Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại: 7 bước xử lý hoàn hảo

Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại: 7 bước xử lý hoàn hảo

Mục lục

Nhận và thực hiện các cuộc điện thoại là một phần không thể thiếu trong quy trình chăm sóc khách hàng. Dù bạn là ai, sản phẩm của bạn là gì thì đây cũng là cách giao tiếp thông thường tiếp cận với đa số khách hàng. Và việc của bạn là từ cách thông thường ấy tạo ra sự đặc biệt để khách hàng lắng nghe, dành sự quan tâm đến bạn, sản phẩm, doanh nghiệp của bạn.

Đây cũng là lý do mà cá nhân, doanh nghiệp cần tối ưu hóa, tăng hiệu quả quá trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn 7 bước hoàn hảo để xử lý một cuộc gọi cho khách hàng một cách thông minh và đạt được mục đích đã đề ra.

7 bước hoàn hảo để chăm sóc khách hàng từ A – Z bao gồm: chào hỏi khách hàng, thể hiện sự đồng cảm, tìm hiểu sự cố, chẩn đoán sự cố, cung cấp giải pháp, xử lý triệt để và nói lời chào tạm biệt. Đối với mỗi khách hàng hay với từng hoàn cảnh mà bạn có thể lược đi một số bước. Tuy nhiên, đây là một quy trình chuẩn để đạt giải quyết vấn đề cũng như gây thiện cảm với khách hàng.

Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại 

Bước 1: Lời chào chuẩn hóa

Lời chào điều vô cùng quan trọng bởi đây là điều để lại ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng. Một lời chào được chuẩn hóa sẽ cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp, tận tâm để chia sẻ vấn đề của họ. Ngược lại, một lời chào với thái độ không mấy thân thiện sẽ ngay lập tực làm cho khách hàng có thái độ tiêu cực, làm cuộc nói chuyện trở nên khó kiểm soát.

Khi nói chuyện với của khách hàng, trước khi tiếp nhận vấn để, nhân viên hãy giới thiệu tên và bộ phận làm việc. Điều này thể cho khách hàng thấy họ đang nói chuyện với ai và cởi mở hơn khi chia sẻ với vấn đề. Đồng thời, hãy đặt câu hỏi về tên, thông tin cơ bản của khách để họ cảm thấy được tôn trọng hơn.

Bước 2: Đồng cảm với khách hàng

Khóa học mua nhiều nhất
Tự học piano trong 10 ngày

Tự học piano trong 10 ngày

Nguyễn Hải Châu
(145)
549,000đ 600,000đ
Tự học piano trong 10 ngày
  • 26 bài giảng
  • 01 giờ 33 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hải Châu
Giảng viên Piano
Khóa học dành cho người học từ 16 tuổi trở lên. Sau khóa học, bạn sẽ đọc hiểu được các bản nhạc piano cơ bản, chơi được piano bằng 2 tay, đồng thời phát triển kỹ năng thị tấu vừa đàn vừa nhìn bản nhạc.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống

Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống

Nguyễn Hiếu
(21)
649,000đ 700,000đ
Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống
  • 20 bài giảng
  • 04 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Đại sứ Yoga Nguyễn Hiếu hướng dẫn bạn 20 bài tập Yoga chữa bệnh trị liệu cho cột sống giúp bạn có thân hình xương khớp dẻo dai
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga giảm eo giữ dáng

Yoga giảm eo giữ dáng

Nguyễn Hiếu
(84)
210,000đ 700,000đ
Yoga giảm eo giữ dáng
  • 29 bài giảng
  • 07 giờ 20 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Các bài tập Yoga giảm eo giữ dáng mới nhất đang được hơn 10.000 học viên quan tâm của giáo viên Yoga hàng đầu Việt Nam. Khoá học Yoga sẽ giúp bạn giảm cân tự nhiên, an toàn, hiệu quả.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu

Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu

Bác sĩ Lê Hải
(28)
499,000đ 700,000đ
Massage toàn thân - Phục hồi và Trị liệu
  • 34 bài giảng
  • 03 giờ 40 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Bác sĩ Lê Hải
Chuyên gia đào tạo massage và trị liệu tự nhiên
Giảm thiểu lo âu, stress, đau đầu, đau mỏi lưng, mất ngủ,.. cải thiện sức khoẻ, chất lượng cuộc sống
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời

Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời

Nguyễn Hiếu
(65)
699,000đ
Bí mật Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời
  • 25 bài giảng
  • 07 giờ 53 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Trải nghiệm 25 bài Thiền ứng dụng thay đổi cuộc đời online, giảm toả căng thẳng- Khoá học thiền mang lại lợi ích tuyệt vời cho Sức Khỏe thể chất lẫn tinh thần
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức

Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức

Vũ Ngọc Quyền
(108)
549,000đ 700,000đ
Đột phá thu nhập 06 kênh marketing online ngay lập tức
  • 149 bài giảng
  • 28 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Vũ Ngọc Quyền
Founder Học Viện PAcademy
Chinh Phục Thị trường Kinh Doanh Online trên Tất cả các kênh Marketing lớn nhất 2018 !
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt

Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt

Nguyễn Hiếu
(35)
499,000đ
Yoga trẻ hóa và làm đẹp cho khuôn mặt
  • 19 bài giảng
  • 03 giờ 16 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Với các bài tập Yoga trẻ hóa sở hữu làn da tươi trẻ, tăng sự đàn hồi giúp nâng cơ da mặt tự nhiên và xóa nếp nhăn trên mặt.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi

108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi

Nguyễn Hiếu
(47)
699,000đ
108 Tọa pháp Yoga - Bí mật trẻ mãi
  • 137 bài giảng
  • 13 giờ 25 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Học Yoga trẻ mãi không già - Khoá học giúp êm dịu hệ thần kinh, cải thiện hệ tuần hoàn giải tỏa căng thẳng, trẻ hóa, kéo dài tuổi thọ, đẩy lùi bệnh tật
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015

Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015

Lê Đức Lợi
(90)
799,000đ
Trở thành nhà thiết kế chuyên nghiệp với Adobe Photoshop CC 2015
  • 107 bài giảng
  • 11 giờ 39 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Lê Đức Lợi
Giảng viên
Tạo được kĩ xảo, blend màu cho ảnh một cách bài bản và chuyên nghiệp cùng Adobe Photoshop CC 2015
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao

Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao

Sweet Media
(76)
549,000đ 700,000đ
Học nhảy Sexy Dance từ cơ bản đến nâng cao
  • 32 bài giảng
  • 02 giờ 20 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Sweet Media
Sản xuất khóa học Online
Những động tác quyến rũ, kết hợp từ nhiều bộ phận trên cơ thể, Sexy dance đem lại bạn sự thoải mái, trẻ trung và cuốn hút
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Kiếm ngàn đô với Dropshipping trên Amazon

Kiếm ngàn đô với Dropshipping trên Amazon

Vương Mạnh Hoàng
(72)
999,000đ
Kiếm ngàn đô với Dropshipping trên Amazon
  • 56 bài giảng
  • 04 giờ 36 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Vương Mạnh Hoàng
Chuyên gia Marketing Online
Học cách kiếm tiền trên Amazon, "bơi ra biển lớn, bắt con cá lớn" qua hình thức Dropshipping cùng chuyên gia Vương Mạnh Hoàng
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân

Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân

Nguyễn Hiếu
(9)
599,000đ
Yoga - Phục hồi nội tiết kéo dài tuổi xuân
  • 15 bài giảng
  • 06 giờ 34 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Nguyễn Hiếu
Đại sứ Yoga Việt Nam - CEO Zenlife Yoga
Hướng dẫn các bài tập và chế độ ăn uống hợp lý giúp lấy lại vẻ đẹp tự nhiên, phục hồi nội tiết, kéo dài tuổi thanh xuân, tăng sự yêu đời, tươi mới cho phụ nữ
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1

Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1

Đỗ Huy Khánh
(4)
599,000đ
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 1
  • 29 bài giảng
  • 03 giờ 24 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đỗ Huy Khánh
Giảng viên Piano
Học cách chơi Piano chuẩn Quốc tế từ giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy tại Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 2

Piano chuẩn Quốc tế Elementary 2

Đỗ Huy Khánh
(1)
599,000đ
Piano chuẩn Quốc tế Elementary 2
  • 34 bài giảng
  • 04 giờ 22 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đỗ Huy Khánh
Giảng viên Piano
Sau phần 1 khóa học Piano chuẩn Quốc tế Elementary, rất vui được gặp lại các bạn trong khóa học phần 2 từ giảng viên Huy Khánh.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
3DsMax - Vray Online Cơ Bản

3DsMax - Vray Online Cơ Bản

Đặng Ngân Sơn
(1)
459,000đ 800,000đ
3DsMax - Vray Online Cơ Bản
  • 29 bài giảng
  • 14 giờ 53 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Đặng Ngân Sơn
Chuyên gia đào tạo 3DsMax.
3DS Max là một trong những chương trình giúp tạo ra và diễn hoạt các vật thể 3 chiều. Nó có khả năng dựng mô hình mạnh mẽ, kèm theo một tập hợp các modun phần mềm ghép thêm vào có cấu trúc mềm dẻo và một nền tảng tương thích với Microsoft Windows.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop

Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop

Mai Xuân Huy (Huy Quần Hoa)
(36)
549,000đ 700,000đ
Ghép ảnh chuyên nghiệp với Photoshop
  • 29 bài giảng
  • 07 giờ 37 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Mai Xuân Huy (Huy Quần Hoa)
Giảng viên Photoshop
Học cách ghép ảnh, thiết kế ảnh đẹp, hấp dẫn, thỏa sức ghép hình cùng thần tượng hay xuất hiện trong các bộ phim nổi tiếng Hollywood.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Facebook Smart Marketing A-Z

Facebook Smart Marketing A-Z

Lường Văn Nam
(41)
599,000đ 800,000đ
Facebook Smart Marketing A-Z
  • 91 bài giảng
  • 10 giờ 56 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Lường Văn Nam
Giảng viên - Social Manager at iViet 
Cập nhật những tính năng thông minh nhất trên Facebook giúp bạn tối ưu hóa chi phí quảng cáo
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao

Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao

Vera Hà Anh
(205)
720,000đ 1,200,000đ
Nghệ thuật Phòng the đỉnh cao
  • 50 bài giảng
  • 08 giờ 37 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Vera Hà Anh
Chuyên gia tâm lý, TGĐ Công ty Tư Vấn Tâm Lý và Đào Tạo VERA
Bí mật Phòng the - bí kíp YÊU - ngọn lửa dành cho tổ ấm gia đình thời hiện đại, học cùng cô Vera Hà Anh
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao

Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao

Trang Trần
(64)
549,000đ 700,000đ
Nghệ thuật thổi kèn đỉnh cao
  • 18 bài giảng
  • 01 giờ 45 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Trang Trần
Giảng viên chuyên môn bộ môn BJ tại FullHouse
Cẩm nang BJ dành cho phụ nữ, giúp bạn và đối tác có được cảm giác khoái cảm tuyệt vời, giữ hạnh phúc gia đình luôn nồng nàn, đam mê
THÊM VÀO GIỎ HÀNG
Xây dựng cỗ máy kiếm tiền tự động trên Shopee 2020

Xây dựng cỗ máy kiếm tiền tự động trên Shopee 2020

Lê Quỳnh Sơn
(7)
399,000đ 800,000đ
Xây dựng cỗ máy kiếm tiền tự động trên Shopee 2020
  • 78 bài giảng
  • 07 giờ 57 phút
Image) ? $teachers->Image : '' ?> Lê Quỳnh Sơn
Giảng viên
Giúp bạn nắm được những bí kíp bán hàng trên Shopee hiệu quả.
THÊM VÀO GIỎ HÀNG

Khách hàng thường gọi điện cho bạn khi họ gặp phải một vấn đề gì đó. Chính xác là họ đang tìm kiếm sự giúp đỡ từ bạn để giải quyết vấn đề này.

Thường những vấn đề này là những rắc rối xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Và bạn sẽ gặp phải nhưng khách hàng thể hiện thái độ tức giận, đôi khi to tiếng. Việc của bạn là cố thể hiện sự đồng cảm một cách tinh tế. Hãy cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu vấn đề, bạn đang đứng về phía họ. Và rằng bạn và công ty sẽ cố gắng giải quyết vấn đề cùng khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

Nhân viên chăm sóc khách hàng cần phải trang bị những kỹ năng cần thiết

Bước 3: Tìm hiểu vấn đề

Một trong những bước quan trọng trong quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại là tìm hiểu vấn đề. Hãy ghi chép lại vấn đề khách hàng đề cập. Đặt những câu hỏi xung quanh vấn đề để chắc chắn rằng bạn thực sự hiểu vấn đề của khách hàng và truyền đạt chính xác chúng với những người có thể giải quyết vấn đề.

Nếu đây không phải là vấn đề bạn có thể giải quyết, hãy lưu lại thông tin khách hàng chính xác để chuyển giao tới bộ phận có chuyên môn cao hơn.

Bước 4: Chẩn đoán vấn đề

Sau khi đã nắm được vấn đề khách hàng gặp phải, nhân viên chăm sóc khách hàng cần chẩn đoán phạm vi vấn đề.

Việc chuẩn đoán vấn đề khiến bạn có được căn cứ để tìm ra hướng tốt nhất để giải quyết vấn đề. Trong trường hợp, vấn đề của khách hàng không nằm trong khả năng có thể giải quyết, nhân viên chăm sóc khách hàng cần có sự phán đoán để chuyển giao sang bộ phận có chuyên môn giải quyết vấn đề.

Bước 5: Đưa ra giải pháp

Sau khi chẩn đoán chính xác được vấn đề, bạn cần phải đưa ra giải pháp cho khách hàng. Hãy cho khách hàng biết rằng bạn dự định khắc phục vấn đề của họ như thế nào. Bạn cũng cần đảm bảo rằng vẫn tuân theo những quy tắc nói chuyện với khách hàng trong khi giải thích họ những gì bạn đang làm. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về cách lắng nghe, tiếp nhận và xử lý hoàn hảo các vấn đề của khách hàng với Nghệ thuật chăm sóc khách hàng xuất sắc.

7 bước xử lý hoàn hảo khi chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Bước 6: Xử lý vấn đề

Nếu nhân viên chăm sóc khách hàng có thể giải quyết vấn đề trên điện thoại, hãy làm điều đó. Nếu việc này cần chuyển sang cho các bộ phận có chuyên môn khác, hãy phản hồi cho khách hàng biết những rằng vấn đề sẽ được nhanh chóng giải quyết theo hướng bạn đã đề ra.

Bước 7: Nói lời tạm biệt

Nghe có vẻ đơn giản nhưng đây là bước khá quan trọng trong quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại.

Nếu vấn đề đã được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, nhân viên chăm sóc khách hàng nên hỏi xem có gì khác có thể giúp đỡ không và kết thúc cuộc gọi. Bạn cũng không nên hứa hẹn một mốc thời gian nào nếu công ty của bạn không đáp ứng được điều ấy để tránh những phản hồi tiêu cực.

Tìm kiếm được khách hàng đã không dễ dàng nhưng để giữ chân khách hàng còn khó khăn hơn nữa. Bởi vậy, doanh nghiệp và nhân viên chăm sóc khách hàng cần có những chiến lược riêng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp xây dựng hệ thống đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng, các KHÓA HỌC KỸ NĂNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CHẤT LƯỢNG, Unica sẵn lòng tư vấn cho bạn.

>> Tổng hợp các cách bán hàng trên mạng hiệu quả mang lại doanh thu cao

>> Tìm hiểu về 7 bước trong quy trình bán hàng giúp đạt thành công 100%

>> 6 Website bán hàng online hiệu quả hot nhất hiện nay


Tags: sale chăm sóc khách hàng