4 cách lọc số điện thoại trong Excel chi tiết, tiết kiệm thời gian

Lọc số điện thoại trong excel là tính năng quan trọng và hữu ích thường được dân văn phòng sử dụng để loại bỏ những số điện thoại bị trùng hoặc những số điện không liên quan trong cùng một bảng tính Excel. Tuy nhiên, cách lọc số điện thoại trong excel còn khá xa lạ và mới mẻ với nhiều người. Nếu bạn đang làm việc trên excel, muốn học cách lọc số điện thoại trùng trong excel để bảng tính trở nên khoa học nhất, bài viết sau đây Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách thực hiện, cùng khám phá nhé.

1. Gợi ý 4 cách lọc số điện thoại trong excel

Trong quá trình làm việc trên bảng tính Excel, việc thường xuyên để xảy ra ra các sai sót như trùng dữ liệu là một điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế, sử dụng thao tác lọc các dữ liệu trùng nhau trong cùng một bảng tính Excel được xem là một trong những thủ thuật mà nhân viên văn phòng cần phải biết để hỗ trợ cho quá trình làm việc diễn ra chính xác và hiệu quả nhất. Có rất nhiều cách lọc sdt trong excel, mỗi cách sẽ lại có thao tác thực hiện riêng. Trong nội dung bài viết sau, Unica sẽ hướng dẫn bạn 4 cách tách số điện thoại ra khỏi chuỗi trong excel đơn giản và dễ thực hiện nhất, cùng khám phá nhé.

1.1. Cách lọc số điện thoại trong Excel không trùng nhau

Để lọc số điện thoại trong excel không trùng nhau bạn sử dụng tính năng Advanced Filter. Các bước thực hiện lọc số điện thoại không trùng nhau trên excel như sau:

Bước 1: Tại bảng excel bạn bôi đen dữ liệu mà bạn muốn lọc các số điện thoại không trùng nhau. Sau đó chọn tab Data => Chọn Advanced Filter.

Chọn Advanced Filter

Bước 2: Giao diện cửa sổ Advanced Filter xuất hiện. Tại mục Action xuất hiện các thông tin gồm:

- Filter the list, in-place: Chức năng thay thế cho dữ liệu cũ

- Copy to other place: Sao chép các dữ liệu duy nhất

Cùng với đó là các mục:

- List range: Vùng dữ liệu muốn lọc mà bạn đã bôi đen ở bước 1.

- Copy to: Vị trí mà bạn muốn sao chép dữ liệu.

- Unique records only: Tích chọn khi muốn sao chép dữ liệu duy nhất.

Giao diện hộp thoại Advanced Filter

Kết quả hiển thị số điện thoại không trùng sẽ xuất hiện ở cột I

Kết quả nhận được

>>> Xem thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng chỉ từ 99K

1.2. Cách lọc trùng số điện thoại trong excel

Mặc dù thao tác lọc trên excel thường xuyên được sử dụng. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm được các bước để có thể có lọc dữ liệu trùng nhau trong bảng tính Excel một cách nhanh nhất. Cụ thể là cách lọc số điện thoại trùng trong Excel. Với những chia sẻ mà Unica sẽ trình bày qua các bước dưới đây, bạn có thể áp dụng công thức đó cho tất cả các phiên bản của Microsoft Office qua các năm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước thực hiện thông qua một số thao tác dưới đây nhé. 

- Bước 1: Khi bạn đã có sẵn một bảng tính Excel với hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn số điện thoại khác nhau. Bạn nhấn đúp chuột trái vào mục Home nằm trên thanh Menu của bảng tính Excel -> Style -> Conditional Formatting -> Highlight Cells Rule -> Duplicate Values.

- Bước 2: Sau khi Click vào hộp thoại Duplicate Values, sẽ xuất hiện 2 tùy chọn. Cụ thể như sau:

+ Duplicate: Cho ra kết quả tồn tại giống nhau duy nhất trong cột bôi đen

+ Unique: Cho ra kết quả tồn tại giống nhau một bộ phận nào đó trong phần bôi đen.

Với cả hai tùy chọn Duplicate, Unique, người dùng sẽ phải điện thông số để tiến hành lọc trong bảng tính. 

Lúc này, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tùy chọn Values With. Nó mang ý nghĩa là lựa chọn màu sắc cho những số điện thoại bị trùng lặp để có thể làm cho chúng trở nên nổi bật và dễ nhìn hơn. Cụ thể: 

- Light Red Fill with Dark Red Text: Chữ và ô được thể hiện bằng màu sắc đỏ

- Yellow Fill with Dark Red Text: Màu vàng thể hiện chữ, còn màu đen thể hiện ô

- Green Fill with Dark Red Text: Màu xanh lá cây thể hiện chữ, còn màu đỏ thể hiện ô

- Light Red Fill: Màu đỏ thể hiện chữ, còn màu trắng thể hiện ô

- Red Text: Chữ màu đỏ

- Red Border: Chữ màu đen có viền đỏ và màu trắng thể hiện ô

- Bước 3: Tại Duplicate Values -> chọn Duplicate -> Ok. Sau đó, ở bảng tính Excel, bạn sẽ thấy hiển thị ở cột số điện thoại. Lúc này các số điện thoại trùng nhau được hiển thị dưới dạng màu mà bạn đã lựa chọn ở bước trên. Bạn chọn màu sắc nào thì kết quả sẽ cho ra màu sắc hiển thị như vậy. 

Lưu ý:

- Với cách lọc trùng số điện thoại trong excel như trên, bạn có thể áp dụng các thao tác làm cho cả các dữ liệu dạng số và dạng chữ.

- Chỉ cần thao tác bôi đen ở cột dữ liệu là bạn có thể dễ dàng lọc dữ liệu cho cả một cột thông tin trong bảng tính Excel. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng chúng để lọc trên một vài hàng bằng cách bôi đen các hàng cần lọc. 

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

1.3. Lọc số điện thoại theo nhà mạng

- Bước 1: Tải về và cặt đặt phần mềm Solid Mobile Extractor. Sau đó bạn nhập dữ liệu chứa các số điện thoại cần lọc vào ô Nhập dữ liệu.

- Bước 2: Click chọn Tất cả hoặc các nhà mạng khác như Viettel, Vinaphone trong mục Tùy chọn. Sau đó nhấn LỌC.

Trong mục kết quả, bạn sẽ nhận được các số điện thoại được lọc theo nhà mạng. 

Lưu ý: Phần mềm này có thể hoạt động không chính xác với các đầu số mới.

Lọc số điện thoại theo nhà mạng

1.4. Cách lọc đầu số điện thoại trong Excel

Hàm lọc trùng số điện thoại trong excel thì chúng ta sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm SEARCH để lọc mã vùng quốc gia trước dấu chấm với công thức =LEFT(text, SEARCH(“ “,text)-1).

Trong đó: -1 là để không trích xuất ký tự dấu cách khi tìm kiếm ký tự.

Lọc đầu số điện thoại trong Excel

2. Một số thủ thuật liên quan đến số điện thoại trong Excel

Sau khi đã biết cách lọc số điện thoại trong excel như thế nào, phần tiếp theo của bài viết Unica sẽ bật mí cho bạn một số thủ thuật giúp việc nhập số điện thoại vào bảng excel được thuận lợi và dễ dàng hơn, cùng khám phá nhé.

2.1. Cách thêm số 0 vào số điện thoại trong Excel

Thường khi nhập số điện thoại vào bảng tính excel, bạn rất hay gặp lỗi mất số 0 ở đầu. Vậy làm sao để số 0 hiển thị khi thêm số điện thoại trong excel? Cách thêm số 0 trong Excel thực hiện như sau:

- Bước 1: Bôi đen cột hoặc dòng mà bạn muốn hiển thị số 0 vào số điện thoại => Click chuột phải chọn Format Cells.

Chọn Format Cells

- Bước 2: Hộp thoại Format Cells xuất hiện bạn chọn tb Number => Chọn Text => Nhấn OK để thay đổi.

Thao tác hiện số 0 trong số điện thoại

- Bước 3: Quay trở lại bảng nhập số điện thoại vào. Khi này số 0 sẽ không bị biến mất như trước nữa.

Kết quả nhập số điện thoại

Nếu muốn tắt cảnh báo màu vàng trước số điện thoại bạn thực hiện như sau: Chọn một hoặc tất cả các ô => Chọn mũi tên chỗ cảnh báo màu vàng => Chọn Ignore Error.

Ngoài cách trên bạn cũng có thể thêm số 0 vào số điện thoại trong excel bằng cách nhập vào dấu nháy ' trước số điện thoại. Ví dụ: bạn muốn nhập dãy số 0912541012, thì sẽ nhập dấu ' rồi gõ tiếp '0912541012 => Enter.

Thêm dấu ' vào trước số điện thoại

2.2. Tách số điện thoại khỏi text

Trong quá trình làm việc với excel, bạn sẽ thường hay thấy trường hợp số điện thoại và chữ nằm trong cùng một ô. Khi này nếu muốn tách số điện thoại khỏi text bạn cần dùng hàm tách số điện thoại trong excel. Cụ thể cách tách số điện thoại khỏi text trong excel thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Tại bảng excel từ tab Developer bạn chọn Visual Basic hoặc nếu muốn thao tác nhanh hơn thì có thể nhấn tổ hợp phím Alt + F11.

Chọn Visual Basic

- Bước 2: Xuất hiện một cửa sổ mới hiện ra bạn chọn Insert => Chọn Module.

Chọn Module

- Bước 3: Tại cửa sổ Module mới xuất hiện bạn copy đoạn code sau: 

Function TachSoDienThoai(i As String)
With CreateObject(“Vbscript.RegExp”)
Global = True
Pattern = “\d{10}” ‘Them ,11 vao neu so dien thoai co 11 so
TachSoDienThoai = .Execute(i).Item(0)
End With
End Function

- Bước 4: Cuối cùng bạn quay trở lại bảng tính, tại ô B1 bạn nhập hàm: =TachSoDienThoai(A1). Như vậy là bạn đã tách số điện thoại ra khỏi text thành công.

Kết quả tách số điện thoại

Lưu ý:

- Số điện thoại cần phải được viết liền nhau, nếu như viết tách có khoảng trống thì sẽ báo lỗi.

- Nếu trong ô của bạn có nhiều hơn một số điện thoại thì số điện thoại được chọn để tách ra sẽ là số điện thoại đầu tiên.

2.3. Cách thêm dấu gạch ở giữa các số trong số điện thoại

Để thêm dấu gạch ở giữa các số trong số điện thoại, dùng hàm REPLACE lồng nhau. Hàm này cho phép thực hiện nhiều thay thế chỉ bằng một công thức.

Thêm dấu gạch ở giữa các số trong số điện thoại

3. Kết luận

Bài viết trên đây Unica đã hướng dẫn chi tiết tới bạn 4 cách lọc số điện thoại trong Excel đơn giản, dễ thực hiện giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất. Mong rằng những thông tin trên hữu ích giúp bạn nhập số điện thoại trên excel và lọc số điện thoại trùng dễ dàng. Bạn đọc quan tâm thêm những kiến thức tin học văn phòng khác có thể tham khảo các khóa học Excel online của Unica. Tại đây, đội ngũ giảng viên của chúng tôi sẽ đem tới những bài học thú vị và bổ ích để giúp bạn có được những kiến thức hữu ích nhất.

Chúc các bạn thành công!

>>> Xem thêm: 3 cách bỏ dấu phẩy trước số trong excel đơn giản và hiệu quả

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc số tiền bằng chữ trong excel cực kỳ nhanh chóng