngay khi bạn bắt đầu nhập; đối số bạn đang nhập vào lúc này được tô đậm.

Bạn chỉ cần nhớ bạn muốn sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel là được.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

LƯU Ý: 

- Bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đếm các ô trong một phạm vi với một điều kiện duy nhất cũng như trong nhiều phạm vi với nhiều điều kiện. Nếu sau này, chỉ những ô đáp ứng tất cả các điều kiện được chỉ định mới được tính.

- Criteria1 bạn có thể biểu diễn chúng giống như các ví dụ: 10, "<=32", A4, "gord"... 

- Mỗi phạm vi bổ sung phải có cùng số hàng và cột như phạm vi đầu tiên.Cả phạm vi tiếp giáp và không liền kề đều được cho phép.

- Nếu điều kiện là một tham chiếu đến một ô trống , hàm COUNTIFS coi nó là giá trị 0 (0).

- Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện trong điều kiện - dấu hoa thị (*) và dấu hỏi (?).

Sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đếm có điều kiện

>>> Xem thêm: Trọn bộ tin học văn phòng cơ bản từ giảng viên hàng đầu ưu đãi chỉ từ 99k: Xem tại đây

2. Cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ về công thức minh họa cách sử dụng các hàm COUNTIFS trong Excel để đánh giá nhiều điều kiện.

Thông qua những ví dụ được minh họa dưới đây bạn sẽ hình dung ra được cách sử dụng những hàm này trong các trường hợp cụ thể tương ứng để có thể áp dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đánh giá nhiều điều kiện khác nhau

2.1. Cách đếm ô tính với nhiều điều kiện (AND logic)

Công thức 1. Công thức COUNTIFS với nhiều điều kiện khác nhau

Ví dụ bạn có một danh sách sản phẩm như hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Bạn muốn có được một số lượng các mặt hàng trong kho (giá trị trong cột B lớn hơn 0) nhưng chưa được bán (giá trị là cột C bằng 0).

Khi này bạn thực hiện bằng cách sử dụng công thức đếm có điều kiện:

=COUNTIFS(B2:B7,">0", C2:C7,"=0")

Và số lượng là 2 ("Anh đào " và " Chanh "):

Công thức hàm Countifs

Công thức 2. Công thức COUNTIFS có cùng tiêu chí

Khi bạn muốn đếm các mục có điều kiện giống hệt nhau, bạn vẫn cần cung cấp từng cặp điều kiện_range / điều kiện .

Ví dụ: đây là công thức đúng để đếm các mục có 0 cả trong cột B và cột C:

=COUNTIFS($B$2:$B$7,"=0", $C$2:$C$7,"=0")

Công thức COUNTIFS này trả về 1 vì chỉ " Nho " có giá trị "0" trong cả hai cột

Công thức hàm COUNTIFS có cùng tiêu chí

2.2. Cách đếm ô có nhiều điều kiện khác nhau (logic OR)

Như bạn đã thấy trong các ví dụ trên, việc đếm các ô đáp ứng tất cả các điều kiện đã chỉ định là dễ dàng vì hàm COUNTIF nhiều điều kiện được thiết kế để hoạt động theo cách này.

Nhưng nếu bạn muốn đếm các ô mà ít nhất một trong các điều kiện được chỉ định là TRUE , tức là dựa trên logic OR thì sao? Nhìn chung, có hai cách để thực hiện việc này - bằng cách thêm một số công thức COUNTIFS hoặc sử dụng công thức SUM COUNTIFS.

Công thức 1. Thêm hai hoặc nhiều công thức trong COUNTIFS

Ví dụ: để có được số lượng đơn đặt hàng " Đã hủy " và " Đang chờ xử lý" cho " Táo ", hãy sử dụng công thức sau:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, "Táo", $C$2:$C$11,"Đã hủy") + COUNTIFS($A$2:$A$11, "Táo", $C$2:$C$11,"Đang chờ xử lý")

Công thức đếm ô tính có nhiều điều kiện

Công thức 2. SUMIFS với hằng số mảng

Trong các tình huống khi bạn phải đánh giá rất nhiều điều kiện thì cách trên không phải là cách tốt nhất vì công thức của bạn sẽ quá dài. 

Để thực hiện các phép tính tương tự trong một công thức nhỏ gọn hơn, hãy liệt kê tất cả các điều kiện của bạn trong một hằng số mảng và cung cấp mảng đó cho đối số điều kiện của hàm đếm có điều kiện COUNTIFS. 

Ta sẽ dùng công thức sau:

=SUM(COUNTIFS(range,{"criteria1","criteria2","criteria3",…}))

Trong bảng dưới đây, để đếm ‘Táo” có trạng thái " Đã hủy " hoặc " Đang chờ xử lý " hoặc " Nhập kho ", công thức sẽ như sau:

=SUM(COUNTIFS($A$2:$A$11,"Táo",$C$2:$C$11,{"Đã hủy","Đang chờ xử lý","Nhập kho"}))

SUMIFS với hằng số mảng

2.3. Cách đếm số trong khoảng cụ thể

Ngoài những cách dùng hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng hàm COUNTIFS để đếm số trong khoảng thời gian cụ thể. Đối với vấn đề này thì sẽ có 2 công thức cơ bản nhất, cụ thể đó là:

2.3.1. Công thức 1: Hàm COUNTIFS đếm các ô trong khoảng số

Công thức COUNTIFS 2 điều kiện sử dụng để đếm các ô giữa hai số

Để tìm hiểu có bao nhiêu số từ 5 đến 10 (không bao gồm 5 và 10) được chứa trong các ô từ C2 đến C10, hãy sử dụng công thức này:

= COUNTIFS (C2: C10, "> 5", C2: C10, "<10")

Hàm COUNTIFS đếm các ô trong khoảng số

Để đếm các số 5 và 10 trong số đếm, hãy sử dụng công thức "lớn hơn hoặc bằng" và "nhỏ hơn hoặc bằng":

= COUNTIFS (B2: B10, "> = 5", B2: B10, "<= 10").

2.3.2. Công thức COUNTIF để đếm số giữa X và Y

Bạn có thể áp dụng 2 công thức sau: 

=COUNTIF(C2:C10,”>5″)-COUNTIF(C2:C10,”=10″) – đếm có bao nhiêu số lớn hơn 5 nhỏ hơn 10 trong vùng dữ liệu C2:C10.

=COUNTIF(C2:C10,”>=5″)-COUNTIF(C2:C10,”>10″) – công thức đếm có bao nhiêu số trong đoạn từ 5 đến 10 thuộc vùng dữ liệu C2:C10, bao gồm cả 5 và 10.

Trong đó:

- Công thức đầu tiên dùng để đếm những số lớn hơn giá trị giới hạn dưới (Ví dụ là 5)

- Công thức thứ 2 loại bỏ những cố lớn hơn giá trị giới hạn trên (Ví dụ là 10)

Do vậy kết quả nhận được sẽ nằm trong khoảng giá trị nhận được trên. 

>>> Xem thêm: Cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel đơn giản và chuẩn nhất

2.4. Cách sử dụng COUNTIFS với các ký tự đại diện

Trong các câu thức hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như sau:

- ? : được sử dụng để đếm các ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một số ký tự nhất định.

- * " được sử dụng để đếm ô chứa một từ cụ thể hoặc một k1 tự trong ô.

Ví dụ bạn có danh sách các dự án trong cột A. Bạn muốn biết có bao nhiêu dự án đã ký kết, tức là cột B có chứa tên người. Hãy thêm một điều kiện thứ hai - End Date trong cột D.

=COUNTIFS(B2:B10,”*”,D2:D10,”<>”&””))

Lưu ý, bạn không thể sử dụng ký tự đại diện trong tiêu chí thứ 2 vì cột D chứa kiểu dữ liệu ngày tháng chứ không phải dạng text. Đó là lý do tại sao bạn sử dụng tiêu chí “<>”&”” để tìm ô chứa dữ liệu.

Hàm COUNTIFS với các ký tự đại diện

3. Cách dùng hàm COUNTIFS theo điều kiện ngày tháng

Hàm countifs có thể giúp bạn làm được rất nhiều việc, tiêu biểu trong đó là việc dùng hàm countifs theo điều kiện ngày tháng để đếm ngày. Có 3 cách để bạn có thể dùng hàm countifs đếm thời gian, tiêu biểu đó là:

3.1. Đếm ngày trong một khoảng thời gian cụ thể

Với ví dụ này, bạn có thể sử dụng 2 hàm COUNTIFS nhiều điều kiện và COUNTIF.

Ví dụ, công thức sau được dùng để đếm số ngày trong ô C2-C10 với thời gian từ 1/6/2014 - 7/7/2014:

=COUNTIFS(C2:C9,”=6/1/2014″,C2:C9,”<=6/7/2014″)

=COUNTIF(C2:C9,”=6/1/2014″)-COUNTIF(C2:C9,”6/7/2014″)

Công thức đếm ngày trong một khoảng thời gian cụ thể

3.2. Đếm ngày với nhiều điều kiện

Để đếm ngày trong các cột khác nhau từ 2 điều kiện trở lên, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS. 

Ví dụ: Tìm ra xem có bao nhiêu sản phẩm được mua sau 20/5 và giao sau 1/6,

Công thức áp dụng như sau: =COUNTIFS(C2:C9,”>5/1/2014″,D2:D9,”6/7/2014″)

Công thức đếm ngày với nhiều điều kiện

3.3. Đếm ngày với nhiều điều kiện dựa trên ngày hiện tại

Với trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS kết hợp với hàm TODAY. 

Ví dụ: Dùng hàm COUNTIFS để xác định có bao nhiêu sản phẩm đã được mua nhưng chưa giao hàng:

=COUNTIFS(C2:C9,”<“&TODAY(),D2:D9,”>”&TODAY())

Công thức đếm ngày dựa trên ngày hiện tại

4. Hàm đếm trong excel có điều kiện COUNTIFS kết hợp SUM trong Excel

Về cơ bản hàm COUNTIFS cũng không khác gì hàm COUNTIF là mấy, chẳng qua cách thức sử dụng của nó có phần phức tạp hơn. Nếu bạn muốn sử dụng hàm COUNTIFS và SUM để đếm có điều kiện trong excel thì bạn thực hiện như sau:

Ví dụ: Lập bảng trong excel chứa thông tin về màu sắc táo và kích thước của chúng. Mục tiêu cuối cùng của ví dụ này đó là đếm số lượng táo đỏ cỡ lớn.

Lập bảng trong excel

Tiếp theo bạn chọn ô muốn hiển thị kết quả của công thức => Nhập công thức =SUM(COUNTIF(A3:A11, "Red"), COUNTIF(B3:B11, "Big")) => Enter. Khi này, excel đã đếm cho bạn số lượng táo cỡ lớn hoặc táo có màu đỏ.

Kết quả đếm cuối cùng

5. Cách sửa các lỗi thường gặp khi dùng hàm đếm có điều kiện trong excel

Trong quá trình sử dụng hàm đếm có điều kiện lớn hơn và nhỏ hơn người dùng rất hay gặp lỗi. Sau đây là một số lỗi thường gặp cùng cách khắc phục cho bạn tham khảo, lưu lại ngay nhé.

5.1. COUNTIFS không hoạt động khi đếm các giá trị text

Khi đếm các giá trị text, để hoạt động chúng phải được điền vào trong dấu ngoặc kép. Nếu không được chèn, hàm COUNTIFS sẽ không thể đếm được, khi không đếm được chuỗi văn bản sẽ trả về giá trị 0.

Ví dụ dưới đây text không đặt trong dấu ngoặc kép nên kết quả trả về bằng 0

Kết quả trả về bằng 0 do sai công thức

Để khắc phục lại này bạn chỉ cần nhập lại công thức có dấu ngoặc ở text là được. Công thức: =COUNTIFS(E5:E12, "Car")

Công thức đúng khi đếm giá trị text

5.2. COUNTIFS không hoạt động vì sai tham chiếu phạm vi

Khi sử dụng hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel bạn rất hay gặp lỗi hàm COUNTIFS không hoạt động vì sai tham chiếu phạm vi. Vì vậy khi dùng nhiều hơn một tiêu chí trong hàm COUNTIFS, phạm vi của ô tiêu chí khác phải có cùng số lượng. Nếu không hàm COUNTIFS sẽ lỗi.

Ví dụ: Bạn muốn đếm doanh số bán ô tô ở Austin. Công thức bạn nhập vào bảng đó là =COUNTIFS(E5:E12,"Car",D5:D11,"Austin"). Quan sát kỹ công thức, bạn sẽ thấy phạm vi tiêu chí đầu tiên ở đây là E5:E12 nhưng phạm vi ở tiêu chí thứ hai là D5:D11. Khi số ô trong phạm vi cho tiêu chí không giống nhau thì kết quả sẽ trả về lỗi #VALUE!.

Công thức nhập vào bảng tiêu chí không giống nhau

Cách khắc phục đó là bạn nhập lại công thức thành =COUNTIFS(E5:E12,"Car",D5:D12,"Austin"). Như vậy mới trả về kết quả đúng được.

5.3. COUNTIFS không hoạt động vì lỗi trong công thức

Trong quá trình làm việc với COUNTIFS nếu không chèn công thức chính thức thì chắc chắn sẽ bị lỗi hàm không hoạt động. Nếu bạn dùng toán tử học, ví dụ như: dấu lớn hơn (>), nhỏ hơn (<), bằng (=), không bằng (<>), thì cả toán tử và tiêu chí số đều phải được nhập vào bên trong cùng một phương trình.

Ví dụ: Bạn đang muốn tìm doanh số bán hàng lớn hơn 100.000USD, bạn nhập công thức là: =COUNTIFS(F5:F12,">" 100000). Khi này bạn chỉ mới chèn toán tử bên trong phương trình chứ không có tiêu chí số nên kết quả lỗi hiển thị " “There’s a problem with this formula”.

Cách khắc phục đó là bạn nhập công thức: =COUNTIFS(F5:F12,">100000") => Enter. Khi đã nhập cả hai toán tử và tiêu chí bên trong dấu ngoặc thì bạn sẽ nhận được kết quả đúng như mong muốn.

Kết quả trả về khi nhập đúng công thức

6. Những điều cần lưu ý khi dùng hàm COUNTIFS 

Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi dùng hàm COUNTIFS, bạn hãy ghi nhớ nhé:

- Các vùng chọn bổ sung cần phải có cùng số hàng và cột với vùng criteria_range1. Nếu không, hàm COUNTIFS sẽ trả về kết quả sai.

- Điều kiện vùng chọn tham chiếu đến ô trống thì hàm COUNTIFS tự động coi giá trị là 0.

- Có thể dùng các ký tự đại diện— dấu hỏi (?) để tìm kiếm các giá trị không xác định. Ví dụ, công thức =COUNTIFS(A2:A10,"A") sẽ đếm tất cả các ô trong phạm vi A2:A10 có chứa chữ "A" ở bất kỳ vị trí nào.

- Lưu ý rằng hàm COUNTIFS không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ, công thức =COUNTIFS(A2:A10,"a") sẽ đếm tất cả các ô trong phạm vi A2:A10 có chứa chữ "a" hoặc "A".

7. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về hàm đếm có nhiều điều kiện trong excel mà Unica đã tổng hợp được. Hàm đếm có điều kiện là cách thông dụng nhất để bạn thực hiện thao tác đếm trong excel đơn giản, từ đó dễ dàng thống kê và phân tích số liệu một cách hiệu quả, cải thiện tối đa hiệu suất công việc. Ngoài kiến thức về hàm đếm có điều kiện trong Excel các bạn có thể tham khảo các khóa học Excel online tại Unica với cực kỳ nhiều ưu đãi bạn nhé